В приложениях схемы электронного документооборота.
Работа носит чисто теоретический характер - хорошо подойдет в качестве первой главы диплома.
Введение 3
Глава 1. Теоретические основы внедрения современных компьютерных технологий в систему документационного обеспечения организации 6
1.1 Документационное обеспечение управления: сущность, содержание, основные элементы 6
1.2 Компьютерные технологии как необходимое условие эффективности системы управления документацией 13
2 Внедрение компьютерных технологий в системы управления документами 24
2.1 Классификация систем электронного документооборота 24
2.1 Процесс внедрения систем электронного документооборота на предприятии 31
Заключение 40
Список использованных источников 44
Приложение 1 47
Приложение 2 48
Приложение 3 49
Приложение 4 50
Документационное обеспечение управления представляет собой организационно-правовой механизм управления организацией при помощи документов. Документы могут выполнять правовые и управленческие функции при соблюдении определенных требований к ним самим и к технологиям работы с ними. Для эффективной организации такой работы необходима хорошо налаженная система управления документацией предприятия.
Деятельность современного предприятия характеризуется увеличением объема накапливаемых в организации документов, что приводит к таким проблемам: поиск документов, обеспечение режима конфиденциальности и сохранности. В результате возникает ситуация информационной недостаточности, управленческие решения принимаются не оперативно, а затраты на документооборот увеличиваются. В этих условиях самым эффективным решением является внедрение компьютерных технологий.
Важность заявленной темы определяется не только ее значимостью, но и степенью научной изученности. В литературе отсутствуют специальные исследования по обозначенной проблеме, но имеется ряд статей (Е.В. Иванова[10, 11,12,], Н.К. Клименко [14], С.Л. Кузнецов[15], К.К. Очкур [19], Г.А. Серова[21]), в которых рассматриваются базовые моменты внедрения компьютерных технологий в систему документационного обеспечения управления.
Объект исследования – документационное обеспечение управления.
Предмет – компьютерные технологии в документационном обеспече-нии управления.
Цель работы – изучить процесс внедрения компьютерных технологий в систему документационного обеспечения предприятия.
Для достижения указанной цели, были сформулированы задачи:
1. Дать характеристику ключевым понятиям документационного обеспечения управления;
2. Рассмотреть компьютерные технологии в документационном обес-печении управления;
3. Изучить классификации систем электронного документооборота;
4. Изучить этапы внедрения системы электронного документооборота.
В работе были использованы методы сбора и анализа информации, необходимо отметить общенаучные методы: системно-структурный, системно-функциональный, которые позволили определить место документационного обеспечения управления в современной организации. Терминологический анализ дал возможность определить и разграничить следующие понятия: делопроизводство, документационное обеспечение управления, управление документами, документооборот. Анализ современных публикаций позволил определить классификации систем электронного документооборота, выявить критерии и признаки.
Основой для изучения темы исследования послужили публикации в журналах: Молодой ученый, Территория науки, Делопроизводство, Актуальные проблемы современности. Кроме того, были использованы материалы научно-практических конференций в сфере делопроизводства, и статьи из периодических изданий российских вузов.
Правовое обеспечение делопроизводства и компьютерных техно-логий этой сферы закреплено в законе «Об информации, информацион-ных технологиях и защите информации»[1], «Об электронной подписи», а также в соответствующих ГОСТах[2,3].
Терминологический анализ ключевых понятий проведен в мате-риалах статей Е.С. Белоус[6], В.Ипатова [13], С.Ф. Мазур [17]. Специ-фику электронного документооборота рассматривают в своих работах Е.В. Иванова [10], Г.Н. Ланской [16], К.О. Шрейтер [23]. Указанные ав-торы подробно рассматривают преимущества систем электронного до-кументооборота, проблемы выбора и этапы внедрения. О тенденциях в развитии компьютерного делопроизводства можно узнать в трудах Г.А. Серовой [21], А.Ю. Платко [20], Г.В. Матвеевой [18].В большинстве статей подробно расписываются возможности и преимущества систем электронного документооборота. К числу таких публикаций можно от-нести работы А.Ю. Жильников [8], Е.В. Иванова [12], В. Ипатов[13], К.Очкур[19], А.Г.Юзаев[24]/ Меньше внимания уделено таким вопро-сам, как выбор систем автоматизации делопроизводственных процессов и их адаптация. Таким моментам уделяют внимание Н.С. Жминько[9], Е.В. Иванова[11].
Работу можно использовать в качестве теоретического пособия при обучении студентов курсу документационного обеспечения. Вторая глава данного исследования может быть полезна в практике работы предприятия на этапе внедрения системы электронного документооборота. На ее основе возможно разработка стратегии и проекта автоматизации делопроизводственных процессов.
По структуре работа повторяет логику исследования и состоит из введения, двух глав основной части, заключения и приложений. Первая глава посвящена теоретическим аспектам компьютерных технологий в документационном обеспечении. В ней подробно рассмотрены основ-ные понятия темы исследования. Во второй главе рассматриваются со-временные классификации систем электронного документооборота, а так же дается характеристика популярным российским системам. В этой же главе определены основные этапы внедрения СЭД. Заключение содержит необходимые выводы.
Эффективная работа современного предприятия в немалой степени зависит от рациональной организации работы с документами, поскольку любое управленческое решение базируется на информации.
Терминологический анализ ключевых понятий темы исследования позволил сделать вывод, что более современным термином, который определяет весь процесс управления документированной информацией, является «документационное обеспечение управления». Однако, перспективным является понятие «управления документами», поскольку включает в себя не только документационные процессы, но и требования к сфере делопроизводства. Было отмечено, что документационное обеспечение управления характеризует переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией. Движение документов внутри ДОУ, называется документооборотом.
Для постановки эффективной работы с документами на предприятии необходимо создание единой системы управления документами. Одним из условий является применение компьютерных технологий. Данный процесс предполагает внедрение автоматизированных систем делопроизводства, которые представлены двумя группами: системами управления архивами и системами управления электронным документооборотом.
Согласно определению, системой электронного документооборота (СЭД) является процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов. Данная система имеет неоспоримое преимущество перед традиционным документооборотом: однократная регистрация, одновременное выполнение операций с документом несколькими пользователями, непрерывность движения документов, сокращение времени работы с документами, снижение материальных затрат, сокращение количества делопроизводственного персонала. Был сделан вывод, что использование СЭД
позволяет повысить эффективность работы сотрудников на тех предприятиях, где достаточно большой объем пересылаемых документов или высока численность персонала. В качестве примера приведена схема идеального электронного документооборота, который предоставляет максимальные возможности работы с электронными документами и данными.
Такая система успешно выполняет основные задачи документационного обеспечения:
- документирование (т.е. подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);
- организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
- систематизация архивного хранения
Анализ современных систем электронного документооборота, показал, что они могут выполнить задачи любой сложности в сфере работы с информацией и документами.
В качестве признаков, по которым классифицируются системы, были выделены: место разработки, функционал, управление контентом, компоненты и общий функционал.
В результате изучения современного российского рынка программных продуктов было установлено, что в настоящее время наиболее популярными являются: «Евфрат», «БОСС-Референт», «Гран-док», «CompanyMedia», «LanDocs», «Золушка», «ОптимаWorkflow», «Дело». Перечисленные системы обладают определенными характеристиками, возможностями и функционалом, поэтому выбор делается в зависимости от потребностей предприятия и его технических возможностей. При выборе системы электронного документооборота, нужно учитывать различные факторы: объем документооборота предприятия, количество сотрудников, количество структурных подразделений и т.д. Необходимо отметить, что российские системе учитывают специфику отечественного делопроизводства.
Сам процесс внедрения СЭД на предприятии достаточно сложен, как в техническом, так и в организационном плане. Перед внедрением, необходимо тщательно проработать проект этого процесса, который может состоять из нескольких этапов: обследование предприятия, выбор стратегии внедрения СЭД, определение критериев выбора средств проектирования СЭД, выбор средств проектирования СЭД, внедрение системы электронного документооборота.
Наиболее важным является этап обследования предприятия, в результате которого будет оценена готовность организации к внедрению СЭД, что в дальнейшем позволит сократить затраты при реализации проекта. Иногда лучше отложить внедрение, и провести организационные изменения документооборота.
Таким образом, можно сделать вывод, что автоматизировать все делопроизводственные процедуры возможно только в результате внедрения системы электронного документооборота. Для того, чтобы указанная система была эффективна, этому процессу должна предшествовать подготовительная работа. Гипотеза, выдвинутая в начале работе, подтвердилась.
На основании вышеизложенного, можно сказать, что все поставленные задачи, были решены. Цель работы достигнута.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
