Заключение

Резюмируя представленный обзор основных нормативно-методических документов по делопроизводству и работе с документами в РФ, необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный секретарь или делопроизводитель, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз «изобретает колесо» на свой страх и риск.
Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, секретарь или делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы документационного обеспечения управления своей организации.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.
Организация работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок документооборота.
Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых – официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии – от текстовых процессоров до систем коллективной работы.
Государственное учреждение – Центр по выплате пенсий Пенсионного фонда Российской Федерации по Рязанской области осуществляет свою деятельность во взаимодействии с Управлениями (Отделами) ПФР по Рязанской области и городу Рязани, учреждениями социального обслуживания населения, исправительными и психиатрическими учреждениями, ежемесячно производит начисление сумм пенсий и других социальных выплат, а также формирование документов для доставки через организации федеральной почтовой связи и другие кредитные организации. На Центр возложены функции по организации выплаты пенсий и иных социальных выплат по всей области, что влечет выполнение значительного объема работы с документами.
Все документы в Центре по выплате пенсий являются связанными документами, так как большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным случаем является входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий. Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие. Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения (как принадлежащие одной работе). В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей. Связи в большинстве случаев направленные по принципу: «главный-подчиненный». Так же в деятельности Центра встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы (документы, посвященные одному вопросу), это объясняется большей частью особенностью деятельности ГУ.
В ходе исследования были сделаны выводы, о том что Документооборот в Государственное учреждении – Центре по выплате пенсий Пенсионного фонда Российской Федерации по Рязанской области осуществляет отдел (группа) учета пенсионной документации Центра, а так же сотрудники ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях в пределах своей компетенции на основе Инструкции по ведению делопроизводства в Центре. Комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности обеспечивает программное обеспечение «Система электронного документооборота ПФР», с помощью которого регистрация и контроль работы сотрудников с документами становится более контролируемым.
На Центр возложены функции по организации выплаты пенсий и иных социальных выплат по всей области, что влечет выполнение значительного объема работ.
В целях повышения качества оказания услуг по доставке пенсий и других социальных выплат, сокращения сроков обработки выплатных документов, а также обеспечения автоматизированного формирования и обработки отчетов и учета использования денежных средств ПФР с сентября 2012 года в Рязанской области введена система электронного документооборота по выплате и доставке через организации почтовой связи (СЭД).
Наличием Центра обеспечивается надежность, прозрачность и усиление контроля за пенсионным процессом, в связи с чем, исключается коррупционная деятельность в процессе назначения и выплаты пенсий.
Функции службы ДОУ в ГУ – Центре по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области выполняет отдел (группа) учета пенсионной документации, который действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно начальнику Центра и его заместителю.
В состав документов систем документации, используемых и образовывающихся в деятельности Центра входят: как типовые документы(организационные, распорядительные, информационно-справочные) так и специфичные документы пенсионного назначения.
В Центре принятая форма работа с документами носит смешанный характер, т.е. часть основных операций по работе с документами выполняется централизованно в Отделе учета пенсионной документации, а часть в других структурных подразделениях Центра. Форма регистрации документов в Центре компьютерная (электронная), но также, по меньшей мере, используют журнальную форму. Для регистрации документации в Центре используется программа « Регистрация документов организации ARAXGROUP 3.5» В ней осуществляется регистрация входящей, исходящей и внутренней документации на бумажных носителях и в электронном виде.
В целях правильного формирования дел Центра, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел – списке наименований дел заводимых в делопроизводстве Центра с указанием сроков их хранения.
Комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности обеспечивает программное обеспечение «Система электронного документооборота ПФР», с помощью которого регистрация и контроль работы сотрудников с документами становится более контролируемым.
На основании проведенного анализа можно сделать вывод, что в общем отношении существующий процесс документирования в Центре налажен в достаточной мере, однако имеются отдельные замечания и недостатки в организации работы Архива Центра.
Для совершенствования работы Архива Центра нами было предложено внедрить эффективную стратегию автоматизации, включая верный выбор программных продуктов. Обеспечить архив компьютером и принтером, ксероксом, сканером. В качестве рекомендуемого программного продукта для архива можно предложить систему автоматизации учета архивных документов ведомственных архивов организаций - «Архивное дело»(версия 4.0.) Система полностью соответствует требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий. С помощью этой системы будут усовершенствованы функции:
Поиск по всем реквизитам дел и документов.
Сохранение поисковых запросов с целью быстрого поиска дел и документов в дальнейшем.
Выдача дел и документов во временное пользование.
Групповая выдача и возврат дел.
Функция поиска по штрих-коду помогает быстро найти в системе дело на выдачу или вернуть дело.
Функция печати листа использования дела и карты заместителя избавляет от необходимости создавать документы в ручную.
Автоматический контроль срока возврата дела: система сообщает о делах с истекшим или истекающим сроком возврата.
Автоматическое ведение книги выдачи дел во временное пользование.
Проведенный анализ документирования деятельности ГУ – Центре по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области показал, что наряду с огромным потоком документов, обрабатываемых центром в единицу времени, основные операции существующей системы документооборота не автоматизированы. В результате с ростом трудозатрат, снижается пропускная способность центра по обработки входящих и исходящих документов, увеличивается вероятность возникновения ошибки, ввиду человеческого фактора. Необходима комплексная автоматизация всей системы документооборота учреждения и переводе всех документов в электронный вид.
В целях рекомендации работы с документами ГУ-Центра по выплате пенсий ПФ РФ по РО автоматизации всей системы документооборота в целом предлагается модели БД с использованием СУБД Lotus Notes технологии.


Купить