ВВЕДЕНИЕ 7
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В
МУНИЦИПАЛЬНЫХ КАЗЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ 9
1.1 Документооборот. Понятие. Организация делопроизводства 9
1.1.1 Основные требования, предъявляемые к организации делопроизводства 9
1.1.2 Прием, обработка и распределение поступающих документов 10
1.1.3 Регистрация документов 12
1.1.4 Отправка исходящей документации 13
1.1.5 Порядок прохождения внутренних документов 15
1.2 Классификация автоматизированных систем документооборота 16
1.2.1 Назначение систем электронного документооборота 16
1.2.2 Классификация СЭД 17
1.2.3 Преимущества от использования СЭД 20
1.2.4 Анализ программ автоматизации документооборота 20
2 ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 34
2.1 Общая характеристика Муниципального казенного учреждения «Городское
хозяйство» города Дивногорска 34
2.1.1 Анализ системы документооборота в МКУ «Городское хозяйство»
города Дивногорска 39
2.1.2 Предложения по улучшению системы документооборота в МКУ
«Городское хозяйство» города Дивногорска 44
2.2 Обоснование выбора системы электронного документооборота 47
3 ОЦЕНКА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ
СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО УЧРЕЖДЕНИЯ 53
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 59
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 60
ПРИЛОЖЕНИЕ А АКТ ПРИЕМА И ПЕРВИЧНОЙ ОБРАБОТКИ
ДОКУМЕНТОВ 64
ПРИЛОЖЕНИЕ Б СПИСОК НЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ РЕГИСТРАЦИИ
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 65
ПРИЛОЖЕНИЕ В ФОРМА РЕЕСТРА ОТПРАВЛЯЕМОЙ
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 66
ПРИЛОЖЕНИЕ Г ЖУРНАЛ ВХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 67
ПРИЛОЖЕНИЕ Д ЖУРНАЛ ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 68
ПРИЛОЖЕНИЕ Е ОТВЕТ НА ЗАЯВЛЕНИЕ ГРАЖДАНИНА 69
В настоящее время в Российской Федерации особую актуальность и социальную значимость приобретают вопросы, связанные с повышением эффективности деятельности органов государственной и муниципальной власти. Реформирование российской государственности актуализирует проблему становления адекватной системы государственного управления, определению параметров, способствующих повышению эффективности деятельности органов государственной власти [1].
Особое значение в организациях для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.
Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций по улучшению обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением.
Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу организации.
Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Вот почему данная тема всегда будет являться очень важной для изучения.
Актуальность темы исследования определена необходимостью поиска и внедрения новых подходов к ведению документооборота в организации, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любого учреждения.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется, на информации, на служебном документе.
Целью данной бакалаврской работы является повышение эффективности работы организации за счет автоматизации документооборота контроля исполнения решений муниципальных казенных учреждений на примере муниципального казённого учреждения «Городское хозяйство» города Дивногорска.
Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:
1. Изучить теоретические основы построения системы документооборота в муниципальных казенных учреждениях.
2. Определить назначение СЭД и провести анализ существующих систем электронного документооборота.
3. Провести анализ документооборота в организации и выявить основные проблемы с процессами учета документооборота.
4. Предложить решения для повышения эффективности, развития и совершенствования в управлении документооборотом организации.
5. Привести экономическое обоснование эффективности предлагаемого решения.
Объектом исследования является муниципальное казенное учреждение «Городское хозяйство».
Предмет исследования - управление документооборотом на МКУ «Г ородское хозяйство» города Дивногорска.
Перейдем к решению поставленных задач.
Данная бакалаврская работа по автоматизации документооборота контроля исполнения решений Муниципальных казенных учреждений осуществлялась в три этапа.
На первом этапе работы был проанализирован документооборот на муниципальных казенных учреждениях. Проведенный анализ технологий ведения делопроизводства показал неэффективность ведения только бумажного документооборота. Для повышения скорости и качества обработки документов и принятия решений по ним, снижения трудозатрат на работу с информацией, увеличения эффективности взаимодействия муниципальных служащих в ходе реализации стоящих перед ними задач, был сделан вывод о необходимости организовать переход на электронный документооборот.
Сделанные выводы позволили перейти к практической части.
На втором этапе работы была рассмотрена деятельность муниципального казенного учреждения «Городское хозяйство» города Дивногорска. Документооборот учреждения имеет ряд проблем: задержки прохождения и исполнения документов, сложные схемы согласования документов, отсутствие информации об исполнении в реальном времени и так далее. Для повышения эффективности делопроизводства была выбрана и обоснована система электронного документооборота «ДЕЛО», которая решает задачи учета, контроля исполнения и управления документами.
На третьем, заключительном, этапе был проведен расчет экономической эффективности внедрения системы электронного документооборота «ДЕЛО», который показал, что затраты на разработку и внедрение системы составляет 402500 рублей, а суммарная экономия от внедренной системы - 230855 рублей, срок окупаемости проекта равен 1,7 года. Таким образом, можно говорить о эффективности проекта по внедрению системы «ДЕЛО» в делопроизводство МКУ «Городское хозяйство» города Дивногорска. Это позволяет сделать вывод, что задание выполнено полностью.
