Деятельность, касающаяся управления в нашей стране, реализуется непосредственно через документацию, которая в свою очередь есть источник и результат такой деятельности. Работа с документацией имеет тесную связь с главным производственным процессом организации. Важнейший недостаток классического управления документами – отсутствие возможности централизованного отслеживания передвижения документов учреждения в режиме реального времени.
Важнейшим звеном современных реформ становится все более высокие требования к деятельности органов исполнительной власти на федеральном и региональном уровнях.
В зависимости от того, как организовано делопроизводство в учреждении, проявляется оперативность и надежность управленческого аппарата, а также культура управления. Системы документооборота нужны для решения определенных задач, поставленных перед учреждением. Таким образом, документооборот занимает центральное место каждой делопроизводственной системы, поэтому главной задачей любой организации является рациональное ведение документооборота и наличие компетентной делопроизводственной службы.
В российских государственных и муниципальных учреждениях, в целом, в связи с постоянно меняющейся нормативной базой возникают такие проблемы:
 утеря документации;
 невозможность быстро отследить передвижение документов;
 дублирование документации;
 отсутствие своевременного контроля.
Устранение обозначенных проблем даст возможность для более эффективного ведения документооборота, правильно распоряжаться информационными ресурсами учреждений и минимизирует утрату (порчу) документации, что в свою очередь положительно отразится на скорости работы с документами, а вследствие этого произойдет ускорение оказания услуг гражданам.
Над проблемами организации деятельности службы ДОУ в структуре управления работали Варадинов Н.В., Гастев А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А., Витке Н.А., Бызов Л.А., Дрезен Э.К. и др. И соответственно внесли свой немалый вклад в развитие делопроизводства.
Целью данной работы является изучение актуальных проблем организации деятельности службы ДОУ в структуре управления на примере администрации Индустриального района г. Барнаула.
Для решения поставленной цели необходимо рассмотреть ряд сопутствующих задач:
 описать теоретические особенности организации деятельности службы ДОУ в структуре управления;
 проанализировать организацию деятельности службы ДОУ в структуре управления на примере администрации Индустриального района г. Барнаула;
 разработать мероприятия по совершенствованию организации деятельности службы ДОУ в структуре управления в администрации Индустриального района г. Барнаула.
Объектом исследования является служба ДОУ в структуре управления.
Предмет исследования – проблемы организации деятельности службы ДОУ в структуре управления.
Для решения поставленных задач были использованы следующие методы исследования: теоретический анализ научной литературы по документообороту, теорией организации, социологии, управлению персоналом; изучение и обобщение отечественной и зарубежной практики; системный анализ, наблюдение.

Купить

На основе проведенного анализа организации деятельности службы ДОУ в структуре управления Администрации Индустриального района г. Барнаула и выявленных проблем предложен план мероприятий для улучшения документооборота рассматриваемого муниципального учреждения. Внедрение электронного оборота документов в администрации Индустриального района г. Барнаула позволит решить наибольшее количество возникших проблем. Это положительно отразится на документационном обеспечении учреждения в целом и всех его подразделениях в частности.
Организация документооборота в органах власти является важной частью процесса управления и принятия стратегических решений, которая непосредственно влияет на быстроту и качество управления в целом.
Недочетом существовавшего порядка контроля за исполнением документов в Администрации Индустриального района являлось то, что формируемые базы не объединены друг с другом и во всех подразделениях велась своя отдельная база.
До 2017 года секретарь Администрации Индустриального района осуществлял регистрацию документов в программе «LotusDomino», но из-за отсутствия дополнительного обслуживания и обновления данной системы контроль документов производится не в полном объеме. Остальные входящие и исходящие документы проходили через книги регистрации.
В связи с этим возникали проблемы утери, дублирования и невозможность своевременно осуществлять контроль документов. Контроль исполнения документов не соответствовал установленным требованиям, потому что итоги выполнения не отмечались в документе, как это требуется, а отмечались только в базах регистрации. Еще одним недостатком являлось то, что база данных не ведется для контроля, а составляется только в процессе регистрации, в связи с этим происходило дублирование информации.
После внедрения деятельность Администрации Индустриального района системы электронного документооборота улучшилось качество и увеличилась скорость исполнения документов. Кроме того, сократилось количество документов не исполненных в срок, что свидетельствует об эффективности системы электронного документооборота, применяемой в Администрации Индустриального района.
В целях осуществления защиты конфиденциальной информации системы электронного документооборота от несанкционированного доступа, необходимо применение только сертифицированных программных средств защиты информации.
Основными задачами перед Администрацией Индустриального района в рассматриваемой сфере должны являться. Организация и проведение работ по обеспечению информационной безопасности Администрации Индустриального района в соответствии с требованиями законодательства, внесение изменений в документацию по организации защиты персональных данных администрации.
Подготовка к предстоящей проверке состояния защиты информации. Повышение эффективности использования муниципальными служащими современных средств электронного документооборота, за счет использования единой системы электронного документооборота органами местного самоуправления. Обеспечение качества организации рабочего времени муниципальных служащих Администрации Индустриального района за счет модернизации компьютеров и информационных систем, установленных на рабочих местах служащих, внедрение в работу новых автоматизированных систем.

Купить