Совершенствование системы архивного хранения документов в ГУФСИН России по Красноярскому краю

ВВЕДЕНИЕ 3
1. Анализ сведений об объекте и предмете проектирования 10
1.1. Анализ деятельности ГУФСИН России по Красноярскому краю 10
1.2. Описание и анализ фактического состояния архивного хранения
документов в ГУФСИН России по Красноярскому краю 20
2. Совершенствование системы архивного хранения документов в
ГУФСИН России по Красноярскому краю 45
2.1. Анализ подходов к совершенствованию системы архивного
хранения документов 45
2.2. Рекомендации по внедрению электронного архива в ГУФСИН
России по Красноярскому краю 54
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 59
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 61
ПРИЛОЖЕНИЕ А. Анализ исправительных структурных подразделений ГУФСИН России по Красноярскому краю 66
ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Организационное устройство ГУФСИН России по Красноярскому краю 68
ПРИЛОЖЕНИЕ В. Анализ организационной структуры ГУФСИН
России по Красноярскому краю 69
ПРИЛОЖЕНИЕ Г. Оперограмма движения входящих документов 71
ПРИЛОЖЕНИЕ Д. Организация хранения документов в архивах 74
ПРИЛОЖЕНИЕ Е. Проект докладной записки 76
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж. Проект приказа о внедрении электронного архива 78
ПРИЛОЖЕНИЕ 3. Проект приказа о внедрении Инструкции 79
ПРИЛОЖЕНИЕ И. Инструкция по работе со сканером ЭларСКАН 80
ПРИЛОЖЕНИЕ К. Проект положения об электронном архиве 82
ПРИЛОЖЕНИЕ Л. Регистрационная карточка документа

Купить

Актуальность темы исследования. Актуальность данной выпускной квалификационной работы заключается в том, что деятельность архивных учреждений является исторически и социально значимой для всех сфер человеческой деятельности, поскольку направленность и специфика архивного дела ориентированы на систематизированное и бережное хранение документов, несущих в себе накопленные знания и опыт предыдущих поколений.
Значительный вклад в совершенствование и развитие современного общества, вносимый архивной отраслью, обусловлен комплексным накоплением и сохранением уникальной аутентичной информации и последующим ее использованием с целью получения достоверных знаний и навыков. Несмотря на то, что архивы обеспечивают специальные условия, соблюдают режимы хранения документов, проблема утраты документов до сих пор стоит очень остро. Ведь бумажный носитель не является долговечным, а содержание, сохранение и реставрация особо ценных документов являются очень затратными мероприятиями, требующими не только материальных затрат, но и больших площадей для хранения и человеческих ресурсов для управления документами. Поэтому мероприятия по совершенствованию системы архивного хранения были и остаются актуальными уже много лет подряд.
Все чаще специалисты в области архивного хранения говорят о важности оцифровки архивных документов и перехода на систему электронных архивов. Внедрение электронных архивов является современным и эффективным решением проблемы организации современных архивохранилищ, более того, развитие современных технологий позволяет говорить о постепенном возрастающем значении электронных архивных систем.
Основой электронного архива является электронный документ, поэтому основными задачами и проблемами, возникающими при разработке программного обеспечения электронных архивов, являются хранение, обработка информационных ресурсов, хранение документов в различных форматах, наличие определенных реквизитов, обеспечивающих подлинность и юридическую значимость электронного документа, защита доступа к базам данных.
Потребность общества в ретроспективной информации не ограничивается узкими потребностями предприятий, они имеют и межгосударственное значение, так как в архивах России хранится информация, интересная для целого ряда стран. И в данном случае архив ГУФСИН России по Красноярскому краю не является исключением.
Использование современных технологий в области архивного хранения способно решить множество существующих проблем, но в то же время оно порождает новые проблемы. Поэтому, несомненно, важно регулировать архивное хранение на государственном уровне, с учетом предыдущего опыта и под влиянием современных реалий.
Степень изученности темы. Первые работы об организации архивного хранения, обеспечении сохранности документов стали появляться еще в 70-х годах, в 21 веке вопросы организации архивного хранения приобрели еще большую актуальность, это подтверждается большим объёмом научных работ, изданных такими научными деятелями как: В. Г. Петелин , В. И. Андреева , С. С. Уфинов , Т. А. Стяжкина . Все они подробно описывают теоретические основы организации хранения документации и некоторые частные случаи. С каждым годом научных работ по данной теме становится все больше и все чаще обсуждается возможность внедрения в систему организации архивного хранения современных технологий.
Так же стоит отметить работу А. Б. Барихина , в которой обобщены, проанализированы и снабжены профессиональными рекомендациями вопросы теории и практики современного делопроизводства и документооборота. Нельзя оставить без внимания и статью И. В. Волковой , опубликованную в журнале «Вестник архивиста», где выделены актуальные вопросы деятельности архивных учреждений по реализации конституционных прав граждан на получение информации социально-правового характера.
С развитием информационных систем и новых технологий стали появляться труды в которых авторы рассматривают возможности внедрения таких систем в сфере архивного хранения, а также сопутствующие проблемы и сложности такого перехода. Из них можно выделить такие работы как Н. И. Ходаковский, Н. А. Ткаченко, Л. И. Левчук «Проблемы внедрения автоматизированных архивных технологий», и С. Н. Клещарь «Современное состояние проблемы оценки качества сканирования бумажных оригиналов в России и за рубежом».
Таким образом, можно говорить о том, что данная тема достаточно изучена, но без учета современных достижений. Именно благодаря техническому и информационному прогрессу появляется возможность проведения новых исследований и все большего углубления в проблемы и возможности развития архивного хранения.
Объектом исследования является Главное управление федеральной службы исполнения наказаний (далее - ГУФСИН России по Красноярскому краю).
Предмет исследования - организация архивного хранения в архиве ГУФСИН России по Красноярскому краю.
Цель исследования - проанализировать, изучить и предложить методы совершенствования архивного хранения документов в ГУФСИН России по Красноярскому краю.
Задачи исследования:
- провести анализ деятельности ГУФСИН России по Красноярскому краю;
- изучить, проанализировать и описать работу службы документационного обеспечения управления и организацию архивного хранения в ГУФСИН России по Красноярскому краю;
- провести анализ современных подходов к совершенствованию архивного хранения документов;
- дать рекомендации по внедрению электронного архива в ГУФСИН России по Красноярскому краю.
Хронологические рамки исследования включают в себя период с 2014 г. и до настоящего времени. Верхняя граница периода обозначена переходом ГУФСИН России по Красноярскому краю на систему электронного документооборота, нижняя граница - функционированием СЭД в Федеральной службе исполнения наказаний по Красноярскому краю в настоящее время.
Территориальные рамки исследования - Красноярский край обусловлены местом нахождения ГУФСИН России по Красноярскому краю.
Источниковая база исследования. Основные правила и рекомендации по хранению документации в любой организации регламентируются нормативно-правовыми актами.
К таким документам относятся: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» , который устанавливает правила относительно организации хранения документов, их хранения, учета и использования.
Рекомендации Федерального архивного агентства по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций , которые направлены на регламентацию работ с электронными документами, подлежащими хранению в архиве организации.
Источниковая база работы не может быть полной без национальных стандартов и ГОСТов, таких как: национальный стандарт РФ ГОСТ Р.7.0.8¬2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» . В данном стандарте приведены основные термины и определения, используемые в делопроизводстве и архивном деле. ГОСТ Р 7.0.2-2006 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов на компакт-дисках. Общие требования» , ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».
Кроме актов, издаваемых государством, источниками для анализа и написания работы служили локальные нормативные акты ГУФСИН России по Красноярскому краю, к ним следует отнести: должностные инструкции сотрудников, положениях об отделах, приказы ФСИН и приказы начальника ГУФСИН России по Красноярскому краю.
Также, источниками послужили официальные сайты ФСИН России и ГУФСИН России по Красноярскому краю, информация представленная на данных сайтах помогла изучить и проанализировать статистические данные, организационную структуру и нормативно-правовые акты, регулирующую деятельность объекта выпускной квалификационной работы.
Методы исследования. При написании данной работы было использовано несколько методов. Прежде всего, был использован метод анализа, который позволил подробно изучить организационную структуру ГУФСИН России по Красноярскому краю путем разделения ее на структурные подразделения. Что позволило изучить функции и документацию каждого отдельно взятого структурного подразделения. Также, был использован системный метод, который позволяет показать причинно-следственные связи в закономерности исторического развития. Данный метод ориентирован на изучение структуры, функций, свойств системы и факторов, которые влияют на нее.
При анализе оборудования и производителей программного обеспечения для электронных архивов был использован сравнительный метод, который позволил определить наиболее выгодные и оптимальные способы вложений путем сопоставления нескольких вариантов.
При анализе фактического состояния архивного хранения в ГУФСИН России по Красноярскому краю был использован метод аналогий, который помог сопоставить уровень фактического состояния архивного хранения в ГУФСИН России по Красноярскому краю с общими правилами в данной области.
Научная новизна исследования связана с тем, что в рамках данной выпускной квалификационной работы впервые была изучена и теоретически рассмотрена возможность введения новой для ГУФСИН России по Красноярскому краю системы электронного архива. В результате анализа было выявлено, что введение системы электронного архива в ГУФСИН России по Красноярскому краю позволит решить ряд проблем, выявленных в результате изучения деятельности архива и вывести хранение документов в выбранной организации на новый уровень.
Практическая значимость работы заключается в возможности использования методических рекомендаций, предложенных в данной выпускной квалификационной работе, непосредственно в работе архива ГУФСИН России по Красноярскому краю, а также, в возможности ее использования при изучении следующих дисциплин: документоведение, документационное обеспечение управления, архивоведение.
Купить