Совершенствование внутреннего контроля в торговых организациях

Внутренний контроль - это комплекс мероприятий, осуществляемых уполномоченным лицом или группой лиц, по инициативе руководителя (с целью предупреждения возможных угроз).
Исходя из определения, внутренний контроль в первую очередь направлен на выявление недостатков и их устранение для того, чтобы избежать последствий при проверке различными органами, включая государственные.
Кроме всего прочего, внутренний контроль осуществляет регулирующую функцию. Надежная и продуманная система контроля деятельности сотрудников предприятия исключает возможность совершения противоправных действий.
Как известно, преступления совершаются там, где нет порядка. Внутренний контроль призван обеспечить порядок и органичность действий, выполняемых каждым сотрудником компании.
Внутренний контроль выстраивает сотрудников компании в определенную иерархию, которая подразумевает взаимное наблюдение за соблюдением должностных обязанностей.
Внутренний аудит, как правило, проводится по инициативе собственников компании, инвесторов, в ряде случаев - управленческих структур, ответственных за распоряжение ключевыми хозяйственными ресурсами предприятия.
Понятие аудита в странах, имеющих большой опыт экономического развития в условиях рынка, существует достаточно давно. Появление контроля соответствующего типа эксперты связывают главным образом с эволюционными изменениями в структуре национальных экономик.
Необходимость внедрения полноценной системы внутреннего контроля в ООО «Директ Импорт» продиктована его перспективами развития и выхода на международный рынок. С этим связана необходимость предоставления международным инвесторам достоверной финансовой отчетности. Внедрение системы внутрифирменного контроля позволит уменьшить затраты на дорогостоящие аудиторские компании и вести более тщательный контроль на своем предприятии.
В целом руководству предприятия будет полезно более детально, а главное в денежном эквиваленте, понять то, что происходит у него на различных этапах производства, закупки сырья, реализации готовой продукции, принять меры к сокращению затрат. Это позволит выделить дополнительные возможности организации, оценить возможность перераспределения денежных потоков как внутри организации, так и по отношению к поставщикам и покупателям.
Работа службы внутренних аудиторов даст возможность выявить возможные нарушения технологических процессов, злоупотребление служебным положением в корыстных целях, хищения, отпуск сырья и готовой продукции на сторону, неправомерность исчисления затрат отделами организации. Выявление виновных и принятие к ним строжайших мер, позволит нормализовать деятельность предприятия, исключив тем самым излишние затраты в нормальной деятельности, а также сократив затраты на брак и его последующую переработку.
Рынок становится все более конкурентным. И потому частные предприятия стремятся в полной мере соответствовать критериям корректности ведения финансовой и бухгалтерской документации, равно как и положениям регулирующего законодательства.
Этот признак становится одним из конкурентных преимуществ в условиях свободного рынка: инвестор или потенциальный партнер, вероятно, предпочтет иметь дело с фирмой, деятельность которой полностью законна, а финансовая и бухгалтерская политика - максимально прозрачна.
С другой стороны, роль государства в национальных экономиках даже тех стран, где уровень свободы рынка неоспоримо высок, остается значительной.
Согласно Закону от 06.12.2012 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (далее - Закон № 402-ФЗ) организация обязана организовывать и осуществлять
внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, а если её бухгалтерская (финансовая) отчётность подлежит обязательному аудиту, то она обязана организовывать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учёта и составления бухгалтерской (финансовой) отчётности (за исключением случаев, когда её руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учёта на себя).
Закон № 402-ФЗ не описывает, как и в каком объёме должен проводиться внутренний контроль.
Контроль должен быть достаточным для обеспечения достоверности фактов хозяйственной жизни и бухгалтерской (финансовой) отчётности организации.
В процедуры внутреннего контроля в ООО «Директ Импорт» целесообразно включать следующие основные элементы:
1. Определение и документальное закрепление порядка деятельности (действий и взаимоотношений) определенного круга работников организации по поводу планирования, организации, регулирования, контроля, учета и анализа в процессе реализации конкретных финансовых и хозяйственных операций организации;
2. Определение круга первичных документов или других носителей информации, где отражаются данные, свидетельствующие об исполнении соответствующими работниками своих функций и о реализации этапов соответствующих финансовых или хозяйственных операций; определение порядка движения документов или иных носителей информации от момента их возникновения до архивирования;
3. Определение точек контроля для оценки различных аспектов реализации конкретных финансовых или хозяйственных операций и оценки состояния или наличия ресурсов организации; установление контролируемых параметров объектов контроля; установление критических точек контроля, где риск возникновения ошибок, искажений и других нежелательных явлений особенно велик;
4. Выбор типов и методов проведения контроля.
В процессе написания дипломной работы было выявлено, что в ООО «Директ Импорт»:
1. В координации работы внутренних аудиторов с другими подразделениями не проводится внедрение новых информационных технологий. Предприятию, имеющему достаточно устойчивую организационную и финансовую структуру, с резервами роста, налаженными процессами снабжения и сбыта, целесообразно поэтапно переходить на новые качественные программные технологии, в том числе полнофункциональные, реализованные на основе единого информационного пространства. Это позволит повысить производительность контрольной деятельности работников, обеспечить режим управления организацией в реальном масштабе времени, обеспечить эффективное и согласованное взаимодействие между подразделениями, исключающее дублирование информации.
2. Отсутствует автоматизация внутреннего контроля, что в конечном итоге приводит к увеличению трудозатрат на выполнение стандартных операций. Стоит задуматься над тем, чтобы автоматизировать внутренний аудит, а не заполнять распечатанные листы и плодить макулатуру, ведь за ограниченное время проанализировать большой объем информации, сформировать на ее основе выводы и суждения невозможно.
3. Имеются случаи несанкционированного отпуска МПЗ в производство. При правильно организованном производственном цикле отпуск МПЗ со склада в производство не может осуществляться в произвольном количестве только на основании заявки. Необходимо увеличить контроль на участке отпуска материала в производство.
4. Имеют место факты несвоевременного оприходования и списания МПЗ, что ведет к искажению реальных остатков на складе. Необходимо наладить процессы оприходования и списания МПЗ на складе, чтобы исключить перебои производства из-за недостаточного количества материалов.
5. Иногда признаются расходы, не имеющие надлежащее документальное подтверждение. Необходимо усилить контроль за документооборотом и правильностью признания расходов.
6. Допускаемое иногда несвоевременное и неверное отражение курсовых разниц искажает результаты по затратам при закупке материалов. Необходимо проверить или установить, в случае отсутствия, настройки в 1С по автоматическому отражению курса на день оплаты.
Целесообразно проведение предварительной диагностики внутреннего контроля. На основе установочных интервью с руководителями предприятия уточняются границы бизнеса (продуктов); лица и подразделения, ответственные за бизнес-процессы и ключевые функции, текущие и стратегические цели.
Далее определяются направления аудиторского обследования (стратегия организации, технические аспекты управления, линейное управление), круг проблем и стоящих задач, значимые точки проверки.
Проблема формируется как позитивное утверждение, которое должно быть доказано или отвергнуто в ходе выполнения последующих этапов аудита. Проводится подготовка программы процедур управленческого аудита; составляется план-график проведения мероприятий, конкретизируемый и уточняемый в ходе последующих этапов аудита.
Выбираются оптимальные подходы к исследованию, например, использование метода сравнения (в том числе, по вопросам соответствия политики в области управления персоналом и законодательства), внешние авторитетные суждения, статистики и т.п.
В дипломной работе предлагается разработанный нами порядок тестирования оценки неотъемлемого риска и оценки системы учета и внутреннего контроля, в том числе для базовой организации.
Также мы рекомендуем применять во внутреннем аудите разработанные нами примерные формы общего плана и программы внутреннего аудита доходов от обычных видов деятельности, в том числе для базовой организации.
Внутрипроизводственный контроль в последнее время приобретает всё более растущее значение. Его наиболее существенными элементами являются:
- отделение функций по осуществлению реальной коммерческой и финансово-хозяйственной деятельности от функций по ведению бухгалтерского учета;
- разделение функций по ведению бухгалтерского учета; установление ответственности каждого работника предприятия; приказом определяется круг должностных лиц, которые имеют право подписи документов на отпуск материальных ценностей, на расход денежных средств и т.д.; использование бланков строгой отчетности; организация хранения ценностей; надежные средства охраны; внезапные проверки; квалификация персонала.
Для повышения эффективности системы внутреннего контроля в ООО «Директ Импорт» считаем особенно приоритетным:
1. Обеспечение надежной информацией руководства предприятия и принятие наиболее эффективных и своевременных управленческих решений.
Так, например, если уменьшается спрос на продукцию, которую производит предприятие, то необходимо своевременно обеспечивать руководство предприятия информацией о причинах снижения спроса для принятия наиболее эффективных и своевременных управленческих решений, о способах учета предпочтений покупателей и координации деятельности в целях снижения расходов.
2. Обеспечение сохранности активов, документов и регистров предприятия.
Материальные активы на предприятии должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения.
Серьёзной защиты и контроля требуют также документы, к которым относятся договора и контракты, а также регистры бухгалтерского учета.
Так как компьютерные системы постоянно развиваются, необходимо принять должные меры к обеспечению сохранности объемов информации, которая хранится на компьютерных носителях.
3. Обеспечение эффективности хозяйственной деятельности в целях
избежания непроизводительных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов.
Таким образом, цель внутреннего контроля ООО «Директ Импорт» - выявление возможных ошибок со стороны отдельных сотрудников фирмы в аспекте обеспечения соответствия выполняемой работы принятой финансовой стратегии организации.


Купить