Тема: Документирование учета ответов на архивные запросы средствами информационных технологий

Актуальность работы. Государственные архивы России являются главными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации - исторически сложившегося и постоянно пополняющегося собрания архивных документов.
Государственные архивы - специализированные государственные учреждения, являющиеся основным звеном в системе учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного или бессрочного хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации обеспечивают их сохранность, дополняются документами государственных организаций и документами негосударственных организаций и закрепленных за ними лиц; Создание и совершенствование научно-справочного аппарата по архивным документам и информационным технологиям; Обеспечение условий использования архивных документов юридическими и физическими лицами, оказание информационных услуг органам власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, удовлетворение потребности населения в ретроспективной документальной информации.
Документация, формируемая в работе организаций, отражает различные стороны деятельности работников в сферах материального производства, науки, культуры, общественной жизни и функционирования государственного и хозяйственного управления.
Информация, содержащаяся в материалах, служит документальным напоминанием о достижениях народа и имеет историческую ценность. Состав организаций и категории их документов, подлежащих включению в Государственный архивный фонд Российской Федерации, определяются Федеральным архивным управлением.
В настоящее время в архивах нашей страны хранится большое количество документов, свидетельствующих о многообразной деятельности народа. На последний момент объем Архивного фонда Российской Федерации составляет более 600 млн единиц хранения на различных носителях, или более 8,5 тыс. км архивных полок. Документы Архивного фонда Российской Федерации хранятся в установленном законодательством порядке: на постоянной основе в государственных архивах, государственных архивах субъектов Российской Федерации, городских архивах, федеральных и иных государственных и муниципальных библиотеках и музеях, а также в организациях Российской академии наук; временно в государственных органах, государственных организациях, созданных ими в установленные сроки архивах, а также в муниципальных архивах в случае предоставления органом местного самоуправления муниципального образования или города уездного значения специальных государственных полномочий на хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, которые относятся к государственной собственности и находятся на территории гмины; в ведении ряда федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций, перечень которых утвержден постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2006 г. № 808.
Фонд документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, ежегодно увеличивается в среднем на 1,7 млн единиц. Состав организаций и категории их документов, подлежащих включению в Государственный архивный фонд Российской Федерации, определяются Федеральным архивным управлением. Одним из важнейших направлений деятельности государственных и муниципальных архивов является ведение государственного учета архивных документов. При этом учет является средством обеспечения сохранности документов, их адресного поиска, а также создает возможность для разработки и использования информационных справочников.
На основании этих учетных документов рассчитывается штатная численность архива, помещения и оборудование, необходимые для хранения документов, и обеспечивается финансирование. Все документы, хранящиеся в архиве, подлежат учету; Документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в организациях - источниках комплектования. Учет архивных документов заключается в установлении количества и состава архивных документов в единицах учета и установлении (регистрации) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и их общего количества в документах учета; Учетный документ – это документ установленной формы, в котором фиксируется поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Бухгалтерский учет осуществляется путем присвоения учетных номеров архивным документам (единицам хранения/учетным единицам), входящим в состав архивных кодов.
Единицей учета архивных предметов является единица измерения количества документов в архиве. Основными учетными единицами документов ВС РФ являются независимые от вида носителя, способа и техники определения информации: архивный фонд и единица хранения. Аудиовизуальные и электронные документы также учитываются учетными единицами. Неорганизованные архивные предметы (рассыпные) считаются со 150 листами в условной журнальной единице. Государственный документальный учет представляет собой систему учета, основанную на концентрации информации о количестве архивных документов в органах архивного управления.
В данной курсовой работе рассматривается учет архивных документов в архивах Российской Федерации. Поэтому
Целью данной курсовой работы является изучение системы учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Из поставленной цели вытекают следующие задачи:
1. Дать определение понятию «учета в архивах»;
2. Рассмотреть регистрацию документов в Государственном архиве;
3. Рассмотреть перспективы развития документального учета;
4. Рассмотреть перспективы информатизации архивного дела;
5. Изучить программное обеспечение в архивах.
Для проведения работ был задействован ряд электронных ресурсов с нормативно-правовыми актами:
1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 123-ФЗ;
2. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 26 июля 2006 г. № 125-ФЗ;
3. Правила государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
4. Положение о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
5. Правила организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

Купить

В заключение подчеркнем, что внедрение информационных технологий в архивное дело только начинает складываться. Сейчас в этой отрасли важны мнения всех заинтересованных сторон: архивистов (в организациях, государственных и муниципальных архивах), дошкольных и ИТ-специалистов, управленцев, историков и других пользователей электронных информационных ресурсов. От того, что произойдет с накопленным в стране информационным богатством, зависит, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» открытого информационного общества.
В 2000 году был создан Центр информационных технологий Федеральной архивной службы России. Основными задачами центра являются: методическая поддержка использования информационных технологий в учреждениях системы Росархива; разработка и сопровождение программного обеспечения; Создание и ведение отраслевых баз данных; совершенствование методов информационного обеспечения деятельности учреждений Российского архива на основе хранящихся в центре баз данных; Информационная служба для архивных учреждений и пользователей.
Но создание единой архивно-информационной сети для поддержки пользователей также остается мечтой будущего. Однако важным шагом в этом направлении является сайт Федеральной архивной службы «Архив России», на котором собраны источники информации российских архивов в сети Интернет, а также опубликованы справочники и другие справочные издания.
Поэтому еще рано говорить о безоговорочной победе стандартных технологий в компьютеризации промышленности. В то же время в сфере создания программного обеспечения для архивов наблюдается неоспоримая тенденция к стандартизации.

Купить