Помощь студентам в учебе
Оптимизация документационных процессов в работе отдела кадров (Тульский государственный педагогический университет)
|
Выпускная квалификационная работа.
Объект работы - документооборот кадровой службы в администрации города Тулы.
ВВЕДЕНИЕ 3
1. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ОРГАНИЗАЦИИ 6
1.1 Кадровая документация и требования к её оформлению 6
1.2 Хранение кадровой документации и ответственность за нарушение ведения кадровой документации 26
2. ОПТИМИЗАЦИЯ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В АДМИНИСТАЦИИ ГОРОДА ТУЛЫ 44
2.1 Особенности электронного документооборота кадровой службы в администрации города Тулы 44
2.2 Понятие электронной цифровой подписи и применение электронной цифровой подписи в администрации города Тулы 52
2.3 Рекомендации по оптимизации документационных процессов в отделе кадров администрации г. Тулы 60
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 66
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 70
Объект работы - документооборот кадровой службы в администрации города Тулы.
ВВЕДЕНИЕ 3
1. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ОРГАНИЗАЦИИ 6
1.1 Кадровая документация и требования к её оформлению 6
1.2 Хранение кадровой документации и ответственность за нарушение ведения кадровой документации 26
2. ОПТИМИЗАЦИЯ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В АДМИНИСТАЦИИ ГОРОДА ТУЛЫ 44
2.1 Особенности электронного документооборота кадровой службы в администрации города Тулы 44
2.2 Понятие электронной цифровой подписи и применение электронной цифровой подписи в администрации города Тулы 52
2.3 Рекомендации по оптимизации документационных процессов в отделе кадров администрации г. Тулы 60
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 66
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 70
Вопросам трудовых отношений в настоящее время уделяется большое внимание. Формируется новое трудовое законодательство, усиливаются требования к правильности оформления кадровой документации. Специалисты, занимающиеся составлением кадровых документов, становятся востребованы рынком труда.
Ситуация с документационным обеспечением трудовых отношений меняется, и в настоящее время создание кадровой документации уже невозможно без соблюдения законного регулирования отношений между работодателем и работником, но она весьма далека ещё от совершенства.
Как полагает В.И. Андреев, неуклонно растет осознание значимости, роли и места кадровой документации. Многими организациями правильное ведение кадровой документации рассматривается в качестве серьезного преимущества на рынке труда.
Большинство руководителей понимают, что они несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в организации и становятся заинтересованными в специалистах, имеющих подготовку в кадровом делопроизводстве.
Актуальность работы состоит в необходимости постоянного совершенствования кадровой работы, приведении кадрового делопроизводства к действующему законодательству.
Целью данной дипломной работы является оптимизация кадровой деятельности в администрации города Тулы.
Задачи дипломной работы:
• определить документный состав по кадровой деятельности в отделе кадров администрации города Тулы;
• выявить проблемы и определить пути их решения;
• найти способы оптимизации кадровой деятельности в администрации города Тулы;
• раскрыть вопрос о применении электронной цифровой подписи
• внести предложения по оптимизации для улучшения качества кадровой работы.
Новизна дипломной работы заключается в применение методов безбумажной обработки и обмена документами, что позволяет существенно уменьшить время, затрачиваемое на подготовку документации, обмену, доставки, учета и хранения документов в администрации города Тулы.
Применение электронной цифровой подписи в кадровом делопроизводстве администрации города Тулы, является эффективным средством защиты информации от трансформации, подделки, но позволяющее при этом однозначно определить отправителя сообщения и перенести свойства живой подписи руководителя в область деятельности электронного документооборота.
При помощи электронной цифровой подписи обеспечивается высокая достоверность информации и является действенным способом защиты электронных документов от подделки.
Объект исследования в данной дипломной работе является оптимизация документационных процессов в кадровой работе администрации города Тулы.
Предмет исследования – электронное документирование, как основная составляющая кадрового делопроизводства.
Данная работа содержит: введение, две главы, заключение и список использованной литературы.
Первая глава – Кадровое делопроизводство в организации определяет документный состав кадрового делопроизводства. Выявлены документы, обязательные для каждой организации, прописанные в Трудовом кодексе Российской Федерации, и документы, которые рекомендуется иметь в кадровом делопроизводстве для оптимизации и оперативности работы.
Изучены требования к оформлению кадровой документации. Большое значение имеет хранение кадровой документации. Важность такого рода документов определяет их длительный срок хранения.
Несмотря на тенденцию современного законодательства к отказу от трудовых книжек, им уделено большое внимание, так как переходный период достаточно велик, а значит, соблюдение требований их ведения и хранения является актуальным.
Подчеркивая важность правильного ведения кадровой документации, российским законодательством предусмотрена ответственность за нарушение установленных норм в кадровой деятельности. В работе рассмотрены виды проверок, которые могут быть проведены в организации. Изучены полномочия Федеральной инспекции труда, в компетенцию которой входит контроль за соблюдением трудового законодательства.
Вторая глава – Оптимизация кадровой деятельности администрации города Тулы посвящена выявлению существующих проблем в данной организации по кадровой деятельности, поиску пути их решения, использованию компьютерных технологий для оптимизации работы. Раскрыта тема применения электронной цифровой печати в делопроизводстве администрации города Тулы, приведены примеры регистрации исполнителем проектов документов и подписи их руководителем.
В Заключении определены направления в кадровой деятельности администрации города Тулы по ее оптимизации. Выявлены наиболее эффективные решения проблем с учетом норм российского законодательства.
Ситуация с документационным обеспечением трудовых отношений меняется, и в настоящее время создание кадровой документации уже невозможно без соблюдения законного регулирования отношений между работодателем и работником, но она весьма далека ещё от совершенства.
Как полагает В.И. Андреев, неуклонно растет осознание значимости, роли и места кадровой документации. Многими организациями правильное ведение кадровой документации рассматривается в качестве серьезного преимущества на рынке труда.
Большинство руководителей понимают, что они несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в организации и становятся заинтересованными в специалистах, имеющих подготовку в кадровом делопроизводстве.
Актуальность работы состоит в необходимости постоянного совершенствования кадровой работы, приведении кадрового делопроизводства к действующему законодательству.
Целью данной дипломной работы является оптимизация кадровой деятельности в администрации города Тулы.
Задачи дипломной работы:
• определить документный состав по кадровой деятельности в отделе кадров администрации города Тулы;
• выявить проблемы и определить пути их решения;
• найти способы оптимизации кадровой деятельности в администрации города Тулы;
• раскрыть вопрос о применении электронной цифровой подписи
• внести предложения по оптимизации для улучшения качества кадровой работы.
Новизна дипломной работы заключается в применение методов безбумажной обработки и обмена документами, что позволяет существенно уменьшить время, затрачиваемое на подготовку документации, обмену, доставки, учета и хранения документов в администрации города Тулы.
Применение электронной цифровой подписи в кадровом делопроизводстве администрации города Тулы, является эффективным средством защиты информации от трансформации, подделки, но позволяющее при этом однозначно определить отправителя сообщения и перенести свойства живой подписи руководителя в область деятельности электронного документооборота.
При помощи электронной цифровой подписи обеспечивается высокая достоверность информации и является действенным способом защиты электронных документов от подделки.
Объект исследования в данной дипломной работе является оптимизация документационных процессов в кадровой работе администрации города Тулы.
Предмет исследования – электронное документирование, как основная составляющая кадрового делопроизводства.
Данная работа содержит: введение, две главы, заключение и список использованной литературы.
Первая глава – Кадровое делопроизводство в организации определяет документный состав кадрового делопроизводства. Выявлены документы, обязательные для каждой организации, прописанные в Трудовом кодексе Российской Федерации, и документы, которые рекомендуется иметь в кадровом делопроизводстве для оптимизации и оперативности работы.
Изучены требования к оформлению кадровой документации. Большое значение имеет хранение кадровой документации. Важность такого рода документов определяет их длительный срок хранения.
Несмотря на тенденцию современного законодательства к отказу от трудовых книжек, им уделено большое внимание, так как переходный период достаточно велик, а значит, соблюдение требований их ведения и хранения является актуальным.
Подчеркивая важность правильного ведения кадровой документации, российским законодательством предусмотрена ответственность за нарушение установленных норм в кадровой деятельности. В работе рассмотрены виды проверок, которые могут быть проведены в организации. Изучены полномочия Федеральной инспекции труда, в компетенцию которой входит контроль за соблюдением трудового законодательства.
Вторая глава – Оптимизация кадровой деятельности администрации города Тулы посвящена выявлению существующих проблем в данной организации по кадровой деятельности, поиску пути их решения, использованию компьютерных технологий для оптимизации работы. Раскрыта тема применения электронной цифровой печати в делопроизводстве администрации города Тулы, приведены примеры регистрации исполнителем проектов документов и подписи их руководителем.
В Заключении определены направления в кадровой деятельности администрации города Тулы по ее оптимизации. Выявлены наиболее эффективные решения проблем с учетом норм российского законодательства.
С внедрением системы автоматизации кадрового документооборота происходит повышение качества работы с информацией, появляется возможность выполнения новых работ.
Переход на электронный документооборот в кадровой службе администрации города Тулы проходит постепенно, потому не все документы могут существовать только в электронном виде. Основные требования по трудовому законодательству, правилам оформления, содержания кадровых документов в администрации города Тулы объясняют факт того, что по сей день большая часть их создается в бумажном варианте и формируются в дела по особым правилам.
В настоящее время документы, связанные с созданием кадровых документов, в администрации города Тулы в обязательном порядке происходит оформление в бумажном виде, хотя они составляются с использованием АСЭД «ДЕЛО», т. е. имеются на электронных носителях.
В данной дипломной работе определен документный состав по кадровой деятельности, применяемый в администрации города Тулы. Перечислен состав обязательных документов, используемый в администрации города Тулы, который прописан в Трудовой кодексе РФ и в других нормативно-правовых актах.
Способы оптимизации кадровой деятельности в администрации города Тулы, заключены в применении новых информационных технологий.
Одной из эффективных возможностей оптимизации кадрового делопроизводства является применении электронной цифровой подписи, для улучшения качества работы.
Результатом данного исследования стало внесение изменений в постановление об использовании ЭЦП, в обязательном порядке при согласовании приказов по личному составу.
Цифровая электронная подпись – отличный механизм обеспечения целостности и подтверждения авторства и актуальности любых данных, показанных в электронном виде кадровых документах, созданными сотрудниками отдела кадров.
Использование цифровой подписи в администрации города Туле обеспечивает:
• удостоверение источника документа, созданном в отделе кадров. В независимости от подробностей установления «документа» обязательно подписаны такие поля как: автор, внесённые изменения, отметка о времени образования и т. д.
• защиту от трансформаций кадрового документа. При любом намеренном или сознательном модификации документа (или подписи) изменится хэш, таким образом, подпись станет недействительной.
Автоматизация процессов кадрового делопроизводства в администрации города Тулы приводит к следующим результатам:
• снижение объема, созданных документов на бумажном носители;
• понижение количества сотрудников отдела кадров;
• сокращение времени на создании и поиск документов в случае надобности;
• строго установленный алгоритм регистрации документов, указывающий на исполнителя и сроки исполнения.
• присутствие оперативной информации у руководителя о выполнении данных им поручений;
• прохождение документов нужных периодов (регистрация, рассмотрение, визирование, согласование и исполнение) в установленные сроки;
• повышение исполнительной дисциплины и ответственности;
• рост качества, созданных документов.
Электронная цифровая подпись представляет собой действенное средство по защите информации от изменений, искажений, которое позволяет однозначно при этом идентифицировать того, кто отправляет сообщение и делегировать свойства реальной подписи в документе в электронный документ.
Данная подпись выступает наиболее перспективным вариантом защиты электронных документов от вероятности подделки и дает высокую достоверность сообщению в кадровой службе администрации города Тулы.
Таким образом, задачи, поставленные в нашем исследовании достигнуты, в полном объеме, а именно: определен документный состав по кадровой деятельности в отделе кадров администрации города Тулы. Перечислены характеристики, основные требования к оформлению, сроки хранения.
Выявлены проблемы, которые тормозят оптимизацию кадровой документации и определили пути их решения.
Определены способы оптимизации кадровой деятельности в администрации города Тулы, путем использования ЭЦП.
Раскрыт вопрос о применении электронной цифровой подписи при составлении и согласовании документов, детально описан процесс, как составление документов с использованием ЭЦП в администрации города Тулы.
Применение ЭЦП позволяет значительно сократить время движения документов в процессе обмена документацией. Документы, подписанные ЭЦП, передаются через локальную сеть АСЕД «ДЕЛО» в течение нескольких секунд. Все участники электронного обмена документами в администрации города Тулы получают одинаковые возможности, независимо от их удаленности друг от друга.
Использование ЭЦП в администрации города Тулы позволяет:
• заменить при безбумажном документообороте в кадровой службе традиционные печать и подпись;
• улучшить процедуру подготовки, доставки, учета и хранения документов в администрации города Тулы, гарантировать достоверность документации;
• существенно сократить время движения документов, ускорить и облегчить процесс визирования одного документа несколькими лицами;
• применить одни и те же средства ЭЦП при обмене информацией со всеми структурными подразделениями администрации города Тулы;
• обеспечить целостность – гарантию того, что информация, сохраненная с использованием ЭЦП, существует в ее исходном виде, то есть при ее хранении или передаче не было произведено никаких изменений.
Таким образом, разработаны и внесены предложения по оптимизации для улучшения качества кадровой работы, а именно предложение о внесении изменений в постановление № 246 от 15.01.2016 «Об утверждении Инструкции о делопроизводстве»
Подводя итог исследованию, затрагивающему тему оптимизации кадровой документации в администрации города Тулы, сделан вывод, что использование ЭЦП для согласования приказов по личному составу значительно сократит время подготовки конечного документа.
Переход на электронный документооборот в кадровой службе администрации города Тулы проходит постепенно, потому не все документы могут существовать только в электронном виде. Основные требования по трудовому законодательству, правилам оформления, содержания кадровых документов в администрации города Тулы объясняют факт того, что по сей день большая часть их создается в бумажном варианте и формируются в дела по особым правилам.
В настоящее время документы, связанные с созданием кадровых документов, в администрации города Тулы в обязательном порядке происходит оформление в бумажном виде, хотя они составляются с использованием АСЭД «ДЕЛО», т. е. имеются на электронных носителях.
В данной дипломной работе определен документный состав по кадровой деятельности, применяемый в администрации города Тулы. Перечислен состав обязательных документов, используемый в администрации города Тулы, который прописан в Трудовой кодексе РФ и в других нормативно-правовых актах.
Способы оптимизации кадровой деятельности в администрации города Тулы, заключены в применении новых информационных технологий.
Одной из эффективных возможностей оптимизации кадрового делопроизводства является применении электронной цифровой подписи, для улучшения качества работы.
Результатом данного исследования стало внесение изменений в постановление об использовании ЭЦП, в обязательном порядке при согласовании приказов по личному составу.
Цифровая электронная подпись – отличный механизм обеспечения целостности и подтверждения авторства и актуальности любых данных, показанных в электронном виде кадровых документах, созданными сотрудниками отдела кадров.
Использование цифровой подписи в администрации города Туле обеспечивает:
• удостоверение источника документа, созданном в отделе кадров. В независимости от подробностей установления «документа» обязательно подписаны такие поля как: автор, внесённые изменения, отметка о времени образования и т. д.
• защиту от трансформаций кадрового документа. При любом намеренном или сознательном модификации документа (или подписи) изменится хэш, таким образом, подпись станет недействительной.
Автоматизация процессов кадрового делопроизводства в администрации города Тулы приводит к следующим результатам:
• снижение объема, созданных документов на бумажном носители;
• понижение количества сотрудников отдела кадров;
• сокращение времени на создании и поиск документов в случае надобности;
• строго установленный алгоритм регистрации документов, указывающий на исполнителя и сроки исполнения.
• присутствие оперативной информации у руководителя о выполнении данных им поручений;
• прохождение документов нужных периодов (регистрация, рассмотрение, визирование, согласование и исполнение) в установленные сроки;
• повышение исполнительной дисциплины и ответственности;
• рост качества, созданных документов.
Электронная цифровая подпись представляет собой действенное средство по защите информации от изменений, искажений, которое позволяет однозначно при этом идентифицировать того, кто отправляет сообщение и делегировать свойства реальной подписи в документе в электронный документ.
Данная подпись выступает наиболее перспективным вариантом защиты электронных документов от вероятности подделки и дает высокую достоверность сообщению в кадровой службе администрации города Тулы.
Таким образом, задачи, поставленные в нашем исследовании достигнуты, в полном объеме, а именно: определен документный состав по кадровой деятельности в отделе кадров администрации города Тулы. Перечислены характеристики, основные требования к оформлению, сроки хранения.
Выявлены проблемы, которые тормозят оптимизацию кадровой документации и определили пути их решения.
Определены способы оптимизации кадровой деятельности в администрации города Тулы, путем использования ЭЦП.
Раскрыт вопрос о применении электронной цифровой подписи при составлении и согласовании документов, детально описан процесс, как составление документов с использованием ЭЦП в администрации города Тулы.
Применение ЭЦП позволяет значительно сократить время движения документов в процессе обмена документацией. Документы, подписанные ЭЦП, передаются через локальную сеть АСЕД «ДЕЛО» в течение нескольких секунд. Все участники электронного обмена документами в администрации города Тулы получают одинаковые возможности, независимо от их удаленности друг от друга.
Использование ЭЦП в администрации города Тулы позволяет:
• заменить при безбумажном документообороте в кадровой службе традиционные печать и подпись;
• улучшить процедуру подготовки, доставки, учета и хранения документов в администрации города Тулы, гарантировать достоверность документации;
• существенно сократить время движения документов, ускорить и облегчить процесс визирования одного документа несколькими лицами;
• применить одни и те же средства ЭЦП при обмене информацией со всеми структурными подразделениями администрации города Тулы;
• обеспечить целостность – гарантию того, что информация, сохраненная с использованием ЭЦП, существует в ее исходном виде, то есть при ее хранении или передаче не было произведено никаких изменений.
Таким образом, разработаны и внесены предложения по оптимизации для улучшения качества кадровой работы, а именно предложение о внесении изменений в постановление № 246 от 15.01.2016 «Об утверждении Инструкции о делопроизводстве»
Подводя итог исследованию, затрагивающему тему оптимизации кадровой документации в администрации города Тулы, сделан вывод, что использование ЭЦП для согласования приказов по личному составу значительно сократит время подготовки конечного документа.