Выпускная квалификационная работа.
Объектом работы является Администрация муниципального образования поселка Пурпе (Ямало-Ненецкий округ).
Введение 4
1 Теоретические аспекты организации системы управления документооборотом 6
1.1Система управления документооборотом: сущность, содержание, основные элементы 6
1.2 Современные требования к организации системы документооборота 12
1.3 Нормативно-правовое обеспечение управления системой документооборотом 17
2 Анализ организации системы документооборота в Администрации поселка Пурпе 24
2.1 Общая характеристика: организационная структура, функции и направления деятельности 24
2.2 Организация работы с документами в управленческой деятельности Администрации 27
2.3 Структура и специфика системы документооборота 33
Глава 3 Совершенствование системы документооборота Муниципального образования 40
3.1 Совершенствование документооборота распорядительной документации 40
3.2 Внедрение информационной поддержки документооборота 46
3.3 Организация службы документационного обеспечения 51
3.4 Расчет эффективности предложенных мероприятий 56
Заключение 59
Список использованных источников 62
Приложение 1 67
Приложение 2 68
Приложение 3 69
Приложение 4 70
Приложение 5 71
Приложение 6 72
От правильной организации документооборота во многом зависит эффективность управленческих процессов. Деятельность современного предприятия характеризуется увеличением объема накапливаемых в организации документов, что приводит к таким проблемам: поиск документов, обеспечение режима конфиденциальности и сохранности. В результате возникает ситуация информационной недостаточности, управленческие решения принимаются не оперативно, а затраты на документооборот увеличиваются. В этих условиях самым эффективным решением является внедрение системы электронного документооборота. Важность заявленной темы определяется не только ее значимостью, но и степенью научной изученности. В литературе отсутствуют специальные исследования по обозначенной проблеме, но имеется ряд статей (Андреев В.В., Глущенко П.В., Соловьев И.В., Стреха А.А. Фионова Л.Р.), в которых рассматриваются базовые положения организации эффективного документооборота
Объектом исследования является документооборот в администрации муниципального образования поселка Пурпе.
Предмет исследования управление системой документооборота в администрации муниципального образования поселка Пурпе.
Цель исследования: проанализировать эффективность системы документооборота организации и разработать предложения по ее совершенствованию.
Цель конкретизируется в задачах:
1. Изучить сущность, содержание и основные элементы системы документооборота;
2. Определить основные требования к организации системы документооборота;
3. Изучить систему нормативно-правового обеспечения документооборота;
4. Дать характеристику деятельности Администрации поселка Пурпе;
5. Проанализировать организацию работы с документами в управленческой деятельности Администрации;
6. Дать оценку эффективности организации системы документооборота;
7. Разработать меры по совершенствованию управления системой документооборота.
Теоретико-методологическую основу исследования составляют работы Андреева В.В., Белоус Е.С., Бородина М.В., Глущенко П.В., Граб В.П., Ларина М.В., Кауфмана Н.Ю. и др.
Источниковую базу исследования составили общегосударственные нормативные документы, законодательные акты, а также методические материалы, регламентирующие процесс организации документооборота на предприятии. К ним относятся федеральные законы: «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «О коммерческой тайне». Кодексы: Гражданский кодекс Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации. Кроме того, были изучены нормативные и методические материалы в области делопроизводства.
Эффективность организации документооборота изучалось по организационно-правовым актам и распорядительным документам Администрации муниципального образования: Положениям, Инструкциям по делопроизводству, Должностным инструкциям сотрудников; Правилам внутреннего распорядка.
При написании работы были использованы такие методы исследования как структурно-функциональный подход, анализ, синтез, метод моделирования, которые позволили определить степень эффективности управления системой документооборота в Администрации поселка Пурпе.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений
Важной составляющей процесса управления организацией является система управления документацией. Данная система устанавливает общие правила работы с документами и обеспечивает эффективную работу всего предприятия.
В результате изучения сущности, содержания и структуры понятия управления документооборотом, было дано определение документооборота. Были определены принципы построения системы управления документооборота. К ним относятся: максимальная централизация; сокращение инстанций прохождения; минимальное количество возвратных движений; разработка схем движения документов отдельных видов; однократная регистрация, использование уникальных индексов; предварительное рассмотрение документов и их функциональное распределение; корректные резолюции об исполнителях и сроках исполнения; возможность параллельного согласования всеми заинтересованными лицами; снижение уровня подписания. Наиболее полно указанным принципам построения отвечает электронный документооборот.
Требования к системе современного документооборота зафиксированы в международных стандартах ИСО. Были выделены следующие требования: к регламентирующей среде; к определению цели политики; к программе управления документами.
Процесс управления современной системой управления документооборотом регламентируется рядом нормативно-правовых документов. Были определены основные нормативные материалы и законодательные акты: Конституция, Федеральные законы, кодексы, стандарты и локальных актов, регламентирующих данный процесс на предприятии.
Процесс организации системы управления документооборотом был изучен на базе Администрации муниципального образования поселок Пурпе. Изучение деятельности данной организации позволило сделать вывод, что в его ведении находятся вопросы местного значения: финансовые, жилищные, имущественные и т.д. В результате анализа управленческой структуры, было определено, что в основе работы лежит линейная структура управления.
В результате проведенного исследования организации делопроизводства данного органа власти, мы выяснили, что самостоятельного структурного подразделения по работе с документами не выделено. Функции по данному направлению работы возложены на Отдел по организационной и информационной деятельности. В указанном отделе производится лишь часть операций: прием и обработка корреспонденции, учет, контроль. Все остальные процессы работы с документами производятся в структурных подразделениях Администрации.
Существующая система документооборота Администрации представлена традиционным документооборотом, который организован в соответствии с требованиями современного делопроизводства. Однако, в процессе анализа были выявлены направления, требующие совершенствования. В качестве одного из важных недостатков была отмечена недостаточная автоматизация процесса.
Все перечисленные недостатки приводят к нерациональному использованию временных, трудовых и материальных ресурсов, к повышению трудоемкости процессов. Вывод о правильности оформления документов и следования стандартам явился положительным.
В заключение второй главы, нужно подчеркнуть, что управленческая деятельность Администрации обеспечивается созданием различных организационно-распорядительных документов. Единообразие и четкость выполнения делопроизводственных процедур обеспечивает работа Отдела по организационной и информационной деятельности.
В результате был сделан вывод о необходимости проведения комплекса мероприятий по совершенствованию существующей системы документооборота Администрации. В качестве таких мероприятий были выделены: оптимизация традиционного документооборота, внедрение системы электронного документооборота, организация самостоятельного структурного подразделения по работе с документами.
В результате проведенного исследования был получен материал, анализ которого позволил заключить, что внедрение системы электронного документооборота в деятельность Администрации муниципального образования поселок Пурпе, даст возможность решить проблемы в документационном обеспечении организации. Эффективность внедрения мероприятий по информатизации делопроизводства была доказана экономическими расчетами.
На основании вышесказанного, можно сделать вывод о достижении цели исследования и решения сформулированных задач.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
