Тема: Организация электронного документооборота в службе логистики предприятия

В условиях глобализации и расширения границ для товарооборота, а также появления стратегических альянсов и новых технологий развитие логистической деятельности приобретает более широкую значимость. Регулирование размера запасов и работы склада, прогнозирование спроса и сервисное обслуживание превращаются в важнейшие вопросы для формирования стратегии. Расширение списка логистических функций во многом связывается с необходимостью бесперебойного и быстрого потока движения материалов и информации по всей цепи поставок.
Имеющийся невысокий российский уровень развития логистики во многом определяется высокой стоимостью отдельных способов транспортировки, обширной территорией с низким качеством путей сообщения, малой распространенностью нужных знаний в данной профессиональной области, несогласованностью планов производства, продаж и маркетинга. Соответствие мировым стандартам логистики станет возможным в случае комплексного подхода к решению описанных противоречий.
Актуальность работы определяется эффективностью использования инструментов логистики для оптимизации экономических показателей. Обнаружение ошибок в сферах закупки, производства, транспортировки и распределения и их учет при корректировке проводимой политики организации становятся ключевыми преимуществами, что отражается в возрастающем вкладе логистического сектора в увеличение масштабов производства и создание рабочих мест. Для любой современной организации важны возможности современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией.
Когда речь заходит об автоматизации документооборота, то часто в эту сферу попадает множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты. Однако все это не является системой электронного документооборота. А учитывая нынешнее положение в мире, внедрение оптимально подходящей для организации системы документооборота, является чрезвычайно важной задачей.
Отсутствие оптимально структурированного документооборота и отсутствие возможности эффективно отслеживать движение и исполнение документов, приводит к снижению эффективности работы и увеличению ошибок.
Решение проблемы управления документацией, особенно логистической, в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, сократить объем вводимой информации в ручную, что дает выигрыш во времени и обеспечить их эффективное функционирование.
Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, службы логистики и отдельного сотрудника организации. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов.
Целью данной работы является организация системы электронного документооборота в службе логистики ИП Рогова Е.Р.
Для достижения поставленной цели, необходимо решить ряд задач:
- изучить теоретические аспекты электронного документооборота в
логистической системе предприятия ;
- провести анализ системы логистики и системы документооборота ИП Рогова Е.Р.;
- предложить методику организации электронного документооборота в службе логистики ИП Рогова Е.Р.
Объектом исследования данной выпускной квалификационной работы является ИП Рогова Е.Р.
Предметом исследования - система документооборота логистических процессов.
Цель и задачи, поставленные в данной выпускной квалификационной работе, обусловили ее структуру. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.
В первой главе данной работы рассмотрены теоретические аспекты места электронного документооборота в логистической системе предприятия, а именно сущность логистических систем и логистических процессов, понятие и значение документооборота в логистике предприятия, а так же представлена классификация автоматизированных систем документооборота .
Вторая глава посвящена анализу системы логистики ИП Рогова Е.Р.
Здесь представлена краткая характеристика деятельности ИП Рогова Е.Р. и его финансовых результатов, проведен анализ организации и функционирования системы логистики, а так же существующей системы документооборота логистических процессов ИП Рогова Е.Р.
В третьей главе данной работы рассмотрен процесс организация электронного документооборота в службе логистики ИП Рогова Е.Р. - приведено обоснование необходимости внедрения нового программного продукта и оценена эффективность предложенных мероприятий .
Методическую базу исследования составляют методы финансового анализа; методы, приемы и инструменты математической статистики и инвестиционного анализа.
Информационную базу исследования составляют данные отчетности предприятия, внутренняя нормативно-техническая документация, информация из периодической печати, монографии и учебники отечественных и зарубежных специалистов в области логистики.

Купить

На основании анализа теоретических источников можно сделать следующие выводы:
Несмотря на то, что все области логистики имеют свои специфические методы, не следует забывать, что они взаимосвязаны, а общая концепция логистики осуществляет управление сквозным материальным и информационным потоком. Удачное решение логистических задач возможно только при тесном взаимодействии всех участников логистического процесса.
Логистика оперирует многочисленными показателями и характеристиками информационных потоков: номенклатурой передаваемых сообщений, типами данных, документами, массивами данных; интенсивностью и скоростью передачи данных; специальными характеристиками (пропускной способностью информационных каналов, защитой от несанкционированного доступа, помехозащищенностью и др.). Информационные потоки в логистике образуются в виде потоков массивов электронных данных, определенным образом оформленных бумажных документов, а также в виде потоков, состоящих из обоих этих типов квантов информации. Информация, создающаяся, хранящаяся, циркулирующая и используемая в логистической системе, может быть признана полезной, если возможно ее включение в текущие производственно-сбытовые процессы.
При выборе системы электронного документооборота необходимо определить тип и уровень автоматизированных систем, отвечающих требованиям организации, исходя из предложенных классификационных группировок. Скорее всего, это будет гибридная система, так как в условиях российской действительности организациям требуется часто использовать специфические функции в делопроизводстве.
На основании проведенного анализа можно сделать следующие выводы:
Торговая компания ИП Рогова Е.Р. является поставщиком косметических и парфюмерных товаров на территории РТ, представляя интересы ООО «Делайт», дистрибьютора и производителя профессиональной косметики для волос.
Компанией осуществляется поставка товаров в специализированные магазины, услугами которых пользуются более 600 предпринимателей и предприятий в городах Казань, Набережные Челны, Нижнекамск, Альметьевск, Лениногорск, Елабуга, Менделеевск, Заинск, Мензелинск, Азнакаево, Актаныш, Сарманово, Бугульма и других районах РТ.
ИП Рогова Е.Р. является современным, экономически эффективным оптово-розничным торговым предприятием, с хорошей позицией на рынке косметической продукции РТ.
ИП Рогова Е.Р. занимается оптовой торговлей, и главным направлением в его деятельности при реализации товаров является логистический сервис, иными словами, работы, которые связаны с выполнением функций по хранению товаров, их транспортировке, экспедированию. На основании проведенного исследования выявлен ряд недостатков системы логистики ИП Рогова Е.Р. и деятельности в целом.
Логистический сервис в ИП Рогова Е.Р. включает в себя решения по управлению запасами, транспортировке, складированию и тесно связан с коммерческими, маркетинговыми и финансовыми решениями.
Контроль и учет запаса в ИП Рогова Е.Р. осуществляется с помощью информационной системы «1С:Предприятие».
Информационная система учета продукции позволяет отслеживать и фиксировать все продажи и поступления продукции в ИП Рогова Е.Р. Однако этих данных недостаточно для полноценного и корректного учета и контроля запасов.
Подготовке необходимой документации в ИП Рогова Е.Р. уделяется особое внимание, так как это весьма трудоёмкий и ответственный процесс. Розничные сети предъявляют ряд требований к продукции поставщиков. Поэтому важным фактором является наличие всех требуемых документов на продукцию.
Скорость и качество информации, предоставляемые системой управления заказами, оказывают влияние на общие издержки и уровень эффективности всего логистического процесса ИП Рогова Е.Р. Так, медленные и с ошибками коммуникации приводят к потере потребителей и к завышенным затратам на транспортировку, запасы и складирование.
В ИП Рогова Е.Р. реализуются многие логистические функции, однако единого информационного пространства, единого центра сосредоточения логистических цепей не существует. Поэтому направлениями совершенствования ИП Рогова Е.Р. являются мероприятия по внедрению системы электронного документооборота с целью совершенствования процессов логистики.
Для решения выявленных проблем предложено организовать систему электронного документооборота в службе логистики ИП Рогова Е.Р.
В современных условия системы электронного документооборота становится обязательным элементом ИТ - инфраструктуры организации. С их помощью повышается эффективность деятельности предприятий.
При выборе автоматизированной системы необходимо внимательно изучить несколько предложения, имеющиеся на рынке. Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика автоматизированной системы и насколько он соответствует специфике деятельности организации.
На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор СЭД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации логистической деятельности ИП Рогова Е.Р., но обладающие различными программными требованиями.
Изучив наиболее актуальные предложения, сделан вывод, что в ИП Рогова Е.Р. лучше всего внедрить систему Directum, он не уступает двум другим программам, является более технологичным и более привлекательным по цене.
Внедрение СЭД качественно изменит процесс документооборота ИП Рогова Е.Р. и даст следующие преимущества:
- сокращение времени поиска нужных документов за счет сквозного поиска по общекорпоративной базе;
- снижение трудоемкости и повышение эффективности взаимодействия различных подразделений логистики ИП Рогова Е.Р.;
- улучшение системы администрирования и контроля процесса обработки логистической документации;
- уменьшение времени доставки управленческой информации: приказов, распоряжений, поручений;
- снижение рисков потери документов;
- возможность оперативного принятия решений за счет полноты и актуальности предоставляемой информации;
- уменьшение числа бумажных документов в документообороте компании за счёт сканирования всей входящей и исходящей документации;
- повышение безопасности хранения документации за счет введения авторизированного доступа к системе с учетом ролей доступа и прав сотрудника на данную информацию.
За 3 года реализации проекта будут достигнуты следующие показатели:
- Чистый доход - 1575 тыс. руб.;
- Чистый дисконтированный доход - 830 тыс. руб.;
- Индекс рентабельности - 1,39;
- Внутренняя норма доходности - 0,42;
- Дисконтированный срок окупаемости - 2 года.
Согласно вышеперечисленным показателям проект является эффективным и может быть реализован на практике.

Купить