ДИАГНОСТИКА СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СТУДЕНЧЕСКОГО ОТДЕЛА КАДРОВ СИБИРСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО МЕДИЦИНСКОГО УНИВЕРСИТЕТА
|
Введение 3
Глава 1 Нормативная база в сфере документационного обеспечения деятельности студенческого отдела кадров Сибирского государственного медицинского университета 13
Глава 2 Система документационного обеспечения деятельности студенческого отдела кадров Сибирского государственного медицинского университета 29
2.1 Характеристика деятельности студенческого отдела кадров 29
2.2 Видовой состав документов и организация работы с ними 39
Заключение 51
Список использованных источников и литературы 53
Приложение А Номенклатура дел студенческого отдела кадров 61
Приложение Б Должностная инструкция инженера по кадрам 63
Приложение В Проект положения об академическом отпуске 66
Приложение Г Проект номенклатуры дел студенческого отдела кадров
Глава 1 Нормативная база в сфере документационного обеспечения деятельности студенческого отдела кадров Сибирского государственного медицинского университета 13
Глава 2 Система документационного обеспечения деятельности студенческого отдела кадров Сибирского государственного медицинского университета 29
2.1 Характеристика деятельности студенческого отдела кадров 29
2.2 Видовой состав документов и организация работы с ними 39
Заключение 51
Список использованных источников и литературы 53
Приложение А Номенклатура дел студенческого отдела кадров 61
Приложение Б Должностная инструкция инженера по кадрам 63
Приложение В Проект положения об академическом отпуске 66
Приложение Г Проект номенклатуры дел студенческого отдела кадров
В современных организациях одним из важных аспектов работы является документационное обеспечение. Под документационным обеспечением понимается деятельность организации, направленная на обеспечение документирования и организация работы с документацией предприятия. Работа с документами - это значимая часть управленческого процесса и на них возложена важнейшая функция - обеспечение управленческих процессов в организации. В крупных организациях работа с документами осуществляется отделом (службой) документационного обеспечения управления. На службу документационного обеспечения учреждения возлагается организация документооборота учреждения, учет и контроль за их исполнением.
Документационное обеспечение управления играет очень важную роль в деятельности определенных структур. Без документационного обеспечения управления невозможна правильная, четкая построенная организационная деятельность.
Кадровая документация имеет большое значение в регулировании отношений между обучающейся и образовательной организацией. Она фиксирует факты, пройденных этапов обучения, которые нуждаются в документальном подтверждении.
Деятельность подразделений, которые курируют движение контингента в вузах заключена в рамках проведения работ по всем направлениям и специальностям высшего образования на основе действующего законодательства. Документационное обеспечение контингента заключается в формировании, накоплении, применении, хранении материалов, относящихся ко всем этапам обучения. Информация о студенте нужна практически во всех бизнес-процессах, протекающих в учебном заведении.
Сибирский государственный медицинский университет (СибГМУ) является одним из крупных научно-образовательных и клинических комплексов, включающий в себя четыре факультета и один институт, где обучаются студенты из 11 стран мира. СибГМУ стал первым региональным медицинским вузом, вошедшим в программу развития опорных университетов Минобрнауки и победителем в конкурсе на участие в программе «Приоритет-2030». СибГМУ является лидером по количеству бюджетных мест среди медицинских вузов за Уралом, являясь самым востребованным медицинским университетом в Сибирском федеральном округе среди абитуриентов. По всем формам и направлениям подготовки, включая среднее профессиональное образование, в СибГМУ по состоянию на 2020 год обучалось 8784 человека. Численность обучающихся по образовательным программам высшего образования по очной форме обучения неуклонно растет последние пять лет: с 4716 человек в 2016 году до 7242 в 2020 году. В связи с увеличением студенческого контингента, важно грамотно построенная система документационного обеспечения деятельности в университете.
Актуальность темы магистерской диссертации обусловлена тем, что система документационного обеспечения движения контингента мало изучена. Работ по рассмотрению нормативно-методической базы, связанной с созданием и внедрением документационного обеспечения управления непосредственно в учебный процесс в учреждениях высшего профессионального образования, практически нет. Доступная научная и методическая литература по документационному обеспечению управления в образовательном учреждении сводится к ссылкам на нормативные основы делопроизводства. Изучение системы документационного обеспечения управления в вузе, а конкретно деятельности подразделений, ведущих учет и движение контингента в образовательной организации, позволит выявить недочеты и предложить меры по ее совершенствованию.
Использованную исследовательскую литературу можно подразделить на три группы: первая группа, в которой авторы рассматривают документационное обеспечение управления в организациях, во второй группе исследователи изучают нормативно-правовое обеспечение деятельности в вузе, третья группа авторов рассматривает состав локальных нормативных актов образовательной организации.
К первой группе авторов относится М.К. Измайлов, К. А. Скорикова.
М.К. Измайлов1, считает, что документационное обеспечение деятельности любой организации является неотъемлемым атрибутом ее существования и вне зависимости от направлений деятельности или организационной формы необходимо каждой организации.
К. А. Скорикова, установила, что документационное обеспечение управления является определенной формой обеспечения процесса управления той или иной организацией, в содержание и основные направления деятельности которого входят: установление, хранение и последующая передача необходимой информации о количестве и состоянии кадров предприятия. Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Ко второй группе литературы стоит отнести работы А. В. Минбалеев, Е. В. Георгиева и Е. В. Бердникова, С. В. Деманова, которые затрагивают вопросы современного состояния локального нормативного регулирования в сфере высшего образования в России, акцентируя внимание на проблемных моментах нормативного сопровождения практики как обязательного элемента образовательного процесса в вузе. Авторы, считают, что локальные нормативные акты могут в той или иной степени заполнить пробелы законодательства и осуществить первичное правовое регулирование при отсутствии соответствующих вышестоящих нормативных правовых актов.
К третьей группе научных работ можно отнести работы следующих авторов Р.И. Зиннурова, А.З. Хурамшина, И.Г. Хурамшин, А.В. Штратникова, Е.В. Рюмшина, А.С. Матвеева, О.В. Воробьева. Все они в своих работах рассматривают проблемы документационного обеспечения учебного процесса в вузе.
Р.И. Зиннурова, А.З. Хурамшина, И.Г. Хурамшин1 в своей статье рассматривают проблему документационного обеспечения в вузе с точки зрения отсутствия единого подхода к документационному обеспечению документов регулирующих, учебный процесс, а также строгую иерархию документов.
А.В. Штратникова, Е.В. Рюмшина, А.С. Матвеева в статье выделяют специфику информационно - документационного обеспечения управления, связанной с основным видом деятельности вуза - образовательной деятельностью, и рассматривают возможность применения в исследовании специфики документационного обеспечения образовательной деятельности метода информационно - функционального моделирования, примененной ранее в информатике и управлении. Авторы пришли к выводу, что применение данного метода наилучшим образом подходит для исследования специфики документационного обеспечения образовательной деятельности.
Е.В. Рюмшина1, в своей статье рассматривает документацию в качестве отраслевой - присущей определенной отрасли деятельности, а именно в сфере высшего образования. В другой статье Е.В. Рюмшина, А.С. Матвеева анализируются вопросы документационного обеспечения управления образовательным процессом в сфере высшего образования. Авторы анализируют модель системы управления качеством деятельности вуза.
О.В. Воробьев , считает, что для повышения эффективности в сфере управления системы образовании России, требуется обновление существующей законодательной и нормативно-методической базы управления, совершенствование его документационного обеспечения.
Подводя итог обзору литературы, можно сделать вывод, что, узконаправленная литература по вопросам документационного обеспечения управления в высших учебных заведениях представлена немногочисленными статьями. Но несмотря на незначительное количество теоретических работ, это позволило автору получить фундамент для исследования заявленной проблематики.
Объектом исследования является документационное обеспечение деятельности подразделений ведущих учет и движение студенческого контингента в вузах Российской Федерации.
Предмет исследования - система документационного обеспечения деятельности студенческого отдела кадров Сибирского государственного медицинского университета.
Цель исследования - выявить возможности для оптимизации системы документационного обеспечения деятельности студенческого отдела кадров Сибирского государственного медицинского университета.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
1. Охарактеризовать нормативную базу студенческого отдела кадров Сибирского государственного медицинского университета.
2. Охарактеризовать деятельность студенческого отдела кадров Сибирского государственного медицинского университета.
3. Выявить состав документных ресурсов, используемых студенческим отделом кадров Сибирского государственного медицинского университета.
4. Разработать рекомендации по совершенствованию работы студенческого отдела кадров Сибирского государственного медицинского университета.
Для проведения научного исследования были использованы общенаучные и специально научные методы.
Теоретические и логические общенаучные методы: метод анализа и синтеза, метод классификации, системный подход.
Эмпирические общенаучные методы: метод включенного наблюдения, метод вербального моделирования. Метод анализа и синтеза позволил определить основные этапы процесса документационного сопровождения контингента в СибГМУ.
Метод вербального моделирования позволил выявить и описать существующие бизнес-процессы, а также их оптимизировать.
Для научного исследования использовался метод классификации, с помощью которого была произведена систематизация локально нормативных актов в СибГМУ.
Для проведения исследования применялся системный подход, который предусматривает рассмотрение организации как открытой многоцелевой системы, имеющей определённые рамки взаимодействующих между собой. Данный метод помог проследить систему по документационному сопровождению контингента обучающихся и выявить существующие пробелы в этой системы.
Для описания работы подразделений, участвующих в документационном сопровождении обучающихся в университете, применялся метод включенного наблюдения (автор диссертации являлся сотрудником СибГМУ).
Специально научные методы: метод формулярного анализа, нормативный метод, процессный подход.
В работе применялся процессный подход для налаживания работы. Он позволил рассмотреть ключевые процессы и его участников, а также выделить среди них проблемные зоны.
Метод формулярного анализа пригодился для исследования структуры документа, расположения и соотношения его элементов.
В работе использовался нормативно-правовой метод, для анализа правовых и нормативно-методических актов Российской Федерации, регламентирующих или регулирующих вопросы документационного сопровождения обучающихся.
Для наглядного предоставления информации в виде таблиц, рисунков использовался графический метод.
Источником базы магистерской диссертации являются: федеральные законы и локально-нормативные акты содержащие вопросы в сфере образования и документационного обеспечения управления, среди которых можно выделить:
Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 № 273-ФЗ, который регулирует отношения в сфере образования1. Данный закон, определяет структуру образовательной организации, основные академические права обучающихся.
Следующие нормативно-правовые акты, которые регулируют вопросы деятельности по обработке (использованию) персональных данных, доступа и использования документов - это Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ и Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149- ФЗ.
Важные для данного исследования сведения о вопросах хранения, комплектования, учета и использования документов содержатся в Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»1, он определяет порядок оформления организационного-распорядительных документов как в бумажной форме, так и в электронном варианте.
Локальные нормативные акты СибГМУ регулирующие порядок организации системы документационного обеспечения документов включает в себя: регламент документооборота, регламент работы с личными делами студентов и др. Подробно нормативная база будет рассмотрена в главе 1.
Научная новизна исследования заключается в том, что до настоящего времени исследования с целью оптимизации системы документационного обеспечения студенческого отдела кадров Сибирского государственного медицинского университета не проводилось.
Практическая значимость данного исследования заключается в возможности применения его результатов в деятельности конкретного структурного подразделения высшего учебного заведения для оптимизации его внутренних процессов.
Для исследования в магистерской диссертации был рассмотрен студенческий отдел кадров на базе структурного подразделения учебного управления Федерального государственного бюджетного учреждения высшего образования «Сибирский государственный медицинский университет» Министерства здравоохранения Российской Федерации (далее - СибГМУ).
Работа состоит из введения, двух глав с выделением разделов, заключения, списка использованной литературы и источников, приложений
Документационное обеспечение управления играет очень важную роль в деятельности определенных структур. Без документационного обеспечения управления невозможна правильная, четкая построенная организационная деятельность.
Кадровая документация имеет большое значение в регулировании отношений между обучающейся и образовательной организацией. Она фиксирует факты, пройденных этапов обучения, которые нуждаются в документальном подтверждении.
Деятельность подразделений, которые курируют движение контингента в вузах заключена в рамках проведения работ по всем направлениям и специальностям высшего образования на основе действующего законодательства. Документационное обеспечение контингента заключается в формировании, накоплении, применении, хранении материалов, относящихся ко всем этапам обучения. Информация о студенте нужна практически во всех бизнес-процессах, протекающих в учебном заведении.
Сибирский государственный медицинский университет (СибГМУ) является одним из крупных научно-образовательных и клинических комплексов, включающий в себя четыре факультета и один институт, где обучаются студенты из 11 стран мира. СибГМУ стал первым региональным медицинским вузом, вошедшим в программу развития опорных университетов Минобрнауки и победителем в конкурсе на участие в программе «Приоритет-2030». СибГМУ является лидером по количеству бюджетных мест среди медицинских вузов за Уралом, являясь самым востребованным медицинским университетом в Сибирском федеральном округе среди абитуриентов. По всем формам и направлениям подготовки, включая среднее профессиональное образование, в СибГМУ по состоянию на 2020 год обучалось 8784 человека. Численность обучающихся по образовательным программам высшего образования по очной форме обучения неуклонно растет последние пять лет: с 4716 человек в 2016 году до 7242 в 2020 году. В связи с увеличением студенческого контингента, важно грамотно построенная система документационного обеспечения деятельности в университете.
Актуальность темы магистерской диссертации обусловлена тем, что система документационного обеспечения движения контингента мало изучена. Работ по рассмотрению нормативно-методической базы, связанной с созданием и внедрением документационного обеспечения управления непосредственно в учебный процесс в учреждениях высшего профессионального образования, практически нет. Доступная научная и методическая литература по документационному обеспечению управления в образовательном учреждении сводится к ссылкам на нормативные основы делопроизводства. Изучение системы документационного обеспечения управления в вузе, а конкретно деятельности подразделений, ведущих учет и движение контингента в образовательной организации, позволит выявить недочеты и предложить меры по ее совершенствованию.
Использованную исследовательскую литературу можно подразделить на три группы: первая группа, в которой авторы рассматривают документационное обеспечение управления в организациях, во второй группе исследователи изучают нормативно-правовое обеспечение деятельности в вузе, третья группа авторов рассматривает состав локальных нормативных актов образовательной организации.
К первой группе авторов относится М.К. Измайлов, К. А. Скорикова.
М.К. Измайлов1, считает, что документационное обеспечение деятельности любой организации является неотъемлемым атрибутом ее существования и вне зависимости от направлений деятельности или организационной формы необходимо каждой организации.
К. А. Скорикова, установила, что документационное обеспечение управления является определенной формой обеспечения процесса управления той или иной организацией, в содержание и основные направления деятельности которого входят: установление, хранение и последующая передача необходимой информации о количестве и состоянии кадров предприятия. Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Ко второй группе литературы стоит отнести работы А. В. Минбалеев, Е. В. Георгиева и Е. В. Бердникова, С. В. Деманова, которые затрагивают вопросы современного состояния локального нормативного регулирования в сфере высшего образования в России, акцентируя внимание на проблемных моментах нормативного сопровождения практики как обязательного элемента образовательного процесса в вузе. Авторы, считают, что локальные нормативные акты могут в той или иной степени заполнить пробелы законодательства и осуществить первичное правовое регулирование при отсутствии соответствующих вышестоящих нормативных правовых актов.
К третьей группе научных работ можно отнести работы следующих авторов Р.И. Зиннурова, А.З. Хурамшина, И.Г. Хурамшин, А.В. Штратникова, Е.В. Рюмшина, А.С. Матвеева, О.В. Воробьева. Все они в своих работах рассматривают проблемы документационного обеспечения учебного процесса в вузе.
Р.И. Зиннурова, А.З. Хурамшина, И.Г. Хурамшин1 в своей статье рассматривают проблему документационного обеспечения в вузе с точки зрения отсутствия единого подхода к документационному обеспечению документов регулирующих, учебный процесс, а также строгую иерархию документов.
А.В. Штратникова, Е.В. Рюмшина, А.С. Матвеева в статье выделяют специфику информационно - документационного обеспечения управления, связанной с основным видом деятельности вуза - образовательной деятельностью, и рассматривают возможность применения в исследовании специфики документационного обеспечения образовательной деятельности метода информационно - функционального моделирования, примененной ранее в информатике и управлении. Авторы пришли к выводу, что применение данного метода наилучшим образом подходит для исследования специфики документационного обеспечения образовательной деятельности.
Е.В. Рюмшина1, в своей статье рассматривает документацию в качестве отраслевой - присущей определенной отрасли деятельности, а именно в сфере высшего образования. В другой статье Е.В. Рюмшина, А.С. Матвеева анализируются вопросы документационного обеспечения управления образовательным процессом в сфере высшего образования. Авторы анализируют модель системы управления качеством деятельности вуза.
О.В. Воробьев , считает, что для повышения эффективности в сфере управления системы образовании России, требуется обновление существующей законодательной и нормативно-методической базы управления, совершенствование его документационного обеспечения.
Подводя итог обзору литературы, можно сделать вывод, что, узконаправленная литература по вопросам документационного обеспечения управления в высших учебных заведениях представлена немногочисленными статьями. Но несмотря на незначительное количество теоретических работ, это позволило автору получить фундамент для исследования заявленной проблематики.
Объектом исследования является документационное обеспечение деятельности подразделений ведущих учет и движение студенческого контингента в вузах Российской Федерации.
Предмет исследования - система документационного обеспечения деятельности студенческого отдела кадров Сибирского государственного медицинского университета.
Цель исследования - выявить возможности для оптимизации системы документационного обеспечения деятельности студенческого отдела кадров Сибирского государственного медицинского университета.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
1. Охарактеризовать нормативную базу студенческого отдела кадров Сибирского государственного медицинского университета.
2. Охарактеризовать деятельность студенческого отдела кадров Сибирского государственного медицинского университета.
3. Выявить состав документных ресурсов, используемых студенческим отделом кадров Сибирского государственного медицинского университета.
4. Разработать рекомендации по совершенствованию работы студенческого отдела кадров Сибирского государственного медицинского университета.
Для проведения научного исследования были использованы общенаучные и специально научные методы.
Теоретические и логические общенаучные методы: метод анализа и синтеза, метод классификации, системный подход.
Эмпирические общенаучные методы: метод включенного наблюдения, метод вербального моделирования. Метод анализа и синтеза позволил определить основные этапы процесса документационного сопровождения контингента в СибГМУ.
Метод вербального моделирования позволил выявить и описать существующие бизнес-процессы, а также их оптимизировать.
Для научного исследования использовался метод классификации, с помощью которого была произведена систематизация локально нормативных актов в СибГМУ.
Для проведения исследования применялся системный подход, который предусматривает рассмотрение организации как открытой многоцелевой системы, имеющей определённые рамки взаимодействующих между собой. Данный метод помог проследить систему по документационному сопровождению контингента обучающихся и выявить существующие пробелы в этой системы.
Для описания работы подразделений, участвующих в документационном сопровождении обучающихся в университете, применялся метод включенного наблюдения (автор диссертации являлся сотрудником СибГМУ).
Специально научные методы: метод формулярного анализа, нормативный метод, процессный подход.
В работе применялся процессный подход для налаживания работы. Он позволил рассмотреть ключевые процессы и его участников, а также выделить среди них проблемные зоны.
Метод формулярного анализа пригодился для исследования структуры документа, расположения и соотношения его элементов.
В работе использовался нормативно-правовой метод, для анализа правовых и нормативно-методических актов Российской Федерации, регламентирующих или регулирующих вопросы документационного сопровождения обучающихся.
Для наглядного предоставления информации в виде таблиц, рисунков использовался графический метод.
Источником базы магистерской диссертации являются: федеральные законы и локально-нормативные акты содержащие вопросы в сфере образования и документационного обеспечения управления, среди которых можно выделить:
Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 № 273-ФЗ, который регулирует отношения в сфере образования1. Данный закон, определяет структуру образовательной организации, основные академические права обучающихся.
Следующие нормативно-правовые акты, которые регулируют вопросы деятельности по обработке (использованию) персональных данных, доступа и использования документов - это Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ и Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149- ФЗ.
Важные для данного исследования сведения о вопросах хранения, комплектования, учета и использования документов содержатся в Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»1, он определяет порядок оформления организационного-распорядительных документов как в бумажной форме, так и в электронном варианте.
Локальные нормативные акты СибГМУ регулирующие порядок организации системы документационного обеспечения документов включает в себя: регламент документооборота, регламент работы с личными делами студентов и др. Подробно нормативная база будет рассмотрена в главе 1.
Научная новизна исследования заключается в том, что до настоящего времени исследования с целью оптимизации системы документационного обеспечения студенческого отдела кадров Сибирского государственного медицинского университета не проводилось.
Практическая значимость данного исследования заключается в возможности применения его результатов в деятельности конкретного структурного подразделения высшего учебного заведения для оптимизации его внутренних процессов.
Для исследования в магистерской диссертации был рассмотрен студенческий отдел кадров на базе структурного подразделения учебного управления Федерального государственного бюджетного учреждения высшего образования «Сибирский государственный медицинский университет» Министерства здравоохранения Российской Федерации (далее - СибГМУ).
Работа состоит из введения, двух глав с выделением разделов, заключения, списка использованной литературы и источников, приложений
Изучение системы документационного обеспечения учета и движения контингента в высших учебных заведениях малоизученное, но является одним из важных направлений в документоведении. Вся документация университета выстроена на нормативно-правовых документах, которые регулируют сферу высшего образования. Состав и содержание данной документация подвержены постоянными изменениями, что требует дополнительного отслеживания и своевременного изменения во внутренних локально-нормативных документах.
В ходе проведенного исследования в СибГМУ были рассмотрены документы, как и федерального уровня, так и локального, регулирующих документационное обеспечение учета и движения контингента в высшем учебном заведении. Рассматриваемая документация позволила обнаружить, что существует недостаток локально-нормативного документа, касающегося права обучающегося на предоставление академического отпуска. По этой причине, был разработан проект этого документа. Цель создания положения - разграничить функции, полномочия и ответственность подразделений и урегулировать конкретную сферу деятельности.
В ходе исследования было выявлено, что структурное подразделение имеет некорректную номенклатуру дел студенческого отдела кадров. Для оптимальной работы студенческого отдела кадров, требуется подкорректировать существующую номенклатуру дел. В связи с этим предлагается усовершенствованная номенклатура дел (Приложение Г).
При изучении роли сотрудника студенческого отдела кадров в процессе согласования приказа по личному составу студентов было выявлено, что сам процесс согласования затянут и занимает много времени, так как информация приказа должна быть составлена не только на бумажном носителе, но и продублирована в электронном виде в информационных системах «Деканат» и «1С.Университет.Проф», которые отличаются по своим характеристикам.
Для более быстрого и верного продвижения согласования приказа, нужно уйти от бумажного согласования к электронному. Это сократит время для продвижения согласования приказа и облегчит работу сотруднику студенческого отдела кадров, а освобожденное время будет нужно сотруднику для выполнения других поставленных задач.
Приведенные рекомендации позволят правильно выстроить работу студенческого отдела кадров.
В ходе проведенного исследования в СибГМУ были рассмотрены документы, как и федерального уровня, так и локального, регулирующих документационное обеспечение учета и движения контингента в высшем учебном заведении. Рассматриваемая документация позволила обнаружить, что существует недостаток локально-нормативного документа, касающегося права обучающегося на предоставление академического отпуска. По этой причине, был разработан проект этого документа. Цель создания положения - разграничить функции, полномочия и ответственность подразделений и урегулировать конкретную сферу деятельности.
В ходе исследования было выявлено, что структурное подразделение имеет некорректную номенклатуру дел студенческого отдела кадров. Для оптимальной работы студенческого отдела кадров, требуется подкорректировать существующую номенклатуру дел. В связи с этим предлагается усовершенствованная номенклатура дел (Приложение Г).
При изучении роли сотрудника студенческого отдела кадров в процессе согласования приказа по личному составу студентов было выявлено, что сам процесс согласования затянут и занимает много времени, так как информация приказа должна быть составлена не только на бумажном носителе, но и продублирована в электронном виде в информационных системах «Деканат» и «1С.Университет.Проф», которые отличаются по своим характеристикам.
Для более быстрого и верного продвижения согласования приказа, нужно уйти от бумажного согласования к электронному. Это сократит время для продвижения согласования приказа и облегчит работу сотруднику студенческого отдела кадров, а освобожденное время будет нужно сотруднику для выполнения других поставленных задач.
Приведенные рекомендации позволят правильно выстроить работу студенческого отдела кадров.