Проблемы построения электронного документооборота и принципы его реализации (Основы документооборота в таможенных органах,Омский государственный университет путей сообщения (ОмГУПС))

Проблема электронных технологий в делопроизводстве – это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства. Движение документов на различных стадиях делопроизводства определяется как документооборот.
Документооборот учреждения как совокупность взаимосвязанных процедур обеспечивает движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам. Каждый из документационных потоков имеет свой маршрут движения. Для более эффективной работы с документами необходимо внедрение на современном предприятии системы электронного документооборота.
Принципами реализации данной системы являются: однократная регистрация документа; непрерывность движения документа; возможность одновременной работы над документом нескольких пользователей; непрерывность движения документа; эффективная поисковая система; развитая система отчетности.
При построении системы документооборота возможны проблемы различного характера, которые возникают на различных этапах этого процесса.
Для этапа внедрения характерны проблемы организационного характера: нежелание руководителя работать в данной системе; нежелание персонала осваивать новую технологию работы; отсутствие или несоответствие регламентирующих документов.
Проблемы технологического характера включают в себя: необходимость в защите информации в электронном виде; слабая формализация бизнес-процессов; взаимодействие с внешними бумажными документами. Кроме того, у каждой организации имеются свои специфические проблемы, которые нужно анализировать и учитывать.
Несмотря на возможные трудности, переход к СЭД на предприятиях, становится насущной необходимостью. Внедрение данной системы позволит существенно усилить эффективность управленческих процессов на предприятии, что, в свою очередь будет иметь положительные экономические последствия. Наличие системы электронного документооборота говорит о благополучии предприятия и эффективности ее руководства.
Таким образом, все поставленные задачи были решены и цель работы достигнута.


Купить