Объект исследования - ООО «ТехКомСервис-Тюмень».
Предприятие осуществляет следующие виды деятельности:
проведение работ по санитарной очистке города (вывоз жидких и твердых бытовых отходов, благоустройство, текущее содержание дорог, ливневых канализаций, городских мостов);
озеленение;
ремонтно-строительные работы;
организация перевозок грузов;
оказание ритуальных услуг, содержание кладбища;
обслуживание и ремонт жилищного фонда;
производство санитарно-технических работ.
В работе проведен анализ документопотоков ООО «ТехКомСервис-Тюмень» за 2015-2017 годы.
Есть приложения.
ВВЕДЕНИЕ 3
Глава 1. ПРАВОВАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В ООО «ТехКомСервис-Тюмень» 5
1.1 Общая характеристика деятельности организации 5
1.2 Нормативно-правовые основы документирования бизнес-процессов в организации 8
1.3 Анализ локальных нормативных актов, регламентирующих документирования бизнес-процессов в организации 11
Глава 2. СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В ООО «ТехКомСервис-Тюмень» 18
2.1 Анализ системы документирования бизнес-процессов в организации 18
2.2 Пути совершенствования системы документирования бизнес-процессов в организации 26
2.3 Оптимизация документирования бизнес-процессов организации в рамках СЭД 29
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 32
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 34
Приложения 36
Документированная информация составляет основу управления деятельностью современного предприятия, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Если раньше делопроизводство и документооборот рассматривались как одна из технических функций по обеспечению рабочих процессов в организации, то теперь они представляют собой управляемую документальную коммуникацию, осуществляемую с применением современных информационных технологий, внутри организации и во взаимодействии с внешней средой.
Повышению качественных характеристик документирования бизнес-процессов на предприятии способствует наличие стандартов, формирующих универсальную базу для оформления различных документов, что объясняет актуальность выбранной темы работы.
Цель работы заключается в анализ процессов документирования бизнес-процессов организации на примере ООО «ТехКомСервис-Тюмень».
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
Дать общую характеристику деятельности ООО «ТехКомСервис-Тюмень»;
исследовать нормативные основы организации документационного обеспечения деятельности ООО «ТехКомСервис-Тюмень»;
проанализировать особенности документирования бизнес-процессов в ООО «ТехКомСервис-Тюмень»;
определить направления совершенствования системы документирования бизнес-процессов в ООО «ТехКомСервис-Тюмень».
Объектом исследования является процесс документирования бизнес-процессов организаций.
Предмет исследования – документирование бизнес-процессов в ООО «ТехКомСервис-Тюмень».
Теоретическую основу исследования составили труды В.И. Андреевой, В.А. Архипова, Т.В. Кузнецовой, Н.А. Лысенко, Н.В. Цветковой, Г.Г. Щенсновича и др.
При написании работы также использовались требования действующих нормативных правовых актов РФ, в частности ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», регулирующего процессы управления документами, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования, в организациях всех форм собственности, ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», который устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела, и др.
Эмпирическая база исследования сформирована локальными нормативными актами ООО «ТехКомСервис-Тюмень» в сфере делопроизводства – Положением по делопроизводству, Положением об отделе делопроизводства и др.
При написании работы использовались следующие методы исследования: наблюдение, сравнение, описание, анализ и синтез.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы, приложений.
Организация системы документирования бизнес-процессов современной организации в рамках делопроизводства и документооборота позволяет поддерживать эффективность управленческого процесса вне зависимости от того, являются ли предприятия государственными или частными.
Нормативно-методическая база документирования деятельности – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей работе организации.
Управленческий процесс в любой сфере деятельности, включая реализацию жилищно-коммунальных услуг, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для выработки необходимых управленческих решений, каждое из которых – это новая информация управляющего органа фирмы, предназначенная для использования внутри самой организации или для внешних потребителей.
ООО «ТехКомСервис-Тюмень» – коммерческая организация, функционирующая в г. Тюмени и осуществляющая такие виды деятельности, как проведение работ по санитарной очистке города, озеленение, обслуживание и ремонт жилищного фонда, производство санитарно-технических работ и др.
За формирование и развитие документационного обеспечения на предприятии отвечают
отдел делопроизводства, включая секретаря директора;
отдел кадров;
финансовая служба.
Проведенный анализ системы документирования деятельности в ООО «ТехКомСервис-Тюмень» в рамках трех основных бизнес-процессов позволил выявить следующие ее недостатки, касающиеся, прежде всего, бизнес-процесса «Делопроизводство»:
отсутствие четкой градации между разными документами;
несоблюдение правил составления приказов: отсутствие в ряде приказов кода ОКУД и ОКПО и слова «Приказываю»;
частая потеря всех типов внутренней документации и входящих документов, не подлежащих регистрации;
отсутствие регистрации в отделах внутренних входящих документов;
несоблюдение сроков исполнения документов, поставленных на контроль.
Для преодоления обозначенных проблем был разработан комплекс мероприятий, подразумевающих:
снижение вовлеченности в работу с документами высшего руководства,
повышение качества документов как носителей управленческой информации,
создание Классификатора, Табеля и Альбома унифицированных форм,
формирование комиссии по проведению экспертизы ценности документов,
установление необхо¬димой системы кон¬троля, направленной на мониторинг за полнотой содержания документов и ходом их перемещения,
введение пункта «регистрация в отделе» в схему внутрифирменного документооборота;
постепенный переход к организации делопроизводства и документооборота в рамках СЭД.
Предложенные мероприятия позволят не только упростить делопроизводство, но и сделает работу с документами более понятной и быстрой, что является важным моментом в осуществлении управления деятельностью ООО «ТехКомСервис-Тюмень».
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
