Помощь студентам в учебе
Архивное хранение электронных фотодокументов (на примере редакции газеты «Городские новости»)
|
ВВЕДЕНИЕ 3
1 Фотодокументирование на электронных носителях в области архивного дела
1.1 Организация работы по оцифровыванию и учету архивных
фотодокументов 11
1.2 Осуществление архивного хранения цифровых и оцифрованных
фотодокументов 40
2 Характеристика организации работы с электронными фотодокументами в редакции газеты "Городские новости"
2.1 История и структура организации 54
2.2 Система работы с электронными фотодокументами в архиве
организации 59
2.3 Проблема организации хранения электронных фотодокументов в архиве
организации 68
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 79
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 83
ПРИЛОЖЕНИЕ
1 Фотодокументирование на электронных носителях в области архивного дела
1.1 Организация работы по оцифровыванию и учету архивных
фотодокументов 11
1.2 Осуществление архивного хранения цифровых и оцифрованных
фотодокументов 40
2 Характеристика организации работы с электронными фотодокументами в редакции газеты "Городские новости"
2.1 История и структура организации 54
2.2 Система работы с электронными фотодокументами в архиве
организации 59
2.3 Проблема организации хранения электронных фотодокументов в архиве
организации 68
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 79
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 83
ПРИЛОЖЕНИЕ
Актуальность темы. Деятельность архивных учреждений, безусловно, оставалась и остается актуальной как в определенный период времени в прошлом, так и в объективно существующей действительности для всех сфер жизни общества, поскольку направленность и специфика архивного дела ориентированы на систематизированное, бережное и превентивное хранение исторически, экономически, социально, политически и культурно ценных сведений.
Значительный вклад в совершенствование и развитие человека и общества, вносимый архивной отраслью, обусловлен комплексным накоплением уникальной аутентичной информации и последующим ее использованием с целью получения должного и достоверного знания, навыка, другой ценной и значимой информации, опираясь на поступательное развитие технологических процессов, внедряемых в жизнь общества.
Проблема по данному вопросу состоит в сложности проведения организованного, таксономического подхода к организации хранения фотодокументов в машиночитаемом формате и осуществления упредительных мер сохранности электронного графического документированного материала как на внутренних, так и на внешних материальных носителях информации в силу стремительного внедрения модернизированных форм существования фотографических информационных ресурсов.
Выбранная тема исследования - архивное хранение электронных фотодокументов - сохраняет свою актуальность на протяжении периода от появления первого фотографического изображения в России, снятого в 1839 г. русским академиком Ю. Ф. Фрицше, и по настоящий момент, не теряя своей значимости для Архивного фонда РФ. Учитывая непродолжительность периода сосуществования фотодокументов с другими видами документов, сложно с высокой точностью прогнозировать, как повлияют обстоятельства и время на сохранность цифровых фотоматериалов, несмотря на современные новейшие автоматизированные технологии оценки и реализации жизнеобеспечения, специфических черт в отношении хранения и ранжированного учета исследуемых форм с момента оцифровывания или съемки до момента приобретения условного статуса охраняемого объекта.
Преобладающим преимуществом типичных видов материальных носителей документированной информации - бумажных - является их непритязательность и адаптированность к внешним естественным раздражителям в нормальных условиях, таким как воздух, влажность, свет, в то время как компьютеризированное формирование фонда электронными фотодокументами облагается рядом возникающих проблем в связи с резким совершенствованием сегмента архивной области.
Степень изученности темы. Историография работы была построена, в основе своей, по проблемному принципу.
Актуальность проблемы обеспечения сохранности электронных фотодокументов с обоснованием потенциальных путей решения рассматривались на 7-й Международной конференции «Central Asia-2013: Интернет и информационно-библиотечные ресурсы в науке, образовании, культуре и бизнесе» в выступлении Д.А. Ким и 19-ой Международной Конференция «Крым 2012», «Библиотеки и информационные ресурсы в современном мире науки, культуры, образования и бизнеса» в докладе А.А. Кащеева.
Методические рекомендации технического характера по вопросу оцифровывания фотодокументов в систему двоичного когда изложены в работах И.О. Кохановой и Е.А. Рудометова.
Применение компьютерных технологий в организации хранения электронных документом частично нашли отражение в работах авторов И.К. Корнеева и Ф.С. Воройского.
Отдельное внимание к архивному хранению электронных документов уделил С.Л. Кузнецов в трудах «Организация хранения документов в
электронной форме» и «Методические рекомендации по организации хранения электронных документов».
Цель данной работы - на основе теоретического исследования электронного хранения фотодокументов в ведомственных архивах и архивных учреждений разработать рекомендации по организации хранения электронных фотодокументов в архиве редакции газеты «Городские новости».
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
1. Проанализировать нормативные правовые и методические акты, регулирующие организацию хранения электронных фотодокументов;
2. Обосновать специфические особенности организации электронного хранения фотодокументов в ведомственном архиве редакции газеты «Городские новости»;
3. Выявить проблемы в области архивного хранения электронных фотодокументов в редакции газеты «Городские новости» и разработать рекомендации по повышению качества работы с цифровыми фотодокументами в архиве организации.
Объект работы - архив электронных фотодокументов редакции газеты «Городские новости».
Предмет работы - организация хранения электронных фотодокументов в архиве.
Источниковая база. Источниками исследования послужили, в основе своей, нормативно-правовые акты, система государственных стандартов, раскрывающих общие требования к архивному хранению как в целом, так и основных и рабочих экземпляров в частности, электронные ресурсы с официальных сайтов учреждений, а также череда рекомендательно- методических актов в формате методических рекомендаций, инструкций и правил.
теме исследования представлены ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов», «Рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» (ВНИИДАД), «Методических рекомендациях по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом», разработанных Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) в 2012 г., которые служат основой для наиболее корректного и полного представления о процедуре организации оцифровки документов, и основополагающим Федеральным законом Российской Федерации «Об архивном деле» №125-ФЗ от 22.10.2004 г.
Особо значимый момент в ведении электронных документов и придании им юридической силы раскрывается в Федеральном законе от 06.04.2011 г. №53-Ф3 «Об электронной цифровой подписи», ISO 32000-1:2008 «Менеджмент документов. Формат переносных документов. Часть 1. PDF 1.7», а также государственном стандарте ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».
Отдельную область анализа изученных теоретических материалов занял вопрос по выявлению оптимального графического формата файлов электронных фотодокументов с учетом наименьшей затраты долговременной памяти устройств обоих типов и без потери качества, который нашел обоснование в ISO/IEC 10918-1:1994 «Информационные технологии. Цифровое уплотнение и кодирование неподвижных изображений с непрерывным спектром тонов. Часть 1», на опубликованных материалах в электронном доступе «Рекомендованных цифровых форматов, предназначенных для долгосрочного хранения цифровой информации» (г. Таллахаси), «Рекомендациях по созданию Интернет-выставок архивных документов» (РГАНТД).
Круг проблем и путей решения по вопросу продления жизнеобеспечения и максимально возможного периода существования электронных фотодокументов, их сохранности как на внутренних модулях памяти, так и но обособленных носителях информации, рассмотрены и регламентированы в ГОСТ Р 7.0.2-2006 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов на компакт-дисках. Общие требования», ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. «Обеспечение
долговременной сохранности электронных документов», ГОСТ 7.68-95 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Фоно- и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению», «Рекомендациях по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках» (РГАНТД), «Методических рекомендациях по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях».
Самый широкий спектр разработок по рассматриваемому вопросу касался системы организации учета и логической структуризации цифровых фотодокументов в среде электронного архивного хранения, среди них можно выделить: «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», ГОСТ 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», ГОСТ 7.68-95 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Фоно- и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению», «Рекомендации по
комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» (ВНИИДАД), «Основные правила работы архивов организаций» (ВНИИДАД), «Инструкция по работе с электронными цифровыми фотодокументами» (ОГУ «Государственный архив Ульяновской области»), «Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом» (ВНИИДАД), «Методические рекомендации по созданию и учету фонда пользования документов на бумажной основе и фотодокументов Государственного архива республики Марий Эл на электронных носителях» (ГКУ «Государственный архив республики Марий Эл»), «Методические рекомендации по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях».
Аспекты по применению к электронным фотодокументам графической обработки или иного рода воздействия представлены в «Рекомендациях по созданию оцифрованных копий фонда пользования фото и фонодокументов» (РГАНТД) и «Методических рекомендациях «Восстановление угасающих текстов и изображений архивных документов» (ВНИИДАД).
Локально основы структурных особенностей и концепции целостного подхода к оцифровыванию, описанию, контролю качества, репликации на электронные носители информации, миграции из одного электронного формата в другой, маркировке и учетной регистрации (документированной регламентации произведенных шагов по работе с машиночитаемым массивом фотодокументов) отражены в «Инструкции по работе с электронными цифровыми фотодокументами», разработанной государственным архивом Ульяновской области, методических рекомендациях по работе с документами на электронных носителях в разработке ЦАДЭНМ, а также в рекомендательной документации РГАНТД.
Методологическая основа работы. В работе использован комплекс взаимодополняющих общенаучных и специально-исторических методов исследования.
Так, для всестороннего раскрытия вопроса об архивном хранении фотодокументов использовался такой специально-исторический метод, как структурно-системный, с помощью которого удалось рассмотреть архивное хранение цифровых фотодокументов в системе электронного архивного хранения документов в целом.
Метод анализа послужил основой для изучения теоретического материала, в результате чего были выделены и охарактеризованы необходимые для выполнения поставленной цели исследования сведения из основных источников.
Описательный метод использовался для подробного раскрытия первичной информации, выделенной в проанализированных источниках, а также для характеристики структуры и организации архивного хранения электронных фотодокументов на муниципальном предприятии «Городские новости».
Всесторонне использовался такой научный метода как синтез полученных сведений, интегрированных в единую теоретико-рекомендательную конъюнктуру в рамках практической части работы.
Сравнительный метод был применен по причине разностороннего подхода к исследованию источников, разработанных на федеральном и региональном уровнях.
Методом индукции, заключенном в исследовании элементов системы электронного архива организации, было сформировано комплексное представление об организации хранения электронных фотодокументов в ведомственном архиве.
Новизна работы состоит в комплексном изучении организации хранения электронных фотодокументов в ведомственном архиве на примере редакции газеты «Городские новости», схематическом представлении структуры организации и примерной рекомендательной систематизации электронных фотодокументов на внутреннем носителе информации.
Практическая значимость исследования представлена совокупностью специально разработанных мер по унифицированной и систематизированной организации хранения электронных фотодокументов в редакции газеты «Городские новости», рекомендованных к сведению и учету при ведении электронного фотоархива данной организации.
Также данная работа может быть актуальна для желающих узнать об электронном архивном хранении фотодокументов в ведомственном архиве организации, не являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива с нефондовой организацией единиц учета и хранения.
Значительный вклад в совершенствование и развитие человека и общества, вносимый архивной отраслью, обусловлен комплексным накоплением уникальной аутентичной информации и последующим ее использованием с целью получения должного и достоверного знания, навыка, другой ценной и значимой информации, опираясь на поступательное развитие технологических процессов, внедряемых в жизнь общества.
Проблема по данному вопросу состоит в сложности проведения организованного, таксономического подхода к организации хранения фотодокументов в машиночитаемом формате и осуществления упредительных мер сохранности электронного графического документированного материала как на внутренних, так и на внешних материальных носителях информации в силу стремительного внедрения модернизированных форм существования фотографических информационных ресурсов.
Выбранная тема исследования - архивное хранение электронных фотодокументов - сохраняет свою актуальность на протяжении периода от появления первого фотографического изображения в России, снятого в 1839 г. русским академиком Ю. Ф. Фрицше, и по настоящий момент, не теряя своей значимости для Архивного фонда РФ. Учитывая непродолжительность периода сосуществования фотодокументов с другими видами документов, сложно с высокой точностью прогнозировать, как повлияют обстоятельства и время на сохранность цифровых фотоматериалов, несмотря на современные новейшие автоматизированные технологии оценки и реализации жизнеобеспечения, специфических черт в отношении хранения и ранжированного учета исследуемых форм с момента оцифровывания или съемки до момента приобретения условного статуса охраняемого объекта.
Преобладающим преимуществом типичных видов материальных носителей документированной информации - бумажных - является их непритязательность и адаптированность к внешним естественным раздражителям в нормальных условиях, таким как воздух, влажность, свет, в то время как компьютеризированное формирование фонда электронными фотодокументами облагается рядом возникающих проблем в связи с резким совершенствованием сегмента архивной области.
Степень изученности темы. Историография работы была построена, в основе своей, по проблемному принципу.
Актуальность проблемы обеспечения сохранности электронных фотодокументов с обоснованием потенциальных путей решения рассматривались на 7-й Международной конференции «Central Asia-2013: Интернет и информационно-библиотечные ресурсы в науке, образовании, культуре и бизнесе» в выступлении Д.А. Ким и 19-ой Международной Конференция «Крым 2012», «Библиотеки и информационные ресурсы в современном мире науки, культуры, образования и бизнеса» в докладе А.А. Кащеева.
Методические рекомендации технического характера по вопросу оцифровывания фотодокументов в систему двоичного когда изложены в работах И.О. Кохановой и Е.А. Рудометова.
Применение компьютерных технологий в организации хранения электронных документом частично нашли отражение в работах авторов И.К. Корнеева и Ф.С. Воройского.
Отдельное внимание к архивному хранению электронных документов уделил С.Л. Кузнецов в трудах «Организация хранения документов в
электронной форме» и «Методические рекомендации по организации хранения электронных документов».
Цель данной работы - на основе теоретического исследования электронного хранения фотодокументов в ведомственных архивах и архивных учреждений разработать рекомендации по организации хранения электронных фотодокументов в архиве редакции газеты «Городские новости».
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
1. Проанализировать нормативные правовые и методические акты, регулирующие организацию хранения электронных фотодокументов;
2. Обосновать специфические особенности организации электронного хранения фотодокументов в ведомственном архиве редакции газеты «Городские новости»;
3. Выявить проблемы в области архивного хранения электронных фотодокументов в редакции газеты «Городские новости» и разработать рекомендации по повышению качества работы с цифровыми фотодокументами в архиве организации.
Объект работы - архив электронных фотодокументов редакции газеты «Городские новости».
Предмет работы - организация хранения электронных фотодокументов в архиве.
Источниковая база. Источниками исследования послужили, в основе своей, нормативно-правовые акты, система государственных стандартов, раскрывающих общие требования к архивному хранению как в целом, так и основных и рабочих экземпляров в частности, электронные ресурсы с официальных сайтов учреждений, а также череда рекомендательно- методических актов в формате методических рекомендаций, инструкций и правил.
теме исследования представлены ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов», «Рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» (ВНИИДАД), «Методических рекомендациях по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом», разработанных Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) в 2012 г., которые служат основой для наиболее корректного и полного представления о процедуре организации оцифровки документов, и основополагающим Федеральным законом Российской Федерации «Об архивном деле» №125-ФЗ от 22.10.2004 г.
Особо значимый момент в ведении электронных документов и придании им юридической силы раскрывается в Федеральном законе от 06.04.2011 г. №53-Ф3 «Об электронной цифровой подписи», ISO 32000-1:2008 «Менеджмент документов. Формат переносных документов. Часть 1. PDF 1.7», а также государственном стандарте ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».
Отдельную область анализа изученных теоретических материалов занял вопрос по выявлению оптимального графического формата файлов электронных фотодокументов с учетом наименьшей затраты долговременной памяти устройств обоих типов и без потери качества, который нашел обоснование в ISO/IEC 10918-1:1994 «Информационные технологии. Цифровое уплотнение и кодирование неподвижных изображений с непрерывным спектром тонов. Часть 1», на опубликованных материалах в электронном доступе «Рекомендованных цифровых форматов, предназначенных для долгосрочного хранения цифровой информации» (г. Таллахаси), «Рекомендациях по созданию Интернет-выставок архивных документов» (РГАНТД).
Круг проблем и путей решения по вопросу продления жизнеобеспечения и максимально возможного периода существования электронных фотодокументов, их сохранности как на внутренних модулях памяти, так и но обособленных носителях информации, рассмотрены и регламентированы в ГОСТ Р 7.0.2-2006 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов на компакт-дисках. Общие требования», ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. «Обеспечение
долговременной сохранности электронных документов», ГОСТ 7.68-95 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Фоно- и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению», «Рекомендациях по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках» (РГАНТД), «Методических рекомендациях по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях».
Самый широкий спектр разработок по рассматриваемому вопросу касался системы организации учета и логической структуризации цифровых фотодокументов в среде электронного архивного хранения, среди них можно выделить: «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», ГОСТ 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», ГОСТ 7.68-95 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Фоно- и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению», «Рекомендации по
комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» (ВНИИДАД), «Основные правила работы архивов организаций» (ВНИИДАД), «Инструкция по работе с электронными цифровыми фотодокументами» (ОГУ «Государственный архив Ульяновской области»), «Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом» (ВНИИДАД), «Методические рекомендации по созданию и учету фонда пользования документов на бумажной основе и фотодокументов Государственного архива республики Марий Эл на электронных носителях» (ГКУ «Государственный архив республики Марий Эл»), «Методические рекомендации по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях».
Аспекты по применению к электронным фотодокументам графической обработки или иного рода воздействия представлены в «Рекомендациях по созданию оцифрованных копий фонда пользования фото и фонодокументов» (РГАНТД) и «Методических рекомендациях «Восстановление угасающих текстов и изображений архивных документов» (ВНИИДАД).
Локально основы структурных особенностей и концепции целостного подхода к оцифровыванию, описанию, контролю качества, репликации на электронные носители информации, миграции из одного электронного формата в другой, маркировке и учетной регистрации (документированной регламентации произведенных шагов по работе с машиночитаемым массивом фотодокументов) отражены в «Инструкции по работе с электронными цифровыми фотодокументами», разработанной государственным архивом Ульяновской области, методических рекомендациях по работе с документами на электронных носителях в разработке ЦАДЭНМ, а также в рекомендательной документации РГАНТД.
Методологическая основа работы. В работе использован комплекс взаимодополняющих общенаучных и специально-исторических методов исследования.
Так, для всестороннего раскрытия вопроса об архивном хранении фотодокументов использовался такой специально-исторический метод, как структурно-системный, с помощью которого удалось рассмотреть архивное хранение цифровых фотодокументов в системе электронного архивного хранения документов в целом.
Метод анализа послужил основой для изучения теоретического материала, в результате чего были выделены и охарактеризованы необходимые для выполнения поставленной цели исследования сведения из основных источников.
Описательный метод использовался для подробного раскрытия первичной информации, выделенной в проанализированных источниках, а также для характеристики структуры и организации архивного хранения электронных фотодокументов на муниципальном предприятии «Городские новости».
Всесторонне использовался такой научный метода как синтез полученных сведений, интегрированных в единую теоретико-рекомендательную конъюнктуру в рамках практической части работы.
Сравнительный метод был применен по причине разностороннего подхода к исследованию источников, разработанных на федеральном и региональном уровнях.
Методом индукции, заключенном в исследовании элементов системы электронного архива организации, было сформировано комплексное представление об организации хранения электронных фотодокументов в ведомственном архиве.
Новизна работы состоит в комплексном изучении организации хранения электронных фотодокументов в ведомственном архиве на примере редакции газеты «Городские новости», схематическом представлении структуры организации и примерной рекомендательной систематизации электронных фотодокументов на внутреннем носителе информации.
Практическая значимость исследования представлена совокупностью специально разработанных мер по унифицированной и систематизированной организации хранения электронных фотодокументов в редакции газеты «Городские новости», рекомендованных к сведению и учету при ведении электронного фотоархива данной организации.
Также данная работа может быть актуальна для желающих узнать об электронном архивном хранении фотодокументов в ведомственном архиве организации, не являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива с нефондовой организацией единиц учета и хранения.
В результате проведенного исследования можно сделать вывод, что специфика нормативно-правового регулирования ведения электронного хранения фотодокументов на сегодняшний день является недостаточно обширной и развитой, представленная в полной мере только в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в органах государственной власти», а также недостаточна рекомендательная содержательность в нормативно-методической документации на базе федерального уровня по вопросам организации электронных архивных фотодокументов как вида электронных документов, что привело к инициативе региональных и государственных архивов: архивные учреждения вынуждены разрабатывать собственные инструкции, правила и методические рекомендации по работе с архивным хранением фотодокументов в цифровом формате.
Таким образом, отрасль требует более углубленного изучения Федеральным архивным агентством специфики новой системы архивной организации на базе конкретного вида электронных документов - цифровых фотодокументов.
Наличие действующих в данный период времени методико-рекомендательных вспомогательных материалов в разработке Федерального архивного агентства, а также государственных, региональных и столичных архивов не могут отвечать требованиям нормативно-правового образца, поскольку положения в составе каждого конкретно взятого методического документа могут существенно различаться, а значит, не могут служить в качестве типового примера для разработки системы архивной организации фотодокументов в электронном формате во всех архивах организаций и специализированных архивных учреждений.
нормативно-правовой документации по специфике хранения электронных фотодокументов в архивах организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, поскольку исследуемый комплекс нормативных и методических документов основан на планомерной реализации основной задачи ведомственных архивов - передаче на последующее постоянное государственное хранение, и системе нефондовой организации электронных архивных материалов не отводится должного внимания.
Исследовав систему организации хранения электронных фотодокументов в редакции газеты «Городские новости», был выявлен ряд несовершенств в области рациональной систематизации и классификации цифровых фотодокументов с ярко выраженной недоработанной унификацией маркирования, структуризации директорий на внутреннем носителе информации, а также отсутствие учетно-регистрационного порядка ведения архива электронных фотодокументов, системы защиты информации от несанкционированного доступа и превентивных мер по обеспечению безопасности хранения архивного цифрового массива, квалифицированных специалистов в данной области и, как итог, электронного архива в классического понимании.
Резюмируя вышесказанное, вытекает проблема потери ценной фотодокументированной информации на предприятии, и в качестве меры по спасению цифрового архива может быть осуществлено инициативное включение редакции газеты «Городские новости» в список источников комплектования государственного или муниципального архива, с учетом того, что «Городские новости» являются муниципальным унитарным предприятием, и архивные документы данной организации находятся в муниципальной собственности исполнительно-распорядительного органа местного
самоуправления города Красноярска.
рекомендациями, основанными на совокупном применении нормативно-правовых и методических актов архивных учреждений Российской Федерации в ведении электронного архива цифровых фотодокументов:
1. Инициативное включение «Городских новостей» в список источников комплектования архивного учреждения;
2. Включение в штатную численность квалифицированного
специалиста по работе с электронным архивом фотодокументов;
3. Формирование специализированного хранилища для хранения внешних модулей памяти, либо передача цифрового массива фотодокументов на депозитарное хранение в аутсорсинговую компанию;
4. Установка высоконадежной запатентованной антивирусной программы на сервер и рабочие станции локальной компьютерной сети «Городских новостей»;
5. Организация учетной системы с применением соответствующих учетных документов;
6. Периодическое проведение экспертизы ценности электронных фотодокументов «Городских новостей»;
7. Разработка оптимальной схемы систематизации цифровых фотодокументов и построение на ее основании структурной каталогизации на внутреннем носителе информации, отвечающей принципу релевантности;
8. Унификация способа маркировки наименований файлов электронных фотодокументов;
9. Применение рекомендованных графических форматов для экономии долговременной памяти в локально-вычислительной сети без сжатия и потери качества;
10. Хранение электронных фотодокументов в двух экземплярах и на двух комбинационных парах носителей информации, регулярная проверка наличия и контроля качества единиц учета и хранения, своевременная миграция и репликация.
Осуществление данного комплекса рекомендованных мероприятий по рационализации архивной организации электронных фотодокументов в редакции газеты «Городские новости» направлено на повышение качества работы с цифровым массивом архивных фотодокументов, что способствует росту организованности, эффективности и упорядоченности функционирования муниципального предприятия без угрозы утраты и потери данных.
Таким образом, отрасль требует более углубленного изучения Федеральным архивным агентством специфики новой системы архивной организации на базе конкретного вида электронных документов - цифровых фотодокументов.
Наличие действующих в данный период времени методико-рекомендательных вспомогательных материалов в разработке Федерального архивного агентства, а также государственных, региональных и столичных архивов не могут отвечать требованиям нормативно-правового образца, поскольку положения в составе каждого конкретно взятого методического документа могут существенно различаться, а значит, не могут служить в качестве типового примера для разработки системы архивной организации фотодокументов в электронном формате во всех архивах организаций и специализированных архивных учреждений.
нормативно-правовой документации по специфике хранения электронных фотодокументов в архивах организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, поскольку исследуемый комплекс нормативных и методических документов основан на планомерной реализации основной задачи ведомственных архивов - передаче на последующее постоянное государственное хранение, и системе нефондовой организации электронных архивных материалов не отводится должного внимания.
Исследовав систему организации хранения электронных фотодокументов в редакции газеты «Городские новости», был выявлен ряд несовершенств в области рациональной систематизации и классификации цифровых фотодокументов с ярко выраженной недоработанной унификацией маркирования, структуризации директорий на внутреннем носителе информации, а также отсутствие учетно-регистрационного порядка ведения архива электронных фотодокументов, системы защиты информации от несанкционированного доступа и превентивных мер по обеспечению безопасности хранения архивного цифрового массива, квалифицированных специалистов в данной области и, как итог, электронного архива в классического понимании.
Резюмируя вышесказанное, вытекает проблема потери ценной фотодокументированной информации на предприятии, и в качестве меры по спасению цифрового архива может быть осуществлено инициативное включение редакции газеты «Городские новости» в список источников комплектования государственного или муниципального архива, с учетом того, что «Городские новости» являются муниципальным унитарным предприятием, и архивные документы данной организации находятся в муниципальной собственности исполнительно-распорядительного органа местного
самоуправления города Красноярска.
рекомендациями, основанными на совокупном применении нормативно-правовых и методических актов архивных учреждений Российской Федерации в ведении электронного архива цифровых фотодокументов:
1. Инициативное включение «Городских новостей» в список источников комплектования архивного учреждения;
2. Включение в штатную численность квалифицированного
специалиста по работе с электронным архивом фотодокументов;
3. Формирование специализированного хранилища для хранения внешних модулей памяти, либо передача цифрового массива фотодокументов на депозитарное хранение в аутсорсинговую компанию;
4. Установка высоконадежной запатентованной антивирусной программы на сервер и рабочие станции локальной компьютерной сети «Городских новостей»;
5. Организация учетной системы с применением соответствующих учетных документов;
6. Периодическое проведение экспертизы ценности электронных фотодокументов «Городских новостей»;
7. Разработка оптимальной схемы систематизации цифровых фотодокументов и построение на ее основании структурной каталогизации на внутреннем носителе информации, отвечающей принципу релевантности;
8. Унификация способа маркировки наименований файлов электронных фотодокументов;
9. Применение рекомендованных графических форматов для экономии долговременной памяти в локально-вычислительной сети без сжатия и потери качества;
10. Хранение электронных фотодокументов в двух экземплярах и на двух комбинационных парах носителей информации, регулярная проверка наличия и контроля качества единиц учета и хранения, своевременная миграция и репликация.
Осуществление данного комплекса рекомендованных мероприятий по рационализации архивной организации электронных фотодокументов в редакции газеты «Городские новости» направлено на повышение качества работы с цифровым массивом архивных фотодокументов, что способствует росту организованности, эффективности и упорядоченности функционирования муниципального предприятия без угрозы утраты и потери данных.