Тема: ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ООО «ТИТУЛ»

Эффективная деятельность сотрудников любого предприятия зависит
от правильно организованной работы с документами. Система документационного управления в условиях глобальной информатизации нуждается – в
постоянном совершенствовании. Сегодня очень важно построить эффективное управление документами, не меняя в целом стратегии деятельности
предприятия. Гибкость и устойчивость – основные критериинынешнего времени, и только в соответствии с ними – можно развивать успешно управление организацией.
Степень изученности темы. Основной проблемой современной коммерческой организации является недостаточное внимание к документационному обеспечению управления. Нынешние руководители слабо ориентируются в вопросах правильного оформления документации в своих организациях, и не всегда выделяют в отдельное структурное подразделение службу делопроизводства или вводят должность делопроизводителя – хотя к настоящему времени теоретическим и практическим отечественным документоведением накоплен значительный объем знаний, отраженный в учебных и методических пособиях, в сборниках статей.
В российском документоведении представлена обширная область знаний, отражающая основные исторические, прикладные и теоретические проблемы в области делопроизводства и оформления документов.
Вопросы подготовки и издания организационно-правовых документов,
а так же перечень нормативно – методической базы хорошо представлен в
работах В.И. Андреевой1, Т.В.Кузнецовой2, А.В. Непогода и П.А. Семченко
«Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации»3. В книге Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (организация и
технологии документационного обеспечения управления)»4, хорошо освещены вопросы современной регламентации делопроизводства, оформление и
1 Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение. – М., 2010. – 296 с.
2 Кузнецова Т.В. Делопроизводство. – М.,2003. – 396 с.
3
Непогода А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации/А.В.Непогода, П.А.Семченко. – М.,2008. – 506 с.
4
Кузнецова Т.В. Делопроизводство. – М.,2001. – 359 с.составления управленческих документов. Для обоснования правил составления и правильного оформления управленческой документации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 нами использована работа Е.А. Лопатникова «Делопроизводство: образцы документов с комментариями»5.
Работа В.И. Андреевой6, описывает деятельность делопроизводителя в
современной организации и на предприятии и содержит сведения, необходимые руководителям, менеджерам, бухгалтерам.
Множество трудов, учебных пособий, журналов, статей, посвящено организации делопроизводства, правилам создания и оформления документов,
например, работы таких авторов как Исаченкова А.И.7, Шишкин Д.А.8, Ларин
М.В.9
Изучив теоретическую основу исследования, приходим к выводу, что
на сегодняшний день в литературе сфера делопроизводства на предприятии
достаточно хорошо изучена, однако ощущается недостаток исследования в
сфере документационного обеспечения управления коммерческой организации.
Объект исследования – общество с ограниченной ответственностью
«Титул».
Предмет исследования – организация делопроизводства в обществе с
ограниченной ответственностью «Титул».
Целью исследования является анализ работы с документами на предприятии, а так же определение основных направлений совершенствования
делопроизводства.
Исходя из цели исследования нами поставлены следующие задачи:
- изучить историю общества;
5 Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. – М.,2005.
– 288 с.
6 Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие. – М.,2008. – 286 с.
7 Исаченкова А.И. Журнальные издания по документоведению и ДОУ и их использование
в образовательном процессе//Делопроизводство. – М.,2007. - №1. – С. 52 – 57.
8 Шишкин Д.А. Деловой документ. – М., 2007. - № 4.– С. 19 – 20.
9
Ларин М.В. Актуальные проблемы современного документоведения. – М.,2014. – 139 с.- рассмотреть функции, задачи и структуру общества;
- описать видовой состав документов, рассмотреть правила оформление
документов;
- определить состав и объем документооборота за последние три года;
- рассмотреть первичную обработку документов и процесс приема документов;
- рассмотреть процесс регистрации документов;
- изучить организацию контроля исполнения документов;
- рассмотреть порядок хранения документов;
- изучить процесс подготовки к сдаче документов в архив;
- разработать предложения по совершенствованию делопроизводства.
Анализ источников. Основными источниками данной работы являются законодательные и нормативные акты, регулирующие организацию современного документационного обеспечения управления. К таким источникам относятся: Конституция Российской Федерации10, которая описывает
важные юридические нормы; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»11, отражает вопросы организации правильного хранения
документов; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»12, устанавливает порядок документирования
информации, категорию информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации; Федеральный закон «О персональных данных»
описывает отношения13, связанные с обработкой персональных данных.
10
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием от
12.12.1993)(с учетом поправок, внесенных законами РФ о поправках к конституции РФ от
30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ). – Доступ из справ. – правовой системы
«Консультант Плюс».
11
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». – Доступ из справ. – правовой системы «Консультант Плюс».
12
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. от 10.01.2016). – Доступ из справ. – правовой
системы «Консультант Плюс».
13 Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (с изм. от
01.09.2015). – Доступ из справ. – правовой системы «Консультант Плюс».Также вопросы документирования управленческой деятельности отражены в государственных стандартах:
1. ГОСТ Р 7.0.8.- 2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения»14.
2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации.
Требования к оформлению документов»15.
3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»16.
Методологическая основа исследования. В ходе анализа состояния
делопроизводства в ООО «Титул», а также при разработке рекомендаций по
совершенствованию документационного обеспечения управления, использовался метод опроса работников данной организации. При помощи графических методов исследования были проанализированы процесс движения и
объем документопотоков. Методы сравнения помогли при анализе объемов
документооборота за определенный промежуток деятельности предприятия.
Методы классификации применялись при построении единой системы документов в ООО «Титул». Метод изучения документов использовался при
определении видового состава документов. Метод наблюдения применялся в
процессе изучения движения документов и при выявлении стадий, проходимых документов в процессе документооборота. Общенаучные методы синтеза и обобщения использовались в процессе изучения нормативно-методической базы по документоведению.
Купить

От правильно организованной делопроизводственной работы в обществе зависит очень многое, оперативность принятия управленческих решений, эффективная деятельность персонала. Большую роль в деятельности
ООО «Титул» имеет организация работа с документами.
Основная цель общества – удовлетворение общественных потребностей, путем извлечение своей прибыли, при этом, не потеряв «своего лица».
Основные направления общества, его цели, задачи и функции, определены уставом. Большую значимость для исследования, получили итоги изучения деятельности старшего бухгалтера, поскольку именно на нее, возложена ответственность за организацию делопроизводства в обществе. Основные
обязанности старшего бухгалтера прописаны в должностной инструкции. Не
смотря на это, данная должностная инструкция не соответствовала новым
нормативным требованиям, не отражала основные вопросы, затрагиваемые
квалификационные требования старшего бухгалтера как работника и специалиста. Улучшенная и переработанная должностная инструкция старшего
бухгалтера, в дальнейшем поможет наладить рабочий процесс как старшему
бухгалтеру, так и делопроизводителю.
Проанализировав документный состав, мы увидели, что в ООО «Титул» применяются различные виды документов, основную группу которых
составляют: организационная документация, распорядительная документация, информационно – справочная документация. В изучении данной темы
были рассмотрены не все виды документации. Очень многие документы, касающиеся например кадровых вопросов или приказов, были опущены, хотя и
играют огромную роль в современном документировании, но имеют свою
специфику оформления.
Документы в обществе хранятся в соответствии с нормативно – методическими требованиями, в специально – отведенном под архив помещении.
Ответственным за архив назначен старший бухгалтер.Изучив объем документооборота, приходим к выводу, что количество
документов поступающих в общество, постепенно увеличивается, а это говорит о том, что вопрос о правильном оформлении документов на сегодняшний
день только возрастает. Основные требования к оформлению документов
прописаны в ГОСТ Р 6.30 – 2003 и в инструкции по делопроизводству, которой в ООО «Титул» нет.
Проведя исследование, видно, что организация делопроизводства в
обществе построена не эффективно, из – за отсутствия локальных нормативно – методических документов.
В связи с этим, разработанная инструкция по делопроизводству и переработанная должностная инструкция старшего бухгалтера, помогут улучшить дальнейшую работу в обществе с ограниченной ответственностью
«Титул».
Купить