Анализ и совершенствование деятельности документационного обеспечения управления в Краевом государством бюджетом профессиональном образовательном учреждении «Канский политехнический колледж»
|
ВВЕДЕНИЕ 3
1. Описание и анализ документационного обеспечения управления в
Канском политехническом колледже 9
1.1. Общие сведения о колледже 9
1.2. Документационное обеспечение управления в колледже 18
2. Совершенствование документационного обеспечения управления 41
2.1. Анализ и переработка действующей организационной структуры
колледжа 41
2.2. Анализ оформления документов колледжа 45
2.3. Актуализация должностной инструкции специалиста по кадрам 51
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 55
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 57
ПРИЛОЖЕНИЕ А. Актуализированная организационная структура колледжа 62
ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Приказ колледжа 63
ПРИЛОЖЕНИЕ В.Верно оформленный Приказ колледжа 64
ПРИЛОЖЕНИЕ Г. Акт колледжа 65
ПРИЛОЖЕНИЕ Д. Протокол колледжа 68
ПРИЛОЖЕНИЕ Е. Верно оформленный Протокол колледжа 70
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж. Докладная записка колледжа 72
ПРИЛОЖЕНИЕ 3. Верно оформленная докладная записка колледжа 73
ПРИЛОЖЕНИЕ И. Служебное письмо колледжа 74
ПРИЛОЖЕНИЕ К. Верно оформленное служебное письмо колледжа 75
ПРИЛОЖЕНИЕ Л. Проект должностной инструкции специалиста по кадрам 76
1. Описание и анализ документационного обеспечения управления в
Канском политехническом колледже 9
1.1. Общие сведения о колледже 9
1.2. Документационное обеспечение управления в колледже 18
2. Совершенствование документационного обеспечения управления 41
2.1. Анализ и переработка действующей организационной структуры
колледжа 41
2.2. Анализ оформления документов колледжа 45
2.3. Актуализация должностной инструкции специалиста по кадрам 51
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 55
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 57
ПРИЛОЖЕНИЕ А. Актуализированная организационная структура колледжа 62
ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Приказ колледжа 63
ПРИЛОЖЕНИЕ В.Верно оформленный Приказ колледжа 64
ПРИЛОЖЕНИЕ Г. Акт колледжа 65
ПРИЛОЖЕНИЕ Д. Протокол колледжа 68
ПРИЛОЖЕНИЕ Е. Верно оформленный Протокол колледжа 70
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж. Докладная записка колледжа 72
ПРИЛОЖЕНИЕ 3. Верно оформленная докладная записка колледжа 73
ПРИЛОЖЕНИЕ И. Служебное письмо колледжа 74
ПРИЛОЖЕНИЕ К. Верно оформленное служебное письмо колледжа 75
ПРИЛОЖЕНИЕ Л. Проект должностной инструкции специалиста по кадрам 76
Актуальность темы исследования. В настоящее время среднее профессиональное образование играет важнейшую роль в вопросе подготовки высококвалифицированных рабочих кадров. Именно молодежь является основой будущего профессионального потенциала общества.
Профессиональное образовательное учреждение является связующим звеном между государством и обществом и выражает его интересы. Государственные учреждения среднего профессионального образования осуществляют на сегодняшний день обучение по 280 различным специальностям. С каждым днем возрастает потребность в специалистах- практикантах. Вместе с тем с развитием экономики и производства регулярно повышаются требования к их профессионализму и уровню квалификации. Дефицит кадров рабочих профессий повышает интерес к специалистам среднего профессионального образования. Должности, считавшиеся ранее не престижными, сейчас все более востребованы на рынке труда.
Вопрос подготовки кадров в профессиональной области становится актуальным. В связи с этим специализированные учебные заведения, занимающиеся подготовкой кадров среднего звена, по-прежнему занимают прочное место в системе образования. Сроки обучения в образовательных учреждениях по основным профессиональным образовательным программам среднего профессионального образования устанавливаются в соответствии с нормативными сроками, определяемыми федеральными государственными образовательным стандартами среднего профессионального образования.
В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.
Одним из основных элементов делопроизводства является документирование. Документирование — это процесс создания и оформления документа. В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ закреплено понятие «документ»: документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков. Поэтому ведение многих документов предписано законами и законодательными актами. Очень важна оперативная работа с документами. Эти действия в современных условиях конкуренции, которые влияют на развитие и продвижение образовательной сферы, могут стать определяющим фактором при налаживании деловых отношении и привлечении студентов.
Сегодня осуществление реализации информационно-образовательных услуг, повышение статусного уровня учреждения и эффективности управленческого труда в учреждении во многом зависят от того, насколько рационально развито делопроизводство. Это обуславливает актуальность выбранной темы.
Степень изученности темы. Немалое количество научных работ посвящено изучению среднего профессионального образования (далее также СПО) в колледжах. Наиболее распространенные работы в данной области: И.А. Бабановой ,С.А. Березиной , Е.О. Дубровской ,Г.А.Ковальчук , в которых рассмотрены вопросы реализации образовательной деятельности в колледжах и перспективы развития среднего профессионального образования в будущем.
Цель исследования-анализ и совершенствование деятельности документационного обеспечения управления в КГБПОУ «Канский политехнический колледж».
Задачи исследования:
- изучение деятельности, организационной структуры, нормативно-правовых и локальных актов в сфере документационного обеспечения управления колледжа;
- разработка схемы управления документопотоками колледжа;
- совершенствование организационной структуры колледжа;
- анализ оформления документов колледжа;
- анализ и совершенствование должностной специалиста по кадрам колледжа.
Объект исследования -Краевое государственное бюджетное профессиональное образовательное (среднее специальное) учреждение «Канский политехнический колледж» (далее также КГБПОУ «Канский политехнический колледж»).
Предмет исследования-особенности ДОУ в Канском политехническом колледже.
Хронологические рамки исследования - Охватывают период с 2012 г.по 2018г. Верхняя граница исследования - 2012г.- обусловлена внедрением современного электронного делопроизводства в колледже. Нижняя граница исследования - 2018г. - обусловлена данными о состоянии делопроизводства на сегодняшний день.
Территориальные рамки исследования - Красноярский край, Канский район, г. Канск.
Методы исследования: Работа базируется на структурно -системном методе и объективном. Структурно-системный метод предусматривает изучение структуры объекта и места элементов в ней. Метод объективности включает в себя предельную точность изложения фактов без их искажения. В ходе решения данных задач применялись следующие общенаучные методы исследования: сбор и обработка документов учреждения, наблюдение и систематизация материала, проведение системного анализа.
Источниковая база исследования. В ходе разработки ВКР мы использовали следующие источники.
1) Нормативно-правовые документы Федерального уровня:
- Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993);
- ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» ;
- ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» ;
- ФЗ от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» .
2) Нормативно-правовые документы регионального уровня:
- Распоряжение Правительства Красноярского края от 14.07.2014 № 453-р «О реорганизации КГБОУ «Канский политехнический колледж» присоединения к нему краевого государственного бюджетного образовательного учреждения начального профессионального образования «Профессиональное училище № 15» .
3) ГОСТы:
- ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (далее также СИБИД). Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
- ГОСТ Р 55681-2013 «Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами» (идентичен ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация. Анализ деловых процессов в интересах управления документами») и другие.
4) Электронные источники:
- сайт правовой поддержки Консультант плюс, в котором представлены все нормативно правовые акты, которые понадобились для исследования по данной теме;
- сайт Канского политехнического колледжа, в котором представлены общие сведения об учреждении .
Научная новизна работы состоит в комплексном изучении документированной деятельности в колледже. В ходе работы над выпускной квалификационной работы, нами была переработана действующая организационная структура колледжа, разработана сеть процессов управления документопотоками, актуализированы должностные инструкции работников.
Практическая значимость работы состоит в том, что предложенные автором в работе рекомендации по совершенствованию управления документопотоками колледжа могут быть использованы в КГБПОУ «Канский политехнический колледж» для улучшения процесса документирования.
Апробация исследования. Основные результаты выпускной квалификационной работы были предоставлены в работе «Формирование
структуры документации системы управления документами»,
Профессиональное образовательное учреждение является связующим звеном между государством и обществом и выражает его интересы. Государственные учреждения среднего профессионального образования осуществляют на сегодняшний день обучение по 280 различным специальностям. С каждым днем возрастает потребность в специалистах- практикантах. Вместе с тем с развитием экономики и производства регулярно повышаются требования к их профессионализму и уровню квалификации. Дефицит кадров рабочих профессий повышает интерес к специалистам среднего профессионального образования. Должности, считавшиеся ранее не престижными, сейчас все более востребованы на рынке труда.
Вопрос подготовки кадров в профессиональной области становится актуальным. В связи с этим специализированные учебные заведения, занимающиеся подготовкой кадров среднего звена, по-прежнему занимают прочное место в системе образования. Сроки обучения в образовательных учреждениях по основным профессиональным образовательным программам среднего профессионального образования устанавливаются в соответствии с нормативными сроками, определяемыми федеральными государственными образовательным стандартами среднего профессионального образования.
В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.
Одним из основных элементов делопроизводства является документирование. Документирование — это процесс создания и оформления документа. В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ закреплено понятие «документ»: документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков. Поэтому ведение многих документов предписано законами и законодательными актами. Очень важна оперативная работа с документами. Эти действия в современных условиях конкуренции, которые влияют на развитие и продвижение образовательной сферы, могут стать определяющим фактором при налаживании деловых отношении и привлечении студентов.
Сегодня осуществление реализации информационно-образовательных услуг, повышение статусного уровня учреждения и эффективности управленческого труда в учреждении во многом зависят от того, насколько рационально развито делопроизводство. Это обуславливает актуальность выбранной темы.
Степень изученности темы. Немалое количество научных работ посвящено изучению среднего профессионального образования (далее также СПО) в колледжах. Наиболее распространенные работы в данной области: И.А. Бабановой ,С.А. Березиной , Е.О. Дубровской ,Г.А.Ковальчук , в которых рассмотрены вопросы реализации образовательной деятельности в колледжах и перспективы развития среднего профессионального образования в будущем.
Цель исследования-анализ и совершенствование деятельности документационного обеспечения управления в КГБПОУ «Канский политехнический колледж».
Задачи исследования:
- изучение деятельности, организационной структуры, нормативно-правовых и локальных актов в сфере документационного обеспечения управления колледжа;
- разработка схемы управления документопотоками колледжа;
- совершенствование организационной структуры колледжа;
- анализ оформления документов колледжа;
- анализ и совершенствование должностной специалиста по кадрам колледжа.
Объект исследования -Краевое государственное бюджетное профессиональное образовательное (среднее специальное) учреждение «Канский политехнический колледж» (далее также КГБПОУ «Канский политехнический колледж»).
Предмет исследования-особенности ДОУ в Канском политехническом колледже.
Хронологические рамки исследования - Охватывают период с 2012 г.по 2018г. Верхняя граница исследования - 2012г.- обусловлена внедрением современного электронного делопроизводства в колледже. Нижняя граница исследования - 2018г. - обусловлена данными о состоянии делопроизводства на сегодняшний день.
Территориальные рамки исследования - Красноярский край, Канский район, г. Канск.
Методы исследования: Работа базируется на структурно -системном методе и объективном. Структурно-системный метод предусматривает изучение структуры объекта и места элементов в ней. Метод объективности включает в себя предельную точность изложения фактов без их искажения. В ходе решения данных задач применялись следующие общенаучные методы исследования: сбор и обработка документов учреждения, наблюдение и систематизация материала, проведение системного анализа.
Источниковая база исследования. В ходе разработки ВКР мы использовали следующие источники.
1) Нормативно-правовые документы Федерального уровня:
- Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993);
- ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» ;
- ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» ;
- ФЗ от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» .
2) Нормативно-правовые документы регионального уровня:
- Распоряжение Правительства Красноярского края от 14.07.2014 № 453-р «О реорганизации КГБОУ «Канский политехнический колледж» присоединения к нему краевого государственного бюджетного образовательного учреждения начального профессионального образования «Профессиональное училище № 15» .
3) ГОСТы:
- ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (далее также СИБИД). Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
- ГОСТ Р 55681-2013 «Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами» (идентичен ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация. Анализ деловых процессов в интересах управления документами») и другие.
4) Электронные источники:
- сайт правовой поддержки Консультант плюс, в котором представлены все нормативно правовые акты, которые понадобились для исследования по данной теме;
- сайт Канского политехнического колледжа, в котором представлены общие сведения об учреждении .
Научная новизна работы состоит в комплексном изучении документированной деятельности в колледже. В ходе работы над выпускной квалификационной работы, нами была переработана действующая организационная структура колледжа, разработана сеть процессов управления документопотоками, актуализированы должностные инструкции работников.
Практическая значимость работы состоит в том, что предложенные автором в работе рекомендации по совершенствованию управления документопотоками колледжа могут быть использованы в КГБПОУ «Канский политехнический колледж» для улучшения процесса документирования.
Апробация исследования. Основные результаты выпускной квалификационной работы были предоставлены в работе «Формирование
структуры документации системы управления документами»,
Документационное обеспечение управления - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Управление любой организацией в современных условиях можно представить, как процесс передачи и накопления информации, основным носителем которой выступает документ. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования. Правильно организованное делопроизводство не только облегчает и ускоряет работу всех специалистов учреждения, но и способствует более эффективному управлению. Учитывая происходящие изменения в сфере коммуникаций и внедрение информационных технологий, роль документирования как информационной основы управления будет только возрастать.
В первой части выпускной квалификационной работы мы изучили историю развития и становления Канского политехнического колледжа, организационную структуру и как осуществляется руководством подразделений; нормативно-правовую базу и нормативно-правовые акты образовательного процесса колледжа, состояние документационного обеспечения управления (далее также ДОУ), национальные стандарты, документопотоки (входящие, исходящие, внутренние) и документооборот, осуществление формирования и хранения дел, действующие должностные инструкции сотрудников колледжа.
В ходе анализа выпускной квалификационной работы были выявлены проблемы: неправильно сформирована организационная структура колледжа; устаревшие должностные инструкции; выявили ошибки оформление документов по ГОСТ 6.30-2003; отсутствие Положения «О коммерческой тайне и конфиденциальной информации» и другие.
Исходя из выявленных проблем, во второй части выпускной квалификационной работы мы выполнили анализировали и переработали действующую организационную структуру колледжа, изучили профессиональный стандарт 07.003 специалиста по управлению персоналом и совершенствовали должностную инструкцию специалиста по кадрам, провели анализ действующих документов по ГОСТ Р 6.30-2003 и инструкции по делопроизводству колледжа и разработали методы по устранению ошибок.
Управление любой организацией в современных условиях можно представить, как процесс передачи и накопления информации, основным носителем которой выступает документ. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования. Правильно организованное делопроизводство не только облегчает и ускоряет работу всех специалистов учреждения, но и способствует более эффективному управлению. Учитывая происходящие изменения в сфере коммуникаций и внедрение информационных технологий, роль документирования как информационной основы управления будет только возрастать.
В первой части выпускной квалификационной работы мы изучили историю развития и становления Канского политехнического колледжа, организационную структуру и как осуществляется руководством подразделений; нормативно-правовую базу и нормативно-правовые акты образовательного процесса колледжа, состояние документационного обеспечения управления (далее также ДОУ), национальные стандарты, документопотоки (входящие, исходящие, внутренние) и документооборот, осуществление формирования и хранения дел, действующие должностные инструкции сотрудников колледжа.
В ходе анализа выпускной квалификационной работы были выявлены проблемы: неправильно сформирована организационная структура колледжа; устаревшие должностные инструкции; выявили ошибки оформление документов по ГОСТ 6.30-2003; отсутствие Положения «О коммерческой тайне и конфиденциальной информации» и другие.
Исходя из выявленных проблем, во второй части выпускной квалификационной работы мы выполнили анализировали и переработали действующую организационную структуру колледжа, изучили профессиональный стандарт 07.003 специалиста по управлению персоналом и совершенствовали должностную инструкцию специалиста по кадрам, провели анализ действующих документов по ГОСТ Р 6.30-2003 и инструкции по делопроизводству колледжа и разработали методы по устранению ошибок.