📄Работа №218205
Тема: Организация делопроизводства и архивного дела в образовательном учреждении (Нижневартовский государственный университет)
Характеристики работы
Тип работы
Дипломные работы, ВКР
Предмет
Делопроизводство
Объем:
91 листов
Год:
2023
Просмотров:
0
1400
руб.
🛒 Купить работу
Не подходит эта работа?
Закажите новую по вашим требованиям
Узнать цену на написание
Закажите новую по вашим требованиям
Представленный материал является образцом учебного исследования, примером структуры и содержания учебного исследования по заявленной теме. Размещён исключительно в информационных и ознакомительных целях.
Workspay.ru оказывает информационные услуги по сбору, обработке и структурированию материалов в соответствии с требованиями заказчика.
Размещение материала не означает публикацию произведения впервые и не предполагает передачу исключительных авторских прав третьим лицам.
Материал не предназначен для дословной сдачи в образовательные организации и требует самостоятельной переработки с соблюдением законодательства Российской Федерации об авторском праве и принципов академической добросовестности.
Авторские права на исходные материалы принадлежат их законным правообладателям. В случае возникновения вопросов, связанных с размещённым материалом, просим направить обращение через форму обратной связи.
Настоящий учебно-методический информационный материал размещён в ознакомительных и исследовательских целях и представляет собой пример учебного исследования. Не является готовым научным трудом и требует самостоятельной переработки.
📋 Содержание
Объект исследования - МБОУ «Средняя Школа № 40» (Г. Нижневартовск).
Есть приложения.
Введение…………………………………………………………………………..3
Глава 1. Нормативное правовое и методическое обеспечение организации делопроизводства и архивного дела в МБОУ «Средняя школа № 40»…15
1.1. Нормативные правовые и методические акты федерального и регионального уровней…15
1.2. Локальные нормативные и методические документы МБОУ «Средняя школа № 40»……22
1.3. Организационная структура МБОУ «Средняя школа № 40»……28
Глава 2. Организация делопроизводства и архивного дела в МБОУ «Средняя школа № 40»: состояние и проблемы……35
2.1. Постановка делопроизводства……………………………………………..35
2.2. Организация кадрового делопроизводства………………………………..37
2.3. Учет и хранение архивных документов…………………………………...41
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию организации делопроизводства и архивного дела в МБОУ «Средняя школа № 40»…47
3.1. Предложения по оптимизации делопроизводства……47
3.2. Методы совершенствования кадрового делопроизводства……50
3.3. Способы решения проблем организации архивного дела………54
Заключение……………………………………………………………………..58
Список использованных источников и исследований……60
Приложения…………………………………………………………………….69
Есть приложения.
Введение…………………………………………………………………………..3
Глава 1. Нормативное правовое и методическое обеспечение организации делопроизводства и архивного дела в МБОУ «Средняя школа № 40»…15
1.1. Нормативные правовые и методические акты федерального и регионального уровней…15
1.2. Локальные нормативные и методические документы МБОУ «Средняя школа № 40»……22
1.3. Организационная структура МБОУ «Средняя школа № 40»……28
Глава 2. Организация делопроизводства и архивного дела в МБОУ «Средняя школа № 40»: состояние и проблемы……35
2.1. Постановка делопроизводства……………………………………………..35
2.2. Организация кадрового делопроизводства………………………………..37
2.3. Учет и хранение архивных документов…………………………………...41
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию организации делопроизводства и архивного дела в МБОУ «Средняя школа № 40»…47
3.1. Предложения по оптимизации делопроизводства……47
3.2. Методы совершенствования кадрового делопроизводства……50
3.3. Способы решения проблем организации архивного дела………54
Заключение……………………………………………………………………..58
Список использованных источников и исследований……60
Приложения…………………………………………………………………….69
📖 Введение
Актуальность темы исследования. Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами, т.е. весь процесс от момента создания документов до передачи в архив на хранение. Грамотно поставленное делопроизводство является гарантией слаженной работы в учреждении. Специалисты, выполняющие функции по документационному обеспечению управления, кадровому делопроизводству и подготовке документов к архивному хранению должны иметь соответствующее образование, по меньшей мере своевременно проходить повышение квалификации.
Однако, зачастую в организациях с небольшим документооборотом обнаруживаются такие проблемы, как нехватка кадров и недостаток их квалификации. Причины сокращения штата сотрудников обычно кроются в попытке преодоления финансового кризиса, при этом встречаются руководители не видящие необходимости в достаточном обеспечении штата делопроизводителей и их соответствующего образования. Указанные проблемы являются ключевыми, и неизбежно влекут за собой ряд проблем, часть из которых рассмотрена в данном исследовании.
В муниципальном бюджетном образовательном учреждении «Средняя школа № 40» (г. Нижневартовск) (далее – МБОУ «СШ № 40»), были выявлены систематические ошибки в делопроизводстве, в том числе в кадровом и архивном деле, источниками которых являлись выше описанные проблемы. Сотрудники, занимающиеся ведением делопроизводства и кадрового делопроизводства, совмещают по две должности, результатом чего является некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей, а отсутствие знаний не позволяет это оценить и исправить.
Степень изученности темы. Различные аспекты и пути преодоления совершенствования делопроизводства, кадрового делопроизводства и архивного дела были рассмотрены во многих исследованиях, которые можно тематически разделить на три группы.
К первой группе относятся работы, в которых проводится анализ основных сложностей в организации делопроизводства в современных организациях, а также требований для их устранения или предупреждения.
Н.Н. Шувалова раскрыла важность знания делопроизводителем понятийного аппарата, нормативно-правовую базы, состава реквизитов и правил оформления документов. Автор выделяет организационные документы, которые являются правовой основой деятельности организации .
И.Н. Кузнецов представил систему делопроизводства (цели, задачи, принципы), перечислил основные государственные стандарты, унифицированные стандарты документации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации .
А.Ю. Чурилов раскрыл вопросы организации и технологии документационного обеспечения управления, сделав акцент на работу с персональными данными работников .
Т.Б. Колышкина и И.В. Шустина обобщили требования к созданию документов, использования реквизитов и бланков, привели примеры верного оформления документации .
А.Н. Дулатов и А.А. Линник представили результаты анализа проблем делопроизводства в Муниципального бюджетного образовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа № 61 города Краснодара». Обязанности делопроизводителя в данном учреждении разделены между сотрудниками других должностей, отдел кадров состоит из двух человек, начальник занимается ведением личных дел учителей и технического персонала, специалист – личных дел и личных карточек детей, все остальные функции отдела распределены между другими сотрудниками, также отсутствует инструкция по делопроизводству .
В данной группе необходимо выделить труды, посвященные изучению проблем электронного документооборота.
В качестве препятствий на пути к переходу на электронный документооборот исследователи обозначили следующие: М.С. Панфилов – отсутствие понимания объективной необходимости перехода и однозначной «логической схемы» его реализации , М.А. Бикс – отсутствие нормативно-правовой базы и единого толкования термина «документ», постоянные споры о содержании понятий «электронный документ», «ценность документа», «электронный архив документа» и других, недостаточность материальной базы, проблема доступа к документам, сложность сохранения электронных документов. М.А. Бикс отметил, что специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин, в первую очередь юриспруденции и информационных технологий .
Л.О. Табакеева представила результаты анкетирования в КАУ «МФЦ Алтайского края», проведенного с целью оценки правильности оформления официальных документов, поступающих от клиентов в условиях отсутствия в России обязательных для применения норм документирования. Оказалось, что 66 % оформленных с ошибками документов чаще всего поступают из частных организаций .
Вторая группа исследователей рассмотрела вопросы кадрового делопроизводства.
О.Ю. Павловская провела анализ оформления каждого этапа трудовых отношений с работником. Первый этап – правовая основа документирования трудовых отношений, законодательная база, локальные нормативные акты, которые регулируют трудовые отношения; второй этап – правовое регулирование и документирование этапов приема на работу, начиная с процедуры приема на работу и заканчивая заключением трудового договора; третий этап – оформление переводов и изменения условий трудового договора .
Д.Н. Баранников, А.С. Филенков, Е.А. Иванишин и М.Я. Михлин отметили, что в настоящее время недостаточное внимание уделяется вопросам информационной безопасности при обработке персональных данных, работники создают условия для несанкционированного доступа к информации ограниченного доступа, распространяют ее с нарушением нормативно-правовой базы .
Е.О. Дудина и И.И. Миронова обратили внимание на то, что права работника могут быть защищены только при условии документального закрепления всех отношений, возникающих в процессе трудовой деятельности .
И.Н. Кузнецов, А.Ю. Чурилов рассмотрели специфику кадрового делопроизводства. И.Н. Кузнецов изучил документацию по трудовым отношениям, в частности, правила выдачи, оформления и хранения трудовой книжки . А.Ю. Чурилов описал основы кадрового делопроизводства, в частности особенности ведения трудовых книжек, а также формирование и текущее хранение кадровых дел .
С.В. Горкуш и Н.Ю. Гуляева отметили, что кадровый документооборот документально связывает между собой все реализуемые задачи в вопросе регулирования трудовых отношений. Использование современных технологий позволяет уменьшить количество ошибок, сократить временные затраты и решить другие задачи .
В последние годы вышло достаточное количество работ, посвященных проблемам и ошибкам в организации кадрового делопроизводства, например, труды Е.В. Караваевой, М.А. Макариной, Е.А. Юшиной , Н.М. Ефимовой и В.С. Веретенниковой .
Коллектив авторов провели анализ типичных ошибок в обязательных документах по личному составу. Результаты исследования могут быть использованы кадровыми работниками организаций различных форм собственности .
Н.М. Ефимовой и В.С. Веретенниковой раскрыли некоторые распространенные ошибки документационного обеспечения управления кадрами и предложили пути их решения .
Третья группа авторов изучили вопросы, касающиеся архивного дела.
В.П. Козлов изложил роль документа и документальной памяти в системе архивоведческого знания, изучающего работу с документами на этапе их сбережения и использования . Д.И. Раскин, А.Р. Соколов рассматривают основные вопросы архивного дела .
О.В. Гаркунова отмечает, что проведение экспертизы ценности позволяет окончательно сформировать архивный фонд не только на уровне отдельного предприятия или организации, но и определение состава Архивного фонда РФ в целом. Потребность проведения экспертизы ценности документов объясняется тем, что с точки зрения важности информации документы не являются равнозначными .
Таким образом, проанализировав труды исследователей, можно сделать вывод, что вопросы делопроизводства, кадрового делопроизводства, архивного дела достаточно подробно освещены, однако при этом тема поиска возможных путей решения основных проблем в делопроизводстве и архивном деле в учреждениях с малым штатом сотрудников, в которых наблюдается совмещение должностей и нехватка работников, представлена в литературе весьма фрагментарно, что подчеркивает актуальность данного исследования.
Цель выпускной квалификационной работы – изучение организации делопроизводства и архивного дела в МБОУ «СШ № 40».
Достижение данной цели предполагает решение следующих задач:
- изучить нормативное правовое и методическое обеспечение делопроизводства и архивного дела;
- провести анализ и выявить недостатки организации делопроизводства, кадрового делопроизводства и архивного дела в МБОУ «СШ № 40»;
- разработать рекомендации по ведению делопроизводства, в том числе кадрового и архивного дела в МБОУ «СШ № 40»;
- составить инструкцию по архивному делу.
Предмет – организация делопроизводства и архивного дела в МБОУ «СШ № 40».
Объект исследования – документационное обеспечение и архивное дело в общеобразовательных учреждениях Российской Федерации.
Рабочая гипотеза: в МБОУ «СШ № 40» из-за недостатка квалификации и нехватки сотрудников возникают серьезные проблемы в организации делопроизводства и архивного дела.
Источниковая база исследования. Источники, использованные при написании настоящей работы, можно объединить в четыре группы: 1) нормативные правовые и методические акты федерального и регионального уровней, 2) локальные нормативные акты и методические документы, 3) документация МБОУ «СШ № 40» (документы по личному составу, трудовой договор), 4) архивные дела.
В первую группу отнесены нормативные акты федерального и регионального уровней, регламентирующие организацию делопроизводства, в том числе кадрового, и архивного дела в МБОУ «СШ № 40».
Конституция РФ от 12.12.1993 (с изм. от 01.07.2020) закрепляет право граждан на труд .
Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ является основным законодательным актом в кадровой сфере. Данный документ постоянно используется в работе кадровыми специалистами, поскольку содержит в себе основные положения, регулирующие трудовые отношения .
Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской школе» является основным документом, определяющим правовые основы регулирования сферы образования в России .
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» закрепляет значимость и правила защиты информации, что важно при работе с документами .
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» регулирует вопросы, связанные с обработкой персональных данных сотрудников .
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» закрепляет требование соблюдения установленных правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организации .
Деятельность МБОУ «СШ № 40» должна осуществляться в соответствии не только с федеральными, но и региональными правовыми актами, в частности, законом Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре» от 07.06.2005 № 42-оз , который дополняет федеральный акт полномочиями представителей региональной власти в области архивного дела.
«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 регламентируют основные процедуры в области архивного дела, которые должны выполнять работники каждого учреждения, содержат нормы размещения архивных документов, обеспечения их сохранности и включают формы основных архивных документов и номенклатуры дел .
Закон РФ от 19.02.1993 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» устанавливает государственные гарантии и компенсации гражданам, проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в связи с работой в данных регионах, в том числе в г. Нижневартовске .
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» включает общие понятия в сфере делопроизводства и архивного дела .
Вторая группа содержит локальные нормативные акты и методические документы МБОУ «СШ № 40» (г. Нижневартовск): устав , правила внутреннего трудового распорядка , коллективный договор , штатное расписание , должностные инструкции , положение об обработки персональных работников , положение о правах, обязанностях и ответственности работников , положение о режиме рабочего времени и отдыха педагогического и иных работников , графики работы , график отпусков . Также был изучен методический документ – инструкция по делопроизводству .
Третью группу источников составила документация МБОУ «СШ № 40» по личному составу (карточки Т-2 сотрудников , приказы о приеме на работу и увольнении сотрудников , личные дела сотрудников , трудовой договор ), а также другие документы.
В ходе прохождений практик в МБОУ «СШ № 40» были изучены следующие приказы: о проведении итогов «Дня защиты детей» , о зачислении в лагерь с дневным пребыванием детей на базе МБОУ «СШ № 40» , по учебно-воспитательной работе , о направлении педагогических работников для участия в ЕГЭ по учебному предмету «Обществознание» , справки для учащихся , письма (о переводе учащихся) , запросы подтверждения о зачислении выбывших учащихся , приказы по учебно-воспитательной работе .
В отдельную, четвертую, группу отнесены архивные дела, так как требовалось провести анализ правильности формирования дел и оформления таких архивных форм, как обложка дела, внутренняя опись дела, лист-заверитель дела .
При написании выпускной квалификационной работы были примерены следующие методы:
- посредством изучения документов было получено наиболее полное представление об особенностях делопроизводства и архивного дела;
- метод личных наблюдений позволил визуально зафиксировать происходящие процессы, собрать материал для написания научно-исследовательской работы;
- с помощью методов классификации и систематизации была приведена группировка накопленной в ходе исследования информации по темам, вопросам, далее по параграфам;
- интервьюирование дало возможность уточнить, проверить и дополнить полученные данные.
Кроме того, использовались специальные методы документоведения. Формулярный анализ позволил выявить недостатки в оформлении документов. Экспертный метод применялся для выявления ошибок в работе с документами и при выработке рекомендаций.
Апробация выпускной квалификационной работы. Результаты исследования были представлены на трех всероссийских научно-практических конференциях и нашли отражение в сборниках материалов:
– XI Всероссийской конференции студентов и молодых учёных «Россия и мир: история и современность», БУ ВО ХМАО-Югры «Сургутский государственный педагогический университет», 21 апреля 2023 г. Тема доклада: «Организация делопроизводства в МБОУ «Средняя школа № 40» (г. Нижневартовск): недостатки и рекомендации» (1 место) .
– XII Всероссийской научно-практической студенческой Интернет-конференции «Актуальные проблемы информационного и документационного обеспечения управления», ФГБОУ ВО «Тамбовский государственный университет им. Г. Р. Державина», 24 марта 2023 г. Тема доклада: «Применение инструкций по архивному делу в средних общеобразовательных учреждениях (на примере Муниципального бюджетного образовательного учреждения «Средняя школа 40»)» (3 место) .
– XXIII Всероссийской научно-практической конференции (с международным участием), посвященной 55-летию кафедры «Информационное обеспечение управления и производства», «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении», ФГБОУ ВО «Пензенский государственный университет», 20 – 21 апреля 2023 г. Тема доклада: «Организация кадрового делопроизводства в общеобразовательных учреждениях на примере МБОУ «Средняя школа № 40» (г. Нижневартовск)» (в печати).
Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и исследований, и приложений.
Однако, зачастую в организациях с небольшим документооборотом обнаруживаются такие проблемы, как нехватка кадров и недостаток их квалификации. Причины сокращения штата сотрудников обычно кроются в попытке преодоления финансового кризиса, при этом встречаются руководители не видящие необходимости в достаточном обеспечении штата делопроизводителей и их соответствующего образования. Указанные проблемы являются ключевыми, и неизбежно влекут за собой ряд проблем, часть из которых рассмотрена в данном исследовании.
В муниципальном бюджетном образовательном учреждении «Средняя школа № 40» (г. Нижневартовск) (далее – МБОУ «СШ № 40»), были выявлены систематические ошибки в делопроизводстве, в том числе в кадровом и архивном деле, источниками которых являлись выше описанные проблемы. Сотрудники, занимающиеся ведением делопроизводства и кадрового делопроизводства, совмещают по две должности, результатом чего является некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей, а отсутствие знаний не позволяет это оценить и исправить.
Степень изученности темы. Различные аспекты и пути преодоления совершенствования делопроизводства, кадрового делопроизводства и архивного дела были рассмотрены во многих исследованиях, которые можно тематически разделить на три группы.
К первой группе относятся работы, в которых проводится анализ основных сложностей в организации делопроизводства в современных организациях, а также требований для их устранения или предупреждения.
Н.Н. Шувалова раскрыла важность знания делопроизводителем понятийного аппарата, нормативно-правовую базы, состава реквизитов и правил оформления документов. Автор выделяет организационные документы, которые являются правовой основой деятельности организации .
И.Н. Кузнецов представил систему делопроизводства (цели, задачи, принципы), перечислил основные государственные стандарты, унифицированные стандарты документации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации .
А.Ю. Чурилов раскрыл вопросы организации и технологии документационного обеспечения управления, сделав акцент на работу с персональными данными работников .
Т.Б. Колышкина и И.В. Шустина обобщили требования к созданию документов, использования реквизитов и бланков, привели примеры верного оформления документации .
А.Н. Дулатов и А.А. Линник представили результаты анализа проблем делопроизводства в Муниципального бюджетного образовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа № 61 города Краснодара». Обязанности делопроизводителя в данном учреждении разделены между сотрудниками других должностей, отдел кадров состоит из двух человек, начальник занимается ведением личных дел учителей и технического персонала, специалист – личных дел и личных карточек детей, все остальные функции отдела распределены между другими сотрудниками, также отсутствует инструкция по делопроизводству .
В данной группе необходимо выделить труды, посвященные изучению проблем электронного документооборота.
В качестве препятствий на пути к переходу на электронный документооборот исследователи обозначили следующие: М.С. Панфилов – отсутствие понимания объективной необходимости перехода и однозначной «логической схемы» его реализации , М.А. Бикс – отсутствие нормативно-правовой базы и единого толкования термина «документ», постоянные споры о содержании понятий «электронный документ», «ценность документа», «электронный архив документа» и других, недостаточность материальной базы, проблема доступа к документам, сложность сохранения электронных документов. М.А. Бикс отметил, что специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин, в первую очередь юриспруденции и информационных технологий .
Л.О. Табакеева представила результаты анкетирования в КАУ «МФЦ Алтайского края», проведенного с целью оценки правильности оформления официальных документов, поступающих от клиентов в условиях отсутствия в России обязательных для применения норм документирования. Оказалось, что 66 % оформленных с ошибками документов чаще всего поступают из частных организаций .
Вторая группа исследователей рассмотрела вопросы кадрового делопроизводства.
О.Ю. Павловская провела анализ оформления каждого этапа трудовых отношений с работником. Первый этап – правовая основа документирования трудовых отношений, законодательная база, локальные нормативные акты, которые регулируют трудовые отношения; второй этап – правовое регулирование и документирование этапов приема на работу, начиная с процедуры приема на работу и заканчивая заключением трудового договора; третий этап – оформление переводов и изменения условий трудового договора .
Д.Н. Баранников, А.С. Филенков, Е.А. Иванишин и М.Я. Михлин отметили, что в настоящее время недостаточное внимание уделяется вопросам информационной безопасности при обработке персональных данных, работники создают условия для несанкционированного доступа к информации ограниченного доступа, распространяют ее с нарушением нормативно-правовой базы .
Е.О. Дудина и И.И. Миронова обратили внимание на то, что права работника могут быть защищены только при условии документального закрепления всех отношений, возникающих в процессе трудовой деятельности .
И.Н. Кузнецов, А.Ю. Чурилов рассмотрели специфику кадрового делопроизводства. И.Н. Кузнецов изучил документацию по трудовым отношениям, в частности, правила выдачи, оформления и хранения трудовой книжки . А.Ю. Чурилов описал основы кадрового делопроизводства, в частности особенности ведения трудовых книжек, а также формирование и текущее хранение кадровых дел .
С.В. Горкуш и Н.Ю. Гуляева отметили, что кадровый документооборот документально связывает между собой все реализуемые задачи в вопросе регулирования трудовых отношений. Использование современных технологий позволяет уменьшить количество ошибок, сократить временные затраты и решить другие задачи .
В последние годы вышло достаточное количество работ, посвященных проблемам и ошибкам в организации кадрового делопроизводства, например, труды Е.В. Караваевой, М.А. Макариной, Е.А. Юшиной , Н.М. Ефимовой и В.С. Веретенниковой .
Коллектив авторов провели анализ типичных ошибок в обязательных документах по личному составу. Результаты исследования могут быть использованы кадровыми работниками организаций различных форм собственности .
Н.М. Ефимовой и В.С. Веретенниковой раскрыли некоторые распространенные ошибки документационного обеспечения управления кадрами и предложили пути их решения .
Третья группа авторов изучили вопросы, касающиеся архивного дела.
В.П. Козлов изложил роль документа и документальной памяти в системе архивоведческого знания, изучающего работу с документами на этапе их сбережения и использования . Д.И. Раскин, А.Р. Соколов рассматривают основные вопросы архивного дела .
О.В. Гаркунова отмечает, что проведение экспертизы ценности позволяет окончательно сформировать архивный фонд не только на уровне отдельного предприятия или организации, но и определение состава Архивного фонда РФ в целом. Потребность проведения экспертизы ценности документов объясняется тем, что с точки зрения важности информации документы не являются равнозначными .
Таким образом, проанализировав труды исследователей, можно сделать вывод, что вопросы делопроизводства, кадрового делопроизводства, архивного дела достаточно подробно освещены, однако при этом тема поиска возможных путей решения основных проблем в делопроизводстве и архивном деле в учреждениях с малым штатом сотрудников, в которых наблюдается совмещение должностей и нехватка работников, представлена в литературе весьма фрагментарно, что подчеркивает актуальность данного исследования.
Цель выпускной квалификационной работы – изучение организации делопроизводства и архивного дела в МБОУ «СШ № 40».
Достижение данной цели предполагает решение следующих задач:
- изучить нормативное правовое и методическое обеспечение делопроизводства и архивного дела;
- провести анализ и выявить недостатки организации делопроизводства, кадрового делопроизводства и архивного дела в МБОУ «СШ № 40»;
- разработать рекомендации по ведению делопроизводства, в том числе кадрового и архивного дела в МБОУ «СШ № 40»;
- составить инструкцию по архивному делу.
Предмет – организация делопроизводства и архивного дела в МБОУ «СШ № 40».
Объект исследования – документационное обеспечение и архивное дело в общеобразовательных учреждениях Российской Федерации.
Рабочая гипотеза: в МБОУ «СШ № 40» из-за недостатка квалификации и нехватки сотрудников возникают серьезные проблемы в организации делопроизводства и архивного дела.
Источниковая база исследования. Источники, использованные при написании настоящей работы, можно объединить в четыре группы: 1) нормативные правовые и методические акты федерального и регионального уровней, 2) локальные нормативные акты и методические документы, 3) документация МБОУ «СШ № 40» (документы по личному составу, трудовой договор), 4) архивные дела.
В первую группу отнесены нормативные акты федерального и регионального уровней, регламентирующие организацию делопроизводства, в том числе кадрового, и архивного дела в МБОУ «СШ № 40».
Конституция РФ от 12.12.1993 (с изм. от 01.07.2020) закрепляет право граждан на труд .
Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ является основным законодательным актом в кадровой сфере. Данный документ постоянно используется в работе кадровыми специалистами, поскольку содержит в себе основные положения, регулирующие трудовые отношения .
Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской школе» является основным документом, определяющим правовые основы регулирования сферы образования в России .
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» закрепляет значимость и правила защиты информации, что важно при работе с документами .
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» регулирует вопросы, связанные с обработкой персональных данных сотрудников .
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» закрепляет требование соблюдения установленных правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организации .
Деятельность МБОУ «СШ № 40» должна осуществляться в соответствии не только с федеральными, но и региональными правовыми актами, в частности, законом Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре» от 07.06.2005 № 42-оз , который дополняет федеральный акт полномочиями представителей региональной власти в области архивного дела.
«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 регламентируют основные процедуры в области архивного дела, которые должны выполнять работники каждого учреждения, содержат нормы размещения архивных документов, обеспечения их сохранности и включают формы основных архивных документов и номенклатуры дел .
Закон РФ от 19.02.1993 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» устанавливает государственные гарантии и компенсации гражданам, проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в связи с работой в данных регионах, в том числе в г. Нижневартовске .
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» включает общие понятия в сфере делопроизводства и архивного дела .
Вторая группа содержит локальные нормативные акты и методические документы МБОУ «СШ № 40» (г. Нижневартовск): устав , правила внутреннего трудового распорядка , коллективный договор , штатное расписание , должностные инструкции , положение об обработки персональных работников , положение о правах, обязанностях и ответственности работников , положение о режиме рабочего времени и отдыха педагогического и иных работников , графики работы , график отпусков . Также был изучен методический документ – инструкция по делопроизводству .
Третью группу источников составила документация МБОУ «СШ № 40» по личному составу (карточки Т-2 сотрудников , приказы о приеме на работу и увольнении сотрудников , личные дела сотрудников , трудовой договор ), а также другие документы.
В ходе прохождений практик в МБОУ «СШ № 40» были изучены следующие приказы: о проведении итогов «Дня защиты детей» , о зачислении в лагерь с дневным пребыванием детей на базе МБОУ «СШ № 40» , по учебно-воспитательной работе , о направлении педагогических работников для участия в ЕГЭ по учебному предмету «Обществознание» , справки для учащихся , письма (о переводе учащихся) , запросы подтверждения о зачислении выбывших учащихся , приказы по учебно-воспитательной работе .
В отдельную, четвертую, группу отнесены архивные дела, так как требовалось провести анализ правильности формирования дел и оформления таких архивных форм, как обложка дела, внутренняя опись дела, лист-заверитель дела .
При написании выпускной квалификационной работы были примерены следующие методы:
- посредством изучения документов было получено наиболее полное представление об особенностях делопроизводства и архивного дела;
- метод личных наблюдений позволил визуально зафиксировать происходящие процессы, собрать материал для написания научно-исследовательской работы;
- с помощью методов классификации и систематизации была приведена группировка накопленной в ходе исследования информации по темам, вопросам, далее по параграфам;
- интервьюирование дало возможность уточнить, проверить и дополнить полученные данные.
Кроме того, использовались специальные методы документоведения. Формулярный анализ позволил выявить недостатки в оформлении документов. Экспертный метод применялся для выявления ошибок в работе с документами и при выработке рекомендаций.
Апробация выпускной квалификационной работы. Результаты исследования были представлены на трех всероссийских научно-практических конференциях и нашли отражение в сборниках материалов:
– XI Всероссийской конференции студентов и молодых учёных «Россия и мир: история и современность», БУ ВО ХМАО-Югры «Сургутский государственный педагогический университет», 21 апреля 2023 г. Тема доклада: «Организация делопроизводства в МБОУ «Средняя школа № 40» (г. Нижневартовск): недостатки и рекомендации» (1 место) .
– XII Всероссийской научно-практической студенческой Интернет-конференции «Актуальные проблемы информационного и документационного обеспечения управления», ФГБОУ ВО «Тамбовский государственный университет им. Г. Р. Державина», 24 марта 2023 г. Тема доклада: «Применение инструкций по архивному делу в средних общеобразовательных учреждениях (на примере Муниципального бюджетного образовательного учреждения «Средняя школа 40»)» (3 место) .
– XXIII Всероссийской научно-практической конференции (с международным участием), посвященной 55-летию кафедры «Информационное обеспечение управления и производства», «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении», ФГБОУ ВО «Пензенский государственный университет», 20 – 21 апреля 2023 г. Тема доклада: «Организация кадрового делопроизводства в общеобразовательных учреждениях на примере МБОУ «Средняя школа № 40» (г. Нижневартовск)» (в печати).
Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и исследований, и приложений.
✅ Заключение
В первой главе выпускной квалификационной работы содержится анализ нормативных правовых и методических актов федерального и регионального уровней, а также локальных нормативных документов, которые регулируют организацию делопроизводства, в том числе кадрового и архивного дела в МБОУ «СШ № 40». Описание организационной структуры компании было необходимо для анализа обеспеченности предприятия необходимыми должностями.
После сопоставления графиков работы секретаря и специалиста по кадрам с реальным объемом и видами их ежедневных работ выявлена проблема, заключающаяся в излишней загруженности обоих сотрудников, которые по факту выполняют по две ставки, из-за чего не успевают осуществлять часть своих обязанностей, копится не законченная работа, что может привести к более серьезным проблемам, например, к потере документов.
Вторая глава включает выявленные недостатки делопроизводства, кадрового делопроизводства и архивного дела в МБОУ «СШ № 40».
В результате анализа организационной и распорядительной документации МБОУ «СШ № 40», можно сделать вывод о том, что она составляется только частично верно. В учреждении имеется инструкция по делопроизводству, однако она соблюдается не в полной мере.
Были выявлены ошибки и проблемы в кадровом делопроизводстве. Следует отметить, что зафиксировано нарушение закона – статьи 65 ТК РФ о хранении в личных делах сотрудников копий документов, не связанных с работой, что следует исправить в первую очередь.
Кроме того, должностные инструкции сотрудников составлены по устаревшим профессиональным стандартам и требуют актуализации.
В учреждении не соблюдаются требования Правил 2015 г., касающиеся экспертизы ценности документов, размещения и условий хранения документов. Кроме того, в номенклатурах дел содержатся сроки хранения, несоответствующие Перечню 2019 г. Оформление номенклатур дел не соответствует закрепленной Правилами 2015 г. форме. Следует отметить, что Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» требует соблюдения установленных правил хранения документов. За нарушение юридическими лицами правил хранения, комплектования и учета архивных документов предусмотрена административная ответственность – предупреждение или штраф в размере 5 – 10 тыс. руб. (ст. 13.20 КоАП).
В третьей главе был дан ряд рекомендаций. Специалисту по кадрам и секретарю следует составить служебные записки с приложением фотографий их рабочих дней и обоснованием необходимости приема на работу как минимум одного делопроизводителя. Обоим сотрудникам, в особенности секретарю, необходимо пройти курсы повышения квалификации по направлению «Документоведение и архивоведение». Требуется изучить, следовать и следить за нововведениями нормативной правовой и методической базы. Необходимо актуализировать и привести в соответствии с установленными требованиями локальные нормативные и методические документы, применять разработанную автором данной работы инструкцию по архивному делу. Для того, чтобы сотрудники стали правильно оформлять реквизиты документов, для чего секретарю подготовить шаблоны, приложить их к приказу руководителя и ознакомить заместителей директора под роспись. Особенно важно донести до руководства не только значимость ведения делопроизводства и архивного дела в соответствии с нормативно установленными требованиями, но и возможное несение ответственности за имеющиеся нарушения. Директору нужно взять под свой контроль организацию делопроизводства, кадрового делопроизводства и архивного дела.
После сопоставления графиков работы секретаря и специалиста по кадрам с реальным объемом и видами их ежедневных работ выявлена проблема, заключающаяся в излишней загруженности обоих сотрудников, которые по факту выполняют по две ставки, из-за чего не успевают осуществлять часть своих обязанностей, копится не законченная работа, что может привести к более серьезным проблемам, например, к потере документов.
Вторая глава включает выявленные недостатки делопроизводства, кадрового делопроизводства и архивного дела в МБОУ «СШ № 40».
В результате анализа организационной и распорядительной документации МБОУ «СШ № 40», можно сделать вывод о том, что она составляется только частично верно. В учреждении имеется инструкция по делопроизводству, однако она соблюдается не в полной мере.
Были выявлены ошибки и проблемы в кадровом делопроизводстве. Следует отметить, что зафиксировано нарушение закона – статьи 65 ТК РФ о хранении в личных делах сотрудников копий документов, не связанных с работой, что следует исправить в первую очередь.
Кроме того, должностные инструкции сотрудников составлены по устаревшим профессиональным стандартам и требуют актуализации.
В учреждении не соблюдаются требования Правил 2015 г., касающиеся экспертизы ценности документов, размещения и условий хранения документов. Кроме того, в номенклатурах дел содержатся сроки хранения, несоответствующие Перечню 2019 г. Оформление номенклатур дел не соответствует закрепленной Правилами 2015 г. форме. Следует отметить, что Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» требует соблюдения установленных правил хранения документов. За нарушение юридическими лицами правил хранения, комплектования и учета архивных документов предусмотрена административная ответственность – предупреждение или штраф в размере 5 – 10 тыс. руб. (ст. 13.20 КоАП).
В третьей главе был дан ряд рекомендаций. Специалисту по кадрам и секретарю следует составить служебные записки с приложением фотографий их рабочих дней и обоснованием необходимости приема на работу как минимум одного делопроизводителя. Обоим сотрудникам, в особенности секретарю, необходимо пройти курсы повышения квалификации по направлению «Документоведение и архивоведение». Требуется изучить, следовать и следить за нововведениями нормативной правовой и методической базы. Необходимо актуализировать и привести в соответствии с установленными требованиями локальные нормативные и методические документы, применять разработанную автором данной работы инструкцию по архивному делу. Для того, чтобы сотрудники стали правильно оформлять реквизиты документов, для чего секретарю подготовить шаблоны, приложить их к приказу руководителя и ознакомить заместителей директора под роспись. Особенно важно донести до руководства не только значимость ведения делопроизводства и архивного дела в соответствии с нормативно установленными требованиями, но и возможное несение ответственности за имеющиеся нарушения. Директору нужно взять под свой контроль организацию делопроизводства, кадрового делопроизводства и архивного дела.
ИЛИ
Поиск аналога
📕 Список литературы
🛒 Оформить заказ
⚡ Работу высылаем в течении 5 минут после оплаты.