ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В НАУЧНОЙ БИБЛИОТЕКЕ НАЦИОНАЛЬНОГО ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОГО ТОМСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА
|
Введение 4
Глава 1 Нормативные основы документационного обеспечения проектной деятельности 13
Глава 2 Реализация проектной деятельности в Научной библиотеке Национального исследовательского Томского государственного университета (НБ НИ ТГУ) 26
2.1 Характер и этапы проектной деятельности в НБ НИ ТГУ 30
2.2 Порядок подготовки конкурсных заявок в НБ НИ ТГУ 33
2.3 Документационное сопровождение поддержанных проектов в НБ НИ ТГУ 42
Глава 3 Пути совершенствования документационного сопровождения проектной деятельности в Научной библиотеке Национального исследовательского Томского государственного университета 45
Заключение 53
Список использованных источников и литературы 56
Приложение А (справочное) Часть пробной модели «Путь проекта НБ НИ ТГУ» 62
Приложение Б (справочное) Форма заявки «Приоритет 2030» 63
Приложение В (справочное) Форма заявки на Региональный конкурс социально значимых проектов (грантовый конкурс) программы «Формула хороших дел» СИБУР 64
Приложение Г (справочное) Стандартная форма заявки на грант от фонда Михаила Прохорова 70
Приложение Д (справочное) Чек-лист по проектной деятельности 72
Глава 1 Нормативные основы документационного обеспечения проектной деятельности 13
Глава 2 Реализация проектной деятельности в Научной библиотеке Национального исследовательского Томского государственного университета (НБ НИ ТГУ) 26
2.1 Характер и этапы проектной деятельности в НБ НИ ТГУ 30
2.2 Порядок подготовки конкурсных заявок в НБ НИ ТГУ 33
2.3 Документационное сопровождение поддержанных проектов в НБ НИ ТГУ 42
Глава 3 Пути совершенствования документационного сопровождения проектной деятельности в Научной библиотеке Национального исследовательского Томского государственного университета 45
Заключение 53
Список использованных источников и литературы 56
Приложение А (справочное) Часть пробной модели «Путь проекта НБ НИ ТГУ» 62
Приложение Б (справочное) Форма заявки «Приоритет 2030» 63
Приложение В (справочное) Форма заявки на Региональный конкурс социально значимых проектов (грантовый конкурс) программы «Формула хороших дел» СИБУР 64
Приложение Г (справочное) Стандартная форма заявки на грант от фонда Михаила Прохорова 70
Приложение Д (справочное) Чек-лист по проектной деятельности 72
Проектная деятельность Научной библиотеки Национального исследовательского Томского государственного университета (НБ НИ ТГУ) обеспечивает библиотеке дополнительное финансирование, а университету - вклад в развитие. НБ НИ ТГУ реализует несколько видов проектов: внутренние, грантовые и партнёрские. Перед библиотеками в России существует острая проблема дополнительного финансирования. Одним из таких источников являются грантовые конкурсы, которые предлагают различные организации. Грант - средства, безвозмездно передаваемые дарителем (фондом, корпорацией, правительственным учреждением или частным лицом) некоммерческой организации или частному лицу для выполнения конкретной работы. В отличие от займа средства, полученные по гранту не нужно возвращать . Грантовые проекты являются очень важной частью проектной деятельности, это помогает НБ НИ ТГУ претворять инновационные идеи в жизнь. Успешность реализации проекта зависит не только от командной работы инициативной группы, но и от того, как осуществляется документационное сопровождение проектной деятельности. Важным фактором повышения качества работы над проектом является рациональное управление сопроводительной документацией.
Социально-экономические и политические перемены в Российской Федерации с каждым годом все усложняют процедуру оформления грантовых проектов. В связи с этим весьма актуальным является обращение к проблеме сопроводительной документации грантовых проектов и к оформлению проектов в целом.
Сопроводительная документация в НБ НИ ТГУ, которая используется при разработке проектов имеет важное значение. Проектной деятельностью занимается отдел библиотечного взаимодействия и технологий НБ НИ ТГУ (ОБВиТ НБ НИ ТГУ), где данный отдел является центром инноваций, методической поддержки, повышения квалификации и развития проектной деятельности в библиотеке. История методической службы тесно связана с возникновением и развитием проектной деятельности и методического направления Научной библиотеки. Ее преобразования являются отражением реальных потребностей библиотечной практики. Обращение к заявленной теме позволяет детализировать этапы проектной деятельности и дает возможность для совершенствования политики библиотеки в области оформления сопроводительной документации грантовых проектов.
При реализации проектной деятельности в НБ НИ ТГУ используется система проектной деятельности, которую разработали и продолжают модернизировать сотрудники ОБВиТ (отдел библиотечного взаимодействия и технологий) НБ НИ ТГУ. В настоящее время система опирается на куратора проектной деятельности (сотрудник ОБВиТ), проектный офис (совещательный орган руководителей подразделений библиотеки), портфели идей и грантовых конкурсов (облачные документы, в которых собраны инициативы сотрудников и варианты грантов для них) и интерфейс Trello (цифровая платформа для управления проектами).
В НБ НИ ТГУ, несмотря на интенсивное развитие проектной деятельности, сохраняются проблемы, касающиеся проектной документации, коммуникации между участниками процессов и их понимании своих задач и ответственности. Тема магистерской диссертации связана с решением задачи совершенствования документационного сопровождения проектной деятельности. Решением может стать единая методическая рекомендация по реализации проектной деятельности в НБ НИ ТГУ.
В исследовательской и практикоориентированной литературе много внимания уделяется управлению проектами. Однако о документационном сопровождении проектной деятельности пишут заметно реже. Литературу по рассматриваемой теме можно разделить на три тематические группы:
1) исследования, посвященные истории становления и развития проектной деятельности;
2) работы общего характера по проектному менеджменту;
3) исследования, делающие акцент на документационном сопровождении проектной деятельности.
К первой группе, относится учебное пособие для студентов вузов Т.С. Бронникова, М.Л. Разу и А.М. Ляпина1, в котором отражены краткая история проектного управления и современная концепция, базовые элементы, информационно -технологические модели моделирования связей проектных процессов. В статье Н.В. Мироненко и О.В. Леоновой, раскрыты четыре периода развития проектного управления в мире.
К работам из второй группы можно отнести учебник А.Т. Зуб, где затронуты такие вопросы как типы и виды проектов, составление сметы и бюджета проекта, контроль и аудит проект и т.п. В исследовании К. Хелдман1 отражены подготовка к проекту, программы по созданию проектов, типы организационных структур, разработка плана управления расписанием и т.п.
Примечательной в рамках настоящего исследования является работа И. И. Мазур, Н. Г. Ольдерогге, В. Д. Шапиро, целью изучения которой являются элементы управления проектами, их рассматривают в четырех частях. Ознакомление с миром управления проектами, подробное описание разработки проекта, рассмотрены вопросы функций управления проектами и выделены подсистемы управления проектами.
Статья Е.В. Ивановой посвящена проектной деятельности в библиотеках. Приведены примеры реализованных проектов, проанализированы результаты, к которым привели проекты.
К третьей группе можно отнести исследование В. Миехеева и А. Товба, в их работе подробно рассмотрены стандарты проектной деятельности, приведены сравнения различных подходов к стандартизации содержания, процессов и методов проектного менеджмента, используемые в международных и национальных стандартах. Рассмотрены вопросы унификации управленческой деятельности менеджеров проектов при применении профессиональных стандартов и сертификации.
Исследователями Е.А. Потеевой и Н.В. Барановой, рассмотрены вопросы документационного сопровождения проектной деятельности, раскрыты особенности электронного обеспечения проектной деятельности в публичных библиотеках.
В учебном пособии А.В. Пшенко показаны эволюция правил оформления документов, а также приемов и методов их обработки в различные исторические периоды российской государственности, влияние технических средств на развитие делопроизводства.
М.В. Ларин и М.М. Ларин в своем учебно-методическом пособии1, рассмотрели вопросы документационного обеспечения управления проектами. Показаны стадии документирования разработки проекта и особенности документации завершения проекта. В своей статье М.М. Ларин также рассматривает пути совершенствования документационного обеспечения проектной деятельности .
В работе С.А. Мишина приведен интересный анализ отечественного опыта управления проектами, в общем плане описаны процессы документационного обеспечения управления проектами.
Подводя итоги анализа литературы, необходимо отметить, что степень изученности темы сопроводительной документации, применяемой в проектной деятельности, нельзя назвать исчерпывающей. В научных работах большинство исследователей затрагивают вопросы, связанные с управлением и разработкой проектов, только в общих чертах, не касаясь более конкретных ее аспектов и проблем, в частности, комплекса документов, применяемых в процессе проектной деятельности.
Объектом исследования является проектная деятельность в Научной библиотеке Национального исследовательского Томского государственного университета (НБ НИ ТГУ). Предметом исследования выступает документационное сопровождение проектной деятельности в НБ НИ ТГУ.
Цель магистерской диссертации заключается в выявлении возможностей совершенствования документационного сопровождения проектной деятельности в НБ НИ ТГУ.
В соответствии с целью исследования были поставлены следующие задачи:
1) определить нормативные основы документационного обеспечения проектной деятельности;
2) выявить этапы проектной деятельности в НБ НИ ТГУ;
3) установить порядок документационного сопровождения проектной деятельности в НБ НИ ТГУ;
4) предложить меры по совершенствованию документационного сопровождения проектной деятельности в НБ НИ ТГУ.
Исходя из определения объекта и предмета исследования, а также поставленной цели, была сформирована методологическая основа исследования. Были использованы общенаучные и специальные методы: системный анализ, анализ и синтез, сравнительный метод, метод включенного наблюдения, полуструктурированное интервью, обобщение, метод формулярного анализа, а также процессный подход.
Системный подход помог рассмотреть систему управления документами при проектной деятельности как совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых элементов. Система управления документами в диссертации рассматривается в двух аспектах: как множество компонентов и как подсистема в рамках проектно-грантовой деятельности НБ НИ ТГУ.
Методы анализа и синтеза использовались для определения состава основных документов, которые используются при реализации проектной деятельности. Анализ нормативно-правовой базы позволил выявить документы, регламентирующие проектную деятельность на разных уровнях реализации, начиная с федерального и заканчивая локальным, что является основой для создания проектов. Метод синтеза позволил разработать методическую рекомендацию по документационному сопровождению проектной деятельности отдела библиотечного взаимодействия и технологий НБ НИ ТГУ.
Сравнительный метод помог сопоставить организацию проектной деятельности с установленными нормативно-правовыми актами и выявить действительную картину организации работы на разных этапах разработки и реализации проектов. Сравнение международных нормативных документов по проектной деятельности и национальных стандартов понадобилось, чтобы выявить их специфику и единые тенденции. Данный метод использовался также при рассмотрении статуса и особенностей деятельности работников отдела библиотечного взаимодействия и технологий НБ НИ ТГУ, что позволило проследить отличия в их должностных обязанностях и выполняемых функциях. Кроме того, удалось сравнить, чем отличаются грантовые заявки разных компаний и организаций, в которых принимает участие НБ НИ ТГУ.
Метод включенного наблюдения позволил взглянуть на проектную деятельность отдела библиотечного взаимодействия и технологий НБ НИ ТГУ, выявить детали и особенности работы с проектами. Благодаря этому удалось сформировать живое представление о реальной практике работы во всем ее многообразии.
Было также проведено несколько полуструктурированных интервью с работниками ОБВиТ (ведущий методист, куратор проектной деятельности) для фиксации особенностей процедур, относящихся к проектной деятельности библиотеки, и личного отношения сотрудников к данной процедуре.
С помощью метода обобщения сформулированы выводы по каждому разделу диссертации.
Для решения задач в области документационного обеспечения в качестве основного методологического принципа был выбран процессный подход, позволяющий рассмотреть процедуру проектной деятельности и документационного сопровождение как совокупность взаимосвязанных процедур.
Метод формулярного анализа при рассмотрении документов помог определить, какие документы используются в проектной деятельности.
В качестве основных источников исследования были использованы:
I. Международные стандарты регламентирующие проектную деятельность в России:
1. РМВоК (Project Management Body of Knowledge) от американского института PMI1. Содержание стандарта регламентирует систему управления проектами. Данным стандартом руководствуется НИ ТГУ и НБ НИ ТГУ.
2. International Project Management Association (IPMA). В нем содержатся требования к компетенциям, без которых не обойтись менеджерам проектов и членам проектных команд для управления проектами, программами и портфелем проектов.
3. Стандарты The Office of Government Commerce (OGC) .
II. Федеральный нормативные акты:
1. Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 №273-ФЗ4
2. Распоряжение Правительства РФ «План мероприятий по развитию ведущих университетов, предусматривающих повышение их конкурентоспособности среди ведущих мировых научно-образовательных центров» от 29.10.2012 №2006-р5.
3. Постановление Правительства Российской Федерации «О мерах государственной поддержки ведущих университетов Российской Федерации в целях повышения их конкурентоспособности среди ведущих мировых научно-образовательных центров» от 16.05.2013 №2111.
4. Постановление Правительства Российской Федерации от 13.05.2021 № 729 «О мерах по реализации программы стратегического академического лидерства «Приоритет 2030» .
III. Государственные стандарты, которые формулируют требования российского государства к проектной деятельности.
ГОСТ Р ИСО 10006-2005 “Системы менеджмента качества” представляет собой руководство по менеджменту качества при проектировании. Стандарт выделяет принципы и методы управления качеством, применение которых важно для достижения целей менеджмента качества. Стандарт дополняет руководящие указания ИСО 9004.
ГОСТ Р 53892-2010. Руководство по оценке компетентности менеджеров проектов. Области компетентности и критерии профессионального соответствия. Российская сертификационная программа оценки практической компетентности менеджеров проектов реализуется с 2008 г. компанией PSM Consulting. Руководство, по оценке компетентности менеджеров проектов. В настоящее время менеджмент проектов используется в качестве общего подхода к менеджменту. Требования, предъявляемые к менеджерам проектов, устанавливают уровни приемлемого профессионального соответствия.
ГОСТ Р 54869-2011 “Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом” устанавливает требования к управлению проектом от его старта до завершения, при этом предметом стандартизации являются обязательные выходы процессов управления проектом.
ГОСТ Р 54870-2011 “Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов” содержит требования к управлению портфелем проектов для обеспечения эффективного достижения целей организации и повышения качества принимаемых решений при формировании, мониторинге и контроле реализации портфеля проектов. Требования данного стандарта могут быть применены для управления любыми портфелями проектов независимо от характеристик компонентов, входящих в портфель1.
ГОСТ Р ИСО 21500-2014 “Руководство по проектному менеджменту” содержит общие рекомендации, основные понятия и характеристики процессов проектного менеджмента, которые важны для выполнения проектов и влияют на их результаты.
Также имеет значение ГОСТ Р МЭК 61160-2015 “Проектный менеджмент. Документальный анализ проекта”, в котором приведены рекомендации по проведению анализа проекта как способа проверки выполнения входных требований к проекту и стимулирования улучшения конструкции продукции .
III. Локальные нормативные акты, которыми регламентируется проектная деятельность в НБ НИ ТГУ:
1. Стратегией развития НБ НИ ТГУ на 2016-2020 гг. , данная стратегия устарела и на данный момент НБ НИ ТГУ разрабатывает новую стратегию в соответствии с Программой развития ТГУ .
2. Положение об отделе библиотечного взаимодействия и технологий Научной библиотеки НИ ТГУ , которое содержит в себе общие положения и регламентирует организационно-методическое сопровождение проектной деятельности сотрудников Научной библиотеки, а именно: формирование и ведение портфеля актуальных проектов, конкурсов, грантов; адресная рассылка информации сотрудникам; регистрация проектной инициативы, отслеживание итогов проектной деятельности; оказание информационной и консультационной помощи руководителям проектов в процессе составления заявок; обеспечение деятельности проектного офиса Научной библиотеки - совещательного органа в сфере управления проектной деятельностью библиотеки, мониторинг результативности и регламентирование процессов сетевого взаимодействия и партнерства.
Научной новизной данной работы является то, что исследование документационного сопровождения проектной деятельности в НБ НИ ТГУ проводилось впервые.
Данное исследование проведено для усовершенствовании проектной деятельности НБ НИ ТГУ. Практическая значимость работы заключается в разработке методической рекомендации, которая устанавливает правила создания проекта в НБ НИ ТГУ на всех этапах: от идеи проекта до подготовки отчета по итогам реализации проекта.
Разработанная методическая рекомендация может быть использована в других библиотеках с целью совершенствования проектной деятельности.
Структура диссертации выстроена в соответствии с поставленной целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, трех глав с подразделами, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.
Социально-экономические и политические перемены в Российской Федерации с каждым годом все усложняют процедуру оформления грантовых проектов. В связи с этим весьма актуальным является обращение к проблеме сопроводительной документации грантовых проектов и к оформлению проектов в целом.
Сопроводительная документация в НБ НИ ТГУ, которая используется при разработке проектов имеет важное значение. Проектной деятельностью занимается отдел библиотечного взаимодействия и технологий НБ НИ ТГУ (ОБВиТ НБ НИ ТГУ), где данный отдел является центром инноваций, методической поддержки, повышения квалификации и развития проектной деятельности в библиотеке. История методической службы тесно связана с возникновением и развитием проектной деятельности и методического направления Научной библиотеки. Ее преобразования являются отражением реальных потребностей библиотечной практики. Обращение к заявленной теме позволяет детализировать этапы проектной деятельности и дает возможность для совершенствования политики библиотеки в области оформления сопроводительной документации грантовых проектов.
При реализации проектной деятельности в НБ НИ ТГУ используется система проектной деятельности, которую разработали и продолжают модернизировать сотрудники ОБВиТ (отдел библиотечного взаимодействия и технологий) НБ НИ ТГУ. В настоящее время система опирается на куратора проектной деятельности (сотрудник ОБВиТ), проектный офис (совещательный орган руководителей подразделений библиотеки), портфели идей и грантовых конкурсов (облачные документы, в которых собраны инициативы сотрудников и варианты грантов для них) и интерфейс Trello (цифровая платформа для управления проектами).
В НБ НИ ТГУ, несмотря на интенсивное развитие проектной деятельности, сохраняются проблемы, касающиеся проектной документации, коммуникации между участниками процессов и их понимании своих задач и ответственности. Тема магистерской диссертации связана с решением задачи совершенствования документационного сопровождения проектной деятельности. Решением может стать единая методическая рекомендация по реализации проектной деятельности в НБ НИ ТГУ.
В исследовательской и практикоориентированной литературе много внимания уделяется управлению проектами. Однако о документационном сопровождении проектной деятельности пишут заметно реже. Литературу по рассматриваемой теме можно разделить на три тематические группы:
1) исследования, посвященные истории становления и развития проектной деятельности;
2) работы общего характера по проектному менеджменту;
3) исследования, делающие акцент на документационном сопровождении проектной деятельности.
К первой группе, относится учебное пособие для студентов вузов Т.С. Бронникова, М.Л. Разу и А.М. Ляпина1, в котором отражены краткая история проектного управления и современная концепция, базовые элементы, информационно -технологические модели моделирования связей проектных процессов. В статье Н.В. Мироненко и О.В. Леоновой, раскрыты четыре периода развития проектного управления в мире.
К работам из второй группы можно отнести учебник А.Т. Зуб, где затронуты такие вопросы как типы и виды проектов, составление сметы и бюджета проекта, контроль и аудит проект и т.п. В исследовании К. Хелдман1 отражены подготовка к проекту, программы по созданию проектов, типы организационных структур, разработка плана управления расписанием и т.п.
Примечательной в рамках настоящего исследования является работа И. И. Мазур, Н. Г. Ольдерогге, В. Д. Шапиро, целью изучения которой являются элементы управления проектами, их рассматривают в четырех частях. Ознакомление с миром управления проектами, подробное описание разработки проекта, рассмотрены вопросы функций управления проектами и выделены подсистемы управления проектами.
Статья Е.В. Ивановой посвящена проектной деятельности в библиотеках. Приведены примеры реализованных проектов, проанализированы результаты, к которым привели проекты.
К третьей группе можно отнести исследование В. Миехеева и А. Товба, в их работе подробно рассмотрены стандарты проектной деятельности, приведены сравнения различных подходов к стандартизации содержания, процессов и методов проектного менеджмента, используемые в международных и национальных стандартах. Рассмотрены вопросы унификации управленческой деятельности менеджеров проектов при применении профессиональных стандартов и сертификации.
Исследователями Е.А. Потеевой и Н.В. Барановой, рассмотрены вопросы документационного сопровождения проектной деятельности, раскрыты особенности электронного обеспечения проектной деятельности в публичных библиотеках.
В учебном пособии А.В. Пшенко показаны эволюция правил оформления документов, а также приемов и методов их обработки в различные исторические периоды российской государственности, влияние технических средств на развитие делопроизводства.
М.В. Ларин и М.М. Ларин в своем учебно-методическом пособии1, рассмотрели вопросы документационного обеспечения управления проектами. Показаны стадии документирования разработки проекта и особенности документации завершения проекта. В своей статье М.М. Ларин также рассматривает пути совершенствования документационного обеспечения проектной деятельности .
В работе С.А. Мишина приведен интересный анализ отечественного опыта управления проектами, в общем плане описаны процессы документационного обеспечения управления проектами.
Подводя итоги анализа литературы, необходимо отметить, что степень изученности темы сопроводительной документации, применяемой в проектной деятельности, нельзя назвать исчерпывающей. В научных работах большинство исследователей затрагивают вопросы, связанные с управлением и разработкой проектов, только в общих чертах, не касаясь более конкретных ее аспектов и проблем, в частности, комплекса документов, применяемых в процессе проектной деятельности.
Объектом исследования является проектная деятельность в Научной библиотеке Национального исследовательского Томского государственного университета (НБ НИ ТГУ). Предметом исследования выступает документационное сопровождение проектной деятельности в НБ НИ ТГУ.
Цель магистерской диссертации заключается в выявлении возможностей совершенствования документационного сопровождения проектной деятельности в НБ НИ ТГУ.
В соответствии с целью исследования были поставлены следующие задачи:
1) определить нормативные основы документационного обеспечения проектной деятельности;
2) выявить этапы проектной деятельности в НБ НИ ТГУ;
3) установить порядок документационного сопровождения проектной деятельности в НБ НИ ТГУ;
4) предложить меры по совершенствованию документационного сопровождения проектной деятельности в НБ НИ ТГУ.
Исходя из определения объекта и предмета исследования, а также поставленной цели, была сформирована методологическая основа исследования. Были использованы общенаучные и специальные методы: системный анализ, анализ и синтез, сравнительный метод, метод включенного наблюдения, полуструктурированное интервью, обобщение, метод формулярного анализа, а также процессный подход.
Системный подход помог рассмотреть систему управления документами при проектной деятельности как совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых элементов. Система управления документами в диссертации рассматривается в двух аспектах: как множество компонентов и как подсистема в рамках проектно-грантовой деятельности НБ НИ ТГУ.
Методы анализа и синтеза использовались для определения состава основных документов, которые используются при реализации проектной деятельности. Анализ нормативно-правовой базы позволил выявить документы, регламентирующие проектную деятельность на разных уровнях реализации, начиная с федерального и заканчивая локальным, что является основой для создания проектов. Метод синтеза позволил разработать методическую рекомендацию по документационному сопровождению проектной деятельности отдела библиотечного взаимодействия и технологий НБ НИ ТГУ.
Сравнительный метод помог сопоставить организацию проектной деятельности с установленными нормативно-правовыми актами и выявить действительную картину организации работы на разных этапах разработки и реализации проектов. Сравнение международных нормативных документов по проектной деятельности и национальных стандартов понадобилось, чтобы выявить их специфику и единые тенденции. Данный метод использовался также при рассмотрении статуса и особенностей деятельности работников отдела библиотечного взаимодействия и технологий НБ НИ ТГУ, что позволило проследить отличия в их должностных обязанностях и выполняемых функциях. Кроме того, удалось сравнить, чем отличаются грантовые заявки разных компаний и организаций, в которых принимает участие НБ НИ ТГУ.
Метод включенного наблюдения позволил взглянуть на проектную деятельность отдела библиотечного взаимодействия и технологий НБ НИ ТГУ, выявить детали и особенности работы с проектами. Благодаря этому удалось сформировать живое представление о реальной практике работы во всем ее многообразии.
Было также проведено несколько полуструктурированных интервью с работниками ОБВиТ (ведущий методист, куратор проектной деятельности) для фиксации особенностей процедур, относящихся к проектной деятельности библиотеки, и личного отношения сотрудников к данной процедуре.
С помощью метода обобщения сформулированы выводы по каждому разделу диссертации.
Для решения задач в области документационного обеспечения в качестве основного методологического принципа был выбран процессный подход, позволяющий рассмотреть процедуру проектной деятельности и документационного сопровождение как совокупность взаимосвязанных процедур.
Метод формулярного анализа при рассмотрении документов помог определить, какие документы используются в проектной деятельности.
В качестве основных источников исследования были использованы:
I. Международные стандарты регламентирующие проектную деятельность в России:
1. РМВоК (Project Management Body of Knowledge) от американского института PMI1. Содержание стандарта регламентирует систему управления проектами. Данным стандартом руководствуется НИ ТГУ и НБ НИ ТГУ.
2. International Project Management Association (IPMA). В нем содержатся требования к компетенциям, без которых не обойтись менеджерам проектов и членам проектных команд для управления проектами, программами и портфелем проектов.
3. Стандарты The Office of Government Commerce (OGC) .
II. Федеральный нормативные акты:
1. Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 №273-ФЗ4
2. Распоряжение Правительства РФ «План мероприятий по развитию ведущих университетов, предусматривающих повышение их конкурентоспособности среди ведущих мировых научно-образовательных центров» от 29.10.2012 №2006-р5.
3. Постановление Правительства Российской Федерации «О мерах государственной поддержки ведущих университетов Российской Федерации в целях повышения их конкурентоспособности среди ведущих мировых научно-образовательных центров» от 16.05.2013 №2111.
4. Постановление Правительства Российской Федерации от 13.05.2021 № 729 «О мерах по реализации программы стратегического академического лидерства «Приоритет 2030» .
III. Государственные стандарты, которые формулируют требования российского государства к проектной деятельности.
ГОСТ Р ИСО 10006-2005 “Системы менеджмента качества” представляет собой руководство по менеджменту качества при проектировании. Стандарт выделяет принципы и методы управления качеством, применение которых важно для достижения целей менеджмента качества. Стандарт дополняет руководящие указания ИСО 9004.
ГОСТ Р 53892-2010. Руководство по оценке компетентности менеджеров проектов. Области компетентности и критерии профессионального соответствия. Российская сертификационная программа оценки практической компетентности менеджеров проектов реализуется с 2008 г. компанией PSM Consulting. Руководство, по оценке компетентности менеджеров проектов. В настоящее время менеджмент проектов используется в качестве общего подхода к менеджменту. Требования, предъявляемые к менеджерам проектов, устанавливают уровни приемлемого профессионального соответствия.
ГОСТ Р 54869-2011 “Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом” устанавливает требования к управлению проектом от его старта до завершения, при этом предметом стандартизации являются обязательные выходы процессов управления проектом.
ГОСТ Р 54870-2011 “Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов” содержит требования к управлению портфелем проектов для обеспечения эффективного достижения целей организации и повышения качества принимаемых решений при формировании, мониторинге и контроле реализации портфеля проектов. Требования данного стандарта могут быть применены для управления любыми портфелями проектов независимо от характеристик компонентов, входящих в портфель1.
ГОСТ Р ИСО 21500-2014 “Руководство по проектному менеджменту” содержит общие рекомендации, основные понятия и характеристики процессов проектного менеджмента, которые важны для выполнения проектов и влияют на их результаты.
Также имеет значение ГОСТ Р МЭК 61160-2015 “Проектный менеджмент. Документальный анализ проекта”, в котором приведены рекомендации по проведению анализа проекта как способа проверки выполнения входных требований к проекту и стимулирования улучшения конструкции продукции .
III. Локальные нормативные акты, которыми регламентируется проектная деятельность в НБ НИ ТГУ:
1. Стратегией развития НБ НИ ТГУ на 2016-2020 гг. , данная стратегия устарела и на данный момент НБ НИ ТГУ разрабатывает новую стратегию в соответствии с Программой развития ТГУ .
2. Положение об отделе библиотечного взаимодействия и технологий Научной библиотеки НИ ТГУ , которое содержит в себе общие положения и регламентирует организационно-методическое сопровождение проектной деятельности сотрудников Научной библиотеки, а именно: формирование и ведение портфеля актуальных проектов, конкурсов, грантов; адресная рассылка информации сотрудникам; регистрация проектной инициативы, отслеживание итогов проектной деятельности; оказание информационной и консультационной помощи руководителям проектов в процессе составления заявок; обеспечение деятельности проектного офиса Научной библиотеки - совещательного органа в сфере управления проектной деятельностью библиотеки, мониторинг результативности и регламентирование процессов сетевого взаимодействия и партнерства.
Научной новизной данной работы является то, что исследование документационного сопровождения проектной деятельности в НБ НИ ТГУ проводилось впервые.
Данное исследование проведено для усовершенствовании проектной деятельности НБ НИ ТГУ. Практическая значимость работы заключается в разработке методической рекомендации, которая устанавливает правила создания проекта в НБ НИ ТГУ на всех этапах: от идеи проекта до подготовки отчета по итогам реализации проекта.
Разработанная методическая рекомендация может быть использована в других библиотеках с целью совершенствования проектной деятельности.
Структура диссертации выстроена в соответствии с поставленной целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, трех глав с подразделами, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.
На сегодняшний день вопрос о необходимости совершенствования документационного сопровождения проектной деятельности Научной библиотеки Томского государственного университета является актуальным. Нет единого мнения, какие именно должны создаваться локальные нормативные акты, которые могли бы регулировать процесс документационного сопровождения. Каждый руководитель сам принимает решение о создании необходимого нормативного документа.
Отдел библиотечного взаимодействия и технологий, который является структурным подразделением НБ НИ ТГУ, осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством. Деятельность данного отдела подразумевает разработку проектов НБ НИ ТГУ, при реализации которых создается большое количество сопроводительной документации.
В ходе исследования в соответствии с поставленной целью предложены пути решения выявленных проблем по совершенствованию документационного сопровождения проектной деятельности в НБ НИ ТГУ.
Документационное сопровождение является одной из главных составляющей общего процесса проектной деятельности ОБВиТ НБ НИ ТГУ. Эффективная работа сотрудников и продуктивность выполнения проектной деятельности ОБВиТ НБ НИ ТГУ во многом зависит от качества разработанных документов, которые будут регламентировать проектную деятельность.
Согласно поставленным в работе задачам были определены требования, предъявляемые к документационному обеспечению проектной деятельности. Были изучены международные и национальные стандарты по проектной деятельности. Сделан сравнительный анализ двух стандартов: PMBоK (Project Management Body of Knowledge) от американского института PMI и национального стандарта ГОСТ Р 54869-2011. На основе проведенного сравнения был сделан вывод, что данные стандарты не имеют значительных отличий и у них одна общая цель - регламентация проектной деятельности.
По итогам проведенного исследования сделан вывод о том, что существует большое разнообразие международных и национальных стандартов по проектной деятельности. Устоявшийся и нормативно закрепленный состав документов, сопровождающих проектную деятельность, достаточно обширен. Стандартизированный набор сопроводительной документации невозможен, поскольку он зависит от целей и задач конкретного проекта.
В ходе исследования были выявлены этапы проектной деятельности в НБ НИ ТГУ. С учетом всей специфики учреждения было выделено пять этапов проектной деятельности в НБ НИ ТГУ: 1) разработка идеи проекта; 2) внесение проектной идеи в портфель идей; 3) разработка проекта; 4) реализация проекта; 5) завершение проекта. Каждый этап имеет свою специфику и сопровождается определенным составом документов. Проведенный анализ показал, что не каждый этап имеет четкую структуру и достаточно регламентирован. Также был рассмотрен список с видами проектов НБ НИ ТГУ и на данный момент видовой состав проектов сформирован с учетом последних трансформаций университета и всех современных аспектов.
Было выявлено, что при реализации проектов НБ НИ ТГУ руководствуется стандартом PMBoK, приказами, грантовыми соглашениями и национальными стандартами. В НБ НИ ТГУ за проектную деятельность отвечает ОБВиТ, и были проанализированы функции, связанные с проектной деятельностью НБ НИ ТГУ. Реализация проектов происходит в сервисе 1С-Битрикс24. Но на данный момент НБ НИ ТГУ использует данную платформу в тестовом режиме. При полном переходе на сервис 1С-Битрикс24 будет обеспечена автоматизация процессов и минимизация неэффективных действий при реализации проекта.
Анализ этапов проектной деятельности также выявил, что в НБ НИ ТГУ для совершенствования разработки проектной идеи, была создана модель управления проектами. Данная модель содержит в себе схему, которая предполагает несколько маршрутов реализации проектов. С помощью данной схемы сотрудникам легче ориентироваться, в каком направлении нужно развивать свою идею и к каким сотрудникам нужно обращаться за помощью.
Был рассмотрен порядок подготовки конкурсных заявок и составлен список из восьми грантовых конкурсов, в которых НБ НИ ТГУ принимал и принимает участие. Для участия в каждом из конкурсов требуется заполнение грантовой заявки. Был проведен сравнительный анализ трех заявок: конкурса "Приоритет 2030 ТГУ", конкурса грантов от компании СИБУР и конкурса библиотечных грантов «Новая роль библиотек в образовании» от фонда Михаила Прохорова. В результате анализа был сделан вывод, что данные заявки состоят из разделов, которые похожи между собой, но содержание разделов имеют различия. Также не в каждом конкурсе содержатся подробные рекомендации по составлению заявки, что усложняет процесс ее заполнения и снижает шансы на победу.
Анализ документационного сопровождения поддержанных проектов в НБ НИ ТГУ позволил выявить, что для каждого проекта определен стандартный жизненный цикл, состоящий из последовательных фаз. Документационное сопровождение - это важный процесс успешности проекта. В грантовых проектах обязательно не только заполнение необходимых документов, но и сбор нормативных актов, предоставление соглашений от партнёров. Был приведен примерный список необходимых документов для НБ НИ ТГУ, который предоставляется для участия в конкурсах.
Предложенная автором методическая рекомендация по заполнению конкурсной заявки поможет упорядочить данную процедуру и решить такие проблемы, как постановка корректных цели и задач, формирование команды проекта, формулирование результатов проекта и тд.
На основании анализа должностных обязанностей ведущего методиста была предложена рекомендация по внедрению новой ставки куратора проектной деятельности, это необходимо для рационального перераспределения обязанностей по проектной деятельности.
Полноценное подключение ОБВиТ к СЭД «1С: Документооборот» поможет сотрудникам отдела оптимизировать процессы согласования проектной деятельности и ускорить процесс подписания документов, которые необходимы при реализации проектной деятельности.
Предложенные пути совершенствования выявленных автором проблем будут способствовать повышению качества документационного сопровождения проектной деятельности ОБВиТ и НБ НИ ТГУ в целом.
Отдел библиотечного взаимодействия и технологий, который является структурным подразделением НБ НИ ТГУ, осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством. Деятельность данного отдела подразумевает разработку проектов НБ НИ ТГУ, при реализации которых создается большое количество сопроводительной документации.
В ходе исследования в соответствии с поставленной целью предложены пути решения выявленных проблем по совершенствованию документационного сопровождения проектной деятельности в НБ НИ ТГУ.
Документационное сопровождение является одной из главных составляющей общего процесса проектной деятельности ОБВиТ НБ НИ ТГУ. Эффективная работа сотрудников и продуктивность выполнения проектной деятельности ОБВиТ НБ НИ ТГУ во многом зависит от качества разработанных документов, которые будут регламентировать проектную деятельность.
Согласно поставленным в работе задачам были определены требования, предъявляемые к документационному обеспечению проектной деятельности. Были изучены международные и национальные стандарты по проектной деятельности. Сделан сравнительный анализ двух стандартов: PMBоK (Project Management Body of Knowledge) от американского института PMI и национального стандарта ГОСТ Р 54869-2011. На основе проведенного сравнения был сделан вывод, что данные стандарты не имеют значительных отличий и у них одна общая цель - регламентация проектной деятельности.
По итогам проведенного исследования сделан вывод о том, что существует большое разнообразие международных и национальных стандартов по проектной деятельности. Устоявшийся и нормативно закрепленный состав документов, сопровождающих проектную деятельность, достаточно обширен. Стандартизированный набор сопроводительной документации невозможен, поскольку он зависит от целей и задач конкретного проекта.
В ходе исследования были выявлены этапы проектной деятельности в НБ НИ ТГУ. С учетом всей специфики учреждения было выделено пять этапов проектной деятельности в НБ НИ ТГУ: 1) разработка идеи проекта; 2) внесение проектной идеи в портфель идей; 3) разработка проекта; 4) реализация проекта; 5) завершение проекта. Каждый этап имеет свою специфику и сопровождается определенным составом документов. Проведенный анализ показал, что не каждый этап имеет четкую структуру и достаточно регламентирован. Также был рассмотрен список с видами проектов НБ НИ ТГУ и на данный момент видовой состав проектов сформирован с учетом последних трансформаций университета и всех современных аспектов.
Было выявлено, что при реализации проектов НБ НИ ТГУ руководствуется стандартом PMBoK, приказами, грантовыми соглашениями и национальными стандартами. В НБ НИ ТГУ за проектную деятельность отвечает ОБВиТ, и были проанализированы функции, связанные с проектной деятельностью НБ НИ ТГУ. Реализация проектов происходит в сервисе 1С-Битрикс24. Но на данный момент НБ НИ ТГУ использует данную платформу в тестовом режиме. При полном переходе на сервис 1С-Битрикс24 будет обеспечена автоматизация процессов и минимизация неэффективных действий при реализации проекта.
Анализ этапов проектной деятельности также выявил, что в НБ НИ ТГУ для совершенствования разработки проектной идеи, была создана модель управления проектами. Данная модель содержит в себе схему, которая предполагает несколько маршрутов реализации проектов. С помощью данной схемы сотрудникам легче ориентироваться, в каком направлении нужно развивать свою идею и к каким сотрудникам нужно обращаться за помощью.
Был рассмотрен порядок подготовки конкурсных заявок и составлен список из восьми грантовых конкурсов, в которых НБ НИ ТГУ принимал и принимает участие. Для участия в каждом из конкурсов требуется заполнение грантовой заявки. Был проведен сравнительный анализ трех заявок: конкурса "Приоритет 2030 ТГУ", конкурса грантов от компании СИБУР и конкурса библиотечных грантов «Новая роль библиотек в образовании» от фонда Михаила Прохорова. В результате анализа был сделан вывод, что данные заявки состоят из разделов, которые похожи между собой, но содержание разделов имеют различия. Также не в каждом конкурсе содержатся подробные рекомендации по составлению заявки, что усложняет процесс ее заполнения и снижает шансы на победу.
Анализ документационного сопровождения поддержанных проектов в НБ НИ ТГУ позволил выявить, что для каждого проекта определен стандартный жизненный цикл, состоящий из последовательных фаз. Документационное сопровождение - это важный процесс успешности проекта. В грантовых проектах обязательно не только заполнение необходимых документов, но и сбор нормативных актов, предоставление соглашений от партнёров. Был приведен примерный список необходимых документов для НБ НИ ТГУ, который предоставляется для участия в конкурсах.
Предложенная автором методическая рекомендация по заполнению конкурсной заявки поможет упорядочить данную процедуру и решить такие проблемы, как постановка корректных цели и задач, формирование команды проекта, формулирование результатов проекта и тд.
На основании анализа должностных обязанностей ведущего методиста была предложена рекомендация по внедрению новой ставки куратора проектной деятельности, это необходимо для рационального перераспределения обязанностей по проектной деятельности.
Полноценное подключение ОБВиТ к СЭД «1С: Документооборот» поможет сотрудникам отдела оптимизировать процессы согласования проектной деятельности и ускорить процесс подписания документов, которые необходимы при реализации проектной деятельности.
Предложенные пути совершенствования выявленных автором проблем будут способствовать повышению качества документационного сопровождения проектной деятельности ОБВиТ и НБ НИ ТГУ в целом.