ВНЕДРЕНИЕ ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА НА ПРЕДПРИЯТИИ: ОСНОВНЫЕ АСПЕКТЫ И ОЦЕНКА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Автоматизация - это технология, посредством которой какой-либо процесс выполняются без помощи человека. Автоматизация или автоматическое управление - это использование различных систем управления для действующего оборудования, такого как машины, процессы на заводах, котлах и тепловых печах, включение телефонных сетей, рулевое управление и стабилизация судов, самолетов и других приложений и транспортных средств с минимальным вмешательством человека. Некоторые процессы были полностью автоматизированы, однако человечеству еще далеко до полностью автоматизированного общества.
Автоматизация охватывает разнообразные приложения, начиная от домашнего термостата, управляющего котлом, до огромных баз данных, в которые включены тысячи клиентов и поставщиков, рассортированных по различным критериям. В сложности управления он может варьироваться от простого включения-выключения до многовариантных алгоритмов высокого уровня. Автоматизация окутала множество сфер, в том числе и производственную.
Автоматизация на производстве выступает в различных направлениях. Обусловлено это тем, что бизнес-процессы, проходящие в организации, достигли больших объемов информации, стали трудоемкими и сложными, в связи с чем человек перестал быть компетентен в выполнении этих задач.
На замену человеку в выполнении бизнес-процессов вышли разнообразные автоматизированные системы, обладающие большей производительностью, эффективностью, надежностью, доступностью и более низким содержанием.
В течении написании работы было оценено текущий уровень автоматизации на предприятии ООО "ТИМСОФТ", а так же внедрено новое программное обеспечение, нацеленное на совершенствование выполнение бизнес-процессов в организации.
В ходе оценки автоматизации предприятия было выявлено, что в организации проведена автоматизация поддерживающих бизнес-процессов за счет программного обеспечения - 1С: Предприятие.
Благодаря внедренному обеспечению, организация добилась автоматизации управления складского учета, управления номенклатурой товаров и услуг, управления торговой деятельностью и документооборота в компании, автоматизации расчетов с контрагентами, управления комиссионной торговлей, был автоматизирован расчет себестоимости продукции, процесс управления производством, учета заказов от покупателей, планирования выпуска продукции, автоматизирован контроль исполнения заказов. Также автоматизация позволила без участия человека рассчитывать зарплаты и вести кадровый учет, учет основных средств и проводить расчет автоматизации.
Также, текущий уровень автоматизации позволял предприятию анализировать текущее положение организации за счет текущих результатов финансовой деятельности.
В результате анализа текущей автоматизации организации было выявлено, что множество других процессов также нуждаются в автоматизации:
- управление контактами
- управление взаимодействия с клиентами
- управление потенциальными сделками
- управление заключенными сделками
- хранение базы данных
- планирование
- автоматическая подготовка коммерческих предложений
- генерация отчетности
- анализ и формирование аудитории
После выявления необходимости автоматизации этих бизнес-процессов, организация пришла к выводу, что необходимо внедрить еще одну автоматизированную систему. Исходя из требований для необходимого программного обеспечения, организация для интеграции выбрала CRM - систему.
Внедрение проходило в шесть этапов, где первый этап - анализ бизнес- процессов и выявление необходимых для автоматизации, который был приведен выше.
После выбора необходимой системы наступает второй этап - непосредственное внедрение программного обеспечения - этап подготовки, который заключался в составление тех. задания и выявление инструментов для эффективной работы автоматизированных бизнес-процессов.
После этапа подготовки последовал третий этап - настройка новой системы, подразумевающий адаптацию организации и CRM. На этой стадии внедрения проходил импорт базы данных, были установлены уровни доступа и другие операции.
Четвертый этап состоит в интеграции сайта, Email и IP-телефонии. Интеграция сайта подразумевает под собой создание скрипта для получения заявок с сайта, установлении правила распределения заявок, распознавании источников трафика. Настройка Email и IP - телефонии заключаются в выборе наиболее удобного способа получения заявок и проведения звонков, определении алгоритма их распределения.
Пятый этап - наиболее сложный и важный - обучение сотрудников работе в CRM - системе. Если этот пункт будет выполнен не полностью и какая-то часть сотрудников по причине плохого обучения или собственной не заинтересованности не сможет овладеть системой, то и система не сможет работать эффективно.
Шестой этап - самый долгий - процесс отладки внедренного программного обеспечения. Выявляются проблемы в работе с системой, оценивается корректность аналитических показателей, удобство отчетных форм, составляется справочник для быстрого обучения новых сотрудников и регламент по ее использованию.
После процесса внедрения был проведен анализ деятельности организации после автоматизации.
Анализ показал, что благодаря внедрению CRM системы на предприятии повысились контролируемые показатели работы отдела продаж.
При сокращении сотрудников отдела продаж на 30%, в результате внедрения, увеличился объем продаж на одного сотрудника за счет сокращения временных затрат на операционную деятельность каждого продажника.
Увеличился охват клиентской базы. Если раньше компания могла констатировать только результаты продаж после их проведения (такие как, количество сделок, средний чек клиента, объем продаж), то в результате внедрения программы появилась возможность контролировать конверсию воронки продаж, выявлять причины срыва или отказа клиентов от сделки и т.п. Результат анализа показал, что конверсия воронки продаж увеличилась на 4%.
CRM-система позволила компании вести учет и контроль своей клиентской базы. Теперь она не закреплена за отдельным сотрудником и при увольнении сотрудника не теряется. Вся информация о работе с клиентом стала доступна любому сотруднику в один клик - откуда пришел клиент, каким продуктом интересовался, сколько сделок с ним совершено, по каким причинам отказался от сделки и проч.
Благодаря ежедневному контролю со стороны финансовой службы удалось снизить уровень дебиторской задолженности на 8%, что повлияло на финансовую стабильность предприятия и сокращению кассовых разрывов.
В итоге, анализ внедрения показал, что новое программное обеспечение положительно отразилось на деятельности организации.
Следующим этапом работы был анализ зарубежного опыта внедрения CRM - систем, в таких крупных компаниях, как Apple, McDonalds, Zara, BMW, Amazon, Coca-Cola. Анализ показал, что каждая компания использует систему по-своему, а особенность зависит от стратегии компании, их отношениям к клиенту.
В последней части работы, было рассмотрено программное обеспечение, которое потенциально могло бы быть установлено на предприятие для повышения различных критериев деятельность организации ООО "ТИМСОФТ" в т.ч.: производительность, сокращение издержек, увеличение базы данных и др.
Было выделено две системы, наиболее подходящие для внедрения на предприятие: ERP и HRM - системы.
Первая направлена на управление повседневной деловой деятельностью организации, вторая на взаимодействие с персоналом организации. Все три системы - CRM , ERP, HRM прекрасно взаимодействуют и взаимодополняют друг-друга, что положительно отразилось бы на деятельности организации.
В целом, уровень автоматизации на предприятии вышел на новый уровень, однако осталось еще множество бизнес-процессов в организации, которые нуждаются в замене человеческого труда.


Купить