Практическая часть сделана на примере Алтайского государственного колледжа.
Много приложений ( документы Алтайского государственного колледжа).
Введение 3
1 Глава. Теоретические основы регистрации документов в организации 6
1.1 Документационное обеспечение управления и роль регистрации документов 6
1.2 Нормативно-правовая база, регламентирующая организацию регистрации документов 10
2 Глава. Практика организации регистрации документов. 16
2.1 Регистрация документов (теоретический материал-индексирование документов, формы регистрации и т.д.) 16
2.2 Процесс регистрации документов в КГБПОУ «Алтайский государственный колледж»(практическая часть) 20
Заключение 28
Список литературы 31
Приложение 1 35
Приложение 2 36
Приложение 3 38
Приложение 4 39
Приложение 5 40
Интенсивное развитие всех сторон общественной жизни, рост числа объектов и субъектов управления, сопровождается возрастающими потоками документов, которые составляют основу управления. Организация работы с документами является одним из важных направлений управленческой деятельности [9. с. 142].
Деятельность образовательной организации также сложно представить без документального сопровождения основной деятельности, реализации намеченных планов и поставленных целей. Внутри организации происходит непрекращающийся обмен входящими, исходящими и внутренними документами. В процессе работы данного обмена немаловажную роль играет регистрация. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший найти нужную информацию по документу и сам документ. Указанную задачу можно выполнить, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо необходимо организовать учет всех документов, как проходящих через организацию, так и создаваемых в ней, т.е. документы должны быть зарегистрированы [21, с. 63].
Рациональная организация процесса регистрации - необходимое условие для эффективной работы с документами. Данным фактом объясняется актуальность темы исследования.
Цель работы – изучение процесса организации регистрации документов.
Достижению указанной цели способствует решение задач:
1. Рассмотреть понятие «документационное обеспечение управления» и определить роль регистрации в этом процессе.
2. Охарактеризовать нормативно-правовую базу, регламентирующую организацию регистрации документов.
3. Выявить сущность процесса регистрации документов.
4. Изучить организацию процесса регистрации на базе КГБПОУ «Алтайский государственный колледж».
Объект исследования – регистрация документов.
Предмет – организация процесса регистрации документов.
Исследование проводилось на базе образовательного учреждения КГБПОУ «Алтайский государственный колледж». Хронологические рамки проведения исследования ограничиваются 2018/2019 учебным годом.
Методология и задачи работы обусловили применение комплекса методов сбора и анализа информации. Прежде всего, это общенаучные методы: системно-структурный, системно-функциональный. Терминологические анализ позволил определить понятия: «делопроизводство», «документационное обеспечение управления», «управление документацией», «регистрация документов». Анализ специальной литературы позволил рассмотреть существующие формы организации регистрации документов.
С помощью эмпирических методов изучена специфика организации процесса регистрации документов в образовательном учреждении.
Источниковая база данного исследования представлена комплексом нормативно-правовых документов в сфере документационного обеспечения управления, а также документального массива Алтайского государственного колледжа. Важность оформления документной информации закреплена в ФЗ ««Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Правила организации всех процессов в делопроизводстве содержаться в следующих нормативных документах: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТы, «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Специфика процесс регистрации изучалась по «Инструкции по делопроизводству» в Алтайском государственном колледжа, составляемым в колледже документам, а также применяемых формах учета и регистрации.
Методологической основой исследования послужили работы М.И. Басакова, Т.А. Быковой, В.В. Вармунд, Н.Н. Куняева. Перечисленные авторы охарактеризовали основные требования к формам регистрации документов. Однако, в этих работах процесс регистрации рассматривается очень коротко, в контексте документооборота. Более полных исследований по данному вопросу в настоящее время нет. Специфике организации документационного обеспечения образовательного процесса посвящены немногочисленные работы таких авторов, как А.И. Хафизова, Е.И. Каширина, Ю.С. Клочкова, Р.И. Зинурова. Недостаток теоретических работ по теме исследования еще раз доказывает актуальность темы работы.
Теоретическая значимость и новизна исследования состоит в обобщении имеющихся работ рассматриваемой проблемы, подробном ее изучении.
Практическая значимость связана с возможностью использования теоретических положений и выводов в работе по совершенствованию процесса организации регистрации документов в организации.
Структура работы повторяет логику исследования и состоит из введения, основной части, заключения, списка литературы и приложений, иллюстрирующих данное исследование.
Деятельность учреждений разных сфер деятельности сопровождается оформлением большого объема информации и документации, которая подлежит длительному или постоянному хранению. Важность четкой работы с документами различных видов возрастает в современных условиях. Четкая работа по поиску нужной документной информации во многом зависит от правильности постановки регистрации документов.
Терминологический анализ основных понятий в области делопроизводства, позволил заключить, что в настоящее время используются три понятия обозначения этой сферы: делопроизводство, документационное обеспечение управления и управление документацией. Более современными терминами являются документационное обеспечение управления, которое обеспечивает процесс управления (принятия решения) документированной информацией, и управление документацией. Элементом системы документационного обеспечения управления является документооборот, важным звеном которого является регистрация документов. Этот процесс обеспечивает учет, контроль и возможность поиска документов.
Организация процесса регистрации регламентируется целым рядом нормативно-правовых документов, к которым относятся: Конституция РФ, ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», ГСДОУ и рядо стандартов в сфере делопроизводства. Требования к организации процесса регистрации документов прописаны в Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных исполнительных органах власти. Данный документ могут использовать в своей деятельности организации любой сферы деятельности.
На основании изучения теоретических материалов по теме работы, был сделан вывод о том, что регистрации подлежат все документы, независимо от способа их изготовления. Как правило, регистрации подлежат документы, которые необходимо учитывать для дальнейшей работы. Перечень нерегистрируемых документов организации разрабатывают самостоятельно.
Были определены основные требования для осуществления процесса регистрации документов:
- документы из разных документопотоков (входящие, исходящие, внутренние) регистрируются отдельно;
- ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов для регистрации (автор документа, наименование документа, дата документа, номер документа, дата поступления для входящих документов, заголовок документа и его краткое содержание, резолюция, отметка об исполнении;
- каждому регистрируемому документу присваивается регистрационный индекс; приняты три способа организации данного процесса (централизованная, децентрализованная, смешанная);
- в зависимости от объема документального массива используются журнальная, карточная и автоматизированный формы регистрации.
В результате был сделан вывод, что наиболее удобной является автоматизированная форма регистрации, поскольку она сочетает в себе элементы и журналов регистрации и регистрационных карточек.
Специфика исследуемого вопроса была изучена на базе КГБПОУ «Алтайский государственный колледж». Управленческий процесс данного образовательного учреждения построен по принципу иерархии. В процессе деятельности колледжа создается множество документов различных видов, которые подлежат регистрации. Форма организации работы с документами и особенности их регистрации закреплены в Инструкции по делопроизводству колледжа.
Анализ построения процесса регистрации позволил определить его как смешанную форму. В данном случае наиболее важные документы регистрируются централизованно, а другие в структурных подразделениях. Внутренние документы регистрируются традиционным способом – в журналах регистрации. В частности, в колледже оформлены: журнал регистрации приказов, журнал регистрации приказов по контингенту учащихся, журнал регистрации внутренних документов. Наиболее важные документы регистрирует секретарь деректора, кадровые документы – в отделе кадров, учебная документация – в учебной части. Исходящая и входящая документация регистрируется в автоматизированной системе – СЭД «Дело». Секретарю направляется исходящая документация для регистрации и отправки. Эта процедура выполняется в автоматизированном режиме в форме регистрационной карточки.
Входящая документация также регистрируется секретарем и затем направляется исполнителям.
Таким образом, процесс регистрации документов в данном образовательном учреждении построен с учетом требований нормативно-правовых актов в области делопроизводства и с применением современных информационных технологий.
На основании всего вышесказанного, можно заключить, что поставленные задачи были выполнены и цель работы достигнута
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
