ВВЕДЕНИЕ 3
1. АНАЛИЗ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЗАО «КМАрудоремонт» 10
1.1 Характеристика ЗАО «КМАрудоремонт» 10
1.2 Виды управленческих документов, правила оформления 16
1.3 Организация делопроизводства в ЗАО «КМАрудоремонт» 44
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЛОПРОИЗ-ВОДСТВА В ЗАО «КМАрудоремонт» 60
2.1 Переработка должностной инструкции секретаря 60
2.2 Разработка инструкции по делопроизводству 63
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 69
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 72
ПРИЛОЖЕНИЯ
Актуальность исследования. Организация работы с документами является важной частью управленческих процессов и принятия решений на предприятии. Успех управленческой деятельности зависит от того, на каком уровне ведется документация. Управление документацией становится одним из решающих факторов конкурентоспособности предприятий и означает особую организацию работы с документами, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованная работа с управленческими документами сокращает время, которое необходимо для поиска информации, повышая точность и своевременность предоставления информации, устраняя ее излишества.
Следует обратить внимание на рационализацию делопроизводства на предприятии, так как недочеты в организации этой работы могут привезти к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. Совершенствование системы делопроизводства помогает достичь более быстрого движения и исполнения служебных документов.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной разработкой эффективной организации делопроизводства на предприятиях. Решение проблемы документационного обеспечения управления в современных условиях обеспечит целенаправленное формирование информационных ресурсов предприятия, сделает его функционирование более эффективным, а также позволит с наименьшими затратами времени, труда и средств открыть доступ потребителей к информационным ресурсам.
Степень изученности темы. В настоящее время существует множество работ по делопроизводству, которые отражены в различных методических и учебных пособиях, сборниках статей.
К отечественным авторам, чьи работы посвящены изучению делопроизводства, относятся М.Ю. Рогожин, М.В. Кирсанова, Л.В. Санкина. В работах названных авторов дана характеристика современных законодательных и нормативных правовых актов работы с документами управления, освещаются важнейшие способы документирования информации, детально освящены вопросы по составлению и оформлению документов, ведению делопроизводства на предприятии. На всех этапах работы с документами большое значение уделяется технологии и организации работы.
Следует выделить работы О.П. Сологуб, которые представляют четкую систему практических заданий и теоретических сведений о том, как следует составлять, редактировать и в последующем работать с документами.
Работы Г.Ю. Касьянова и И.Н. Кузнецова в полной мере отражают вопросы теории и практики современного делопроизводства, описывают общие правила работы с документами, основные термины и понятия, оформление и ведение внутренних и внешних документов, также особое внимание уделено правилам оформления служебной документации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30.-2003, рассматриваются разнообразные аспекты секретарской деятельности, которые вызывают главные трудности.
Вопросы, связанные с организацией хранения, комплектованием, учетом, использованием архивных документов, созданием справочно-поисковых средств к архивным документам подробно рассмотрены в современной работе Е.М. Буровой, Л.П. Афанасьевой, Е.В. Алексеевой.
Более полное представление о системе ведения документации управленческой деятельности и организации работы с документами, основываясь на современных информационных технологиях, рассмотрены М.И. Басаковым.
Рассматривая более детально вопросы документационного обеспечения управлением, были использованы журналы «Делопроизводство», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Секретарское дело», «Секретарь-референт». Статья В.Ф. Янковой знакомит с основными текстовыми моделями, в соответствии с которыми составляются тексты разных видов документов.
В статьях С.Л. Кузнецова, Н.П. Кондаковой, М.П. Бобылевой, представлены примеры новых организационно-технологических форм документооборота, развития новых форм управленческого документооборота, особенности современной информационной революции, применение и внедрение систем электронного документооборота и делопроизводства.
Объект исследования - документационное обеспечение управления в организации.
Предметом исследования являются особенности организации работы с управленческими документами в ЗАО «КМАрудоремонт».
Целью исследования является рассмотрение организации делопроизводства в ЗАО «КМАрудоремонт» и определение основных направлений его совершенствования.
Для осуществления поставленной цели нужно решить следующие задачи:
1) изучить историю, основные направления деятельности, определить организационно-правовой статус и нормативно-правовую регламентацию ЗАО «КМАрудоремонт»;
2) провести анализ структуры общества и установить роль секретаря руководителя в организации делопроизводства в обществе;
3) провести анализ оформления управленческих документов в обществе;
4) изучить организацию документооборота в обществе;
5) дать характеристику оперативного и архивного хранения документов общества;
6) внести предложения по совершенствованию организации работы с документами в ЗАО «КМАрудоремонт».
Источниковая база. Основу источниковой базы составили законодательные акты и федеральные законы Российской Федерации, нормативно - методические документы в сфере делопроизводства, а также локальные акты общества.
ФЗ «Об акционерных обществах» закрепляет основные положения об акционерном обществе, порядок его образования, реорганизации и ликвидации, так же права и обязанности акционеров, формирование уставного капитала, а дополняет его Гражданский кодекс РФ .
ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите ин- формации» регулирует требования к распространению, предоставлению информации, ее защите, применение информационных технологий при документировании информации. ФЗ «О коммерческой тайне» регламентирует использование, передачу и охрану сведений конфиденциального характера, составляющих коммерческую тайну.
В ФЗ «Об архивном деле в РФ» отражены основы формирования, организации хранения, учета, использования архивных документов.
Разрабатывая инструкцию по документационному обеспечению управления руководствовались прежде всего ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», ФЗ «О коммерческой тайне», ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов», ГОСТ ИСО 15489-2007 «Управление документами. Общие требования», ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»», общероссийским классификатором управленческой документации, Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Постановлением правительства Российской Федерации «Об утверждении форм требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей». При переработке должностной инструкции секретаря руководителя руководствовались Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, содержащим квалификационные характеристики различных должностей .
Важную часть источников составляют нормативно-методические документы, государственные стандарты и перечни документов. ГОСТ Р 7.08¬2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» регулируют основные определения в области делопроизводства и архивного дела, процессы управления документами различных форм собственности.
Состав и требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительного документа, а также виды бланков и схемы расположения реквизитов на них определяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. унифицированная система организационно-распорядительной документации. требования к оформлению документов» .
Неопубликованными источниками, которые использовались при написании выпускной квалификационной работы, являются локальные нормативные акты общества: должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурных подразделениях.
При написании выпускной квалификационной работы были использованы методы научного исследования такие, как наблюдение, анализ управленческих документов общества, графический и статистический метод.
Научная и практическая значимость. Научная значимость выпускной квалификационной работы заключается в том, что материалы научного исследования могут быть использованы в рамках учебного процесса, а разработанные локальные документы могут применяться как методическая основа для разработки документов в подобных обществах. Разработанные локальные документы будут внедрены в ЗАО «КМАрудоремонт» в целях совершенствования организации работы с документами, что и обуславливает их практическую значимость.
Структура выпускной квалификационной работы состоит из введения, двух глав, заключения, библиографического списка и приложений.
Во введении обосновывается актуальность работы, степень изученности темы, объект, предмет, цель и задачи исследования, источниковая база, методы научного исследования и практическая значимость выпускной квалификационной работы.
В первой главе описывается история ЗАО «КМАрудоремонт» и основные направления ее деятельности, рассматривается организационная структура общества, выявлены основные управленческие документы, создаваемые обществом, организация документооборота и хранение документов.
Вторая глава содержит основные направления совершенствования работы с управленческими документами в обществе, перерабатывается должностная инструкция секретаря руководителя, вносятся основные предложения по разработке инструкции по делопроизводству.
В заключении приводятся результаты о проделанной работе и основные выводы. В приложении представлены проекты локальных нормативных правовых актов: проект должностной инструкции секретаря руководителя и инструкции по документационному обеспечению организации.
Повышение уровня организации и эффективности управленческого труда зачастую зависит от целесообразности поставленного делопроизводства в организациях различных форм собственности.
ЗАО «КМАрудоремонт» является крупным промышленным предприятием Белгородской области, производящим запасные части для оборудования горнодобывающей, металлургической и цементной промышленности. Нормативно-правовую основу деятельности общества составляют: Конституция РФ, Трудовой кодекс, Гражданский кодекс, ФЗ «Об акционерных обществах», ФЗ «О коммерческой тайте», ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Устав Общества, Положение об обществе.
Организационная структура общества представлена линейной системой управления преимуществами которой являются: отлаженная система взаимных связей подразделений; быстрая реакция исполнителей на указания руководства; согласованность действий исполнителей и оперативность в принятии решений; простота организационных форм и четкость взаимосвязей; минимальные издержки производства и минимальная себестоимость выпускаемой на рынок продукции.
Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения новейших технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка ра-боты с документами в подразделениях ЗАО «КМАрудоремонт» осуществляются секретарем руководителя.
Документационное обеспечение организации имеет свою индивидуальность, что с вязано с особым порядком организации делопроизводства. Документационное обеспечение организации включает в себя фиксацию, передачу информации, ее хранение.
В деятельности ЗАО «КМАрудоремонт» сформировался комплекс документов, которые взаимосвязаны между собой. Организационно-правовые документы являясь правовой основой общества и содержащие положения, образованные на нормах гражданского и административного права (обязательные для исполнения), нужны для того, чтобы создать организацию, определить ее структуру и подчиненность в ней, определить состав работни-ков по должностям и штатную численность, осуществить организацию труда и распределить обязанности между работниками, определить функции структурных подразделений, определить порядок реорганизации и ликвидации общества. Распорядительные документы - это документы, в которых закрепляются решения административных и организационных вопросов деятельности общества в целом. Данными видами документов регулируется деятельность, разрешающая органу управления обеспечивать осуществление поставленных задач. Так же в обществе создается значительное количество ин-формационно-справочных документов, которые хранят информацию о фактическом положении дел, что служит основой для принятия решений и издания распорядительной документации, так же для обмена информацией между структурными подразделениями и другими организациями. Эти документы несут вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации, не являясь обязательными к реализации. Информация, содержащаяся в таких документах, может как побуждать к действию, так и принята к сведению. Все созданные документы соответствуют требованиям оформления управленческой документации.
Исходя из данных об объеме документооборота общества, следует сделать вывод, что в 2015 году по сравнению с 2013 годом, объем документооборота увеличился на 1400 единиц, что связано с преуспевающей деятельностью общества, расширением ее сферы деятельности, созданием новых проектов в производстве.
В ходе анализа документационного обеспечения управления в ЗАО «КМАрудоремонт» были выявлены нарушения в оформлении должностной инструкции секретаря руководителя, для устранения которых был переработан данный документ и составлен проект должностной инструкции с учетом всех поправок и изменений в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Государственной Системой Документационного Обеспечения Управления, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, Рекомендациями по разработке нормативных документов по документационному обеспечению организации (ВНИИДАД), а также локальными нормативными акты общества.
Для усовершенствования процесса документирования и составления управленческой документации была разработана инструкция по документационному обеспечению управления в соответствии с ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», ФЗ «Об акционерных обществах» в Российской Федерации, ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», ФЗ «О коммерческой тайне», ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов», ГОСТ ИСО 15489-2007 «Управление документами. Общие требования», ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Тер-мины и определения», Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, общероссийским классификатором управленческой документации, Постановлением правительства Российской Федерации «Об утверждении форм т требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей».
Устранения нарушений в системе делопроизводства организации позволит правильно использовать ресурсы общества, повысить работоспособность сотрудников, обеспечить эффективное функционирование.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
