ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОБЩЕГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «АМИТАЛЬ»
|
ВВЕДЕНИЕ 3
1. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «АМИТАЛЬ 9
1.1. Характеристика и основные направления деятельности 9
1.2. Видовой состав управленческой документации 15
1.3. Организация работы с документами 32
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ 58
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «АМИТАЛЬ»
2.1. Переработка должностной инструкции секретаря 58
2.2. Переработка Инструкции по делопроизводству 64
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 70
1. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «АМИТАЛЬ 9
1.1. Характеристика и основные направления деятельности 9
1.2. Видовой состав управленческой документации 15
1.3. Организация работы с документами 32
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ 58
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «АМИТАЛЬ»
2.1. Переработка должностной инструкции секретаря 58
2.2. Переработка Инструкции по делопроизводству 64
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 70
Актуальность темы исследования. Успех любого начинания в какой- либо сфере деятельности (бизнес, политика, наука и др.) зависит от многих факторов. В их числе - умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любым учреждением, организацией, предприятием при работе с документами.
В ежедневной практической деятельности приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и др. С каждым документом в аппарате управления проводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), сортировке, хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т.п.).
Кроме того, при необходимости может производиться копирование документов и перенос сведений, содержащихся в них, а также их транспортировка внутри и вне аппарата управления. Документирование информации, ее поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени.
Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справиться с потоком документов, оборачивающихся в ней, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.
Организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документальных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности. Все учреждения, организации и предприятия независимо от форм собственности должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по делопроизводству и архивному делу.
Современная организация документационного обеспечения управления не ограничивается только соблюдением правил оформления и контроля исполнения документов, но включает целый комплекс методических, технических, психологических аспектов, знание которых необходимо любому специалисту.
Сегодня совершенствование управления производственно-
хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, как поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.
Степень изученности проблемы. Большой вклад в развитие дисциплины внесли такие ученые и специалисты как: М.Ю. Аксенов , В.И. Андреева , М.И. Басаков , Т.А. Быкова , А.Н. Белов , И.Н. Кузнецов , Т.В. Кузнецова , Л.А. Ленкевич , В.М. Мандрица , А.В. Непогода , А.В. Пшенко , М.Ю. Рогожин , Л.А. Румынина , Л.В. Санкина , И.М. Филинова , А.Ю. Чуковенков .
В работе Т.А. Быковой охарактеризованы документационные процессы в негосударственных организациях.
В статье Е.Н. Кожановой описаны особенности оформления
организационно-распорядительной документации.
И.К. Корнеев особое внимание уделяет технологии работы с документами на практике, приводит образцы бланков.
В пособии И.В. Клокова предлагаются эффективные способы организации делопроизводства, предлагаются практические рекомендации по эффективному использованию офисного оборудования, рабочего пространства и времени.
В своих статьях Е.Л. Полоса предлагает примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации.
В работе М.М. Сичкаревой детально и графически рассмотрены различные виды описей, правила их оформления.
Л.А. Назарова как специалист-практик в своей работе дает рекомендации по оперативному хранению документов на примере отдельно взятого общества с ограниченной ответственностью.
Статья И.И. Наделяевой посвящена особенностям оформления записок организации.
Объектом исследования является документационное обеспечение управления негосударственной организации.
Предметом исследования - организация работы с документами в обществе с ограниченной ответственностью «Амиталь».
Цель исследования - рассмотреть документационное обеспечение управления ООО «Амиталь», а также определить основные пути его совершенствования.
Для достижения поставленной цели необходимо решение задач:
- изучить историю и основные направления деятельности компании;
- охарактеризовать организационно-правовой статус;
- рассмотреть функции, задачи и структуру Общества;
- охарактеризовать документы организации и процессы работы с документами;
- изучить организацию хранения документов;
- выявить основные направления совершенствования
документационного обеспечения управления ООО «Амиталь».
Источниковую базу выпускной квалификационной работы составляют нормативные, правовые и методические акты федерального и локального уровней: Гражданский кодекс Российской Федерации , Трудовой кодекс Российской Федерации , Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» , Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» , Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» ,Постановление Правительства Российской Федерации «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» , Государственный стандарт РФ ГОСТ Р.7.0.8 - 2013 СИБИД «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» , Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов , Государственный стандарт ГОСТР53898-2010.Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами , Г осударственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения , Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях , Методические рекомендации по разработке нормативных документов по документационному обеспечению организации .
В процессе подготовки выпускной квалификационной работы также были использованы локальные нормативные акты компании «Амиталь»: Устав ООО «Амиталь» , Инструкция по делопроизводству ООО
«Амиталь» .
Методы исследования: анализ документов, опрос, наблюдение, графический и статистический методы.
Практическая значимость выпускной работы заключается в том, что ее результаты помогут оптимизировать документационные процессы в деятельности ООО «Амиталь».
Структура выпускной квалификационной работы состоит из введения, двух разделов, заключения, библиографического списка и приложений. Во введении определена актуальность, объект, предмет, цель, задачи исследования, источниковая база и степень изученности темы. В первом разделе охарактеризована история создания Общества «Амиталь», названы основные направления деятельности, обозначена структура организации, обозначены видовой состав управленческой документации и организация работы с документами. Во втором разделе уделено внимание совершенствованию документационным процессам в компании и рассмотрены основные направления совершенствования делопроизводства. В заключении подведены итоги исследования.
В ежедневной практической деятельности приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и др. С каждым документом в аппарате управления проводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), сортировке, хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т.п.).
Кроме того, при необходимости может производиться копирование документов и перенос сведений, содержащихся в них, а также их транспортировка внутри и вне аппарата управления. Документирование информации, ее поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени.
Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справиться с потоком документов, оборачивающихся в ней, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.
Организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документальных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности. Все учреждения, организации и предприятия независимо от форм собственности должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по делопроизводству и архивному делу.
Современная организация документационного обеспечения управления не ограничивается только соблюдением правил оформления и контроля исполнения документов, но включает целый комплекс методических, технических, психологических аспектов, знание которых необходимо любому специалисту.
Сегодня совершенствование управления производственно-
хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, как поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.
Степень изученности проблемы. Большой вклад в развитие дисциплины внесли такие ученые и специалисты как: М.Ю. Аксенов , В.И. Андреева , М.И. Басаков , Т.А. Быкова , А.Н. Белов , И.Н. Кузнецов , Т.В. Кузнецова , Л.А. Ленкевич , В.М. Мандрица , А.В. Непогода , А.В. Пшенко , М.Ю. Рогожин , Л.А. Румынина , Л.В. Санкина , И.М. Филинова , А.Ю. Чуковенков .
В работе Т.А. Быковой охарактеризованы документационные процессы в негосударственных организациях.
В статье Е.Н. Кожановой описаны особенности оформления
организационно-распорядительной документации.
И.К. Корнеев особое внимание уделяет технологии работы с документами на практике, приводит образцы бланков.
В пособии И.В. Клокова предлагаются эффективные способы организации делопроизводства, предлагаются практические рекомендации по эффективному использованию офисного оборудования, рабочего пространства и времени.
В своих статьях Е.Л. Полоса предлагает примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации.
В работе М.М. Сичкаревой детально и графически рассмотрены различные виды описей, правила их оформления.
Л.А. Назарова как специалист-практик в своей работе дает рекомендации по оперативному хранению документов на примере отдельно взятого общества с ограниченной ответственностью.
Статья И.И. Наделяевой посвящена особенностям оформления записок организации.
Объектом исследования является документационное обеспечение управления негосударственной организации.
Предметом исследования - организация работы с документами в обществе с ограниченной ответственностью «Амиталь».
Цель исследования - рассмотреть документационное обеспечение управления ООО «Амиталь», а также определить основные пути его совершенствования.
Для достижения поставленной цели необходимо решение задач:
- изучить историю и основные направления деятельности компании;
- охарактеризовать организационно-правовой статус;
- рассмотреть функции, задачи и структуру Общества;
- охарактеризовать документы организации и процессы работы с документами;
- изучить организацию хранения документов;
- выявить основные направления совершенствования
документационного обеспечения управления ООО «Амиталь».
Источниковую базу выпускной квалификационной работы составляют нормативные, правовые и методические акты федерального и локального уровней: Гражданский кодекс Российской Федерации , Трудовой кодекс Российской Федерации , Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» , Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» , Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» ,Постановление Правительства Российской Федерации «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» , Государственный стандарт РФ ГОСТ Р.7.0.8 - 2013 СИБИД «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» , Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов , Государственный стандарт ГОСТР53898-2010.Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами , Г осударственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения , Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях , Методические рекомендации по разработке нормативных документов по документационному обеспечению организации .
В процессе подготовки выпускной квалификационной работы также были использованы локальные нормативные акты компании «Амиталь»: Устав ООО «Амиталь» , Инструкция по делопроизводству ООО
«Амиталь» .
Методы исследования: анализ документов, опрос, наблюдение, графический и статистический методы.
Практическая значимость выпускной работы заключается в том, что ее результаты помогут оптимизировать документационные процессы в деятельности ООО «Амиталь».
Структура выпускной квалификационной работы состоит из введения, двух разделов, заключения, библиографического списка и приложений. Во введении определена актуальность, объект, предмет, цель, задачи исследования, источниковая база и степень изученности темы. В первом разделе охарактеризована история создания Общества «Амиталь», названы основные направления деятельности, обозначена структура организации, обозначены видовой состав управленческой документации и организация работы с документами. Во втором разделе уделено внимание совершенствованию документационным процессам в компании и рассмотрены основные направления совершенствования делопроизводства. В заключении подведены итоги исследования.
При подготовке выпускной квалификационной работы было выяснено, что книготорговая компания «Амиталь» давно и прочно заняла свою нишу на финансовом рынке. Книжные магазины «Амиталь», отвечая на запросы общества, год от года трансформируются в культурные центры. Всевозможные эксперименты с различными моделями общения и диалога с интеллектуальным покупателем и, в первую очередь, с детской аудиторией чередуются и множатся.
Основной вектор усилий направлен на детско-подростковую аудиторию. Это логично, так как фирма специализируется на работе с учебно¬методической литературой для общеобразовательных учреждений. Компания «Амиталь» является официальным представителем издательства «Просвещение» в Белгородской, Воронежской, Липецкой и Тамбовской областях. В рамках компании работает информационно-методический центр, осуществляющий связь между издательствами учебной литературы и педагогическим сообществом.
В Воронеже и области уже в течение 10 лет компания проводит фестиваль детской книги «Ты и я - с книгой лучшие друзья». Фестиваль масштабный, в нём принимают участие 20 тыс. учащихся из 300 учебных заведений. Проводится он совместно с Управлением образования.
За долгие годы работы в Центрально-Чернозёмном регионе вполне удалась попытка выведения на рынок бренда «Амиталь». В Воронеже, согласно социологическим опросам, узнаваемость бренда составляет 52%. И это, безусловно, является конкурентным преимуществом.
Правовую основу деятельности книготорговой фирмы «Амиталь» составляют законодательные акты Российской Федерации, Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью», Устав фирмы.
Проведенный анализ структуры общества «Амиталь» показал, что в организации применяется линейно-штабная / линейно-функциональная структура управления, которая включает в себя специализированные подразделения, которые не имеют права принятия самостоятельных решений, а только помогают генеральному директору в принятии решений и выполнении функций. За организацию работы с документами в компании отвечает секретарь и руководители структурных подразделений.
В ходе исследования были проанализированы организационно-распорядительные документы, информационно-справочные, используемые в деятельности фирмы «Амиталь». Также был приведен количественный состав корреспонденции за последние пять лет. Документы организации разрабатываются в порядке исполнения или в инициативном порядке, оформляются на бланках установленной формы, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Документирование деятельности фирмы «Амиталь» налажено в соответствии с нормативно-методическими документами. При изучении документационного обеспечения управления было выяснено, что в компании используется Инструкция по делопроизводству, утвержденная генеральным директором в 2005 году.
Работники, ответственные за хранение документации, грамотно и добросовестно оформляют номенклатуру, осуществляют формирование и оформление дел. Для хранения документов выделено специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.). Но как самостоятельное структурное подразделение архив не выделен. И, конечно, необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ. Скорее, в перспективе руководство займется данными вопросами, так как, помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение - исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана, прежде всего, с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).
Таким образом, в ходе исследования были внесены предложения по совершенствованию делопроизводства в книготорговой компании «Амиталь». В частности, были переработаны должностная инструкция секретаря фирмы и Инструкция по делопроизводству, которые могут использоваться постоянно и теперь имеют более конкретные положения, касающиеся непосредственно деятельности компании, а также могут в последующем применяться в других негосударственных предприятиях со схожей формой управления.
Основной вектор усилий направлен на детско-подростковую аудиторию. Это логично, так как фирма специализируется на работе с учебно¬методической литературой для общеобразовательных учреждений. Компания «Амиталь» является официальным представителем издательства «Просвещение» в Белгородской, Воронежской, Липецкой и Тамбовской областях. В рамках компании работает информационно-методический центр, осуществляющий связь между издательствами учебной литературы и педагогическим сообществом.
В Воронеже и области уже в течение 10 лет компания проводит фестиваль детской книги «Ты и я - с книгой лучшие друзья». Фестиваль масштабный, в нём принимают участие 20 тыс. учащихся из 300 учебных заведений. Проводится он совместно с Управлением образования.
За долгие годы работы в Центрально-Чернозёмном регионе вполне удалась попытка выведения на рынок бренда «Амиталь». В Воронеже, согласно социологическим опросам, узнаваемость бренда составляет 52%. И это, безусловно, является конкурентным преимуществом.
Правовую основу деятельности книготорговой фирмы «Амиталь» составляют законодательные акты Российской Федерации, Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью», Устав фирмы.
Проведенный анализ структуры общества «Амиталь» показал, что в организации применяется линейно-штабная / линейно-функциональная структура управления, которая включает в себя специализированные подразделения, которые не имеют права принятия самостоятельных решений, а только помогают генеральному директору в принятии решений и выполнении функций. За организацию работы с документами в компании отвечает секретарь и руководители структурных подразделений.
В ходе исследования были проанализированы организационно-распорядительные документы, информационно-справочные, используемые в деятельности фирмы «Амиталь». Также был приведен количественный состав корреспонденции за последние пять лет. Документы организации разрабатываются в порядке исполнения или в инициативном порядке, оформляются на бланках установленной формы, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Документирование деятельности фирмы «Амиталь» налажено в соответствии с нормативно-методическими документами. При изучении документационного обеспечения управления было выяснено, что в компании используется Инструкция по делопроизводству, утвержденная генеральным директором в 2005 году.
Работники, ответственные за хранение документации, грамотно и добросовестно оформляют номенклатуру, осуществляют формирование и оформление дел. Для хранения документов выделено специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.). Но как самостоятельное структурное подразделение архив не выделен. И, конечно, необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ. Скорее, в перспективе руководство займется данными вопросами, так как, помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение - исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана, прежде всего, с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).
Таким образом, в ходе исследования были внесены предложения по совершенствованию делопроизводства в книготорговой компании «Амиталь». В частности, были переработаны должностная инструкция секретаря фирмы и Инструкция по делопроизводству, которые могут использоваться постоянно и теперь имеют более конкретные положения, касающиеся непосредственно деятельности компании, а также могут в последующем применяться в других негосударственных предприятиях со схожей формой управления.
