Задание 1
Изучите Положение об отделе организационной работы и управления документацией КРАГСиУ. Предложите правки, которые позволят его улучшить. Аргументируйте свою позицию
Задание 2
Приказ руководителя организации содержит несколько поручений с
разными сроками их исполнения. Служба ДОУ поставила приказ на контроль, определив срок исполнения всего документа по сроку одного из поручений (наиболее позднему). При снятии документа с контроля выяснилось, что часть поручений не были выполнены в установленный срок. Руководитель организации возложил ответственность за это в т.ч. и на службу ДОУ. Прав ли в этом случае руководитель организации? Должна была служба ДОУ осуществить какие-либо действия, чтобы таких нарушений не было?
Задание 3
В ООО «Лотос» при традиционной (ручной) технологии делопроизводства используется карточная форма регистрации документов. Инспектор по регистрации заносит сведения о входящих и исходящих документах в разные карточки, объясняя это современными правилами регистрации и удобством ведения справочной работы. После регистрации входящего документа регистрационная карточка помещается в справочную картотеку входящей документации. Для регистрации исходящих документов, как инициативных, так и ответных, используется новая карточка, которая после регистрации исходящего документа помещается в отдельную справочную картотеку исходящей документации.
Какое правило регистрации инициативных и ответных документов нарушает инспектор по регистрации?
Задание 4
Система регистрации документов в ООО «Кедр» имеет смешанную форму. Часть документов регистрируется в службе делопроизводства, часть – в структурных подразделениях. При регистрации документов в службе делопроизводства всем без исключения документам присваивается индекс, который состоит из порядкового номера документа в определенной группе документации (например, входящих служебных писем) и литеры «Р», означающей «руководство», например: 35Р. Индекс, который присваивается документам при их регистрации в структурных подразделениях, состоит из порядкового номера документа и индекса структурного подразделения, например: 2-123, 2-124 или 3-25, 3-28 и т.д. В чем такой порядок индексирования не соответствует установленным требованиям? Какие информационно-поисковые задачи сложно решать при использовании таких регистрационных индексов?
Задание 5
Председатель экспертной комиссии организации И.И. Петров обратился к руководству организации с просьбой увеличить количественный состав. Петров И.И. мотивировал своё обращение значительным объёмом работы, т.к. членам комиссии приходится полистно просматривать каждое дело, включённое в номенклатуру, уделяя особое внимание делам с постоянным сроком хранения и переходящим на следующий год.
Соответствуют ли действия экспертной комиссии организации установленному порядку проведения экспертизы? Должна ли экспертная комиссия полистно просматривать все дела? Если должна, то какие?
Задание 6
Дело было сформировано в информационно-рекламном отделе закрытого акционерного общества «Консалдинг». Индекс информационно-рекламного отдела по классификатору подразделений ЗАО «Консалдинг» - 06. В деле были сгруппированы протоколы заседаний коллегиального органа общества – правления. Заголовок дела помещался в номенклатуре дел под номером 10, там же был определен срок его хранения – постоянный.
Оформите обложку дела в соответствии с представленными данными и определите, какие дополнительные сведения необходимы для ее полного оформления.
Какими документами определяются перечень сведений, выносимых на обложку дела, порядок их расположения и правила заполнения?
Задание 7
Для передачи на хранение в архив организации секретарь руководителя Миронова Н.В. подготовила дела, содержащие документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (от 5 до 10 лет) сроков хранения. Дела с истекшими сроками хранения были уничтожены, о чем был составлен соответствующий акт. Также были уничтожены картотеки с регистрационно-контрольными карточками на все эти документы (как уничтоженные, так и подготовленные к передаче в архив).
Все дела были подшиты в твердую обложку, листы документов пронумерованы. В каждом деле была составлена заверительная надпись, указывающая на общее количество листов включенных в него документов. Были полностью оформлены обложки дел. Миронова внесла дела в две описи: в опись дел постоянного хранения – соответственно дела с документами постоянного хранения; в опись дел временного хранения – вначале дела с документами со сроком хранения свыше 10 лет, затем дела с документами со сроком хранения от 5 до 10 лет.
Определите, соответствует ли такой порядок подготовки установленным требованиям? Какими документами должна была руководствоваться Миронова, выполняя эту работу?
Задание 8
Оформите дела к сдаче в архив, используя данные номенклатуры дел (см. приложение):
- пронумеруйте документы дела;
- составьте внутреннюю опись;
- составьте заверительную надпись;
- оформите обложку дел
Задание 9
На основе сведений, содержащихся в наблюдательных листах, составьте классификационную схему затрат рабочего времени секретаря руководителя. Представьте подробные расчеты по различным видам работ, сгруппировав их по признаку содержания (административные, творческие, логические, технические, подготовительно-заключительные операции, обслуживание рабочего места).
Составьте баланс затрат рабочего времени сотрудника, заполнив следующую форму.
Задание 10
Проанализируйте номенклатуру дел организации (см. приложение), выписывая выявленные недостатки её содержания и оформления, иллюстрируя каждый из них примером.
Список использованных источников
