ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЦИФРОВОЙ КОММУНИКАЦИОННОЙ СРЕДЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ И ПОДДЕРЖКИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ. (на материале ОГКУ ЦЗН Томска и Томского района)
|
Введение
Возможности цифровой среды для принятия управленческих решений 14
1.1. Основные понятия, формирующие представление о коммуникационной среде 14
1.2. Нормативные документы, регулирующие деятельность организации в цифровой
коммуникационной среде 24
1.3. Современные программные решения для управления цифровой
коммуникационной средой 34
2. Постановка проблемы управления цифровой коммуникации 56
2.1. Кейс цифровая коммуникационная среда в ОГКУ ЦЗН города Томска и Томского
района 56
2.2. Использование программного обеспечения для управления персоналом в
цифровой коммуникационной среде 61
2.3. Проблемы цифровой коммуникационной среды организации 64
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 66
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 70
Возможности цифровой среды для принятия управленческих решений 14
1.1. Основные понятия, формирующие представление о коммуникационной среде 14
1.2. Нормативные документы, регулирующие деятельность организации в цифровой
коммуникационной среде 24
1.3. Современные программные решения для управления цифровой
коммуникационной средой 34
2. Постановка проблемы управления цифровой коммуникации 56
2.1. Кейс цифровая коммуникационная среда в ОГКУ ЦЗН города Томска и Томского
района 56
2.2. Использование программного обеспечения для управления персоналом в
цифровой коммуникационной среде 61
2.3. Проблемы цифровой коммуникационной среды организации 64
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 66
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 70
Актуальность темы исследования определяется следующим: коммуникации в настоящее время являются основной категорией, обеспечивающей развитие, и считаются жизненно значимой системой компании. Как говорил Т. А. Мерфи, бывший председатель правления компании «General Motors»: «Одним и тем же общим знаменателем в бизнесе и в менеджменте являются люди и отношения с людьми... в конечном итоге, коммуникации важнее всего... эффективные коммуникации могут обеспечить и успех, и неудачу или, по крайней мере, определить степень успеха».
В тоже время успех различных процессов в большей степени находится в зависимости от объема и качества информационных данных, которыми обладают субъекты организации. На этом также акцентировал свое внимание представитель школы научного менеджмента, последователь Ф.У. Тайлора в области организации производства, основатель Ford Motor Company Генри Форд: «Основа успеха в бизнесе — своевременно полученная, правильно понятая и умело использованная информация».
Но в настоящий момент, во время динамичных изменений внешней среды, клиентные предприятия сталкиваются с серьезной проблемой информационной перегрузки. Это связано с тем, что объем информационных потоков возрастает с каждым днем, но в тот же самый момент допуск к ней упрощается, а также с тем, что поступление нужного и полезного количества информационных данных превышает способности её восприятия.
Не смотря на это, интеллектуальными активами организации являются знания. Таким образом, основным доля имеющегося информационного капитала остается или в головах сотрудников, или на бумагах, которые приобрести не так-то просто. Вторая проблема связана ресурсом и инструментом производства выступают именно человеческие знания. Иными словами, сотрудники формируют и создают данные знания и в окончательном результате дают возможность отметить организацию на фоне иных предприятий. Но в тот же самый момент, возникает несколько проблем. Первая проблема заключается в том, что значительная с обменом и созданием знаний, связанных с неоднозначным или неадекватным восприятием смысла данных, информации, знаний различными субъектами в организационных процессах. Поэтому имеющийся информационный капитал (знания) в организации нуждаются в капитализации и, безусловно, подразумевает применение новых способов информационно - коммуникационных технологий, основанных на управлении знаниями, в котором одним из перспективных направлений является онтологическое.
Онтологии считаются одной из главной технологией смысловой обработки знаний и многие исследователи отмечают то, что последующее поколение корпоративных систем управления знаниями будет базироваться на использовании концептуальных онтологических моделей. Онтологии же предметной области описывают явные знания, которые имеются в компании (или в отдельных ее частях).
Нынешняя практическая деятельность предоставляет такую методологию в варианте онтологической нотации (те онтологии, у которых наивысший коэффициент полезности - становятся стандартами), которые обеспечивают планирование и формирование подобного качества. В свою очередь формирование онтологии дает возможность урегулировать знания компании за счет их систематизации, формирования общей иерархии и унификации определений, а также правил интерпретации. Благодаря хорошо спроектированной онтологии упрощается отбор и взаимообмен знаниями среди работников. К нынешнему периоду изобретены языки концептуального и формального описания онтологий, средства их разработки, ряд подходов к их построению. Таким образом, стоит отметить то, что онтология дает возможность формализовать исследуемую предметную область наиболее точно. Одной из наиболее значимых сфер применения онтологического описания предметной области считается использование его в автоматизированных системах для усовершенствования процессов принятия решений.
В настоящее время большой интерес испытывают системы, которые имеют возможность без присутствия человека достать те или иные сведения из имеющегося/представленного текста, то есть автоматизированные системы. Как итог, на фоне по-новому образующихся потребностей прогрессируют новейшие технологические процессы, призванные найти решение обозначенной выше трудности.
Главная трудность состоит в то, что не все знания возможно просто изложить (описать) и передать (запрограммировать), это связано с тем, что они являются неоднородными, многосвязными, неполноценными, а также иногда включают неправильные и некорректные данные. В свою очередь также информационные данные могут быть не только лишь иерархическими, однако, и сетевыми структурами. По этой причине основные и специфические знания для принятия решений во многом остаются неформализованными, что усложняет применение автоматизированных систем с целью управления сложными объектами и процессами.
Решение данной трудности заключается в обеспечении управления качеством данных, что уменьшает степени роли персонала в процессах обработки данных.
По этой причине следует искать/создавать автоматизированные системы представления знаний, которые помогут описывать предметные области в наиболее ясном варианте.
Целью магистерской диссертацией является разработка рекомендаций по созданию цифровой коммуникационной среды организации и поддержки принятия управленческих решений.
Объектом исследования является управление коммуникацией персонала организации.
Предметом исследования является цифровая коммуникационная среда организации.
Задачи исследования:
1) Теоретический анализ работ по вопросам управления внутренней коммуникацией организации;
2) Анализ практик построения цифровой коммуникационной среды;
3) Анализ современных программных продуктов и подходов к цифровизации коммуникации;
4) Анализ существующей цифровой коммуникационной среды организации;
5) Постановка проблемы управления коммуникацией персонала в организации;
6) Разработка рекомендаций по управлению процессом создания цифровой коммуникационной среды организации.
Исследование построено на использовании системного подхода, к разработке рекомендаций применялся процессный подход к управлению.
Методы исследования включают теоретический анализ литературы, анализ практик применения программных продуктов в управлении внутриорганизационными коммуникациями, метод кейсов для анализа ситуации в организации. Использованы социологические методы исследования (интервью, опрос), а также методики организационной диагностики.
Диссертационное исследование выполнено на базе подразделения областного департамента труда и занятости населения: отдел анализа рынка труда и информационной политики.
Элементы научного вклада состоят в следующем: проведена идентификация проблем управления персоналом, как проблем управления в цифровой коммуникационной средой организации раскрыты возможности проектирования цифровой коммуникационной среды организации с использованием программирования на основе онтологий.
Практическая значимость состоит в следующем: разработано техническое задание по формирования цифровой коммуникационной среды организации для отдела анализа рынка труда и информационной политики.
Структура работы определена целью и задачами исследования. Диссертация включает в себя введение, три главы, список использованной литературы, приложения.
Первая глава диссертации представляет собой теоретическую часть, в которой рассмотрены: понятия коммуникаций, информации, онтологических моделей предприятия и их классификации, нормативные акты, регулирующие движение информации, цифровую среду организации и управление персональными данными (законы №152-ФЗ и №149-ФЗ), информационные системы и системы наследования опыта, а также современные программные продукты.
Вторая глава посвящена описанию эмпирической базы исследования (областному государственному казенному учреждению «Центр занятости населения города Томска и Томского района»), а также анализу функционированию системы управления персоналом и цифровой коммуникационной среды организации. Во второй главе сформулирована проблема управления персоналом организации как проблема регулирования цифровой коммуникационной среды организации.
В третьей главе представлено обоснование выбора подхода к построению цифровой коммуникационной среды организации и управленческое решение по формированию цифровой коммуникационной среды организации на примере локального подразделения, а также возможности её интеграции в цифровую коммуникационную среду организации.
Апробация результатов исследования. Результаты исследования были представлены и обсуждены в Отделе технического обеспечения и информационной безопасности областного государственного казенного учреждения «Центр занятости населения города Томска и Томского района».
В тоже время успех различных процессов в большей степени находится в зависимости от объема и качества информационных данных, которыми обладают субъекты организации. На этом также акцентировал свое внимание представитель школы научного менеджмента, последователь Ф.У. Тайлора в области организации производства, основатель Ford Motor Company Генри Форд: «Основа успеха в бизнесе — своевременно полученная, правильно понятая и умело использованная информация».
Но в настоящий момент, во время динамичных изменений внешней среды, клиентные предприятия сталкиваются с серьезной проблемой информационной перегрузки. Это связано с тем, что объем информационных потоков возрастает с каждым днем, но в тот же самый момент допуск к ней упрощается, а также с тем, что поступление нужного и полезного количества информационных данных превышает способности её восприятия.
Не смотря на это, интеллектуальными активами организации являются знания. Таким образом, основным доля имеющегося информационного капитала остается или в головах сотрудников, или на бумагах, которые приобрести не так-то просто. Вторая проблема связана ресурсом и инструментом производства выступают именно человеческие знания. Иными словами, сотрудники формируют и создают данные знания и в окончательном результате дают возможность отметить организацию на фоне иных предприятий. Но в тот же самый момент, возникает несколько проблем. Первая проблема заключается в том, что значительная с обменом и созданием знаний, связанных с неоднозначным или неадекватным восприятием смысла данных, информации, знаний различными субъектами в организационных процессах. Поэтому имеющийся информационный капитал (знания) в организации нуждаются в капитализации и, безусловно, подразумевает применение новых способов информационно - коммуникационных технологий, основанных на управлении знаниями, в котором одним из перспективных направлений является онтологическое.
Онтологии считаются одной из главной технологией смысловой обработки знаний и многие исследователи отмечают то, что последующее поколение корпоративных систем управления знаниями будет базироваться на использовании концептуальных онтологических моделей. Онтологии же предметной области описывают явные знания, которые имеются в компании (или в отдельных ее частях).
Нынешняя практическая деятельность предоставляет такую методологию в варианте онтологической нотации (те онтологии, у которых наивысший коэффициент полезности - становятся стандартами), которые обеспечивают планирование и формирование подобного качества. В свою очередь формирование онтологии дает возможность урегулировать знания компании за счет их систематизации, формирования общей иерархии и унификации определений, а также правил интерпретации. Благодаря хорошо спроектированной онтологии упрощается отбор и взаимообмен знаниями среди работников. К нынешнему периоду изобретены языки концептуального и формального описания онтологий, средства их разработки, ряд подходов к их построению. Таким образом, стоит отметить то, что онтология дает возможность формализовать исследуемую предметную область наиболее точно. Одной из наиболее значимых сфер применения онтологического описания предметной области считается использование его в автоматизированных системах для усовершенствования процессов принятия решений.
В настоящее время большой интерес испытывают системы, которые имеют возможность без присутствия человека достать те или иные сведения из имеющегося/представленного текста, то есть автоматизированные системы. Как итог, на фоне по-новому образующихся потребностей прогрессируют новейшие технологические процессы, призванные найти решение обозначенной выше трудности.
Главная трудность состоит в то, что не все знания возможно просто изложить (описать) и передать (запрограммировать), это связано с тем, что они являются неоднородными, многосвязными, неполноценными, а также иногда включают неправильные и некорректные данные. В свою очередь также информационные данные могут быть не только лишь иерархическими, однако, и сетевыми структурами. По этой причине основные и специфические знания для принятия решений во многом остаются неформализованными, что усложняет применение автоматизированных систем с целью управления сложными объектами и процессами.
Решение данной трудности заключается в обеспечении управления качеством данных, что уменьшает степени роли персонала в процессах обработки данных.
По этой причине следует искать/создавать автоматизированные системы представления знаний, которые помогут описывать предметные области в наиболее ясном варианте.
Целью магистерской диссертацией является разработка рекомендаций по созданию цифровой коммуникационной среды организации и поддержки принятия управленческих решений.
Объектом исследования является управление коммуникацией персонала организации.
Предметом исследования является цифровая коммуникационная среда организации.
Задачи исследования:
1) Теоретический анализ работ по вопросам управления внутренней коммуникацией организации;
2) Анализ практик построения цифровой коммуникационной среды;
3) Анализ современных программных продуктов и подходов к цифровизации коммуникации;
4) Анализ существующей цифровой коммуникационной среды организации;
5) Постановка проблемы управления коммуникацией персонала в организации;
6) Разработка рекомендаций по управлению процессом создания цифровой коммуникационной среды организации.
Исследование построено на использовании системного подхода, к разработке рекомендаций применялся процессный подход к управлению.
Методы исследования включают теоретический анализ литературы, анализ практик применения программных продуктов в управлении внутриорганизационными коммуникациями, метод кейсов для анализа ситуации в организации. Использованы социологические методы исследования (интервью, опрос), а также методики организационной диагностики.
Диссертационное исследование выполнено на базе подразделения областного департамента труда и занятости населения: отдел анализа рынка труда и информационной политики.
Элементы научного вклада состоят в следующем: проведена идентификация проблем управления персоналом, как проблем управления в цифровой коммуникационной средой организации раскрыты возможности проектирования цифровой коммуникационной среды организации с использованием программирования на основе онтологий.
Практическая значимость состоит в следующем: разработано техническое задание по формирования цифровой коммуникационной среды организации для отдела анализа рынка труда и информационной политики.
Структура работы определена целью и задачами исследования. Диссертация включает в себя введение, три главы, список использованной литературы, приложения.
Первая глава диссертации представляет собой теоретическую часть, в которой рассмотрены: понятия коммуникаций, информации, онтологических моделей предприятия и их классификации, нормативные акты, регулирующие движение информации, цифровую среду организации и управление персональными данными (законы №152-ФЗ и №149-ФЗ), информационные системы и системы наследования опыта, а также современные программные продукты.
Вторая глава посвящена описанию эмпирической базы исследования (областному государственному казенному учреждению «Центр занятости населения города Томска и Томского района»), а также анализу функционированию системы управления персоналом и цифровой коммуникационной среды организации. Во второй главе сформулирована проблема управления персоналом организации как проблема регулирования цифровой коммуникационной среды организации.
В третьей главе представлено обоснование выбора подхода к построению цифровой коммуникационной среды организации и управленческое решение по формированию цифровой коммуникационной среды организации на примере локального подразделения, а также возможности её интеграции в цифровую коммуникационную среду организации.
Апробация результатов исследования. Результаты исследования были представлены и обсуждены в Отделе технического обеспечения и информационной безопасности областного государственного казенного учреждения «Центр занятости населения города Томска и Томского района».
Мы реализовали цель, данной работы разработали рекомендации по созданию цифровой коммуникативной среды организации и поддержки принятия управленческих решений.
В вопросах анализа феномена цифровой коммуникационной среды мы использовали труды Котлера Ф., Кастельса М., Романцова А.Н., Бердышева С.Н., Сагиновой О.В., Парахонский Б.А., Губер Т. и многие другие.
Использование цифровой коммуникативной среды организации рассматривалось с позиции онтологического подхода к управлению.
Всё без исключения сопряжено с тем, что современное общество вышло на более сложный этап своей организации, требующий для успешного функционирования наиболее совершенных процессов координации, в более серьезной степени опирающихся на информационные процессы. Значительную долю информации, необходимой для своей жизнедеятельности, как организация, так и человек приобретает из информационной среды.
Поэтому рассмотрение цифровой коммуникационной среды было разложено на несколько понятий. Первое это коммуникация, был проведен понятийный анализ, выделены функции, виды, а также представлены коммуникативные модели (модели коммуникативного акта). Вторым было рассмотрено понятие информация, представлены виды, свойства, схема передачи и получения, а также концепции. Отдельным пунктом было выделено определение управленческой информации. По мимо всего прочего коммуникационная среды была рассмотрена под формально-закрепленным углом (Федеральные законы).
Роль цифровой коммуникативной среды организации заключается в формировании среды, с которой взаимодействует человек и организация использую данные (информацию) как из вне, так и изнутри. В практическом плане цифровая коммуникационная среда представляется в диспозициях различных медиа, каналах коммуникаций, средств и способов генерирования, распространении (передачи) и использовании информационных данных. С помощью онтологии проектирования нами было разработано техническое задание для создания корпоративной страницы отдела анализа рынка труда и информационной политики.
В работе были использованы следующие методы: теоретический анализ литературы, анализ практик применения программных продуктов в управлении внутриорганизационными коммуникациями, метод кейсов для анализа ситуации в организации. Также были использованы социологические методы исследования (интервью, опрос) и методики организационной диагностики.
В рамках изучения цифровой коммуникационной среды организации был проведен анализ цифровой системы, который позволил оценить влияние трансформации на управленческую эффективность работы, не коммерческой организации.
Руководствуясь целью автоматизированных информационных систем в цифровой коммуникативной среде ОГКУ ЦЗН города Томска и Томского района, которая направлена на хранение, обеспечение оперативности поиска и передачи информации по необходимым запросам для повышения эффективной работы. Автоматизированная информационная система, которая имеется в организации, с одной стороны направлена на использование автоматизации для получения результативной информации и принятия управленческого решения, но с другой стороны из-за недоработок информационная система «заставляет» сотрудников возвращаться на значительное количество шагов, назад прибегая к обычным вербальным коммуникациям.
Трудности в организации связаны со сложным взаимодействием сотрудников в цифровой коммуникационной среде в организационно-управленческой деятельности. Проблема заключается в том, что, несмотря на то, что организация старается построить цифровую систему, оказывается в ситуации, когда дезорганизация коммуникаций разрушает базовые процессы организации.
Представленный основной программный комплекс «Катарсис: Соцзащита»,
который направлен на автоматизацию всех направлений деятельности и коммуникаций не справляется со своей задачей, а наоборот усложняет процессы организации. Имеющаяся веб-витрина - Интерактивный портал, с одной стороны упрощает взаимодействие, но с другой стороны усложняет документооборот и дублирует итак имеющиеся данные. А вспомогательный сервис Outlook неудобен практически для каждого сотрудника и все любыми способами стараются обходить данный сервис. Но полное исключение представленных программных продуктов в Центре не возможно.
На основании сопоставления затруднений, которые были выявлены при анализе, наблюдении и интервью, мы пришли к выводу, что, несмотря на то, что в Центре имеется автоматизированная информационная система, большая часть времени сотрудников уходит на то, чтобы выходить из положения «нерабочего состояния» системы. И все остальные задачи и решения автоматически уходят на второй план. Это доказывает проблемно - ориентированный характер деятельности организации. Также сложности в цифровой коммуникационной среде связаны со следующим:
1) Организация недооценивает важность коммуникаций в современных условиях;
2) Бизнес модели/бизнес процессы описаны без учета коммуникационных задач, а в некоторых случаях отсутствуют вообще;
3) При внедрении/построении цифровой коммуникационной среды не была описана общая онтология организации.
В данном случае получается обратный эффект от внедрения, так как он усложняет и вносит дезорганизацию в коммуникационную среду организации, хотя должно наоборот ускорить и оптимизировать процессы принятия решений.
На основании выявленных проблемных областей, устранение которых требуют оптимизации, и усовершенствования работы системы коммуникаций нами было разработано техническое задание корпоративной страницы на базе отдела анализа рынка труда и информационной политики. Данное техническое задание направлено на:
1) Формирование единого информационного - ресурса внутри ОГКУ ЦЗН города
Томска и Томского района;
2) Обеспечение своевременного и оперативного размещения: полной, объективной, достоверной и непротиворечивой информации;
3) Размещение дополнительных информационно-справочных ресурсов и
интерактивных пользовательских сервисов, направленных на обеспечение их участия в деятельности проектов, концепций и иных документов, организация виртуальных обсуждений, как личных, так и коллективных (чаты);
4) Планирование общих задач, оперативное распространение информации о предстоящих событиях и мероприятиях и других справочных сведений;
5) Адресное распространение информации, в том числе в интересах совершенствования управления (адресное оповещение об информационных событиях, включая автоматическое информирование о поступлении информации по определенной тематике заданной пользователем);
6) Обеспечение централизованного и удобного доступа к сведениям о деятельности руководства ОГКУ ЦЗН города Томска и Томского района;
7) Размещение общей справочной информации о жизни ОГКУ ЦЗН города Томска и Томского района и других событиях - культурных, спортивных и иных мероприятиях;
8) Обеспечение удобной навигации и поиска по всему информационному наполнению Портала;
9) Обеспечение общедоступности к отчетности и документации всеобщего пользования;
10) Мотивация сотрудников посредством размещения информации за заслуги и поздравление с днем рождения или другими знаменательными событиями из жизни сотрудников.
В вопросах анализа феномена цифровой коммуникационной среды мы использовали труды Котлера Ф., Кастельса М., Романцова А.Н., Бердышева С.Н., Сагиновой О.В., Парахонский Б.А., Губер Т. и многие другие.
Использование цифровой коммуникативной среды организации рассматривалось с позиции онтологического подхода к управлению.
Всё без исключения сопряжено с тем, что современное общество вышло на более сложный этап своей организации, требующий для успешного функционирования наиболее совершенных процессов координации, в более серьезной степени опирающихся на информационные процессы. Значительную долю информации, необходимой для своей жизнедеятельности, как организация, так и человек приобретает из информационной среды.
Поэтому рассмотрение цифровой коммуникационной среды было разложено на несколько понятий. Первое это коммуникация, был проведен понятийный анализ, выделены функции, виды, а также представлены коммуникативные модели (модели коммуникативного акта). Вторым было рассмотрено понятие информация, представлены виды, свойства, схема передачи и получения, а также концепции. Отдельным пунктом было выделено определение управленческой информации. По мимо всего прочего коммуникационная среды была рассмотрена под формально-закрепленным углом (Федеральные законы).
Роль цифровой коммуникативной среды организации заключается в формировании среды, с которой взаимодействует человек и организация использую данные (информацию) как из вне, так и изнутри. В практическом плане цифровая коммуникационная среда представляется в диспозициях различных медиа, каналах коммуникаций, средств и способов генерирования, распространении (передачи) и использовании информационных данных. С помощью онтологии проектирования нами было разработано техническое задание для создания корпоративной страницы отдела анализа рынка труда и информационной политики.
В работе были использованы следующие методы: теоретический анализ литературы, анализ практик применения программных продуктов в управлении внутриорганизационными коммуникациями, метод кейсов для анализа ситуации в организации. Также были использованы социологические методы исследования (интервью, опрос) и методики организационной диагностики.
В рамках изучения цифровой коммуникационной среды организации был проведен анализ цифровой системы, который позволил оценить влияние трансформации на управленческую эффективность работы, не коммерческой организации.
Руководствуясь целью автоматизированных информационных систем в цифровой коммуникативной среде ОГКУ ЦЗН города Томска и Томского района, которая направлена на хранение, обеспечение оперативности поиска и передачи информации по необходимым запросам для повышения эффективной работы. Автоматизированная информационная система, которая имеется в организации, с одной стороны направлена на использование автоматизации для получения результативной информации и принятия управленческого решения, но с другой стороны из-за недоработок информационная система «заставляет» сотрудников возвращаться на значительное количество шагов, назад прибегая к обычным вербальным коммуникациям.
Трудности в организации связаны со сложным взаимодействием сотрудников в цифровой коммуникационной среде в организационно-управленческой деятельности. Проблема заключается в том, что, несмотря на то, что организация старается построить цифровую систему, оказывается в ситуации, когда дезорганизация коммуникаций разрушает базовые процессы организации.
Представленный основной программный комплекс «Катарсис: Соцзащита»,
который направлен на автоматизацию всех направлений деятельности и коммуникаций не справляется со своей задачей, а наоборот усложняет процессы организации. Имеющаяся веб-витрина - Интерактивный портал, с одной стороны упрощает взаимодействие, но с другой стороны усложняет документооборот и дублирует итак имеющиеся данные. А вспомогательный сервис Outlook неудобен практически для каждого сотрудника и все любыми способами стараются обходить данный сервис. Но полное исключение представленных программных продуктов в Центре не возможно.
На основании сопоставления затруднений, которые были выявлены при анализе, наблюдении и интервью, мы пришли к выводу, что, несмотря на то, что в Центре имеется автоматизированная информационная система, большая часть времени сотрудников уходит на то, чтобы выходить из положения «нерабочего состояния» системы. И все остальные задачи и решения автоматически уходят на второй план. Это доказывает проблемно - ориентированный характер деятельности организации. Также сложности в цифровой коммуникационной среде связаны со следующим:
1) Организация недооценивает важность коммуникаций в современных условиях;
2) Бизнес модели/бизнес процессы описаны без учета коммуникационных задач, а в некоторых случаях отсутствуют вообще;
3) При внедрении/построении цифровой коммуникационной среды не была описана общая онтология организации.
В данном случае получается обратный эффект от внедрения, так как он усложняет и вносит дезорганизацию в коммуникационную среду организации, хотя должно наоборот ускорить и оптимизировать процессы принятия решений.
На основании выявленных проблемных областей, устранение которых требуют оптимизации, и усовершенствования работы системы коммуникаций нами было разработано техническое задание корпоративной страницы на базе отдела анализа рынка труда и информационной политики. Данное техническое задание направлено на:
1) Формирование единого информационного - ресурса внутри ОГКУ ЦЗН города
Томска и Томского района;
2) Обеспечение своевременного и оперативного размещения: полной, объективной, достоверной и непротиворечивой информации;
3) Размещение дополнительных информационно-справочных ресурсов и
интерактивных пользовательских сервисов, направленных на обеспечение их участия в деятельности проектов, концепций и иных документов, организация виртуальных обсуждений, как личных, так и коллективных (чаты);
4) Планирование общих задач, оперативное распространение информации о предстоящих событиях и мероприятиях и других справочных сведений;
5) Адресное распространение информации, в том числе в интересах совершенствования управления (адресное оповещение об информационных событиях, включая автоматическое информирование о поступлении информации по определенной тематике заданной пользователем);
6) Обеспечение централизованного и удобного доступа к сведениям о деятельности руководства ОГКУ ЦЗН города Томска и Томского района;
7) Размещение общей справочной информации о жизни ОГКУ ЦЗН города Томска и Томского района и других событиях - культурных, спортивных и иных мероприятиях;
8) Обеспечение удобной навигации и поиска по всему информационному наполнению Портала;
9) Обеспечение общедоступности к отчетности и документации всеобщего пользования;
10) Мотивация сотрудников посредством размещения информации за заслуги и поздравление с днем рождения или другими знаменательными событиями из жизни сотрудников.