Проектирование универсального модуля обучения сотрудников новым информационным технологиям в условиях многозадачности и многопроектности на примере ООО «СтройТехКонсалтинг»
ВВЕДЕНИЕ 3
1 Теоретические аспекты обучения сотрудников новым информационным
технологиям 6
1.1 Проблемы обучения сотрудников владению новыми
информационными технологиями 6
1.2 Информационные системы обучающего характера 11
1.3 Обзор существующих CRM-систем 19
2 Анализ программных средств и ИТ, используемых сотрудниками
предприятия 25
2.1 Анализ рабочих процессов 25
2.2 Анализ программных средств и средств коммуникации 36
3 Разработка проекта «виртуальный помощник» 39
3.1 Организационное обеспечение проекта 39
3.2 Описание проекта 42
3.3 Разработка регламента мероприятий по внедрению CRM-системы 45
3.4 Оценка экономической эффективности проекта 49
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 56
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 59
ПРИЛОЖЕНИЕ А 64
ПРИЛОЖЕНИЕ Б 65
ПРИЛОЖЕНИЕ В 67
ПРИЛОЖЕНИЕ Г 72
ПРИЛОЖЕНИЕ Д 101
ПРИЛОЖЕНИЕ Е
В настоящее время стремительно создаются и развиваются новые информационные технологии. Новые менеджеры делают ставку на осознанный выбор стратегий и целей на базе информационной оценки ситуации и компьютерного моделирования, на целевые команды исполнителей, объединяющих профессионалов высокого класса, на оптимальную координацию проектных и рабочих групп, ориентируются на запросы и ожидания потребителя. Аналитики с помощью экспертов и консультантов, используя математические методы и соответствующие программные приложения, тщательно исследуют ситуации, разрабатывают варианты деловых решений с оценкой рисков и вероятности успешной реализации, проводят деловые тренинги, проверяя построенные модели. Информационные технологии и автоматизированные информационные системы различного направления делают реальным гибкое и качественное управление и дают возможность ему развиваться.
Люди ежедневно испытывают необходимость в использовании новых информационных технологиях для автоматизации повседневных процессов. Современные предприятия используют автоматизированные средства управления, чтобы облегчить работу организации и сократить возможности рисков, а также для поддержания процесса управления производством и повышения эффективности использования потенциальных возможностей объекта управления. Но в режиме многозадачности возникают трудности в овладении новых информационных технологий [1].
На сегодняшний день существует большое количество обучающего материала для сотрудников предприятий различных отраслей деятельности: специализированная литература, курсы повышения квалификации, автоматизированные обучающие системы и программы. Разрабатываются новые методы, способы обучения, пишутся статьи и журналы, но на практике, зачастую, все это не реализуется в силу многозадачности сотрудников предприятия.
В процессе разработки выпускной квалификационной работы будет проведен анализ того, как обстоят дела в выбранной сфере в настоящее время и на выбранном предприятии. Также будет проведен структурный анализ компетентности сотрудников, на который будет ориентироваться разрабатываемый проект, и выделены основные критерии успешности проекта, а также изучены обучающие сервисы и их виды. Для осуществления данного проекта, необходимо будет внедрить CRM-систему, на базе которой будет разработан модуль обучения сотрудников, так как это является частью технического задания, выданного компанией на проектирование.
Объектом работы является предприятие ООО «СтройТехКонсалтинг». Предметом же квалификационной работы является информационное обеспечение процессов обучения сотрудников предприятия в режиме многозадачности и многопроектности.
Целью выпускной квалификационной работы является совершенствование системы обучения сотрудников предприятия новым информационным технологиям в условиях многозадачности и многопроектности.
Задачи выпускной квалификационной работы сводятся к следующим:
1) Описать проектную среду, а именно выявить проблемы обучения сотрудников предприятия владению новыми информационными технологиями и изучить информационные системы обучающего характера.
2) Проанализировать программные средства и ИТ, используемые сотрудниками ООО «СтройТехКонсалтинг», для этого необходимо изучить программные средства и коммуникации предприятия, а также проанализировать рабочие процессы.
3) Разработать проект «виртуальный помощник», описать организационное обеспечение проекта, разработать регламент внедрения CRM-системы, а также выявить экономическую эффективность разработки.
В ходе выполнения выпускной работы будут использованы следующие методы эмпирического исследования:
- наблюдение и опрос,
- сравнение,
- измерение,
- эксперимент.
Данная работа имеет высокую практическую значимость для ООО «СтройТехКонсалтинг», так как в ближайшее время компания ведет слияние с другой организацией, тем самым для предприятия необходимо быстрое и эффективное обучение новых сотрудников процессу работы фирмы. Кроме того, проект можно будет использовать, как прототип для разработки аналогичных проектов для других предприятий и организаций. Таким образом, данный проект «виртуальный помощник» имеет место применения после его реализации.
Структура выпускной квалификационной работы следующая: введение, 3 главы, разбитые на параграфы, заключение, список использованных источников и приложения.
Введение раскрывает актуальность выбранной темы, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования, раскрывает теоретическую и практическую значимость работы. В первой главе рассматриваются проблемы обучения сотрудников и проводится обзор информационных систем обучающего характера, а также существующих на рынке CRM- систем. Во второй главе проводится анализ программных средств и технологий, используемых на предприятии. Третья глава посвящена разработке проекта «виртуальный помощник». В заключении подводятся итоги исследования, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме.
Овладение новыми информационными технологиями играет важнейшую роль в развитии предприятия в целом, так как ИТ максимально расширяют горизонты внутри и межфирменного сотрудничества, снижают затраты на него и, тем самым, способствуют развитию глобального бизнеса. Но при этом, необходимо решить ряд проблем, таких как: обеспечение базовой подготовки, повышение уровня информационно-технологической готовности сотрудников, понимание сущности и владение основными навыками информационной работы (сбор, анализ, передача, хранение, обработка и уничтожение информации), а также усиление мотивации к самообразованию и потребность в регулярном повышении квалификации.
На сегодняшний день разработана теория в плане обучения и овладения новыми информационными технологиями, но для ее применения в конкретной организации необходимо учитывать конкретные условия, которые существуют на предприятии: риски, ограничения, особенности организационных систем предприятия, построение рабочих процессов и т.д. Решение конкретных задач сотрудником связано с его набором функций и конечными результатами деятельности (в рамках процессов и проектов). Поэтому, хоть и имеется достаточное количество подходов и способов и методов обучения сотрудников ИТ, нельзя начинать проектирование средств обучения без выявления организационных ограничений и специфики осуществления трудовых функций сотрудниками. Так как в ходе преддипломной практики была выявлена необходимость внедрения CRM- системы, сформировалось решение разработать универсальный модуль обучения во внедряемую систему для удобства работы и повышения эффективности работы сотрудников.
Рассмотрев рынок CRM-систем, можно сделать вывод о том, что у пользователя есть широкий выбор поставщиков, которые предлагают множество современных систем, дающих возможность выбрать необходимый функционал для их организации, при этом имеется широкий выбор в ценовом диапазоне. Цены на такие системы и их внедрение варьируются от нескольких миллионов до нескольких тысяч рублей. Всё зависит от самой системы, количества сотрудников и услуг, которые будут проводиться при внедрении. Клиент может обратиться в ту или иную компанию за помощью. Выбор системы завит от деятельности предприятия и объёма производства товаров и услуг. Для того чтобы выбрать CRM с последующим внедрением в организацию, нужно проанализировать деятельность предприятия, основные процессы в производстве, как сотрудники работают с клиентами, дать характеристику информационному обеспечению. Исходя из анализа перечисленных процессов, были найдены недостатки и предложена система Мегаплан, которая не только решила бы все эти проблемы и оказала положительный эффект на деятельность всего предприятия, а также соответствовала требованию внедрения обучающего модуля в систему.
В качестве предприятия была выбрана ООО «СтройТехКонсалтинг». В выбранной организации довольно сложный и трудоёмкий процесс взаимодействия между сотрудниками, а также с клиентами в силу многозадачности и многопроектности. Были проанализированы организационные процессы и факторы, определяющих систему проектной деятельности в компании, на базе которой разрабатывался проект, что послужило основой для разработки проекта универсального модуля обучения сотрудников новым информационным технологиям.
Анализ бизнес-процессов показал, что потребность в обучении сотрудников в ООО «СтройТехКонсалтинг» неразрывно связана с развитием организации, расширении ее географии, модернизации производства и привлеченностью сотрудников в разные проекты. Рассмотрев рабочие процессы сотрудников предприятия ООО «СтройТехКонсалтинг», а также программные средства и средства коммуникации на предприятии, была выявлена основная причина отклонений в реализуемых проектах. Эта причина связана с тем, что один и тот же сотрудник участвует в нескольких проектах и реализует несколько задач, а также то, что у разных сотрудников, в разных проектах свои особенности ведения документооборота и используемые ИТ. Поэтому, начиная реализацию нового проекта, сотрудники должны не только понимать, какие ИТ используют контрагенты, но и уметь встроиться в процедуры документооборота заказчика. В процессе анализа бизнес процессов компании выявилась потребность выбора и внедрения CRM системы для автоматизации стратегий взаимодействия с клиентами (заказчиками проектов), что несколько расширило границы проекта, но стало его неотъемлемым фактором, важным с точки зрения проектных работ и ограничений проекта. «Виртуальный помощник» будет внедрятся в CRM- систему, посредством использования функции «приложения» системы. Для сторонних сервисов в Мегаплане предоставляется возможность создавать приложения. Они могут подписываться на потоки событий и добавлять в интерфейс Мегаплана собственные виджеты, отображать стороннюю информацию и инициировать действия для сторонних сервисов.
Разработан регламент внедрения программного продукта Мегаплан, в котором описаны цели внедрения, функциональные требования, этапы внедрения и мероприятия по внедрению.
Затраты на внедряемую систему обучения оцениваются в размере 320000 руб. Рассчитав показатель возврата на вкладываемые инвестиции, чистую приведённую стоимость и срок окупаемости внедряемой системы, можно сделать вывод, что проект является эффективным и принесёт организации дополнительную прибыль, из этого следует, что проект необходимо принять.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
