Введение 3
Глава 1. Теоретические основы внедрения современных компьютерных технологий в систему документационного обеспечения организации 7
1.1 Документационное обеспечение управления: сущность, содержание, основные элементы 7
1.2 Компьютерные технологии как необходимое условие эффективности системы управления документацией 14
2 Внедрение компьютерных технологий в системы управления
документами 23
2.1 Классификация систем электронного документооборота 23
2.1 Процесс внедрения систем электронного документооборота на предприятии 31
Заключение 39
Список использованных источников 42
Приложение 1 46
Приложение 2 47
Приложение 3 48
Приложение 4 49
Объект исследования – документационное обеспечение управления.
Предмет – компьютерные технологии в документационном обеспече-нии управления.
Цель работы – изучить процесс внедрения компьютерных технологий в систему документационного обеспечения предприятия.
Для достижения указанной цели, были сформулированы задачи:
1. Дать характеристику ключевым понятиям документационного обеспечения управления;
2. Рассмотреть компьютерные технологии в документационном обес-печении управления;
3. Изучить классификации систем электронного документооборота;
4. Изучить этапы внедрения системы электронного документооборота.
В работе были использованы методы сбора и анализа информации, необходимо отметить общенаучные методы: системно-структурный, системно-функциональный, которые позволили определить место документационного обеспечения управления в современной организации. Терминологический анализ дал возможность определить и разграничить следующие понятия: делопроизводство, документационное обеспечение управления, управление документами, документооборот. Анализ современных публикаций позволил определить классификации систем электронного документооборота, выявить критерии и признаки.
Основой для изучения темы исследования послужили публикации в журналах: Молодой ученый, Территория науки, Делопроизводство, Актуальные проблемы современности. Кроме того, были использованы материалы научно-практических конференций в сфере делопроизводства, и статьи из периодических изданий российских вузов.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами оказывает влияние на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.
Ключевыми понятиями данного исследования являются термины: де-лопроизводство, документационное обеспечение управленческой деятельности, управление документами. Наиболее перспективным является понятие «управление документами», поскольку включает в себя не только документационные процессы, но и требования к сфере делопроизводства. Документационное обеспечение управления указывает на переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией.
Создание единой системы управления документами на предприятии необходимо для постановки эффективной работы с документами. Одним из условий является применение компьютерных технологий. Данный процесс предполагает внедрение автоматизированных систем делопроизводства, которые представлены двумя группами: системами управления архивами и системами управления электронным документооборотом.
Согласно определению, системой электронного документооборота (СЭД) является процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов. Данная система имеет неоспоримое преимущество перед традиционным документооборотом: однократная регистрация, одновременное выполнение операций с документом несколькими пользователями, непрерывность движения документов, сокращение времени работы с документами, снижение материальных затрат, сокращение количества делопроизводственного персонала. Был сделан вывод, что использование СЭД
позволяет повысить эффективность работы сотрудников на тех предприятиях, где достаточно большой объем пересылаемых документов или высока численность персонала. В качестве примера приведена схема идеального электронного документооборота, который предоставляет максимальные возможности работы с электронными документами и данными.
Такая система успешно выполняет основные задачи документационного обеспечения:
- документирование (т.е. подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);
- организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
- систематизация архивного хранения
Анализ современных систем электронного документооборота, показал, что они могут выполнить задачи любой сложности в сфере работы с информацией и документами.
В качестве признаков, по которым классифицируются системы, были выделены: место разработки, функционал, управление контентом, компоненты и общий функционал.
На современном рынке представлено множество различных программных продуктов, как российского производства, так и зарубежных фирм. Среди представленных разработок были отмечены наиболее популярные, к которым относятся: Directum, Elma, Docsvision, «1С Документооборот», «Дело» и «Тезис». Кроме того, в организациях продолжают используются такие системы, как «БОСС-Референт», «Евфрат», «Гран-Док». Перечисленные системы обладают определенными характеристиками, возможностями и функционалом, поэтому выбор делается в зависимости от потребностей предприятия и его технических возможностей. При выборе системы электронного документооборота, нужно учитывать различные факторы: объем документооборота предприятия, количество сотрудников, количество структурных подразделений и т.д. Необходимо отметить, что российские системе учитывают специфику отечественного делопроизводства.
Сам процесс внедрения СЭД на предприятии достаточно сложен, как в техническом, так и в организационном плане. Перед внедрением, необходимо тщательно проработать проект этого процесса, который может состоять из нескольких этапов: обследование предприятия, выбор стратегии внедрения СЭД, определение критериев выбора средств проектирования СЭД, выбор средств проектирования СЭД, внедрение системы электронного документооборота.
Наиболее важным является этап обследования предприятия, в результате которого будет оценена готовность организации к внедрению СЭД, что в дальнейшем позволит сократить затраты при реализации проекта. Иногда лучше отложить внедрение, и провести организационные изменения документооборота.
Таким образом, можно сделать вывод, что автоматизировать все делопроизводственные процедуры возможно только в результате внедрения системы электронного документооборота. Для того, чтобы указанная система была эффективна, этому процессу должна предшествовать подготовительная работа. Гипотеза, выдвинутая в начале работе, подтвердилась.
На основании вышеизложенного, можно сказать, что все поставленные задачи, были решены. Цель работы достигнута.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
