ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ФОРМИРОВАНИЮ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ВВЕДЕНИЕ з
ГЛАВА I. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ОТБОРА ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ 9
§ 1. Характеристика учреждения
§ 2. Статус экспертно-проверочной комиссии и нормативное правовое регулирование ее деятельности
§3. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии
§4. Определение источников комплектования и состава архивных документов государственных и муниципальных архивов
ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
§ 1. Доработка административных регламентов
§ 2. Разработка памятки по подготовке положения об архиве организации 74
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
ПРИЛОЖЕНИЯ
Актуальность темы. Роль архивов в современном обществе многопланова и многоаспектна. Их значение определяется, прежде всего, составом и содержанием хранящихся в них документов, а также выполнением тех важных задач и функций, которые возложены на них государством. Архивы, являющиеся хранилищами исторической памяти, должны постоянно пополняться архивными документами, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, то есть документами, относящимися к составу Архивного фонда Российской Федерации.
Изменения общественно-политических условий в стране вызвали необходимость пересмотреть круг источников комплектования государственных архивов. Без документов, находящихся в ведении архивов, история нашего времени не может быть воссоздана с достаточной объективностью и полнотой. Комплектование документами Архивного фонда Российской Федерации выходит на первый план, как показывает исторический опыт, в первую очередь в период различных реформации, как политического, так и экономического характера, а также в кризисные периоды.
Степень изученности темы. Значительный вклад в изучение вопросов комплектования архивов и экспертизы ценности документов и создание концепции отечественного архивоведения внесли отечественные ученые:
Е.В.Алексеева, Б.В.Альбрехт, В.А.Еремченко, Т.В.Кузнецова, М.П.Жукова, Н.А.Храмцовская и др.
Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.
Значение данных правовых актов для функционирования делопроизводственной системы страны видно из самих названий этих документов. Остановимся далее на нормативных актах, имеющих в настоящее время для организации делопроизводственного обеспечения управления первостепенное значение.
В соответствии с Конституцией Российской Федерации архивное дело находится в совместном ведении Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также отношения в сфере управления архивным делом регулируются принятым 22 октября 2004 года Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации». Особенность закона заключается в том, что он имеет статус федерального, и отсюда следует более детальная проработка вопросов комплектования, учета, использования и хранения архивных документов. Важнейшими являются статьи, разграничивающие право собственности на документы: документы, относящиеся к государственной собственности (ст. 7); муниципальной собственности (ст. 8); частной собственности (ст. 9). Статья 12 Закона посвящена праву собственности на архивные документы.
Вопросы сохранности документов затронуты и в других законодательных актах: ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» устанавливает минимальные сроки хранения для бухгалтерских документов; ст. 89 Закона «Об акционерных обществах» (от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ) говорит о сохранности документов акционерных обществ. В ней установлено, что «общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг». В соответствии с этой статьей Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. утверждено Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.
Положение не ограничивается только сроками хранения документов, но затрагивает также вопросы организации их хранения. В основном в нем повторены общие принципы организации и хранения документов в любых организациях, как государственных, коммерческих, так и других форм собственности, отраженные в нормативно-методических актах Федеральной архивной службы России.
Кроме того, законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из принимаемых, в соответствии с выше названными законами иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации. К ним относится закон Белгородской области от 3 июля 2006 года №3 «Об организации государственного управления архивным делом в Белгородской области» , регулирующий отношения, связанные с организацией государственного управления архивным делом в Белгородской области, участниками которых являются органы государственной власти Белгородской области и иные государственные органы Белгородской области, государственные архивы Белгородской области, государственные унитарные предприятия и учреждения Белгородской области.
«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» в п. 4.2.1 указали основные критерии определения организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов: функционально-целевое назначение организации и полнота отражения информации о деятельности организации в фондах других организаций.
Основное назначение перечней документов, подлежащих приему на государственное хранение, состоит в определении состава документов, которые должны пополнить Архивный фонд страны. Обязательность применения перечней в процессе проведения экспертизы ценностей документов, в том числе при установлении сроков их хранения, закреплена в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской федерации». При этом речь идет о перечнях типовых архивных документов, утвержденных Федеральным архивным агентством (пункт 3 статья 6), или отраслевых перечнях, согласованных также с Федеральным архивным агентством (пункт 1 статья 23).
Составленный на основе единых требований к оценке документации раз-личных сфер деятельности перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы, является нормативным документом, устанавливающим виды, разновидности и группы документов, хранение которых в государственных архивах обязательно. Перечень является официальным сводом категорий и видов документов, которые государство считает необходимым хранить .
Целью подготовленных в последнее время сотрудниками ВНИИДАД целого ряда методических рекомендаций является усовершенствование системы определения организаций - источников комплектования государственных, муниципальных архивов, сочетающую теоретические, методические, организационные аспекты. Методические рекомендации отражают: нормативно-методическую базу экспертизы ценности и отбора в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу; состав видов документов по личному составу; принципы и критерии экспертизы ценности документов по личному составу; методику проведения отбора документов по личному составу в государственные, муниципальные архивы . Среди них следует выделить методические рекомендации «Определение организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов» раскрывающие: принципы и критерии определения организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов; этапы работы по их определению; примерную форму списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива . Рекомендации содержат примерную классификационную схему построения данного списка.
Кроме того в работе использовались локальные нормативные акты управления по делам архивов Белгородской области, касающиеся вопросов организации работы экспертно-проверочной комиссии, анализ которых дан в первом параграфе первой главы исследования.
Объектом исследования является деятельность экспертно-проверочной комиссии органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
Предметом исследования - деятельность экспертно-проверочной комиссии по формированию Архивного фонда Российской Федерации.
Цель исследования - рассмотреть организацию работы экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Белгородской области по комплектованию архивов документами постоянного хранения.
Из цели вытекают следующие задачи:
- дать анализ деятельности экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Белгородской области по организации отбора документов на постоянное хранение;
- наметить основные направления совершенствования работы экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Белгородской области
В работе были использованы такие методы, как изучение документов, наблюдение, опрос, интервьюирование и статистический метод.
Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения, библиографического списка и приложений.
Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию - обеспечивают долговременную память общества. Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации. Применительно к архивной отрасли все эти процессы ставят перед экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов в области комплектования следующие практические задачи:
1. В современных условиях актуальность и необходимость исследования вопросов определения источников комплектования государственных архивов диктуется потребностями дальнейшего качественного комплектования Архивного фонда Российской Федерации. Упразднение старых органов власти и управления (советов народных депутатов различного уровня и их исполкомов) и создание новых (Думы, администраций, департаментов, муниципалитетов и др.), принятие законов Российской Федерации о собственности, о предприятиях и предпринимательской деятельности, о приватизации государственных предприятий и др. стали основой реорганизации управления экономикой - «разгосударствления», т.е. разделение государственного руководства и хозяйствования. Это привело к созданию новых видов предприятий и их объединений: индивидуальные частные, различного рода товарищества (в том числе акционерные общества), а также концерны, консорциумы, ассоциации, корпорации и др. Новый правовой механизм управления меняет документационные связи, характер документирования деятельности предприятий и организаций.
2. Государственные и муниципальные архивы Белгородской области ведут работу по приему на постоянное хранение крупных массивов документов. В связи с этим возрастает роль экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Белгородской области, от которой во многом зависят темпы и качество комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации.
3. Отбор документов на постоянное хранение в архивы преследует целью сохранение ценной информации, отражающей разные (возможно полно) аспекты жизни общества. Хранение документов - не самоцель. Отбор доку-ментов осуществляется в целях будущего многоаспектного использования ин-формации, содержащейся в документах.
4. Формирование Архивного фонда РФ осуществляется как за счет документов государственных учреждений, организаций и предприятий, так и за счет документов коммерческих, общественных организаций негосударственной формы собственности, а также документов физических лиц.
5. Аудиовизуальные документы являются важной составляющей, неотъемлемой частью Архивного фонда Российской Федерации, так как являются не только историческими источниками, но и одним из важнейших средств массовой информации и пропаганды.
6. Включение новых организаций и исключение из списков организаций - источников комплектования являются традиционными вопросами в работе экспертно-проверочной комиссии. При пересмотре списков следует обратить внимание на необходимое условие: с организациями - источниками комплектования, относящимися к негосударственной сфере деятельности, обязательно должен быть заключён договор.
Устойчивой тенденцией стало сокращение источников комплектования государственных и муниципальных архивов области. Сокращение идет за счет общего уменьшения количества организаций - источников комплектования, что объясняется объективными причинами: оптимизацией и совершенствованием структуры органов государственной власти и управления, реформированием сельскохозяйственных организаций, а также ликвидацией организаций - источников комплектования, их реорганизацией или утратой ими юридической самостоятельности и др.
Важной задачей экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Белгородской области является осуществление необходимой методической и практической помощи организациям - источникам комплектования государственных и муниципальных архивов в организации работы архивных, экспертных и делопроизводственных служб.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
