АННОТАЦИЯ 2
ВВЕДЕНИЕ 7
ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИСТИКА ЗАО «ЧСДМ» 9
1.1. Организационно-правовая форма и вид деятельности 9
1.2. Организационная структура 10
ГЛАВА 2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА. ОБЗОР СОВРЕМЕННЫХ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ
СИСТЕМ 13
2.1. Понятие автоматизации документооборота 13
2.2 Общая классификация систем документооборота 22
2.3 Обзор основных систем документооборота 27
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ТРЕБОВАНИЙ К СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ЗАО «ЧСДМ» 34
3.1 Анализ делопроизводственных процессов ЗАО «ЧСДМ» 34
3.2 Требования к функциям системы документооборота 39
ГЛАВА 4. ВЫБОР СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 46
4.1 Разработка методики сравнения программных продуктов 46
4.2 Выбор системы 47
4.3 Детальное описание выбранной системы 58
4.4 Расчет экономической эффективности от внедрения СЭД 65
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 68
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 69
ПРИЛОЖЕНИЯ
ПРИЛОЖЕНИЕ А. СРАВНЕНИЕ СЭД 72
Актуальность проблемы. В настоящее время развитие информационных технологий оказывает большое влияние на все области человеческой деятельности так или иначе связанных с накоплением и обработкой информации. Существует огромное разнообразие информационных систем, содержащих информационные ресурсы в различных отраслях человеческой деятельности (науке, образовании, производстве и т.д.).
Еще недавно информация считалась сферой только лишь бумажной работы и дополнительным инструментом для принятия решений. Сегодня же информация является одним из основных ресурсов развития общества, а информационные системы являются главным инструментом повышения эффективности работы людей в компаниях и конкурентоспособности компаний в целом.
Для всех крупных компаний в настоящее время важно не отставать от технического прогресса. Также важно наладить эффективное взаимодействие между различными отделами в компании. Это нужно для оперативного выполнения приказов и эффективной работы предприятия в целом. Таким образом, эффективность управления в значительной мере зависит от качества и скорости обработки документов, а также организации системы документооборота. Неэффективно организованный документооборот представляет собой главную проблему в результативности всех уровней управления компанией, поэтому является главным звеном любой системы делопроизводства.
Проблема работы с большим объемом документации актуальна для большинства крупных предприятий. Для решения этой проблемы вводятся системы электронного документооборота, способствующие улучшению эффективности взаимодействия между отделами предприятия, повышению оперативности исполнения приказов, а также надежности хранения и передачи документации.
Объектом данной работы является ЗАО «Челябинские Дорожно-Строительные Машины».
Целью данной работы является создание системы электронного документооборота для ЗАО «Челябинские Строительно-Дорожные Машины».
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
1. Проанализировать деятельность предприятия.
2. Разработать требования для внедряемой СЭД.
3. Проанализировать представленные на рынке СЭД.
4. Выбрать наиболее оптимальную для предприятия СЭД.
В данной выпускной квалификационной работе в качестве объекта исследования выступает ЗАО «Челябинские Строительно-Дорожные машины».
Проводилось исследование и анализ делопроизводственных процессов работы предприятия, в ходе чего была выявлена проблема: неэффективная организация документооборота на предприятии, и, как следствие, потеря документов, длительный процесс согласования, отсутствие контроля исполнения, длительный процесс поиска документов, что в свою очередь приводит к трудовым и временным затратам.
В результате была определена основная цель работы - создание системы электронного документооборота для автоматизации процессов делопроизводства.
В первой главе дана характеристика деятельности и организационной структуры предприятия.
Во второй главе описаны задачи, выполняемые системами электронного документооборота, представлен обзор существующих программных продуктов.
В третьей главе была проанализирована существующая система документооборота на предприятии, выявлены недостатки и, в соответствии с ними, разработаны функциональные требования к системе электронного документооборота.
В четвертой главе был проведен сравнительный анализ представленных на рынке программных продуктов. Для этого был составлен ряд критериев, каждый критерий включал в себя определенное количество функциональных требований. Затем было проведено ранжирование критериев по приоритетам.
В результате проведения сравнительного анализа функциональных возможностей систем был выбран наиболее подходящий программный продукт - Е1 Евфрат. В дополнение была приведена характеристика выбранной системы и описан ее функционал.
В конце работы был проанализирован показатель экономической эффективности внедрения системы. В результате анализа было доказано, что внедрение системы не просто решает поставленные задачи, но еще и экономически целесообразно.
