ВВЕДЕНИЕ 3
1. Характеристика МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска» 10
1.1. Анализ деятельности МКУ «Муниципальный архив
г. Зеленогорска» 10
1.2. Фактическое описание и анализ документационного обеспечения
управления в МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска» 20
2. Совершенствование деятельности учреждения 37
2.1. Анализ и совершенствование документационного обеспечения
управления в МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска» 37
2.2. Разработка структуры сайта для МКУ «Муниципальный архив
г. Зеленогорска» и процедура хранения электронных документов 51
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 60
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 62
ПРИЛОЖЕНИЕ А. Схема документопотока МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска» 67
ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Схема оперограммы входящих документов МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска» 68
ПРИЛОЖЕНИЕ В. Схема оперограммы исходящих документов МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска» 69
ПРИЛОЖЕНИЕ Г. Схема оперограммы внутренних документов МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска» 70
ПРИЛОЖЕНИЕ Д. Регламент процесса «Исполнение запроса заявителя в электронном формате» 71
ПРИЛОЖЕНИЕ Е. Приказ о создании информационного сайта в МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска» 75
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж. Положение о создании информационного сайта в МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска» 76
Актуальность совершенствования деятельности в области архивного хранения документов обусловлена тем, что развитие информационных технологий в мире не стоит на месте, а все больше приобретает популярность. Ведь гораздо проще работать с документом в автоматизированной системе, нежели перебирать каждый бумажный документ.
Понятие «хранение документов» в системе делопроизводства и архивного дела включает достаточно широкий комплекс мероприятий. Говоря об архивном хранении документов, необходимо подчеркнуть, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования.
Система архивного хранения документов в организации должна соответствовать ее потребностям, а также отвечать требованиям действующего законодательства. В каждой организации ведется и пересылается множество бухгалтерской, кадровой, нормативной и административной документации. Она различается по определенным признакам и требует индивидуальных условий хранения. Разработав адекватную систему архивного хранения документов можно решить ряд определенных проблем: неверное размещение информации. Отсутствие структуры в системе или ее несоблюдение, нарушение порядка удаления устаревшей документации, затрудненный поиск.
Современные технологии позволяют организациям постепенно перейти от бумажного документооборота к его электронному аналогу. Важнейшей причиной для создания системы электронного хранения документов можно считать сокращение времени, затрачиваемого на поиск и обработку информации. Кроме того, оцифровка документации позволяет сократить ее потери: важные бумаги приходят в негодность или попросту теряются при выдаче во временное пользование. Электронный документооборот более надежен и оперативен. Система электронного хранения документов позволяет обеспечить быстрый и удобный поиск, защиту от утери и повреждения, систематизацию, возможность оперативного анализа и создания отчетов, быструю передачу от одного структурного подразделения другим отделам. Кроме того, электронный документооборот помогает оптимизировать управленческие процессы, сокращая время поиска бумаг и предотвращая их несанкционированное изменение.
Электронная система хранения документов интегрируется в действующую систему документооборота. Имея очевидные преимущества, она позволяет решать множество прикладных задач организации в сокращенные сроки .
Степень изученности темы. В процессе написания выпускной квалификационной работы нами были изучены публикации кандидата исторических наук Н. Г. Суровцевой. В статье «Хранение электронных документов: зарубежный опыт» говорится об условиях развития современных информационно-коммуникационных технологий и повсеместного внедрения и использования в управлении организациями систем электронного документооборота, при котором растет количество электронных документов. Организация работы с электронными документами в системе управления на всех этапах их жизненного цикла является сегодня актуальной задачей для специалистов в сфере управления документами.
Также в статье Н. Г. Суровцевой «Электронный документ: к проблеме идентификации» затрагивается вопрос о технологиях, обеспечивающих визуализацию документа человеком. Возможность его передачи без потери содержания и внешнего вида с использованием персонального компьютера, позволили открыть новую страницу в автоматизации работы с документами, позволили создавать, передавать и хранить документ без использования бумажного носителя. Таким образом, электронный документ самим своим появлением обязан созданию и использованию в управлении современных информационно-коммуникационных технологий и информационных систем, к каковым относится и система электронного документооборота.
В работе использована книга М. П. Бобылевой «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному», исследуется, как организовать работу с управленческой документацией и в чем преимущества бумажных и электронных документов, как выбрать программный продукт для автоматизации документооборота и какие возможные препятствия возникают, как избежать и преодолеть. Так же отражаются разработки и нормативные акты в области документационного обеспечения управленческой деятельности, на современном этапе, так же исследуется практический опыт в российских организациях по автоматизации документооборота, приводятся методические рекомендации.
Также в работе нами была использована статья Н. Е. Пушкаревой «Архивное хранение электронных документов», в которой объясняется сложность обеспечения сохранности электронных документов и несовершенство информационных носителей, следует, что хранить информацию с каждым днем все сложнее и сложнее. Поэтому рекомендуется создавать электронные хранилища для электронных документов в организациях, задачей которых является обеспечение конфиденциальности всей информации и полная неприкосновенность к документам .
Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, а также изучения опыта работы.
Цель исследования: является совершенствование деятельности в области архивного хранения в МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска» в части процесса обслуживания запросов граждан путем перевода части процесса в электронный формат, где в часть процесса вошло предложение о разработке структуры сайта.
Задачи исследования:
- проанализировать деятельность МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска»;
- описать фактическое состояние документационного обеспечения управления в МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска»;
- разработать документы, регламентирующих процесс обслуживания запросов граждан в электронном формате;
- разработать структуру сайта для МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска»;
Объект исследования: Муниципальное казенное учреждение «Муниципальный архив г. Зеленогорска».
Предмет исследования: область архивного хранения документов в МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска».
Хронологические рамки исследования: деятельность МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска» изучена с июня 2015 по май 2018 г.
Территориальные рамки исследования: Муниципальное казенное учреждение «Муниципальный архив г. Зеленогорска», ул. Мира, д. 19а, г. Зеленогорск, Красноярский край.
Методы исследования: для решения поставленных задач использовался системный анализ. Применялись такие методы сбора информации, как изучение и анализ документов, сравнение и разработка схем.
Источниковая база исследования:
1. Федеральные законы РФ, в том числе:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ ;
- Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ (последняя редакция) ;
- Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 N 59-ФЗ (последняя редакция) ;
- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ (последняя редакция) ;
- Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27.07.2010 N 210-ФЗ (последняя редакция) .
2. Национальные стандарты, в том числе:
- «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» ;
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ;
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ;
3. Правила работы организации в архиве, в том числе:
- «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
- Порядок использования архивных документов в читальном зале МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска».
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
- «Перечень типовых управленческих архивных документов,образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
4. Внутренние документы МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска»:
- Устав МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска»
- Положения МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска»;
- Инструкция по делопроизводству;
- Должностные инструкции работников МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска»;
- Приказы и распоряжения по основной деятельности учреждения;
- Плановые и отчетные документы;
- Бухгалтерская документация.
Научная новизна исследования: В ходе выполнения выпускной квалификационной работы проведен анализ деятельности области архивного хранения электронных документов в МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска». Разработан комплекс мероприятий для совершенствования деятельности области архивного хранения документов в учреждении; проведен анализ фактического состояния документационного обеспечения управления МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска»; разработаны документы, регламентирующие исполнение запросов заявителей в электронном формате; разработан комплекс документов, регламентирующих деятельность работы сайта учреждения, создан проект структуры сайта для МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска».
Практическая значимость работы: практическая значимость совершенствования архивного хранения заключается в возможности применения результатов исследования для осуществления основной деятельности в МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска».
Деятельность любого учреждения сопровождается различными документами. И со временем, документы из оперативной среды переходят в архивную среду и подлежат хранению. С использованием информационных технологий хранить документы в электронном формате куда удобнее и проще, а также немаловажным фактором является экономия времени как населения, так и организаций.
В первом разделе выпускной квалификационной работы был проведен анализ деятельности Муниципального казенного учреждения «Муниципальный архив г. Зеленогорска». В данном разделе изучили историю учреждения, представили организационную структуру, провели анализ функций каждого сотрудника, изучили нормативно-методические документы, регламентирующие деятельность МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска», также изучили системы документации, функционирующие в учреждении, и составили схему документопотока по видам систем документации. Также первый раздел включил в себя фактическое описание документационного обеспечения управления в учреждении, где изучили важные аспекты работы службы ДОУ и предложили создать такую службу в МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска». В структуре данного раздела представили схемы документопотоков, функционирующих в учреждении и схемы оперограмм по основным документопотокам. Также в данном разделе составили SWOT- анализ, где выявили проблему отсутствия структуры сайта в учреждении. Обосновали, зачем нужно электронное архивное хранение, провели анализ других сайтов архивов и предложили совершенствовать деятельность МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска», разработав структуру сайта для учреждения, где в часть процесса войдет перевод процедуры обслуживания запросов граждан в электронный формат и переход на электронное хранение документов в архиве.
Второй раздел выпускной квалификационной работы включил в себя анализ и совершенствование архивного хранения документа через создание сайта для МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска». В данном разделе нами был проанализирован процесс обслуживания запросов граждан в электронном формате, был изучен перечень документов, необходимых для исполнения запросов, а также для наглядности процесса нами была составлена блок-схема процедуры исполнения запросов заявителя в архиве в электронном формате. Далее, нами была составлена матрица ответственности, где мы обозначили определенных ответственных лиц за тот или иной процесс. Также проанализировали уровни штатных единиц МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска», где описали обязанности и документы, регламентирующие деятельность в сфере исполнения запросов граждан. В данном разделе внесли изменения в должностные инструкции делопроизводителя и архивиста по вопросам обслуживания запросов граждан в электронном формате. Далее, выявили необходимость создания сайта в учреждении и предложили разработку структуры сайта для МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска».
В рамках выпускной квалификационной работы нами были разработаны следующие документы: Регламент процесса «Исполнение запроса заявителя в электронном формате»; приказ о создании сайта для МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска»; положение о создании сайта.
В данном разделе нами также была разработана блок-схема внешней и внутренней структур сайта для МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска». Наглядно изобразили схему подачи запроса в электронном формате. Также представили схему процедуры хранения документов в электронном формате.
Таким образом, весь предложенный комплекс мероприятий по совершенствованию деятельности в области архивного хранения в МКУ «Муниципальный архив г. Зеленогорска» был выполнен в соответствии с задачами выпускной квалификационной работы.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
