ВВЕДЕНИЕ 4
1 Аналитическая часть 7
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области 7
1.1.1 Характеристика предприятия 9
1.1.2 Краткая характеристика отдела служебного документооборота 12
1.2 Экономическая сущность задачи 17
1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения
задачи 18
1.4 Постановка задачи 20
1.5 Обзор аналогов систем для автоматизации документооборота 22
2 Обоснование выбора методов и средств решения поставленных задач 33
2.1 Выбор СЭД 33
2.1.1 Общая характеристика СЭД 33
2.1.2 Обоснование выбора СЭД по функциональным характеристикам 36
2.2 Выбор метода сравнительного анализа СЭД 37
3 Разработка формализованного описания деятельности администрации г. Минеральные Воды 46
3.1 Основные бизнес процессы в работе с документами администрации 46
3.2 Настройка системы электронного документооборота «Мотив» 59
3.3 Построение маршрутной схемы писем организаций, предприятий, учреждений 69
3.4 Контрольный пример: создание регистрационных карточек 70
3.5 Оценка экономической эффективности после внедрения СЭД 77
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 86
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 88
ПРИЛОЖЕНИЕ
Основная функция любого государственного учреждения - принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов и объем технической работы с документами зачастую довольно велик.
Четкая организация документооборота, грамотная подготовка, своевременное и качественное исполнение принятых решений - залог высокой эффективности управленческой деятельности, а вслед за этим высокого авторитета властных структур, доверия к ним со стороны граждан.
Компетентность в вопросах делопроизводства, наличие необходимых умений и навыков работы с документами, понимание их роли в системе управления - важнейший признак современной деловой культуры и высокого профессионализма муниципального служащего.
Организация работы с документами в современных условиях является актуальной проблемой в том числе и в органах муниципального управления, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой деятельности.
Автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы управления в целом. Системы электронного делопроизводства и документооборота способствуют созданию новой организационной культуры в органах власти, облегчая работу муниципальных служащих. Информационные технологии позволяют служащим трудиться не только над выполнением внутриведомственных задач, но и совместными усилиями решать более широкий спектр государственных проблем, позволяют органам власти переходить на новый уровень взаимоотношений с населением, когда они могут напрямую отвечать на запросы граждан.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда муниципальных служащих. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Поэтому, организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов является актуальным направлением управленческой деятельности.
Темой выпускной квалификационной работы является «Внедрение системы электронного документооборота в администрации г. Минеральные Воды».
Практическая значимость работы заключается в том, что результаты проделанной работы по описанию моделей движения документов можно использовать не только для настройки системы электронного документооборота в органах местного самоуправления, но также применить и в других муниципальных образованиях для удобного и более простого понимания процессов работы с документами.
Объект исследования выпускной квалификационной работы — администрация города Минеральные Воды.
Предмет исследования выпускной квалификационной работы — документооборот администрации города Минеральные Воды.
Целью выпускной квалификационной работы является совершенствование документооборота администрации города Минеральные Воды.
Задачи работы:
- изучить структуру администрации города Минеральные Воды и ознакомиться с ее основными видами деятельности;
- изучить и проанализировать информационные потоки, существующие в администрации;
- изучить существующую в администрации города Минеральные Воды систему документооборота;
- изучить технические и программные средства администрации города;
- разработать модели движения основных документов отдела служебного документооборота;
- осуществить выбор системы электронного документооборота;
- выполнить настройку системы электронного документооборота на основе разработанных моделей.
В качестве методов исследования были применены методики структурного анализа и проектирования, при помощи которых создается модель, позволяющая анализировать, документировать процессы, проходящие в организации, а также методы многокритериальной оценки для принятия решений.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, 3 разделов, заключения, списка литературы и приложений. Объем работы 93 страницы. В работе имеется 36 рисунков и 15 таблиц.
Во введении обоснована актуальность темы выпускной квалификационной работы, определены ее цель, задачи и практическая значимость.
В первом разделе рассмотрены структура и функции администрации города Минеральные Воды, обзор и анализ существующего программного и технического обеспечения, проведен обзор современных аналогов информационных систем электронного документооборота.
Во втором разделе были выбраны методы решения поставленных задач.
В третьем разделе была смоделирована деятельность администрации, осуществлена настройка программы электронного документооборота, произведен расчет эффективности от внедрения.
В заключении приведены основные выводы по выпускной квалификационной работе.
Уровень работы администрации города существенно влияет на качество жизни населения муниципального образования. Делопроизводство - неотъемлемая часть деятельности администрации, а автоматизация документооборота способствует повышению качества работы с документами и позволяет сократить сроки работы с ними.
Данная выпускная квалификационная работа посвящена
совершенствованию документооборота в администрации города Минеральные воды. В результате было выполнено следующее:
1) Изучены и проанализированы информационные потоки, существующие в администрации.
2) Изучены технические и программные средства администрации города, что позволило выявить уровень автоматизации ее структурных подразделений.
3) Проведен анализ существующих систем электронного документооборота по их техническим и функциональным характеристикам, была разработана иерархическая процедура выбора СЭД с использованием метода анализа. После расчета весомостей СЭД и учета наиболее важных для сотрудников администрации возможностей систем была выбрана СЭД Мотив.
4) Разработаны модели движения основных служебных документов отдела служебного документооборота, которые позволяют отразить логику работы с документами. Такие модели могут с успехом использоваться не только для настройки системы документооборота, но и в процессе освоения работы с документами.
5) Были сформированы минимальные технические требования к конфигурации сервера для установки СЭД, проведена установка и настройка системы электронного документооборота «Мотив», что позволило повысить уровень автоматизации деятельности администрации города.
6) Разработан регламент по работе в системе. Он представлен в Приложении А.
Внедрение СЭД Мотив, ее адаптация к особенностям работы администрации позволила автоматизировать делопроизводство, автоматизировать потоки входящих, исходящих и внутренних документов, автоматизировать контроль исполнения документов и поручений, повысить исполнительскую дисциплину, навести порядок в работе с документами, сократить время на операции с документами: проверка, юридическая экспертиза, согласование, подписание и др.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
