Введение 4
Цели и задачи производственной практики 5
1 Анализ предметной и проблемной области. Обзор возможностей
существующих систем электронного документооборота 6
1.1 Электронный документооборот 6
1.2 Оператор электронного документооборота 14
1.3 Система электронного документооборота «Диадок» 20
1.3.1 Схема взаимодействия оператора с контрагентами 21
1.3.2 Порядок выставления и получения электронного счета-фактуры 22
1.3.3 Схема интеграции в системе «Диадок» 26
1.3.4 Модуль для интеграции системы «Диадок» с системой «1С» 27
1.3.5 Полнофункциональный программный интерфейс системы «Диадок» 30
1.3.6 Интеграционный модуль «Диадок.Коннектор» 31
1.4 Выводы по первой главе 32
2 Выявление требуемых характеристик и функций для разрабатываемой системы 34
2.1 Автоматизация электронного документооборота на предприятии
ООО ЦИТ «Хайтек» 34
2.2 Характеристика объекта автоматизации 34
2.2.1 Основные виды деятельности ООО ЦИТ «Хайтек» 35
2.2.2 Организационная структура предприятия 36
2.2.3 Анализ документооборота предприятия 38
2.3 Обзор требуемой функциональности информационной системы 41
2.3.1 Требования к локальной вычислительной сети 42
2.3.2 Функциональные требования 43
2.3.3 Нефункциональные требования 45
3.4 Выводы по второй главе 45
3 Разработка информационной системы для автоматизации электронного документооборота 46
3.1 Описание работы модуля в системе «1С» 46
3.2 Описание работы модуля в системе «Диадок» 51
3.3 Выводы по третьей главе 56
Заключение 58
Список сокращений 59
Список использованных источников 60
Приложение А Плакаты презентации бакалаврской работы 62
В последнее время в мире растет количество проектов, целью которых является организация обмена информацией между предпринимателями и государственными органами по телекоммуникационным сетям. В связи со стремительным развитием технологий и их повсеместным внедрением электронный документооборот занимает наиболее высокую позицию по сравнению со своим бумажным аналогом. Сегодня целый ряд стран перешли или переходят на безбумажную технологию сдачи бухгалтерской и налоговой от-четности через Интернет.
Внедрение электронного документооборота на предприятии задача ответственная. Затраты на внедрение систем электронного документооборота окупаются не только за счет повышения скорости обмена информацией и сокращения расходов на хранение документов, но и отсутствием серьезных за-трат на перестройку документооборота при возникшей необходимости.
Таким образом, задача разработки системы, позволяющей производить обмен пакетами документов через Интернет, не теряя при этом своей юридической значимости, является актуальной на сегодняшний день. Переход на электронный документооборот позволяет решить такие задачи для организации, как сокращение затрат на ведение документооборота (оплата труда, бумаги, картриджей, место хранения документов и пр.), снижение времени на подготовку и отправку документов, повышение производительности труда бухгалтерии и операторов, снижение ошибок, связанных с человеческим фактором, за счет автоматического формирования документов. И такие за¬дачи как ускорение обмена документами между государственными организациями, обеспечение сохранности юридически значимых документов на городском уровне.
Опыт организаций, перешедших на электронный документооборот, показывает, что использование систем электронного документооборота (СЭД) позволяет достичь высокого результата (рост использования данной технологии от 25 до 40 процентов в год) [9]. По итогам анализа реальных проектов по внедрению СЭД определены следующие преимущества автоматизации документооборота:
-после внедрения СЭД производительность труда персонала увеличивается на 20-25 %;
-стоимость архивного хранения электронных документов на 80 % ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов;
-время, сэкономленное СЭД в результате внедрения - более 60 %.
Цель бакалаврской работы: Автоматизация электронного документооборота на предприятии ООО ЦИТ «Хайтек».
Задачи:
1. Анализ предметной и проблемной области. Анализ существующих СЭД;
2. Выявление требуемых характеристик и функций для разрабатываемой ИС;
3. Разработка ИС для автоматизации электронного документооборота.
В ходе выполнения бакалаврской работы был разработан модуль работы с электронными документами, для автоматической отправки клиентам документов из учетной системы компании ООО ЦИТ «Хайтек» в систему электронного документооборота «Диадок». Программа обладает следующими функциональными возможностями:
-интеграция базовых возможностей из системы «Диадок»
-формирование документа pdf-формата из документа печатной формы;
-отправка документа контрагенту в систему «Диадок»;
-отправка документа контрагенту на электронную почту;
-отображение статуса отправки документа.
На этапе разработки данной программы был проведен сравнительный обзор возможностей систем электронного документооборота, обладающих аналогичными функциональными возможностями. Проведен анализ документооборота данного предприятия, на основе чего были выявлены требования к разрабатываемой программе. Кроме того, были выбраны более подходящие средства разработки, исходя из функциональных требований.
Разработанная система размещается на съемном носителе в виде архива в формате «1С» с расширением .dtи работает под управлением операционных систем семейства Windows.Система имеет такие преимущества как:
-предоставление на бесплатной основе;
-экономия времени до 60 %;
-отправка как в системе «Диадок», так и на электронную почту (нет необходимости дублировать документы).
Основной доработкой этой программы может являться вход в систему «Диадок» по сертификату КЭП, тогда можно будет полноценно работать в системе «Диадок», и будет доступна возможность подписания документов.
