КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА В ТОМСКОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ ПЕДАГОГИЧЕСКОМ УНИВЕРСИТЕТЕ: ДИАГНОСТИКА И ПЕРСПЕКТИВЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
|
Перечень сокращений 3
Введение 4
1 Организационные и нормативные основы комплектования архивного фонда в Томском
государственном педагогическом университете 16
1.1 Основные направления деятельности и организационная структура Томского
государственного педагогического университета 16
1.2 Нормативное регулирование процесса комплектования архивного фонда в Томском
государственном педагогическом университете 22
2 Основные характеристики и направления совершенствования процесса комплектования архивного фонда в Томском государственном педагогическом университете 43
2.1 Этапы комплектования архивного фонда в Томском государственном
педагогическом университете 43
2.2 Оптимизация процесса комплектования архивного фонда в Томском
государственном педагогическом университете 52
Заключение 60
Список использованных источников и литературы 62
Приложение А Проект Регламента процесса комплектования архивного фонда в Томском государственном педагогическом университете
Введение 4
1 Организационные и нормативные основы комплектования архивного фонда в Томском
государственном педагогическом университете 16
1.1 Основные направления деятельности и организационная структура Томского
государственного педагогического университета 16
1.2 Нормативное регулирование процесса комплектования архивного фонда в Томском
государственном педагогическом университете 22
2 Основные характеристики и направления совершенствования процесса комплектования архивного фонда в Томском государственном педагогическом университете 43
2.1 Этапы комплектования архивного фонда в Томском государственном
педагогическом университете 43
2.2 Оптимизация процесса комплектования архивного фонда в Томском
государственном педагогическом университете 52
Заключение 60
Список использованных источников и литературы 62
Приложение А Проект Регламента процесса комплектования архивного фонда в Томском государственном педагогическом университете
В жизни любой организации образуются документы, являющиеся результатом различных направлений ее деятельности. Документы организации длительного (свыше 10 лет) (далее длительного) срока хранения, относятся к документам, подлежащим архивному хранению. Архивные документы образовательных организаций высшего образования являются документами государственного архивного фонда Российской Федерации. Одна часть таких документов имеет научное и историческое значение, другая в первую очередь содержит важную информацию социального характера - документы по личному составу работников и обучающихся образовательной организации.
В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу в течение сроков их хранения.
Процесс комплектование архивного фонда ООВО документами определяет в дальнейшем качество таких процессов как учет, хранение и использование документов в архиве организации и в конечном итоге - качество комплектования Архивного фонда Российской Федерации.
В последние годы наметилась тенденция совершенствования нормативной базы в области документационного обеспечения управления и архивного дела. Во многом этому способствовало изменение статуса Росархива в 2016 году - в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве оно является федеральным органом исполнительной власти, которое осуществляет, в том числе, функции по выработке и реализации государственной политики, нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства.
За последние четыре года Росархивом был издан ряд актуальных нормативно-методических документов, призванных упорядочить работу по управлению документами, в том числе архивными.
Тем не менее, в настоящее время остается открытым вопрос разработки нормативно-методических документов для подведомственных организаций органами исполнительной власти в сфере просвещения (Минпросвещения России) и высшего образования и науки (Минобрнауки России).
Недостаточное внимание к качеству комплектования архивного фонда в ООВО, как и в других организациях-источниках комплектования Архивного фонда Российской Федерации, может повлечь такие последствия как:
• утрату документов Архивного фонда Российской Федерации на этапе оперативного хранении;
• несвоевременную и неполную передачу документов длительного срока хранения в архив организации;
• несвоевременную обработку документов постоянного срока хранения, подлежащих передаче на государственное хранение;
Таким образом, изучение комплектования архивного фонда в Томском государственном педагогическом университете позволит разработать меры по оптимизации указанного процесса: от создания или получения документов до передачи и постановки на учет в архиве ТГПУ.
Степень разработанности темы
Работы, в которых освещены различные аспекты темы исследования, можно разделить на четыре группы:
1. Рассматривающие теоретические вопросы комплектования Архивного фонда Российской Федерации и организаций, в том числе электронными архивными документами.
2. Посвященные проблемам нормативно-правового регулирования и развития нормативно-методической базы по комплектованию архивных фондов организаций и Архивного фонда Российской Федерации.
3. Освещающие вопросы комплектования архивного фонда в образовательных организациях и ООВО.
4. Рассматривающие вопросы использования различных подходов к управлению в современных организациях и разработки локальных актов организаций по управлению документами.
Основные понятия в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела, связанные с темой исследования - «комплектование архива», «документальный фонд организации», «архивный фонд организации», а также понятие и сущность процесса экспертизы ценности документов, его принципы и критерии раскрывают авторы Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева , Д.И. Раскин, А.Р. Соколов , И.Корнеев , Т.А. Быкова, Л.А. Вялова , Н.С. Ларьков .
И.А Суровцева в своей работе отражает этапы развития теории экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов.
Актуальным вопросам экспертизы ценности документов, особенностям ее организации и проведения посвящены статьи Г.Н. Ланского , О.В. Гаркунова , Т.И. Свинцовой .
Значительный блок в первой группе работ посвящен комплектованию архива электронными документами.
Так, в работе В.Ф. Янковой рассматривается проблема выработки понятийного аппарата такого направления, как управление электронными документами.
Концепция перехода к безбумажному документообороту, включающая, в том числе механизмы обеспечения юридической силы электронных документов при долговременном хранении; технологии обеспечения долговременного хранения электронных документов; оценка рисков и целесообразности организации долговременного хранения электронных документов; учет функциональных возможностей систем при проектировании электронных архивов представлены в работе С.Э Ульянцевой .
Проблемы и перспективы экспертизы ценности документов в контексте изучения вопросов работы с цифровой информацией, электронными документами, вопросы применения искусственного интеллекта в сфере архивного дела, цифровизации архивного дела и автоматизации информационно-справочного аппарата архивов изложены в работах М.П. Жуковой , А.М. Лобановой , Б.В. Альбрехт и Е.Р. Симонова , Г.И. Тихонова , Л.П. Афанасьевой и Н.А. Муравьевой , О.А. Колченко, Е.А. Брюхановой , Л.П. Афанасьевой .
Опыту работы Государственного архива Российской Федерации в вопросах приема на хранение электронных документов посвящены статьи О.В. Олейникова .
С.Л. Кузнецов сделал попытку сформулировать представление о мерах по обеспечению сохранности документов в электронной форме для работников служб документационного обеспечения управления и архивов в статье , а в его другой работе затрагиваются практические вопросы и перспективы организации архива электронных документов.
Статья М.П. Бобылевой посвящена вопросам целостности и аутентичности управленческих электронных документов в процессе их хранения.
Вторая группа научных трудов представлена работами по нормативному обеспечению комплектования архивов и экспертизе ценности документов, а также по перспективе развития нормативного регулирования указанных вопросов.
В работе О.В. Медведевой и Е.С. Сениной рассматривается история и современное состояние отечественного законодательства по архивному делу, приводится краткая характеристика основных нормативных актов отрасли с 18 века до наших дней.
В статье М.П. Жуковой описана современная нормативная и методическая база отбора документов на архивное хранение.
Вопросам развития нормативного регулирования в сфере управления документами и архивного дела в контексте программы «Цифровая экономика Российской Федерации» посвящены доклад М.В. Ларина и размышления Н.А. Храмцовской в ее публикациях .
Отдельным блоком в рассматриваемой группе трудов представлены работы, посвященные особенностям вышедших к сегодняшнему дню нормативных документов федерального уровня: С.Л. Кузнецова ; Т.А. Мещериной и А.В. Юрасова ;
В.Ф. Янковой ; Б.В. Альбрехт и Е.Р. Симоновой. Ряд публикаций освещают работу над проектами нормативных документов на этапе их подготовки: О.В. Ударовой и Н.И. Ивановского и Н.А. Храмцовской.
В третьей группе работ представлены результаты исследований в области управления документами, в том числе документами архивного фонда, образовательных организаций.
Исследованиям в области документационного обеспечения учебного процесса в образовательных учреждениях высшего образования посвящены статьи Р.И. Зинуровой, А.З. Хурамшиной, И.Г. Хурамшина , М.В. Маслаковой .
О.В. Воробьева рассматривает совершенствования документационного обеспечения управления вузом при помощи таких инструментов, как повышение качества подготовки документов и внедрение электронных технологий.
А.Н. Бедов описывает организацию электронного архива документации образовательного учреждения, подразумевая под «архивом» не систему документов длительного срока хранения, называя его «статическим» архивов, а некое хранилище «еще не утвержденных документов».
А.И. Хафизова в своей статье рассматривает документы в области организации и ведения делопроизводства в образовательных учреждениях.
Проблемам цифровой трансформации архивов университетов Казахстана посвящена работа Р.Е. Нурбатыровой.
Работы, посвященные исследованию процесса комплектования архивного фонда ООВО, немногочисленны. Здесь можно отметить статьи И.С. Мельниковой и О.В. Медведевой, где осуществлена попытка представить систему нормативного регулирования экспертизы ценности документов в ООВО, и Е.А. Ревенько, посвященная порядку проведения экспертизы ценности документов в организациях указанного типа.
Наиболее полный анализ проблем нормативно-правовой базы экспертизы ценности документов в высшем учебном заведении и отбора на хранение информации и документов в электронном виде представлен в статье С.Е. Криворученко.
Работы четвертой группы были использованы в исследовании для определения направления совершенствования комплектования архивного фонда в ТГПУ, а также для разработки проекта регламента указанного процесса.
Для выбора подхода к управлению изучаемого процессом были рассмотрены работы А.В. Кладова ; П.С. Серенкова, А.К. Курьян и В.П. Волонтей ; Л.А. Гришко и Н.А. Серой.
В трудах М.Дж. Саттона и Т.А. Селезневой приведена характеристика политики по управлению документами в организации и предложена подробная структура ее текста.
Работы Е.Е. Демидова, Е.Н. Кожановой, С.Н. Картавенко разработке регламента рабочих процессов организаций, его структуре, основным преимуществам и возможным отрицательны последствиям внедрения.
Таким образом, можно сделать вывод, что в настоящее время хорошо проработаны теоретические основы комплектования архивных фондов организаций в целом. Система нормативного регулирования экспертизы ценности документов на традиционных носителях достаточно проработана, хотя перспективы развития законодательства по регулированию долговременного хранения цифровых документов вызывают споры специалистов и экспертов и еще оставляют много вопросов. Узконаправленная литература, посвященная вопросам комплектования архивного фонда в ООВО, немногочисленна.
Цель исследования - на основе комплексного анализа процесса комплектования архивного фонда ТГПУ определить перспективные направления совершенствования организации и технологии этого процесса.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Раскрыть нормативные основы комплектования архивного фонда ООВО.
2. Охарактеризовать основные направления деятельности и организационную структуру ТГПУ.
3. Определить качество локальной нормативной базы ТГПУ с точки зрения её актуальности и соответствия специфике процесса комплектования архивного фонда данной организации.
4. Проанализировать практики комплектования архивного фонда в ТГПУ.
5. Разработать рекомендации по совершенствованию процесса формирования архивного фонда в ТГПУ.
Объект исследования - процесс комплектования архивного фонда ООВО.
Предмет исследования - процесс комплектования архивного фонда в Томском государственном педагогическом университете.
Методологическую основу исследования составляют:
• метод анализа для определения структуры процесса комплектования архивного фонда ТГПУ и для изучения элементов рассматриваемого процесса;
• процессный подход для рассмотрения деятельности Томского государственного педагогического университета как совокупности процессов организации и для выделения из указанной совокупности и анализа процесса комплектования архивного фонда ТГПУ;
• метод классификации для рассмотрения нормативно-методических документов различного уровня в сфере управления документами и архивного дела, определения источников комплектования архивного фонда ТГПУ;
• системный подход для рассмотрения процесса комплектования архивного фонда ТГПУ как совокупности всех его этапов; для рассмотрения ТГПУ как системы, одной из подсистем которой является система комплектования архивного фонда;
• методы наблюдения, опроса для изучения существующей действующей системы комплектования архивного фонда ТГПУ;
• метод описания для фиксации данных, полученных в ходе наблюдения и опроса;
• метод синтеза и моделирования для разработки вербальной и графической модели процесса комплектования архивного фонда в ТГПУ;
• нормативно-правовой метод для анализа нормативно-методических актов Российской Федерации, регламентирующих вопросы комплектования архивных фондов организаций-источников комплектования Архивного фонда Российской Федерации, и локальной нормативной базы ТГПУ в области архивного дела.
Источниковой базой исследования являются Федеральные законы, Указы Президента РФ, нормативно-правовые документы федеральных органов власти по вопросам делопроизводства и архивного дела:
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" используется в настоящем исследовании для определения понятий «архив», «архивный фонд», структуры процесса комплектования архивного фонда организации. Кроме того, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» содержит информацию об обязанности организаций по обеспечению сохранности документов «в течение сроков, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями типовых архивных документов», что в некоторой степени определило актуальность настоящего исследования.
• Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293, было использовано в качестве документа, определяющего полномочия Росархива, среди которых выработка и реализация государственной политики и нормативно-правового регулирования в сфере делопроизводства и архивного дела.
• Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления , утвержденные приказом Росархива от 22 мая 2019 г. № 71, в рамках настоящего исследования были использованы как документ, содержащий информацию о процессе комплектования архивного фонда, а также как документ, посредством которого введено положение о порядке внесения изменений и дополнений в разделы номенклатуры дел структурных подразделений;
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, были использованы для определения состава документов, подлежащих архивному хранению, и как основной источник информации о содержании процесса комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации;
• Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Росархива от 11.04.2018 № 44, использовалась в качестве документа, являющегося основой для оценки полноты Инструкции по делопроизводству в Томском государственном педагогическом университете;
• Примерное положение об архиве организации, утвержденное приказом Росархива от 11.04.2018 № 42, является источником информации, определяющим задачи и функции архивов организаций- источников комплектования Архивного фонда Российской Федерации;
• Примерное положение об экспертной комиссии организации», утвержденное приказом Росархива от 11.04.2018 № 43, в настоящем исследовании было использовано как документ, являющийся основой для разработки положения об экспертной комиссии Томского государственного педагогического университета.
В работе используются:
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения как документ, который раскрывает термины и определения, используемые в сфере делопроизводства и архивного дела;
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы как документ, закрепляющий требования к политике управления документами в организации.
ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы менеджмента качества. Требования как документ, закрепляющий норму о том, что основные и вспомогательные управленческие и производственные процессы организации для их осуществления должны быть задокументированы.
Отдельной группой источников являются локальные акты Томского государственного педагогического университета: Устав, Инструкция по делопроизводству в ТГПУ, Сводная номенклатура дел ТГПУ за 2009, 2017-2021 гг., положения о структурных подразделениях, годовые разделы описей, сводные акты о выделении документов к уничтожению, официальный сайт Томского государственного педагогического университета в сети интернет. Обращение к этим источникам позволяет установить виды деятельности и организационную структуру Томского государственного педагогического университета; определить состав источников комплектования архивного фонда ТГПУ; задачи и функции структурных подразделений как участников процесса комплектования архивного фонда; проанализировать степень регламентации процесса комплектования архивного фонда в локальных нормативных актах ТГПУ и его соответствие требованиям нормативных документов федерального уровня в сфере архивного дела.
Научная новизна исследования заключается в том, что впервые на основе комплексной диагностики процесса комплектования архивного фонда в конкретной российской образовательной организации высшего образования определены перспективные направления совершенствования этого процесса.
Практическая значимость исследования состоит в возможности использования его результатов в деятельности ТГПУ для оптимизации процесса комплектования архивного фонда.
В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу в течение сроков их хранения.
Процесс комплектование архивного фонда ООВО документами определяет в дальнейшем качество таких процессов как учет, хранение и использование документов в архиве организации и в конечном итоге - качество комплектования Архивного фонда Российской Федерации.
В последние годы наметилась тенденция совершенствования нормативной базы в области документационного обеспечения управления и архивного дела. Во многом этому способствовало изменение статуса Росархива в 2016 году - в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве оно является федеральным органом исполнительной власти, которое осуществляет, в том числе, функции по выработке и реализации государственной политики, нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства.
За последние четыре года Росархивом был издан ряд актуальных нормативно-методических документов, призванных упорядочить работу по управлению документами, в том числе архивными.
Тем не менее, в настоящее время остается открытым вопрос разработки нормативно-методических документов для подведомственных организаций органами исполнительной власти в сфере просвещения (Минпросвещения России) и высшего образования и науки (Минобрнауки России).
Недостаточное внимание к качеству комплектования архивного фонда в ООВО, как и в других организациях-источниках комплектования Архивного фонда Российской Федерации, может повлечь такие последствия как:
• утрату документов Архивного фонда Российской Федерации на этапе оперативного хранении;
• несвоевременную и неполную передачу документов длительного срока хранения в архив организации;
• несвоевременную обработку документов постоянного срока хранения, подлежащих передаче на государственное хранение;
Таким образом, изучение комплектования архивного фонда в Томском государственном педагогическом университете позволит разработать меры по оптимизации указанного процесса: от создания или получения документов до передачи и постановки на учет в архиве ТГПУ.
Степень разработанности темы
Работы, в которых освещены различные аспекты темы исследования, можно разделить на четыре группы:
1. Рассматривающие теоретические вопросы комплектования Архивного фонда Российской Федерации и организаций, в том числе электронными архивными документами.
2. Посвященные проблемам нормативно-правового регулирования и развития нормативно-методической базы по комплектованию архивных фондов организаций и Архивного фонда Российской Федерации.
3. Освещающие вопросы комплектования архивного фонда в образовательных организациях и ООВО.
4. Рассматривающие вопросы использования различных подходов к управлению в современных организациях и разработки локальных актов организаций по управлению документами.
Основные понятия в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела, связанные с темой исследования - «комплектование архива», «документальный фонд организации», «архивный фонд организации», а также понятие и сущность процесса экспертизы ценности документов, его принципы и критерии раскрывают авторы Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева , Д.И. Раскин, А.Р. Соколов , И.Корнеев , Т.А. Быкова, Л.А. Вялова , Н.С. Ларьков .
И.А Суровцева в своей работе отражает этапы развития теории экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов.
Актуальным вопросам экспертизы ценности документов, особенностям ее организации и проведения посвящены статьи Г.Н. Ланского , О.В. Гаркунова , Т.И. Свинцовой .
Значительный блок в первой группе работ посвящен комплектованию архива электронными документами.
Так, в работе В.Ф. Янковой рассматривается проблема выработки понятийного аппарата такого направления, как управление электронными документами.
Концепция перехода к безбумажному документообороту, включающая, в том числе механизмы обеспечения юридической силы электронных документов при долговременном хранении; технологии обеспечения долговременного хранения электронных документов; оценка рисков и целесообразности организации долговременного хранения электронных документов; учет функциональных возможностей систем при проектировании электронных архивов представлены в работе С.Э Ульянцевой .
Проблемы и перспективы экспертизы ценности документов в контексте изучения вопросов работы с цифровой информацией, электронными документами, вопросы применения искусственного интеллекта в сфере архивного дела, цифровизации архивного дела и автоматизации информационно-справочного аппарата архивов изложены в работах М.П. Жуковой , А.М. Лобановой , Б.В. Альбрехт и Е.Р. Симонова , Г.И. Тихонова , Л.П. Афанасьевой и Н.А. Муравьевой , О.А. Колченко, Е.А. Брюхановой , Л.П. Афанасьевой .
Опыту работы Государственного архива Российской Федерации в вопросах приема на хранение электронных документов посвящены статьи О.В. Олейникова .
С.Л. Кузнецов сделал попытку сформулировать представление о мерах по обеспечению сохранности документов в электронной форме для работников служб документационного обеспечения управления и архивов в статье , а в его другой работе затрагиваются практические вопросы и перспективы организации архива электронных документов.
Статья М.П. Бобылевой посвящена вопросам целостности и аутентичности управленческих электронных документов в процессе их хранения.
Вторая группа научных трудов представлена работами по нормативному обеспечению комплектования архивов и экспертизе ценности документов, а также по перспективе развития нормативного регулирования указанных вопросов.
В работе О.В. Медведевой и Е.С. Сениной рассматривается история и современное состояние отечественного законодательства по архивному делу, приводится краткая характеристика основных нормативных актов отрасли с 18 века до наших дней.
В статье М.П. Жуковой описана современная нормативная и методическая база отбора документов на архивное хранение.
Вопросам развития нормативного регулирования в сфере управления документами и архивного дела в контексте программы «Цифровая экономика Российской Федерации» посвящены доклад М.В. Ларина и размышления Н.А. Храмцовской в ее публикациях .
Отдельным блоком в рассматриваемой группе трудов представлены работы, посвященные особенностям вышедших к сегодняшнему дню нормативных документов федерального уровня: С.Л. Кузнецова ; Т.А. Мещериной и А.В. Юрасова ;
В.Ф. Янковой ; Б.В. Альбрехт и Е.Р. Симоновой. Ряд публикаций освещают работу над проектами нормативных документов на этапе их подготовки: О.В. Ударовой и Н.И. Ивановского и Н.А. Храмцовской.
В третьей группе работ представлены результаты исследований в области управления документами, в том числе документами архивного фонда, образовательных организаций.
Исследованиям в области документационного обеспечения учебного процесса в образовательных учреждениях высшего образования посвящены статьи Р.И. Зинуровой, А.З. Хурамшиной, И.Г. Хурамшина , М.В. Маслаковой .
О.В. Воробьева рассматривает совершенствования документационного обеспечения управления вузом при помощи таких инструментов, как повышение качества подготовки документов и внедрение электронных технологий.
А.Н. Бедов описывает организацию электронного архива документации образовательного учреждения, подразумевая под «архивом» не систему документов длительного срока хранения, называя его «статическим» архивов, а некое хранилище «еще не утвержденных документов».
А.И. Хафизова в своей статье рассматривает документы в области организации и ведения делопроизводства в образовательных учреждениях.
Проблемам цифровой трансформации архивов университетов Казахстана посвящена работа Р.Е. Нурбатыровой.
Работы, посвященные исследованию процесса комплектования архивного фонда ООВО, немногочисленны. Здесь можно отметить статьи И.С. Мельниковой и О.В. Медведевой, где осуществлена попытка представить систему нормативного регулирования экспертизы ценности документов в ООВО, и Е.А. Ревенько, посвященная порядку проведения экспертизы ценности документов в организациях указанного типа.
Наиболее полный анализ проблем нормативно-правовой базы экспертизы ценности документов в высшем учебном заведении и отбора на хранение информации и документов в электронном виде представлен в статье С.Е. Криворученко.
Работы четвертой группы были использованы в исследовании для определения направления совершенствования комплектования архивного фонда в ТГПУ, а также для разработки проекта регламента указанного процесса.
Для выбора подхода к управлению изучаемого процессом были рассмотрены работы А.В. Кладова ; П.С. Серенкова, А.К. Курьян и В.П. Волонтей ; Л.А. Гришко и Н.А. Серой.
В трудах М.Дж. Саттона и Т.А. Селезневой приведена характеристика политики по управлению документами в организации и предложена подробная структура ее текста.
Работы Е.Е. Демидова, Е.Н. Кожановой, С.Н. Картавенко разработке регламента рабочих процессов организаций, его структуре, основным преимуществам и возможным отрицательны последствиям внедрения.
Таким образом, можно сделать вывод, что в настоящее время хорошо проработаны теоретические основы комплектования архивных фондов организаций в целом. Система нормативного регулирования экспертизы ценности документов на традиционных носителях достаточно проработана, хотя перспективы развития законодательства по регулированию долговременного хранения цифровых документов вызывают споры специалистов и экспертов и еще оставляют много вопросов. Узконаправленная литература, посвященная вопросам комплектования архивного фонда в ООВО, немногочисленна.
Цель исследования - на основе комплексного анализа процесса комплектования архивного фонда ТГПУ определить перспективные направления совершенствования организации и технологии этого процесса.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Раскрыть нормативные основы комплектования архивного фонда ООВО.
2. Охарактеризовать основные направления деятельности и организационную структуру ТГПУ.
3. Определить качество локальной нормативной базы ТГПУ с точки зрения её актуальности и соответствия специфике процесса комплектования архивного фонда данной организации.
4. Проанализировать практики комплектования архивного фонда в ТГПУ.
5. Разработать рекомендации по совершенствованию процесса формирования архивного фонда в ТГПУ.
Объект исследования - процесс комплектования архивного фонда ООВО.
Предмет исследования - процесс комплектования архивного фонда в Томском государственном педагогическом университете.
Методологическую основу исследования составляют:
• метод анализа для определения структуры процесса комплектования архивного фонда ТГПУ и для изучения элементов рассматриваемого процесса;
• процессный подход для рассмотрения деятельности Томского государственного педагогического университета как совокупности процессов организации и для выделения из указанной совокупности и анализа процесса комплектования архивного фонда ТГПУ;
• метод классификации для рассмотрения нормативно-методических документов различного уровня в сфере управления документами и архивного дела, определения источников комплектования архивного фонда ТГПУ;
• системный подход для рассмотрения процесса комплектования архивного фонда ТГПУ как совокупности всех его этапов; для рассмотрения ТГПУ как системы, одной из подсистем которой является система комплектования архивного фонда;
• методы наблюдения, опроса для изучения существующей действующей системы комплектования архивного фонда ТГПУ;
• метод описания для фиксации данных, полученных в ходе наблюдения и опроса;
• метод синтеза и моделирования для разработки вербальной и графической модели процесса комплектования архивного фонда в ТГПУ;
• нормативно-правовой метод для анализа нормативно-методических актов Российской Федерации, регламентирующих вопросы комплектования архивных фондов организаций-источников комплектования Архивного фонда Российской Федерации, и локальной нормативной базы ТГПУ в области архивного дела.
Источниковой базой исследования являются Федеральные законы, Указы Президента РФ, нормативно-правовые документы федеральных органов власти по вопросам делопроизводства и архивного дела:
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" используется в настоящем исследовании для определения понятий «архив», «архивный фонд», структуры процесса комплектования архивного фонда организации. Кроме того, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» содержит информацию об обязанности организаций по обеспечению сохранности документов «в течение сроков, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями типовых архивных документов», что в некоторой степени определило актуальность настоящего исследования.
• Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293, было использовано в качестве документа, определяющего полномочия Росархива, среди которых выработка и реализация государственной политики и нормативно-правового регулирования в сфере делопроизводства и архивного дела.
• Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления , утвержденные приказом Росархива от 22 мая 2019 г. № 71, в рамках настоящего исследования были использованы как документ, содержащий информацию о процессе комплектования архивного фонда, а также как документ, посредством которого введено положение о порядке внесения изменений и дополнений в разделы номенклатуры дел структурных подразделений;
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, были использованы для определения состава документов, подлежащих архивному хранению, и как основной источник информации о содержании процесса комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации;
• Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Росархива от 11.04.2018 № 44, использовалась в качестве документа, являющегося основой для оценки полноты Инструкции по делопроизводству в Томском государственном педагогическом университете;
• Примерное положение об архиве организации, утвержденное приказом Росархива от 11.04.2018 № 42, является источником информации, определяющим задачи и функции архивов организаций- источников комплектования Архивного фонда Российской Федерации;
• Примерное положение об экспертной комиссии организации», утвержденное приказом Росархива от 11.04.2018 № 43, в настоящем исследовании было использовано как документ, являющийся основой для разработки положения об экспертной комиссии Томского государственного педагогического университета.
В работе используются:
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения как документ, который раскрывает термины и определения, используемые в сфере делопроизводства и архивного дела;
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы как документ, закрепляющий требования к политике управления документами в организации.
ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы менеджмента качества. Требования как документ, закрепляющий норму о том, что основные и вспомогательные управленческие и производственные процессы организации для их осуществления должны быть задокументированы.
Отдельной группой источников являются локальные акты Томского государственного педагогического университета: Устав, Инструкция по делопроизводству в ТГПУ, Сводная номенклатура дел ТГПУ за 2009, 2017-2021 гг., положения о структурных подразделениях, годовые разделы описей, сводные акты о выделении документов к уничтожению, официальный сайт Томского государственного педагогического университета в сети интернет. Обращение к этим источникам позволяет установить виды деятельности и организационную структуру Томского государственного педагогического университета; определить состав источников комплектования архивного фонда ТГПУ; задачи и функции структурных подразделений как участников процесса комплектования архивного фонда; проанализировать степень регламентации процесса комплектования архивного фонда в локальных нормативных актах ТГПУ и его соответствие требованиям нормативных документов федерального уровня в сфере архивного дела.
Научная новизна исследования заключается в том, что впервые на основе комплексной диагностики процесса комплектования архивного фонда в конкретной российской образовательной организации высшего образования определены перспективные направления совершенствования этого процесса.
Практическая значимость исследования состоит в возможности использования его результатов в деятельности ТГПУ для оптимизации процесса комплектования архивного фонда.
Процесс комплектования архивного фонда любой организации в большой степени влияет на качество таких не менее важных процессов в работе с архивными документами, как учет, хранение и использование документов в архиве организации, и, в конечном итоге, отражается на качестве Архивного фонда Российской Федерации, когда организация является источником его комплектования.
Для повышения качества реализуемых в организации процессов необходимо осуществлять меры по их оптимизации. В связи с этим целью исследования стало определение перспективных направлений совершенствования организации и технологии процесса комплектования архивного фонда в Томском государственном педагогическом университете на основе комплексного анализа указанного процесса.
Характеристика организационной структуры и направлений деятельности Томского государственного педагогического университета показала, что структура ТГПУ сформирована в соответствии с его целевыми установками - осуществление образовательной и научной деятельности, организация проведения общественно значимых мероприятий в сфере образования, науки и молодежной политики. Деятельность, связанная с комплектованием архивного фонда является «обслуживающей» и осуществляется в рамках взаимодействия системы, образованной структурными подразделениями-источниками комплектования архивного фонда ТГПУ; структурными подразделениями и должностными лицами, отвечающими за организацию и осуществление изучаемого процесса; системой нормативно-методического регулирования комплектования архивного фонда ООВО.
Анализ системы нормативного регулирования позволил сделать вывод, что в настоящее время имеется достаточный комплекс документов уровня федеральных законов, подзаконных актов и документов Росархива по осуществлению процесса комплектования Архивного фонда Российской Федерации в организациях в целом. В то же время уровень отраслевых нормативно-методических документов, регламентирующих работу по управлению документами и архивному делу, представлен документами двадцатидвухлетней давности. В этих условиях большое значение для обеспечения качества комплектования архивного фонда приобретает полноценная система локальных нормативных актов ООВО. Локальная нормативная база ТГПУ, регламентирующая процесс комплектования архивного фонда, в целом содержит необходимую информацию для осуществления рассматриваемого процесса. Однако, локальные нормативные акты ТГПУ не предусматривают основу для реализации процессного подхода к осуществлению комплектования архивного фонда, а положение об Отделе архивного делопроизводства; должностные инструкции работников, ответственных за осуществление рассматриваемого процесса на разных его этапах требуют доработки.
Обследование реализации процесса комплектования архивного фонда ТГПУ выявило некоторые недостатки: на практике не соблюдаются сроки осуществления этапа подготовки документов для передачи на архивное хранение и не всегда соблюдаются сроки самой передачи, не осуществляется контроль над полнотой формируемого архивного фонда при поступлении документов в Отдел архивного делопроизводства ТГПУ.
Совершенствование процесса комплектования архивного фонда ТГПУ возможно путем формирования полной нормативной основы для функционирования системы управления документами, в том числе документами архивного фонда - разработки политики по управлению документами, включающей положения об управлении документами, относящимися к архивному фонду ТГПУ; разработки регламента процесса комплектования архивного фонда ТГПУ.
Разработанные меры по совершенствованию процесса комплектования архивного фонда в Томском государственном педагогическом университете будут способствовать повышению качества реализации рассмотренного процесса.
Для повышения качества реализуемых в организации процессов необходимо осуществлять меры по их оптимизации. В связи с этим целью исследования стало определение перспективных направлений совершенствования организации и технологии процесса комплектования архивного фонда в Томском государственном педагогическом университете на основе комплексного анализа указанного процесса.
Характеристика организационной структуры и направлений деятельности Томского государственного педагогического университета показала, что структура ТГПУ сформирована в соответствии с его целевыми установками - осуществление образовательной и научной деятельности, организация проведения общественно значимых мероприятий в сфере образования, науки и молодежной политики. Деятельность, связанная с комплектованием архивного фонда является «обслуживающей» и осуществляется в рамках взаимодействия системы, образованной структурными подразделениями-источниками комплектования архивного фонда ТГПУ; структурными подразделениями и должностными лицами, отвечающими за организацию и осуществление изучаемого процесса; системой нормативно-методического регулирования комплектования архивного фонда ООВО.
Анализ системы нормативного регулирования позволил сделать вывод, что в настоящее время имеется достаточный комплекс документов уровня федеральных законов, подзаконных актов и документов Росархива по осуществлению процесса комплектования Архивного фонда Российской Федерации в организациях в целом. В то же время уровень отраслевых нормативно-методических документов, регламентирующих работу по управлению документами и архивному делу, представлен документами двадцатидвухлетней давности. В этих условиях большое значение для обеспечения качества комплектования архивного фонда приобретает полноценная система локальных нормативных актов ООВО. Локальная нормативная база ТГПУ, регламентирующая процесс комплектования архивного фонда, в целом содержит необходимую информацию для осуществления рассматриваемого процесса. Однако, локальные нормативные акты ТГПУ не предусматривают основу для реализации процессного подхода к осуществлению комплектования архивного фонда, а положение об Отделе архивного делопроизводства; должностные инструкции работников, ответственных за осуществление рассматриваемого процесса на разных его этапах требуют доработки.
Обследование реализации процесса комплектования архивного фонда ТГПУ выявило некоторые недостатки: на практике не соблюдаются сроки осуществления этапа подготовки документов для передачи на архивное хранение и не всегда соблюдаются сроки самой передачи, не осуществляется контроль над полнотой формируемого архивного фонда при поступлении документов в Отдел архивного делопроизводства ТГПУ.
Совершенствование процесса комплектования архивного фонда ТГПУ возможно путем формирования полной нормативной основы для функционирования системы управления документами, в том числе документами архивного фонда - разработки политики по управлению документами, включающей положения об управлении документами, относящимися к архивному фонду ТГПУ; разработки регламента процесса комплектования архивного фонда ТГПУ.
Разработанные меры по совершенствованию процесса комплектования архивного фонда в Томском государственном педагогическом университете будут способствовать повышению качества реализации рассмотренного процесса.