ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОБЩЕГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОСУДАРСТВЕННОМ АВТОНОМНОМ УЧРЕЖДЕНИИ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «БЕЛГОРОДСКИЙ ОБЛАСТНОЙ ЦЕНТР ДЕТСКОГО И ЮНОШЕСКОГО ТУРИЗМА И ЭКСКУРСИЙ»
|
ВВЕДЕНИЕ 3
1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГАУДО
«БЕЛГОРОДСКИЙ ОБЛАСТНОЙ ЦЕНТР ДЕТСКОГО И ЮНОШЕСКОГО ТУРИЗМА И ЭКСКУРСИЙ» 14
ЕЕ Характеристика Центра 14
1.2. Видовой состав управленческих документов 25
1.3. Организация работы с документами 43
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ГАУДО «БЕЛГОРОДСКИЙ ОБЛАСТНОЙ ЦЕНТР ДЕТСКОГО И ЮНОШЕСКОГО ТУРИЗМА И ЭКСКУРСИЙ» 54
2.1. Переработка должностной инструкции специалиста по кадрам 54
2.2. Переработка инструкции по делопроизводству 62
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 68
1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГАУДО
«БЕЛГОРОДСКИЙ ОБЛАСТНОЙ ЦЕНТР ДЕТСКОГО И ЮНОШЕСКОГО ТУРИЗМА И ЭКСКУРСИЙ» 14
ЕЕ Характеристика Центра 14
1.2. Видовой состав управленческих документов 25
1.3. Организация работы с документами 43
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ГАУДО «БЕЛГОРОДСКИЙ ОБЛАСТНОЙ ЦЕНТР ДЕТСКОГО И ЮНОШЕСКОГО ТУРИЗМА И ЭКСКУРСИЙ» 54
2.1. Переработка должностной инструкции специалиста по кадрам 54
2.2. Переработка инструкции по делопроизводству 62
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 68
Актуальность исследования. За всю историю существования системы внешкольного воспитания, а позднее дополнительного образования, исторически сложилось несколько видов учреждений дополнительного образования детей. В основе классификации учреждений - приоритет целей, направление, профиль, особенности организации и обеспечения образовательного процесса, образовательные результаты, система их учета и контроля. Всё многообразие учреждений дополнительного образования детей в Российской Федерации представлено станциями, дворцами, клубами, центрами, домами, парками, школами, детскими оздоровительными лагерями, детскими студиями.
Центры - многопрофильные и многоуровневые учреждения, имеющие программы по разнообразным направлениям деятельности, рассчитанные на разные сроки и уровень сложности. Это учреждения с гибкой образовательной структурой, обусловленной социальным заказом, запросами детей и родителей, нацеленные на реализацию собственного образовательного процесса .
В рамках темы исследования рассматривается управление учреждением дополнительного образования детей, которое имеет общие функции и специфические.
Специфика управления системой образования заключается, прежде всего, в том, что цели и результаты деятельности далеко не всегда соотносимы. Там, где в образовании идет речь о сложных целях (а в дополнительном образовании цели действительно сложные, затрагивающие проблемы личностного развития и самоопределения), достижение результатов, сопоставимых с целью, - процесс весьма непростой. При планировании, организации деятельности образовательного учреждения, часто бывает так, что ожидаемые и реальные результаты не совпадают. Причина подобного явления заключается в уникальности любой образовательной системы, поскольку она зависит не только от качества организации управленческого процесса в самом учреждении, но и от многочисленных биологических и социальных факторов, влияющих на личность ребенка, родителей, педагога .
Документационное обеспечение управления учреждения дополнительного образования детей также имеет свою специфику, сложности в организации, регламентировании и практическом применении.
Актуальность темы исследования обусловлена наличием такой специфики, уникальностью каждого учреждения дополнительного образования детей.
Степень изученности. При написании выпускной квалификационной работы необходимо было, прежде всего, понять что же такое «дополнительное образование», изучить особенности управления учреждением дополнительного образования детей, изучить основополагающие научные труды по документоведению и архивоведению.
Проблемы управления системой дополнительного образования - тема малоизученная, как, собственно, и большинство аспектов деятельности дополнительного образования. Управленческие аспекты деятельности учреждений дополнительного образования рассматриваются в работах М.Х. Мескон , Н.И. Фуниковой , А.И. Щетинской .
Труды, посвященные вопросам регламентации общего делопроизводства, основным правилам и деловым обычаям оформления управленческой документации в нашей стране написаны М.В. Кирсановой ,
В.И. Андреевой , Н.Н. Куняевой , М.И. Басаковым .
Л.А. Ленкевич , Н.П. Крюкова , С.Л. Кузнецов Р.Е. Булат , М.П. Бобылева представили современные требования к организации документационного обеспечения управления с учетом действующего законодательства Российской Федерации.
Методические и практические рекомендации по рациональной организации документационного обеспечения деятельности учреждений представили в своих работах И.Ю. Байкова , А.В. Каренина , Ю.М. Демин ,
В.В. Галахов , С.В. Ливена , М.В. Кирсанова , Н.К. Петраков ,0.П. Сологуб , Т.А. Казакевич , В.А. Спивак , Т.М. Ларионова , И.Н. Кузнецов .
Незаменимыми помощниками для написания выпускной квалификационной работы стали профессиональные публикации в таких
журналах как «Делопроизводство» , «Делопроизводство и документооборот на предприятии» , «Секретарь-референт» , «Документооборот» .
Ценная информация, отражающая историю Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий, направлений деятельности, календарь мероприятий, отчеты о проведенных олимпиадах, конкурсах, соревнованиях содержится на официальном сайте учреждения .
Объектом исследования является документационное обеспечение управления.
Предмет исследования - организация работы с документами в государственных учреждениях дополнительного образования детей.
Цель исследования - анализ документационного обеспечения управленческой деятельности государственного автономного учреждения дополнительного учреждения «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» и определение основных направлений его совершенствования.
Достижение указанной цели предполагает решение таких задач:
- изучение истории создания Центра;
- анализ основных направлений деятельности, организационно-правового статуса и структуры Центра;
- анализ управленческих документов и организации работы с ними;
- определение основных направлений совершенствования документационного обеспечения управления государственного автономного учреждения дополнительного образования «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» и внесение соответствующих предложений.
Анализ источников. Для качественного исследования были изучены законы и подзаконные нормативные акты Российской Федерации, которые регламентируют вопросы дополнительного образования детей, общего делопроизводства, архивного дела, персональных данных.
Основным законом Российской Федерации является Конституция РФ . Она обладает высшей юридической силой, а значит, федеральные законы и другие нормативные правовые акты РФ должны ей соответствовать. Конституция устанавливает право каждого гражданина на бесплатное образование, на неприкосновенность частной и личной жизни и пр.
Изучены требования Гражданского кодекса Российской Федерации к учредительным документам юридических лиц, что важно для придания юридической силы уставу Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий, для разграничения полномочий между учредителем, функции которого выполняет департамент образования Белгородской области и директором, для легитимности органов управления учреждения. Некоторые статьи кодекса устанавливают требования к доверенности, договорам гражданско-правового характера, электронно¬цифровой подписи.
Изучены статьи Уголовного кодекса Российской Федерации , посвященные вопросам документирования, использования информации, защиты персональных данных.
Изучен Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации , который также устанавливает ответственность за нарушения в области документирования информации, нарушения действующего трудового законодательства, правил организации и перевозки детей, так как Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий владеет автобусом и проводит экскурсии для учащихся Белгородской области.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, которые возникают при осуществлении права на поиск, передачу, получение, распространение и производство информации. Закон содержит положения, которые направлены на защиту информации от недобросовестного использования или злоупотребления возможностями средств распространения информации.
Федеральный закон «О персональных данных» создает правовую основу обращения с персональными данными, определяет условия и принципы обработки персональных данных.
В Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» предусмотрено разграничение полномочий Российской Федерации, ее субъектов, муниципальных образований в области архивного дела.
В связи с тем, что основная печать Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий содержит герб Белгородской области, изучены законодательные акты, регламентирующие порядок изготовления и использования печатей и штампов с изображением Государственного герба Российской Федерации и герба субъекта Российской Федерации, а именно Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации» , Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» , Федеральный закон «Об акционерных обществах» , Федеральный закон «О некоммерческих организациях» , Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» .
Отдельно стоит выделить Закон Белгородской области от 6 мая 2004 г. № 122 «О гербе и флаге Белгородской области» содержащий перечень субъектов, которые имеют право помещать герб Белгородской области на бланках документов, а именно:
«Герб Белгородской области помещается на бланках:
1) законов Белгородской области;
2) постановлений и распоряжений Губернатора Белгородской области;
3) постановлений Белгородской областной Думы и распоряжений председателя Белгородской областной Думы;
4) постановлений и распоряжений Правительства Белгородской области;
5) постановлений избирательной комиссии Белгородской области и распоряжений председателя избирательной комиссии Белгородской области;
6) Губернатора Белгородской области;
7) Белгородской областной Думы;
8) комитетов и комиссий Белгородской областной Думы;
9) органов исполнительной власти Белгородской области;
10) государственных органов Белгородской области;
11) Уполномоченного по правам человека в Белгородской области».
Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий не входит в данный перечень.
Для того чтобы ответить на вопрос: «Имеет ли право учреждение дополнительного образования детей, не выдающее документы об образовании, размещать на печатях и бланках документов изображение Государственного герба РФ или герб субъекта РФ?» было изучено Письмо Министерства образования и науки РФ «Об использовании государственного герба Российской Федерации на печатях образовательных организаций» .
Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти были изучены в процессе переработки инструкции по делопроизводству Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти , Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации можно считать незаменимым источником в процессе оптимизации делопроизводства любого учреждения независимо от формы собственности.
Так же бесценны государственные стандарты в области документоведения и архивного дела: ГОСТ Р 6.30-2003 , который описывает состав реквизитов и требования к оформлению документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 , описывает процессы управления документами; ГОСТ Р 7.0.8¬2013 , описывает термины в области делопроизводства и архивного дела и дает определения.
Среди неопубликованных источников информации можно назвать следующие документы Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий:
- устав ;
- положение об архиве и о постоянно действующей экспертной
53. комиссии ;
- номенклатура дел ;
- инструкция по делопроизводству .
В ходе исследования применялись следующие научные методы: изучение управленческих документов учреждения, их анализ, опрос, наблюдение, сравнение, графический и статистический методы.
Практическая значимость. Результаты исследования обличены в форму проекта должностной инструкции специалиста по кадрам и проекта инструкции по делопроизводства, которые могут быть использованы сотрудниками Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий для рационализации делопроизводства и архивного хранения документов, а также переданы учреждениям дополнительного образования детей туристско-краеведческой направленности для использования в качестве образцов.
Структура выпускной квалификационной работы представлена введением, двумя разделами, заключением, библиографическим списком и приложениями.
Введение содержит обоснование актуальности темы, сжатый перечень использованных законодательных, нормативно-правовых актов и научных трудов, описывает объект и предмет исследования, цели и задачи исследования, научные методы, которые применялись исследователем.
Первый раздел выпускной квалификационной работы раскрывает историю Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий, которая берет начало в далеком 1955 году; основную характеристику учреждения; уставные цели деятельности; основные задачи; организационную структуру; видовой состав управленческих документов; порядок документирования, движения документов, а также организацию текущего, долговременного и постоянного их хранения.
Второй раздел описывает основные направления совершенствования документационного обеспечения управления Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий:
V переработку должностной инструкции специалиста по кадрам - лица, ответственного за делопроизводство и организацию хранения документов;
V переработку действующей инструкции по делопроизводству.
В заключении подводятся итоги работы, дается прогноз эффективности внедрения переработанных организационных документов, краткие выводы.
Центры - многопрофильные и многоуровневые учреждения, имеющие программы по разнообразным направлениям деятельности, рассчитанные на разные сроки и уровень сложности. Это учреждения с гибкой образовательной структурой, обусловленной социальным заказом, запросами детей и родителей, нацеленные на реализацию собственного образовательного процесса .
В рамках темы исследования рассматривается управление учреждением дополнительного образования детей, которое имеет общие функции и специфические.
Специфика управления системой образования заключается, прежде всего, в том, что цели и результаты деятельности далеко не всегда соотносимы. Там, где в образовании идет речь о сложных целях (а в дополнительном образовании цели действительно сложные, затрагивающие проблемы личностного развития и самоопределения), достижение результатов, сопоставимых с целью, - процесс весьма непростой. При планировании, организации деятельности образовательного учреждения, часто бывает так, что ожидаемые и реальные результаты не совпадают. Причина подобного явления заключается в уникальности любой образовательной системы, поскольку она зависит не только от качества организации управленческого процесса в самом учреждении, но и от многочисленных биологических и социальных факторов, влияющих на личность ребенка, родителей, педагога .
Документационное обеспечение управления учреждения дополнительного образования детей также имеет свою специфику, сложности в организации, регламентировании и практическом применении.
Актуальность темы исследования обусловлена наличием такой специфики, уникальностью каждого учреждения дополнительного образования детей.
Степень изученности. При написании выпускной квалификационной работы необходимо было, прежде всего, понять что же такое «дополнительное образование», изучить особенности управления учреждением дополнительного образования детей, изучить основополагающие научные труды по документоведению и архивоведению.
Проблемы управления системой дополнительного образования - тема малоизученная, как, собственно, и большинство аспектов деятельности дополнительного образования. Управленческие аспекты деятельности учреждений дополнительного образования рассматриваются в работах М.Х. Мескон , Н.И. Фуниковой , А.И. Щетинской .
Труды, посвященные вопросам регламентации общего делопроизводства, основным правилам и деловым обычаям оформления управленческой документации в нашей стране написаны М.В. Кирсановой ,
В.И. Андреевой , Н.Н. Куняевой , М.И. Басаковым .
Л.А. Ленкевич , Н.П. Крюкова , С.Л. Кузнецов Р.Е. Булат , М.П. Бобылева представили современные требования к организации документационного обеспечения управления с учетом действующего законодательства Российской Федерации.
Методические и практические рекомендации по рациональной организации документационного обеспечения деятельности учреждений представили в своих работах И.Ю. Байкова , А.В. Каренина , Ю.М. Демин ,
В.В. Галахов , С.В. Ливена , М.В. Кирсанова , Н.К. Петраков ,0.П. Сологуб , Т.А. Казакевич , В.А. Спивак , Т.М. Ларионова , И.Н. Кузнецов .
Незаменимыми помощниками для написания выпускной квалификационной работы стали профессиональные публикации в таких
журналах как «Делопроизводство» , «Делопроизводство и документооборот на предприятии» , «Секретарь-референт» , «Документооборот» .
Ценная информация, отражающая историю Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий, направлений деятельности, календарь мероприятий, отчеты о проведенных олимпиадах, конкурсах, соревнованиях содержится на официальном сайте учреждения .
Объектом исследования является документационное обеспечение управления.
Предмет исследования - организация работы с документами в государственных учреждениях дополнительного образования детей.
Цель исследования - анализ документационного обеспечения управленческой деятельности государственного автономного учреждения дополнительного учреждения «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» и определение основных направлений его совершенствования.
Достижение указанной цели предполагает решение таких задач:
- изучение истории создания Центра;
- анализ основных направлений деятельности, организационно-правового статуса и структуры Центра;
- анализ управленческих документов и организации работы с ними;
- определение основных направлений совершенствования документационного обеспечения управления государственного автономного учреждения дополнительного образования «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» и внесение соответствующих предложений.
Анализ источников. Для качественного исследования были изучены законы и подзаконные нормативные акты Российской Федерации, которые регламентируют вопросы дополнительного образования детей, общего делопроизводства, архивного дела, персональных данных.
Основным законом Российской Федерации является Конституция РФ . Она обладает высшей юридической силой, а значит, федеральные законы и другие нормативные правовые акты РФ должны ей соответствовать. Конституция устанавливает право каждого гражданина на бесплатное образование, на неприкосновенность частной и личной жизни и пр.
Изучены требования Гражданского кодекса Российской Федерации к учредительным документам юридических лиц, что важно для придания юридической силы уставу Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий, для разграничения полномочий между учредителем, функции которого выполняет департамент образования Белгородской области и директором, для легитимности органов управления учреждения. Некоторые статьи кодекса устанавливают требования к доверенности, договорам гражданско-правового характера, электронно¬цифровой подписи.
Изучены статьи Уголовного кодекса Российской Федерации , посвященные вопросам документирования, использования информации, защиты персональных данных.
Изучен Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации , который также устанавливает ответственность за нарушения в области документирования информации, нарушения действующего трудового законодательства, правил организации и перевозки детей, так как Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий владеет автобусом и проводит экскурсии для учащихся Белгородской области.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, которые возникают при осуществлении права на поиск, передачу, получение, распространение и производство информации. Закон содержит положения, которые направлены на защиту информации от недобросовестного использования или злоупотребления возможностями средств распространения информации.
Федеральный закон «О персональных данных» создает правовую основу обращения с персональными данными, определяет условия и принципы обработки персональных данных.
В Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» предусмотрено разграничение полномочий Российской Федерации, ее субъектов, муниципальных образований в области архивного дела.
В связи с тем, что основная печать Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий содержит герб Белгородской области, изучены законодательные акты, регламентирующие порядок изготовления и использования печатей и штампов с изображением Государственного герба Российской Федерации и герба субъекта Российской Федерации, а именно Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации» , Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» , Федеральный закон «Об акционерных обществах» , Федеральный закон «О некоммерческих организациях» , Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» .
Отдельно стоит выделить Закон Белгородской области от 6 мая 2004 г. № 122 «О гербе и флаге Белгородской области» содержащий перечень субъектов, которые имеют право помещать герб Белгородской области на бланках документов, а именно:
«Герб Белгородской области помещается на бланках:
1) законов Белгородской области;
2) постановлений и распоряжений Губернатора Белгородской области;
3) постановлений Белгородской областной Думы и распоряжений председателя Белгородской областной Думы;
4) постановлений и распоряжений Правительства Белгородской области;
5) постановлений избирательной комиссии Белгородской области и распоряжений председателя избирательной комиссии Белгородской области;
6) Губернатора Белгородской области;
7) Белгородской областной Думы;
8) комитетов и комиссий Белгородской областной Думы;
9) органов исполнительной власти Белгородской области;
10) государственных органов Белгородской области;
11) Уполномоченного по правам человека в Белгородской области».
Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий не входит в данный перечень.
Для того чтобы ответить на вопрос: «Имеет ли право учреждение дополнительного образования детей, не выдающее документы об образовании, размещать на печатях и бланках документов изображение Государственного герба РФ или герб субъекта РФ?» было изучено Письмо Министерства образования и науки РФ «Об использовании государственного герба Российской Федерации на печатях образовательных организаций» .
Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти были изучены в процессе переработки инструкции по делопроизводству Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти , Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации можно считать незаменимым источником в процессе оптимизации делопроизводства любого учреждения независимо от формы собственности.
Так же бесценны государственные стандарты в области документоведения и архивного дела: ГОСТ Р 6.30-2003 , который описывает состав реквизитов и требования к оформлению документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 , описывает процессы управления документами; ГОСТ Р 7.0.8¬2013 , описывает термины в области делопроизводства и архивного дела и дает определения.
Среди неопубликованных источников информации можно назвать следующие документы Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий:
- устав ;
- положение об архиве и о постоянно действующей экспертной
53. комиссии ;
- номенклатура дел ;
- инструкция по делопроизводству .
В ходе исследования применялись следующие научные методы: изучение управленческих документов учреждения, их анализ, опрос, наблюдение, сравнение, графический и статистический методы.
Практическая значимость. Результаты исследования обличены в форму проекта должностной инструкции специалиста по кадрам и проекта инструкции по делопроизводства, которые могут быть использованы сотрудниками Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий для рационализации делопроизводства и архивного хранения документов, а также переданы учреждениям дополнительного образования детей туристско-краеведческой направленности для использования в качестве образцов.
Структура выпускной квалификационной работы представлена введением, двумя разделами, заключением, библиографическим списком и приложениями.
Введение содержит обоснование актуальности темы, сжатый перечень использованных законодательных, нормативно-правовых актов и научных трудов, описывает объект и предмет исследования, цели и задачи исследования, научные методы, которые применялись исследователем.
Первый раздел выпускной квалификационной работы раскрывает историю Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий, которая берет начало в далеком 1955 году; основную характеристику учреждения; уставные цели деятельности; основные задачи; организационную структуру; видовой состав управленческих документов; порядок документирования, движения документов, а также организацию текущего, долговременного и постоянного их хранения.
Второй раздел описывает основные направления совершенствования документационного обеспечения управления Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий:
V переработку должностной инструкции специалиста по кадрам - лица, ответственного за делопроизводство и организацию хранения документов;
V переработку действующей инструкции по делопроизводству.
В заключении подводятся итоги работы, дается прогноз эффективности внедрения переработанных организационных документов, краткие выводы.
Дополнительное образование - это уникальная система, в основе которой лежит интерес ребенка. Дополнительное образование представляет собой тип образования, объединяющий воспитание, обучение и развитие в единый процесс с целью удовлетворения и развития познавательных интересов, творческого потенциала ребенка, способствующих самоопределению, самореализации и социализации личности и опирающихся на свободный выбор ребенком видов деятельности. Цель дополнительного образования детей - педагогическая поддержка ребенка в процессе его социального самоопределения, творческого и личностного развития.
Цели и результаты деятельности в образовательном процессе не всегда можно соотнести, что делает управление образовательным учреждением организационно сложным, подталкивающим исследователей искать новые уникальные инструменты управления.
Одним из таких инструментов является документационное обеспечение управления.
В ходе исследования было изучено документационное обеспечение управления государственного автономного учреждения дополнительного образования «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий», который начал свою деятельность в 1955 году как областная экскурсионно-туристская станция. Сегодня ГАУДО БОЦДЮТиЭ - центр координации и развития туристско-краеведческой деятельности всей Белгородской области.
ГАУДО БОЦДЮТиЭ занимается организационно-методической работой по развитию детского туризма в образовательных организациях Белгородской области, проводит туристско-краеведческие и спортивные мероприятия регионального уровня, обеспечивает участие детей в туристско- краеведческих, спортивных мероприятиях федерального и международного уровня.
Структура учреждения очень простая, линейная. Основные управленческие функции осуществляет директор. Часть функций делегировано заместителям, но все решения должны быть обязательно согласованы с единоличным исполнительным органом, даже в случае нетрудоспособности, нахождения в командировке или отпуске.
ГАУДО БОЦДЮТиЭ занимает лидирующее положение среди учреждений дополнительного образования туристско-краеведческой направленности, во многом благодаря проектной деятельности, профессиональному коллективу, хорошей материальной базе, грамотной системе подготовки воспитанников, которые регулярно становятся победителями и призерами всероссийских, международных соревнований, олимпиад и конкурсов.
В ходе исследования были изучены управленческие документы ГАУДО БОЦДЮТиЭ, состав которых отражает компетенцию учреждения, характер связей с другими организациями.
Самая многочисленная группа - распорядительная документация. Причиной тому может быть проводимая директором Центра политика тотального управленческого контроля, когда любое действие сотрудника должно быть прописано в приказе и малейшее отклонение означает нарушение дисциплины. При этом организационная документация в большинстве случаев составлена формально и не отражает специфику учреждения, не учитывает фактическое состояние подсистем, которыми нужно управлять.
Количество приказов по основной деятельности из года в год остается неизменным, а вот количество приказов по личному составу уменьшается. В первую очередь сокращение количества «кадровых» приказов связано с ликвидацией обособленного структурного подразделения, располагавшегося в Шебекинском районе.
Большая часть информационно-справочных документов поступает и отправляется в вышестоящую организацию - департамент образования Белгородской области, что неоднозначно влияет на делопроизводство Центра. Положительным является то, что делопроизводство Центра достаточно четко регламентировано, правила оформления управленческих документов, установленные на государственном уровне, в общем соблюдаются. Однако выявлены отрицательные последствия такого тесного взаимодействия: по примеру Департамента герб Белгородской области печатается на письмах и содержится в оттиске печати Центра, что государственному учреждению дополнительного образования не разрешено Законом. Локальные нормативные документы составлены наспех и регламентируют деятельность формально. Не внося изменения, использовать их в качестве инструмента управления не представляется возможным.
Кроме того, количество регистрируемых входящих документов в соотношении с количеством исходящих свидетельствует о высокой исполнительской дисциплине, так как регистрируются не все входящие документы, а только наиболее важные. Нерегистрируемые входящие документы не остаются без ответа. Исполнители не дожидаясь резолюции директора готовят ответный документ.
В ходе исследования установлено, что помещения для архива нет. Штатного работника архива ГАУДО БОЦДЮТиЭ не имеет. Приказом директора назначено лицо, ответственное за ведение архива - специалист по кадрам. Документы оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. Документы постоянного срока хранения и по личному составу, находящиеся на хранении в учреждении упорядочены по 2004 год включительно, составлены описи и утверждены экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Белгородской области. Имеется номенклатура дел на 2016 год, положения об архиве и постоянно действующей экспертной комиссии Центра.
По итогам обследования специалистом главного отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ОГКУ «Государственный архив Белгородской области» были сформулированы рекомендации, в соответствии с которыми необходимо переработать действующую инструкцию по делопроизводству:
- регламентировать порядок организации текущего и архивного хранения дел с учетом требований архивного законодательства, включая электронные документы;
- описать в локальном нормативном акте имеющийся опыт по формированию и оформлению дел, составлению описей и их согласованию с экспертно-проверочной комиссией, а также организации передачи дел в Государственный архив Белгородской области.
Обязанности по архивному хранению документов ГАУДО БОЦДЮТиЭ фактически выполняются специалистом по кадрам, но в должностной инструкции не закреплены.
Специалист по кадрам ГАУДО БОЦДЮТиЭ фактически выполняет две обобщенные трудовые функции:
1. Документационное обеспечение работы с персоналом.
2. Документационное обеспечение деятельности директора.
В трудовом договоре между ГАУДО БОЦДЮТиЭ и специалистом по кадрам обозначена только первая трудовая функция. Здесь же есть ссылка на то, что работник обязан исполнять требования должностной инструкции.
Документированный перечень обязанностей специалиста по кадрам не соответствует фактически выполняемой работе.
Переработанная в рамках исследования должностная инструкция способствует эффективной организации труда специалиста по кадрам ГАУДО БОЦДЮТиЭ, позволяет привести оплату труда по указанной должности в соответствие с фактически выполняемым перечнем и объемом работ, тем самым устраняет демотивирующие факторы. Кроме того, переработанный документ содержит необходимые реквизиты для предания ему юридической силы.
Переработанная по результатам исследования инструкция по делопроизводству позволяет организовать делопроизводство с учетом рекомендаций специалиста главного отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ОГКУ «Государственный архив Белгородской области» на качественно новом уровне, отражает полезный опыт конкретного сотрудника в части организации работы с документами, а значит, сохраняет его и обеспечивает преемственность знаний.
Таким образом, можно утверждать, что документационное обеспечение управления в каждом российском учреждении дополнительного образования детей уникально. Правила документирования, работы с документами, организации хранения документов, сложившиеся в данном конкретном учреждении могут быть не эффективными в неизменном виде для другого образовательного учреждения.
Цели и результаты деятельности в образовательном процессе не всегда можно соотнести, что делает управление образовательным учреждением организационно сложным, подталкивающим исследователей искать новые уникальные инструменты управления.
Одним из таких инструментов является документационное обеспечение управления.
В ходе исследования было изучено документационное обеспечение управления государственного автономного учреждения дополнительного образования «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий», который начал свою деятельность в 1955 году как областная экскурсионно-туристская станция. Сегодня ГАУДО БОЦДЮТиЭ - центр координации и развития туристско-краеведческой деятельности всей Белгородской области.
ГАУДО БОЦДЮТиЭ занимается организационно-методической работой по развитию детского туризма в образовательных организациях Белгородской области, проводит туристско-краеведческие и спортивные мероприятия регионального уровня, обеспечивает участие детей в туристско- краеведческих, спортивных мероприятиях федерального и международного уровня.
Структура учреждения очень простая, линейная. Основные управленческие функции осуществляет директор. Часть функций делегировано заместителям, но все решения должны быть обязательно согласованы с единоличным исполнительным органом, даже в случае нетрудоспособности, нахождения в командировке или отпуске.
ГАУДО БОЦДЮТиЭ занимает лидирующее положение среди учреждений дополнительного образования туристско-краеведческой направленности, во многом благодаря проектной деятельности, профессиональному коллективу, хорошей материальной базе, грамотной системе подготовки воспитанников, которые регулярно становятся победителями и призерами всероссийских, международных соревнований, олимпиад и конкурсов.
В ходе исследования были изучены управленческие документы ГАУДО БОЦДЮТиЭ, состав которых отражает компетенцию учреждения, характер связей с другими организациями.
Самая многочисленная группа - распорядительная документация. Причиной тому может быть проводимая директором Центра политика тотального управленческого контроля, когда любое действие сотрудника должно быть прописано в приказе и малейшее отклонение означает нарушение дисциплины. При этом организационная документация в большинстве случаев составлена формально и не отражает специфику учреждения, не учитывает фактическое состояние подсистем, которыми нужно управлять.
Количество приказов по основной деятельности из года в год остается неизменным, а вот количество приказов по личному составу уменьшается. В первую очередь сокращение количества «кадровых» приказов связано с ликвидацией обособленного структурного подразделения, располагавшегося в Шебекинском районе.
Большая часть информационно-справочных документов поступает и отправляется в вышестоящую организацию - департамент образования Белгородской области, что неоднозначно влияет на делопроизводство Центра. Положительным является то, что делопроизводство Центра достаточно четко регламентировано, правила оформления управленческих документов, установленные на государственном уровне, в общем соблюдаются. Однако выявлены отрицательные последствия такого тесного взаимодействия: по примеру Департамента герб Белгородской области печатается на письмах и содержится в оттиске печати Центра, что государственному учреждению дополнительного образования не разрешено Законом. Локальные нормативные документы составлены наспех и регламентируют деятельность формально. Не внося изменения, использовать их в качестве инструмента управления не представляется возможным.
Кроме того, количество регистрируемых входящих документов в соотношении с количеством исходящих свидетельствует о высокой исполнительской дисциплине, так как регистрируются не все входящие документы, а только наиболее важные. Нерегистрируемые входящие документы не остаются без ответа. Исполнители не дожидаясь резолюции директора готовят ответный документ.
В ходе исследования установлено, что помещения для архива нет. Штатного работника архива ГАУДО БОЦДЮТиЭ не имеет. Приказом директора назначено лицо, ответственное за ведение архива - специалист по кадрам. Документы оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. Документы постоянного срока хранения и по личному составу, находящиеся на хранении в учреждении упорядочены по 2004 год включительно, составлены описи и утверждены экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Белгородской области. Имеется номенклатура дел на 2016 год, положения об архиве и постоянно действующей экспертной комиссии Центра.
По итогам обследования специалистом главного отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ОГКУ «Государственный архив Белгородской области» были сформулированы рекомендации, в соответствии с которыми необходимо переработать действующую инструкцию по делопроизводству:
- регламентировать порядок организации текущего и архивного хранения дел с учетом требований архивного законодательства, включая электронные документы;
- описать в локальном нормативном акте имеющийся опыт по формированию и оформлению дел, составлению описей и их согласованию с экспертно-проверочной комиссией, а также организации передачи дел в Государственный архив Белгородской области.
Обязанности по архивному хранению документов ГАУДО БОЦДЮТиЭ фактически выполняются специалистом по кадрам, но в должностной инструкции не закреплены.
Специалист по кадрам ГАУДО БОЦДЮТиЭ фактически выполняет две обобщенные трудовые функции:
1. Документационное обеспечение работы с персоналом.
2. Документационное обеспечение деятельности директора.
В трудовом договоре между ГАУДО БОЦДЮТиЭ и специалистом по кадрам обозначена только первая трудовая функция. Здесь же есть ссылка на то, что работник обязан исполнять требования должностной инструкции.
Документированный перечень обязанностей специалиста по кадрам не соответствует фактически выполняемой работе.
Переработанная в рамках исследования должностная инструкция способствует эффективной организации труда специалиста по кадрам ГАУДО БОЦДЮТиЭ, позволяет привести оплату труда по указанной должности в соответствие с фактически выполняемым перечнем и объемом работ, тем самым устраняет демотивирующие факторы. Кроме того, переработанный документ содержит необходимые реквизиты для предания ему юридической силы.
Переработанная по результатам исследования инструкция по делопроизводству позволяет организовать делопроизводство с учетом рекомендаций специалиста главного отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ОГКУ «Государственный архив Белгородской области» на качественно новом уровне, отражает полезный опыт конкретного сотрудника в части организации работы с документами, а значит, сохраняет его и обеспечивает преемственность знаний.
Таким образом, можно утверждать, что документационное обеспечение управления в каждом российском учреждении дополнительного образования детей уникально. Правила документирования, работы с документами, организации хранения документов, сложившиеся в данном конкретном учреждении могут быть не эффективными в неизменном виде для другого образовательного учреждения.
