ВВЕДЕНИЕ 3
1. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ЛИВЕНСКОГО
СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ КРАСНОГВАРДЕЙСКОГО РАЙОНА БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ 12
1.1. Характеристика администрации Ливенского сельского поселения
Красногвардейского района 12
1.2. Видовой состав и оформление управленческих документов 26
1.3. Организация работы с управленческими документами в администрации... 43
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ОПТИМИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В АДМИНИСТРАЦИИ ЛИВЕНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ КРАСНОГВАРДЕЙСКОГО РАЙОНА БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ 63
2.1. Разработка должностной инструкции главного специалиста по
делопроизводству 63
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству 66
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 73
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 76
ПРИЛОЖЕНИЯ
Актуальность темы исследования. Организация управленческой деятельности в любой организации включает в себя обязательную ее часть - работу с документами. Делопроизводство - это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих функций.
Делопроизводство - это важная составная часть работы каждого предприятия. В их практической деятельности используются разные системы документации, но для всех их обязательным является ведение административного делопроизводства (его еще называют общим делопроизводством).
Обеспечение эффективной работы государственных органов власти в нашей стране невозможно без эффективной системы работы с документами. Рациональная работа с документами составляет одну из важных основ стабильности аппарата управления, обеспечивая его укрепление и совершенствование.
В современных органах исполнительной власти работа строится в значительной степени из непрерывной цепочки процессов составления и перемещения документов. Все процессы обеспечения работы исполнительных органов власти напрямую связаны с теми или иными документами. Документация, сопровождающая все формы управленческой деятельности, является для аппарата управления исполнительных органов власти способом и средством реализации возложенных на него функций.
Можно утверждать, что организация процесса документационного обеспечения управления современных органов исполнительной власти находится в основе управления, выполняя важнейшую роль обеспечения наполнения информационных ресурсов организаций.
Необходимо отметить, что в нашей стране в настоящее время происходят значительные изменения в подходах к организации
делопроизводства в органах исполнительной власти. Возрастает внедрение информационных технологий: электронные документы постепенно
вытесняют документы на бумажных носителях. Постоянно совершенствуется нормативно-правовая база делопроизводства.
Основной задачей создания и совершенствования развития информационного общества в Российской Федерации является работа над повышением эффективности государственного управления. Наиболее значимыми задачами в реализации данного направления развития общества являются: качественный межведомственный и межрегиональный
информационный обмен и работа по его обеспечению; создание единства государственных информационных систем и ресурсов; увеличение объемов и качества государственных услуг, которые предоставляются фирмам и гражданам в электронном виде; обеспечение модернизации нормативно-правового обеспечения стандартизации и администрирования государственных услуг. Однако, для таких глобальных изменений требуется глубокий анализ имеющихся основ организации управленческого документооборота в каждой организации и последующего индивидуального подхода к его усовершенствованию, что определяет актуальность исследования.
Степень изученности проблемы. Проблема исследования документа в качестве основного носителя информации является междисциплинарной. Представлением о содержании и сущности понятия «документ» в документоведении и документационном обеспечении управления в организациях в различные периоды занимались такие ученые как М.И.Басаков , Е.Н. Басовская , М.В. Кирсанова , В.П. Козлов , И.Н.Кузнецов , Ю.В. Нестерович , М.С. Слободяник , Ю.Н. Столяров , Г.Н. Швецова-Водка .
Изучением функциональных особенностей документов и организацией их оборота в организациях занимались такие ученые как М.И. Басаков , Т.А. Гугуева , И.Н.Кузнецов , И.Н. Куняев , М.В. Ловчева , Ю.М. Михайлов , А.Н. Сокова , О.П. Сологуб .
К вопросу рассмотрения документа как средства реализации управленческих решений и необходимости управления документацией впервые обратилась А.Н. Сокова. В дальнейшем данное научное направление получило широкое развитие. В числе ученых, занимавшихся изучением данного направления научной мысли, в том числе и на примере организаций местного самоуправления, можно назвать Ю.М. Кукарину , Р.Ю. Нестерова , А.В. Пшенко , Л.Р. Фионову и других.
Исследованиями делопроизводства в муниципальных органах власти
_22 -23 _24
.А. Быкова , Н.И. Глазунова , С.В. Глухова ,
В.С. Емельянова , М.В. Кирсанова , Ю.М. Кукарина , Л.Т. Маслова ,Р.Ю. Нестеров , Л.Р. Фионова .
Объектом исследования стала организация делопроизводства в муниципальном органе исполнительной власти.
Предметом исследования явилась организация делопроизводства в администрации Ливенского сельского поселения Красногвардейского района Белгородской области.
Цель исследования - анализ организации делопроизводства в администрации Ливенского сельского поселения Красногвардейского района Белгородской области и разработка путей его оптимизации.
Для реализации цели исследования были поставлены следующие задачи:
- дать характеристику администрации Ливенского сельского поселения Красногвардейского района Белгородской области;
- проанализировать видовой состав управленческих документов и их оформление;
- изучить организацию работы с управленческими документами администрации и порядок их прохождения;
- на основе анализа делопроизводственных процессов и документов администрации разработать основные меры, направленные на оптимизацию организации документационного управления в администрации Ливенского сельского поселения Красногвардейского района Белгородской области.
Практическая значимость исследования. Практическая значимость работы обусловлена тем, что ее результаты могут быть рекомендованы сотрудникам служб делопроизводства муниципальных органов власти, а также других организаций для изучения и применения разработанных рекомендаций.
В процессе выполнения выпускной квалификационной работы нами были изучены особенности работы органов местного самоуправления в муниципальных образованиях Российской Федерации и проведена работа по ее улучшению и оптимизации на примере администрации Ливенского поселения Красногвардейского района Белгородской области.
В процессе исследования теоретически установлено, что в современном виде Ливенское сельское поселение Красногвардейского района Белгородской области образовано 20 декабря 2004 года в соответствии с Законом Белгородской области от 20.12.2004 № 159 «Об установлении границ муниципальных образований и наделении их статусом городского, сельского поселения, городского округа, муниципального района» и действует на основании Устава. Ливенское поселение представлено пятью населенными пунктами: хуторами Апухтиным,
Евсеевым, Терешковым, Фощеватым, селом Ливенка, являющимся
административным центром.
Население Ливенского поселения Красногвардейского района Белгородской области составляет 3725 человек по состоянию на 2017 год.
Структура Администрациипредставлена главой администрации, его заместителем, а также специалистами по направлениям. Делопроизводство в администрации осуществляется главным специалистом по делопроизводству и курируется заместителем главы администрации.
Администрация Ливенского сельского поселения осуществляет руководящие и управленческие функции по отношению к организации ее работы и обеспечению жизнедеятельности граждан исследуемого муниципального образования.
Проведенный анализ организации делопроизводства позволил нам изучить структуру документов и их групп, правила их оформления и работы с ними. Организация документационного обеспечения Администрации осуществляется главным специалистом по делопроизводству под руководством заместителя главы Администрации и ведется в полном соответствии с законодательными нормами и правилами.
Организация работы с управленческими документами в Администрации Ливенского сельского поселения строго регламентирована распоряжением Губернатора Белгородской области от 27 декабря 2006 года № 1135-р «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области», а также нормативной документацией (ГОСТы, методические рекомендации и др.).
Однако в процессе работы нами установлено, что инструкция по делопроизводству непосредственно администрации Ливенского поселения отсутствует. Поэтому в целях оптимизации организации процесса делопроизводства в исследуемом поселении было принято решение разработать на основании нормативных документов инструкцию по делопроизводству, регулирующую данную управленческую деятельность в администрации Ливенского сельского поселения.
Разработанная нами инструкция по делопроизводству в Ливенском сельском поселении Красногвардейского района Белгородской области полностью отражает нюансы ведения делопроизводства в муниципальном органе власти Белгородской области, предусматривает все возможные вопросы осуществления процесса составления и оформления документов, а также дальнейшей работы с ними, и полностью согласуется с требованиями нормативного документа организации делопроизводства в исследуемом органе власти.
Разработка должностной инструкции главного специалиста по делопроизводству не только определяет служебные обязанности сотрудника, но и регулирует взаимоотношения сотрудников администрации в процессе осуществления их деятельности, обеспечивая высокий уровень организации делопроизводства и, как следствие, управленческой деятельности муниципального органа власти, мнение о котором создается в том числе и благодаря качественной работе главного специалиста по делопроизводству.
Практическая реализация цели исследования позволила нам применить полученные в процессе обучения теоретические знания при разработке документов оптимизации организации делопроизводства в исследуемой организации.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
