Тема: Совершенствование документационного обеспечения системы управления персоналом организации

В текущих экономических реалиях эффективность управленческих процессов может быть значительно повышена за счет улучшения системы документооборота, поскольку каждое управленческое решение опирается на информацию, закрепленную в официальных документах. Документационное обеспечение является ключевым элементом в работе любого института, организации или компании.
Достижение высокого уровня документационного обеспечения возможно благодаря грамотной структуризации делопроизводства. Это достигается путем стандартизации используемых документов и форм, разработки методик работы с ними для ответственных лиц и проведения контроля за выполнением документальных поручений.
Обеспечение качественного документооборота критично для любой фирмы, так как через создаваемые и циркулирующие внутри организации бумаги отражается широкий спектр аспектов: от управления персоналом до административной, хозяйственной и производственной активности.
Качественное функционирование системы документационного обеспечения персонала на предприятиях становится одним из основополагающих условий для эффективной работы коллектива, соблюдения правил и нормативов, своевременного принятия решений и постановлений и предоставления услуг должного уровня. Грамотное ведение документооборота организации способствует эффективному управлению как общей деятельностью организации, так и непосредственно влияет на качество оказания услуг.
Все вышесказанное обуславливает актуальность изучения вопросов документационного обеспечения управления.
Актуальность данной темы обусловлена тем, что при отсутствии правильной организации документооборота у любой организации возникают проблемы, а именно сложные и повторяющиеся маршруты движения документов, которые в результате могут привести к их потере, отсутствие грамотно составленной и оформленной номенклатуры дел, проблемы с поиском документов и т.д. Следовательно, эффективность управленческих решений, их скорость принятия и реализация, а также конкурентная способность компании в значительной степени определяются разумным подходом к документообороту.
Целью данной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения системы управления персоналом в организации ООО «ВТК».
Для достижения указанной цели в работе поставлены следующие задачи:
- рассмотреть теоретические основы документационного обеспечения системы управления персоналом в организации;
- провести анализ документационного обеспечения системы управления персоналом в организации ООО «ВТК»;
- предложить основные направления совершенствования
документационного обеспечения системы управления персоналом в организации ООО «ВТК»;
- оценить эффективность совершенствования документационного обеспечения системы управления персоналом в организации ООО «ВТК».
Объектом исследования данной работы выступает организация ООО «Волжская транспортная компания» (ООО «ВТК»), основным видом деятельности которого является «Предоставление услуг по перевозкам».
Предметом исследования являются оценка и резервы развития документационного обеспечения системы управления персоналом в организации.
Теоретическую основу исследования составляют учебная литература, публикации в специализированных изданиях, посвящённых вопросам оптимизации кадрового документооборота на отечественных предприятиях в современных социально-экономических условиях, труды российских и зарубежных авторов, а также публикации и материалы из сети Интернет.
Методологическая основа исследования - системный и сравнительный анализ, а также анализ причинно-следственных связей, методы научной классификации, беседа, наблюдение, эксперимент.
Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и приложений.
В первом разделе исследования изложены основополагающие концепции и принципы, связанные с документационным обеспечением процессов управления в структуре компании: определено понятие и выявлена сущность документооборота в рамках системы управления персоналом, а также рассмотрены подходы к организации соответствующей документационной работы на предприятии.
Второй раздел посвящен обстоятельному анализу практики документационного обеспечения управления персоналом на примере ООО «ВТК». В нём представлено описание активности данной организации и выполнена тщательная экспертиза текущего состояния документооборота, связанного с кадровым управлением.
Третий раздел посвящен вопросам оптимизации и повышения эффективности работы с документами в контексте системы управления персоналом на базе ООО «ВТК». В нём изложены ключевые направления модернизации процессов документирования и проведена оценка результативности предложенных изменений и внедрение новаторских мероприятий.

Купить

В первой главе работы были рассмотрены различные аспекты документационного обеспечения управления.
В современных условиях важным является правильное документационное обеспечение системы управления персоналом в соответствии с требованиями законодательства, особенно в условиях постоянно изменяющегося трудового законодательства, а также автоматизации процессов делопроизводства и перехода на электронный документооборот.
Эффективность управления напрямую зависит от своевременного и точного обмена данными, тщательной организации справочно - информационной службы, а также отчетливой системы поиска, хранения и использования документов. В свете активного развития законодательства и повышенного внимания к вопросам трудовых отношений требования к правильному составлению управленческой документации на предприятиях различных форм собственности постоянно ужесточаются, чтобы справиться с новыми вызовами и обеспечить соответствие требованиям.
Таким образом, множество российских предприятий внедряют в свои программные продукты кадровые блоки для автоматизации документооборота. Для дальнейшего улучшения эффективности электронного учета документов на уровне микроуровня, весьма актуальной представляется необходимость создания соответствующей информационной системы, содержащей информацию о состоянии документооборота и доступной заинтересованным пользователям.
Поскольку в результате проведенного анализа документационного обеспечения управления были выявлены ошибки, которые связаны с несвоевременным или неполным оформлением (в ряде случаев - с отсутствием) необходимых документов, ошибки при переносе данных из документа в документ, используется большое число учетных форм в бумажном виде, оформление ряда кадровых процедур занимает много рабочего времени специалиста, имеется значительная задолженность по подготовке и передаче документов в архив организации, наблюдается нехватка времени у работника кадровой службы на развитие персонала), а также, учитывая специфику работы организации (большинство работников работает вне офиса, в том числе на объектах клиентов организации, что затрудняет своевременное их ознакомление с кадровыми документами, занимает много времени на неоднократное персональное приглашение работников в кадровую службу), мы приходим к выводу, что оптимальным решением для совершенствования ведения документации ООО «ВТК» является внедрение системы электронного документооборота.
С учетом всех представленных характеристик и сравнений останавливаем свой выбор на программе «EasyDocs».
Второе мероприятие, направленное на совершенствование документационного обеспечения системы управления персоналом в ООО «ВТК», заключается в обучении специалиста по персоналу по вопросам использования КЭДО и другим аспектам кадровой работы.
Реализация данного мероприятия будет включать:
- составление графика повышения квалификации специалиста по персоналу;
- обучение специалиста по персоналу и сотрудников, которые задействованы в вопросах организации труда и заработной платы;
- проведение аттестации специалиста по персоналу;
- составление графика внутренних аудитов организации кадрового делопроизводства.
В качестве ключевой рекомендации для улучшения процесса работы с кадровыми документами в организации предлагается интеграция электронного документооборота (ЭДО). Это не только способствует повышению стандартов ведения кадровой работы, но также увеличивает эффективность сотрудников, занятых этим процессом. В дополнение к внедрению соответствующего программного обеспечения планируется реализация целого ряда связанных мероприятий: обучение персонала, сертификация их навыков, а также периодический аудит кадровой документации. Выдвинуто предположение, что именно в комплексе эти работы приведут к положительному экономическому и социальному эффекту. Рассчитан экономический эффект, а также положительные социальные последствия реализации предложенных мероприятий.
Выполненные анализы указывают на то, что период окупаемости проекта по внедрению системы электронного документооборота в деятельность фирмы ООО «ВТК» равен 10,01 месяца. В общем, результаты анализов подтверждают эффективность и обоснованность реализации разработанного проекта системы электронного.
Среди преимуществ внедрения СЭД в работу компании ООО «ВТК» также можно выделить: сокращение расходов и недополученной прибыли из- за не своевременной пролонгации договоров; сокращение расходов на штрафы и санкции по несвоевременному предоставлению документов контролирующим органам; увеличение лояльности сотрудников за счет прозрачной системы премирования по показателям по обработке и исполнению документов; увеличение объема трудовых ресурсов за счет автоматизации работы с документами.
Таким образом, можно с уверенностью подчеркнуть, что правильная организация работы с документами и процессами документационного обеспечения системы управления персоналом является критически важной. С увеличением объема информации каждый год только рациональная организация системы делопроизводства и использование современных информационных технологий могут обеспечить своевременную обработку данных. Важность этого аспекта подтверждается фактическим повышением производительности труда сотрудников, что является необходимым условием для дальнейшего развития бизнеса и достижения успеха предприятия.

Купить