📄Работа №46168

Тема: Оптимизация документационных процессов в работе отдела кадров (Тульский государственный педагогический университет)

📝
Тип работы Дипломные работы, ВКР
📚
Предмет документоведение
📄
Объем: 72 листов
📅
Год: 2018
👁️
Просмотров: 368
Не подходит эта работа?
Закажите новую по вашим требованиям
Узнать цену на написание
ℹ️ Настоящий учебно-методический информационный материал размещён в ознакомительных и исследовательских целях и представляет собой пример учебного исследования. Не является готовым научным трудом и требует самостоятельной переработки.

📋 Содержание

Выпускная квалификационная работа.
Объект работы - документооборот кадровой службы в администрации города Тулы.
ВВЕДЕНИЕ 3
1. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ОРГАНИЗАЦИИ 6
1.1 Кадровая документация и требования к её оформлению 6
1.2 Хранение кадровой документации и ответственность за нарушение ведения кадровой документации 26
2. ОПТИМИЗАЦИЯ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В АДМИНИСТАЦИИ ГОРОДА ТУЛЫ 44
2.1 Особенности электронного документооборота кадровой службы в администрации города Тулы 44
2.2 Понятие электронной цифровой подписи и применение электронной цифровой подписи в администрации города Тулы 52
2.3 Рекомендации по оптимизации документационных процессов в отделе кадров администрации г. Тулы 60
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 66
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 70

📖 Введение

Вопросам трудовых отношений в настоящее время уделяется большое внимание. Формируется новое трудовое законодательство, усиливаются требования к правильности оформления кадровой документации. Специалисты, занимающиеся составлением кадровых документов, становятся востребованы рынком труда.
Ситуация с документационным обеспечением трудовых отношений меняется, и в настоящее время создание кадровой документации уже невозможно без соблюдения законного регулирования отношений между работодателем и работником, но она весьма далека ещё от совершенства.
Как полагает В.И. Андреев, неуклонно растет осознание значимости, роли и места кадровой документации. Многими организациями правильное ведение кадровой документации рассматривается в качестве серьезного преимущества на рынке труда.
Большинство руководителей понимают, что они несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в организации и становятся заинтересованными в специалистах, имеющих подготовку в кадровом делопроизводстве.
Актуальность работы состоит в необходимости постоянного совершенствования кадровой работы, приведении кадрового делопроизводства к действующему законодательству.
Целью данной дипломной работы является оптимизация кадровой деятельности в администрации города Тулы.
Задачи дипломной работы:
• определить документный состав по кадровой деятельности в отделе кадров администрации города Тулы;
• выявить проблемы и определить пути их решения;
• найти способы оптимизации кадровой деятельности в администрации города Тулы;
• раскрыть вопрос о применении электронной цифровой подписи
• внести предложения по оптимизации для улучшения качества кадровой работы.
Новизна дипломной работы заключается в применение методов безбумажной обработки и обмена документами, что позволяет существенно уменьшить время, затрачиваемое на подготовку документации, обмену, доставки, учета и хранения документов в администрации города Тулы.
Применение электронной цифровой подписи в кадровом делопроизводстве администрации города Тулы, является эффективным средством защиты информации от трансформации, подделки, но позволяющее при этом однозначно определить отправителя сообщения и перенести свойства живой подписи руководителя в область деятельности электронного документооборота.
При помощи электронной цифровой подписи обеспечивается высокая достоверность информации и является действенным способом защиты электронных документов от подделки.
Объект исследования в данной дипломной работе является оптимизация документационных процессов в кадровой работе администрации города Тулы.
Предмет исследования – электронное документирование, как основная составляющая кадрового делопроизводства.
Данная работа содержит: введение, две главы, заключение и список использованной литературы.
Первая глава – Кадровое делопроизводство в организации определяет документный состав кадрового делопроизводства. Выявлены документы, обязательные для каждой организации, прописанные в Трудовом кодексе Российской Федерации, и документы, которые рекомендуется иметь в кадровом делопроизводстве для оптимизации и оперативности работы.
Изучены требования к оформлению кадровой документации. Большое значение имеет хранение кадровой документации. Важность такого рода документов определяет их длительный срок хранения.
Несмотря на тенденцию современного законодательства к отказу от трудовых книжек, им уделено большое внимание, так как переходный период достаточно велик, а значит, соблюдение требований их ведения и хранения является актуальным.
Подчеркивая важность правильного ведения кадровой документации, российским законодательством предусмотрена ответственность за нарушение установленных норм в кадровой деятельности. В работе рассмотрены виды проверок, которые могут быть проведены в организации. Изучены полномочия Федеральной инспекции труда, в компетенцию которой входит контроль за соблюдением трудового законодательства.
Вторая глава – Оптимизация кадровой деятельности администрации города Тулы посвящена выявлению существующих проблем в данной организации по кадровой деятельности, поиску пути их решения, использованию компьютерных технологий для оптимизации работы. Раскрыта тема применения электронной цифровой печати в делопроизводстве администрации города Тулы, приведены примеры регистрации исполнителем проектов документов и подписи их руководителем.
В Заключении определены направления в кадровой деятельности администрации города Тулы по ее оптимизации. Выявлены наиболее эффективные решения проблем с учетом норм российского законодательства.

Возникли сложности?

Нужна качественная помощь преподавателя?

👨‍🎓 Помощь в написании

✅ Заключение

С внедрением системы автоматизации кадрового документооборота происходит повышение качества работы с информацией, появляется возможность выполнения новых работ.
Переход на электронный документооборот в кадровой службе администрации города Тулы проходит постепенно, потому не все документы могут существовать только в электронном виде. Основные требования по трудовому законодательству, правилам оформления, содержания кадровых документов в администрации города Тулы объясняют факт того, что по сей день большая часть их создается в бумажном варианте и формируются в дела по особым правилам.
В настоящее время документы, связанные с созданием кадровых документов, в администрации города Тулы в обязательном порядке происходит оформление в бумажном виде, хотя они составляются с использованием АСЭД «ДЕЛО», т. е. имеются на электронных носителях.
В данной дипломной работе определен документный состав по кадровой деятельности, применяемый в администрации города Тулы. Перечислен состав обязательных документов, используемый в администрации города Тулы, который прописан в Трудовой кодексе РФ и в других нормативно-правовых актах.
Способы оптимизации кадровой деятельности в администрации города Тулы, заключены в применении новых информационных технологий.
Одной из эффективных возможностей оптимизации кадрового делопроизводства является применении электронной цифровой подписи, для улучшения качества работы.
Результатом данного исследования стало внесение изменений в постановление об использовании ЭЦП, в обязательном порядке при согласовании приказов по личному составу.
Цифровая электронная подпись – отличный механизм обеспечения целостности и подтверждения авторства и актуальности любых данных, показанных в электронном виде кадровых документах, созданными сотрудниками отдела кадров.
Использование цифровой подписи в администрации города Туле обеспечивает:
• удостоверение источника документа, созданном в отделе кадров. В независимости от подробностей установления «документа» обязательно подписаны такие поля как: автор, внесённые изменения, отметка о времени образования и т. д.
• защиту от трансформаций кадрового документа. При любом намеренном или сознательном модификации документа (или подписи) изменится хэш, таким образом, подпись станет недействительной.
Автоматизация процессов кадрового делопроизводства в администрации города Тулы приводит к следующим результатам:
• снижение объема, созданных документов на бумажном носители;
• понижение количества сотрудников отдела кадров;
• сокращение времени на создании и поиск документов в случае надобности;
• строго установленный алгоритм регистрации документов, указывающий на исполнителя и сроки исполнения.
• присутствие оперативной информации у руководителя о выполнении данных им поручений;
• прохождение документов нужных периодов (регистрация, рассмотрение, визирование, согласование и исполнение) в установленные сроки;
• повышение исполнительной дисциплины и ответственности;
• рост качества, созданных документов.
Электронная цифровая подпись представляет собой действенное средство по защите информации от изменений, искажений, которое позволяет однозначно при этом идентифицировать того, кто отправляет сообщение и делегировать свойства реальной подписи в документе в электронный документ.
Данная подпись выступает наиболее перспективным вариантом защиты электронных документов от вероятности подделки и дает высокую достоверность сообщению в кадровой службе администрации города Тулы.
Таким образом, задачи, поставленные в нашем исследовании достигнуты, в полном объеме, а именно: определен документный состав по кадровой деятельности в отделе кадров администрации города Тулы. Перечислены характеристики, основные требования к оформлению, сроки хранения.
Выявлены проблемы, которые тормозят оптимизацию кадровой документации и определили пути их решения.
Определены способы оптимизации кадровой деятельности в администрации города Тулы, путем использования ЭЦП.
Раскрыт вопрос о применении электронной цифровой подписи при составлении и согласовании документов, детально описан процесс, как составление документов с использованием ЭЦП в администрации города Тулы.
Применение ЭЦП позволяет значительно сократить время движения документов в процессе обмена документацией. Документы, подписанные ЭЦП, передаются через локальную сеть АСЕД «ДЕЛО» в течение нескольких секунд. Все участники электронного обмена документами в администрации города Тулы получают одинаковые возможности, независимо от их удаленности друг от друга.
Использование ЭЦП в администрации города Тулы позволяет:
• заменить при безбумажном документообороте в кадровой службе традиционные печать и подпись;
• улучшить процедуру подготовки, доставки, учета и хранения документов в администрации города Тулы, гарантировать достоверность документации;
• существенно сократить время движения документов, ускорить и облегчить процесс визирования одного документа несколькими лицами;
• применить одни и те же средства ЭЦП при обмене информацией со всеми структурными подразделениями администрации города Тулы;
• обеспечить целостность – гарантию того, что информация, сохраненная с использованием ЭЦП, существует в ее исходном виде, то есть при ее хранении или передаче не было произведено никаких изменений.
Таким образом, разработаны и внесены предложения по оптимизации для улучшения качества кадровой работы, а именно предложение о внесении изменений в постановление № 246 от 15.01.2016 «Об утверждении Инструкции о делопроизводстве»
Подводя итог исследованию, затрагивающему тему оптимизации кадровой документации в администрации города Тулы, сделан вывод, что использование ЭЦП для согласования приказов по личному составу значительно сократит время подготовки конечного документа.

Нужна своя уникальная работа?
Срочная разработка под ваши требования
Рассчитать стоимость
ИЛИ

📕 Список литературы

1. Трудовой кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс] / Консультант Плюс. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/, свободный. – дата обращения 25.12.2017.
2. Федеральный закон РФ от 27.07. 2006 г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [Электронный ресурс] / Консультант Плюс. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/, свободный. – дата обращения 25.12.2017.
3. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» [Электронный ресурс] / Консультант Плюс. – Режим доступа: http://base.garant.ru/186478/, свободный. – дата обращения 25.12.2017.
4. Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01. 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной и учетной документации по учету труда и его оплаты» // Справочник кадровика. – №1. – 2011.
5. Об архивном деле в РФ № 125-ФЗ от 22.10.2004 [Электронный ресурс] / Консультант Плюс. – Режим доступа: http://base.garant.ru/12137300/, свободный. – дата обращения 25.12.2017.
6. Федеральный закон от 08.08.2001 № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» [Электронный ресурс] / Консультант Плюс. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_32884/, свободный. – дата обращения 25.12.2017.
7. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Электронный ресурс] / Информационно-правовая система Гарант. – Режим доступа: http://base.garant.ru/185891/, свободный. – дата обращения 25.12.2017.
8. «Об электронной подписи» № 63-ФЗ от 06.04.2011. [Электронный ресурс] / Консультант Плюс. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/, свободный. – дата обращения 25.12.2017.
9. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [Электронный ресурс] / Консультант Плюс. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/, свободный. – дата обращения 25.12.2017.
10. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11. 2005 г. № 536 // Справочник кадровика. – № 10. – 2015.
11. Устав муниципального образования город Тула.
12. Текущее делопроизводство отдела кадров папка № 5// Положение об отделе кадров.
13. Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» [Электронный ресурс] / Консультант Плюс. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_104953/, свободный. – дата обращения 25.12.2017.
14. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. [Электронный ресурс] / Консультант Плюс. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/, свободный. – дата обращения 25.12.2017.
15. Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных». [Электронный ресурс] / Консультант Плюс. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/, свободный. – дата обращения 25.12.2017.
16. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе // Справочник кадровика. – 2013. – № 5. – С. 73.
17. Анисимов Л.Н. Персональные данные работника // Справочник кадровика. – 2014. – № 3. – С. 16.
18. Бабынина Л.С. Формы стимулирования персонала // Справочник по управлению персоналом. – 2011. – № 8. – С. 97.
19. Вялова Л.М. Унифицированные формы: оформляем отпуск // Справочник кадровика. – 2012. – № 6. – С. 58.
20. Документы по оформлению трудовых отношений. – М.: Приор, 2002. – 256 с.
21. Кадровик: сборник документов. – М.:, 2012. – вып. 3-й. – 245 с.
22. Килякова Д.А. Как организовать работу службы персонала? // Справочник по управлению персоналом. – 2012. – № 8. – С. 80.
23. Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов // Справочник кадровика. – 2012. – № 2. – С. 55.
24. Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб // Справочник кадровика. – 2013. – № 11. – С. 57.
25. Леванов В.И. Должностные инструкции // Справочник по управлению персоналом. – 2010. – № 1. – С. 27.
26. Майоров И.В. Документационное оформление трудовых отношений // Справочник кадровика. – 2012. – № 8 – С. 59.
27. Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению // Справочник кадровика. – 2013. – № 3. – С. 47.
28. Педченко Л. Предисловие // Справочник кадровика. – 2012. – № 1. – С. 152.
29. Писарева И.В. Оформление пенсии // Пенсия. – 2011. – № 8(59).
30. Самоукина Н.В. Этапы большого пути // Справочник по управлению персоналом. – 2014. – № 12. – С. 57.
31. Яковлев Р.А. Штатное расписание // Справочник кадровика. – 2013. – № 10. – С. 28.

Литература:

32. Андреева В.И.: Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. – М.: Бизнес-школа, 2013. – 67 с.
33. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. – 10-е изд., перераб. и доп. – М.: Управление персоналом, 2013. – 200 с.
34. Андреев С.В. Кадровое делопроизводство: Практическое пособие. – 2-е изд., перераб.и доп. – М.: Альфа-Пресс, 2003. – 352 с.
35. Андропова И.Ю., Андропова Н.Л., Макарова Н.В. Кадровое делопроизводство: Документация: учеб. пособие. – М.: Издательский центр «Академия», 2013. – 64 с.
36. Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот: [практическое пособие: подготовка и оформление документов, особенности составления отдельных документов, документы, содержащие коммерческую тайну, организация работы, систематизация и хранение] / А.Б. Барихин. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Книжный мир, 2008. – 415 с.
37. Барихин А.Б. Делопроизводство: учебник. – М.: Академия, 2012. – 153 с.
38. Басаков М.И. Кадровое делопроизводство: Учеб.-практ. пособие / М.И. Басаков. – Ростов-н/Д.: Феникс, 2012. – 345 с.
39. Бахарев А.Р., Ковалевская О.А. Делопроизводство / учебное пособие. – 6-е изд., стер. – Новосибирск: Издательство Сибирского Университета, 2009. – 430 с.
40. Березина Н.М. Кадровое делопроизводство. – 2-е изд. – СПб.: Питер, 2011. – 224 с.
41. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота). – М.: Управление персоналом, 2014. – 175 с.
42. Варламова Я.Е. Кадровое делопроизводство с нуля / под ред. И.В. Журавлевой. – М.: Профессиональное издательство, 2012. – 224 с.
43. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов // СПб.: Питер, 2013. – 220 с.
44. Кибанов А.Я., Ивановская Л.В. Кадровая политика и стратегия управления персоналом. – М.: Проспект, 2012. – 788 c.
45. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. – М. ИНФРА-М, 2010. – 421 с.
46. Кирсанова М.В. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения. – 2-е изд., стер. – М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2015. – 58 с.
47. Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников. – М.: ИНФРА-М, 2013. – 347 с.
48. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство: (традиц. и автоматизир. технологии) / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. – М.: Интел-синтез АПР, 2015. – 400 с.
49. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2015. – 338 с.
50. Куприянова Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере: составление документов, ведение учета, организация работы. – 2-е изд., доп. – М.: Кудиц-Образ, 2012. – 256 с.
51. Новикова Т. Важность кадрового делопроизводства в сфере деятельности организации / Т. Новикова // Управление человеческим потенциалом. – 2013. – № 2. – С. 42.
52. Пустозерова В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. – М.: Книга-сервис, 2012. – 144 с.
53. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Велби, 2013. – 776 с.
54. Рогожин М.Ю. Управление персоналом. – М.: Альфа-Пресс, 2012. – 520 с.
55. Ротков Л.Ю., Зобнев А.В. Электронная цифровая подпись в электронном документообороте. – учеб. метод. пособие. – Нижний Новгород: Издательство ННГУ, 2006. – 42 с.
56. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – 3-е изд., доп. и перераб. – М.: М ЦФР, 2013. – 569 с.

🛒 Оформить заказ

Работу высылаем в течении 5 минут после оплаты.

©2026 Cервис помощи студентам в выполнении работ