Помощь студентам в учебе
Совершенствование бизнес-процессов работы типографии (на примере ООО ПК «Поликом»)
|
Введение 7
1 Теоретическая часть 9
1.1 Функциональный и процессный подходы к управлению 9
1.2 Специфика фирм в полиграфической отрасли 12
1.3 Оптимизация бизнес-процессов 15
1.3.1 Этапы работ по оптимизации бизнес-процессов 15
1.3.2 Методы исследования бизнес-процессов 19
1.3.3 Средства моделирования процессов 22
1.3.4 Подходы и методы совершенствования бизнес-процессов 26
2 Практическая часть 31
2.1 Структура и внутреннее устройство ПК «Поликом» 31
2.1.1 Описание организационной и функциональной структуры 31
2.1.2 Анализ информационных потоков типографии 35
2.1.3 Применение ИТ в ООО ПК «Поликом» 37
2.2 Моделирование и анализ процессов типографии as is 40
2.2.1 Бизнес-процессы типографии «Поликом» 40
2.2.2 Моделирование процесса допечатной подготовки 43
2.2.3 Проблемы процесса допечатной подготовки 46
2.3 Оптимизация процесса допечатной подготовки 50
2.3.1 Выбор методов оптимизации процесса 50
2.3.2 Моделирование процесса допечатной подготовки as to be 54
3 Проектная часть 59
3.1 Планирование внедрения улучшенного процесса as to be 59
3.2 Расчет экономического эффекта от внедрения ИС 61
Заключение 66
Список использованных источников 69
Приложение А. Модели предприятия as is 76
Приложение Б. Модели предприятия as to be 86
Приложение B. План перехода к процессу as to be 93
Приложение Г. Регламент процесса допечатной подготовки заказа
1 Теоретическая часть 9
1.1 Функциональный и процессный подходы к управлению 9
1.2 Специфика фирм в полиграфической отрасли 12
1.3 Оптимизация бизнес-процессов 15
1.3.1 Этапы работ по оптимизации бизнес-процессов 15
1.3.2 Методы исследования бизнес-процессов 19
1.3.3 Средства моделирования процессов 22
1.3.4 Подходы и методы совершенствования бизнес-процессов 26
2 Практическая часть 31
2.1 Структура и внутреннее устройство ПК «Поликом» 31
2.1.1 Описание организационной и функциональной структуры 31
2.1.2 Анализ информационных потоков типографии 35
2.1.3 Применение ИТ в ООО ПК «Поликом» 37
2.2 Моделирование и анализ процессов типографии as is 40
2.2.1 Бизнес-процессы типографии «Поликом» 40
2.2.2 Моделирование процесса допечатной подготовки 43
2.2.3 Проблемы процесса допечатной подготовки 46
2.3 Оптимизация процесса допечатной подготовки 50
2.3.1 Выбор методов оптимизации процесса 50
2.3.2 Моделирование процесса допечатной подготовки as to be 54
3 Проектная часть 59
3.1 Планирование внедрения улучшенного процесса as to be 59
3.2 Расчет экономического эффекта от внедрения ИС 61
Заключение 66
Список использованных источников 69
Приложение А. Модели предприятия as is 76
Приложение Б. Модели предприятия as to be 86
Приложение B. План перехода к процессу as to be 93
Приложение Г. Регламент процесса допечатной подготовки заказа
Исследование и понимание сущности бизнес-процессов полиграфических предприятий, а также вопросы возможности их улучшения приобретают особую актуальность в реалиях современного рынка. Оптимизация процессов и включение в них современных технологий позволяет фирме не только функционировать стабильно в изменяющихся внешних условиях, но и переходить к качественно новому состоянию процессов в фирме, к новому способу управления процессами, способствующих увеличению прибыли и уменьшению издержек. На сегодняшний день большинство типографий в РФ находятся на первом или втором уровне зрелости процессов (по модели CMMI - зрелости процессов по степени их управляемости, контролируемости и эффективности [43]), но тенденция такова, что все больше таких фирм осознает необходимость регламентации процессов и процессного управления на основе использования информационных средств - для повышения эффективности текущей деятельности предприятия и для достижения стратегических целей [40].
В рамках данной работы была рассмотрена с точки зрения процессного подхода типография ООО ПК «Поликом», работающая в секторе B2B - специализирующаяся на печати крупных тиражей по заказу других фирм. Согласно стратегическим целям предприятия, фирма стремится к повышению прибыли, укреплению позиций на рынке, снижению стоимости процессов и минимизации времени работы с заказом, а для достижения этого необходимо проанализировать текущие ключевые процессы и выделить области, направления и способы оптимизации процессов.
Цель работы: снижение вероятности возникновения рисков и повышение надежности процесса допечатной обработки заказов путем оптимизации (на основе внедрения и использования ИС).
Задачи:
- изучить полиграфическую сферу на основе процессно-ориентированного подхода к управлению бизнесом и возможности применения способов оптимизации в полиграфии;
- провести анализ предприятия ООО ПК «Поликом» с точки зрения процессного подхода;
- выбрать и обосновать способ оптимизации процесса допечатной подготовки;
- разработать и закрепить организацию процесса допечатной подготовки, рассчитать экономический эффект от оптимизации, а также создать план внедрения оптимизированного процесса.
Теоретический материал данной работы взят из литературы и научных публикаций, посвященных оптимизации процессов в полиграфии (например, монография Л.Н. Косовой), процессному управлению в общем (учебник В. Г. Елиферова) и др. Практический материал получен в ходе изучения информации, предоставленной самой рассматриваемой типографией.
В ходе решения поставленных задач все основные процессы на предприятии будут охарактеризованы и проанализированы для выявления недостатков. Предложенные решения проблем помогут организации повысить качественный уровень предоставляемых услуг, приобрести новых клиентов и, как следствие, выйти на новый уровень.
В рамках данной работы была рассмотрена с точки зрения процессного подхода типография ООО ПК «Поликом», работающая в секторе B2B - специализирующаяся на печати крупных тиражей по заказу других фирм. Согласно стратегическим целям предприятия, фирма стремится к повышению прибыли, укреплению позиций на рынке, снижению стоимости процессов и минимизации времени работы с заказом, а для достижения этого необходимо проанализировать текущие ключевые процессы и выделить области, направления и способы оптимизации процессов.
Цель работы: снижение вероятности возникновения рисков и повышение надежности процесса допечатной обработки заказов путем оптимизации (на основе внедрения и использования ИС).
Задачи:
- изучить полиграфическую сферу на основе процессно-ориентированного подхода к управлению бизнесом и возможности применения способов оптимизации в полиграфии;
- провести анализ предприятия ООО ПК «Поликом» с точки зрения процессного подхода;
- выбрать и обосновать способ оптимизации процесса допечатной подготовки;
- разработать и закрепить организацию процесса допечатной подготовки, рассчитать экономический эффект от оптимизации, а также создать план внедрения оптимизированного процесса.
Теоретический материал данной работы взят из литературы и научных публикаций, посвященных оптимизации процессов в полиграфии (например, монография Л.Н. Косовой), процессному управлению в общем (учебник В. Г. Елиферова) и др. Практический материал получен в ходе изучения информации, предоставленной самой рассматриваемой типографией.
В ходе решения поставленных задач все основные процессы на предприятии будут охарактеризованы и проанализированы для выявления недостатков. Предложенные решения проблем помогут организации повысить качественный уровень предоставляемых услуг, приобрести новых клиентов и, как следствие, выйти на новый уровень.
Предприятия полиграфической сферы (вне зависимости от масштаба или направления деятельности) имеют типовые ключевые процессы, участвующие в цепочке добавленной стоимости: снабжение, оформление заказа, производство заказа, постпечатная обработка и организация передачи заказа; вспомогательные процессы могут быть разными (например, могут отсутствовать отдельно выделенные процессы развития). Различными в процессах (при сохранении общих этапов работы с заказом в разных фирмах) могут быть входы и выходы, исполнители и ответственные, ресурсы, инструменты, операции. Именно на операционном уровне могут возникать проблемные области, связанные с операциями и приводящие к снижению эффективности процесса - к увеличению продолжительности работы с заказом, к простоям в работе, к возникновению ошибок и т.д. Решить возникающие проблемы может оптимизация процесса, проведенная на основе информационных технологий. Выбор способа оптимизации зависит от того, какую цель преследует предприятие.
В данной работе была проанализирована типография «Поликом» с точки зрения процессного подхода. Было выяснено, что ключевые процессы фирмы (допечатная подготовка заказа, планирование и снабжение, производство, организация передачи заказа) в цепочке добавленной стоимости соответствуют типовым; особенности и различия становятся заметными при рассмотрении организации процессов на уровне отдельных операций, сложившихся подобным образом по мере развития фирмы. При детальном изучении процессов на операционном уровне обнаружилось, что допечатная подготовка имеет множество неэффективных операций (например, перенос макета по папкам на сервере, ручной расчет стоимости заказа с помощью калькулятора, ручное ведение списка заказов - все это связано с неиспользованием имеющейся информационной системы), а также процесс плохо управляется и контролируется. Помимо этого, руководство процессом имеет амбициозные цели (при неверной оценке имеющихся возможностей и мощностей для выполнения заказа). Вследствие этого может возникать увеличение продолжительности работы с заказами или невыполнение обязательств по заказам, что сказывается на репутации фирмы и лояльности клиентов.
Для улучшения процесса следует использовать способ вертикального сжатия процессов и сокращения избыточных бизнес-процессов: делегировать часть полномочий, отказаться от неэффективных операций и пустить некоторые операции параллельно позволяет использование функций информационной системы управления предприятием PrintEffect. Для повышения надежности процесса и разгрузки исполнителей решено делегировать часть полномочий директора и менеджеров путем введения новых должностей (главного менеджера и управляющего производством) и найма работников.
План оптимизации предполагает разработку регламента оптимизированного процесса и доведение его до работников, введение новых должностей в штат, составление должностных инструкций, найм, обучение сотрудников (нового работника - работе с производством, имеющихся сотрудников - работе с информационной системой). После этого производится тестирование оптимизированного процесса на основе мониторинга и анализа показателей эффективности и, при необходимости, внесение в регламент изменений (тестирование проводится до получения оптимального результата протекания процесса). После получения положительных результатов тестирования производится окончательный переход на новое выполнение процесса.
Расчёт экономического эффекта от внедрения показал, что проект по улучшению процесса на основе функциональности ИС окупится примерно за 7 месяцев и принесет прибыль в размере 202 961 р; использование ИС в процессе позволяет существенно сократить время обработки заказа до 76%, а также сократить ежемесячные затраты на 10656,25 р.
Внедрение оптимизированного процесса позволит снизить вероятность возникновения ряда рисков (в частности - репутационный риск), а также повысить управляемость процесса на основе показателей эффективности. Дальнейшие изменения в процессе допечатной подготовки не требуют изменения или отказа от каких-либо операций и, при наличии соответствующих целей предприятия, могут быть связаны с работой с клиентами, например, соединение телефонной связи и информационной системы и т.д.
В данной работе была проанализирована типография «Поликом» с точки зрения процессного подхода. Было выяснено, что ключевые процессы фирмы (допечатная подготовка заказа, планирование и снабжение, производство, организация передачи заказа) в цепочке добавленной стоимости соответствуют типовым; особенности и различия становятся заметными при рассмотрении организации процессов на уровне отдельных операций, сложившихся подобным образом по мере развития фирмы. При детальном изучении процессов на операционном уровне обнаружилось, что допечатная подготовка имеет множество неэффективных операций (например, перенос макета по папкам на сервере, ручной расчет стоимости заказа с помощью калькулятора, ручное ведение списка заказов - все это связано с неиспользованием имеющейся информационной системы), а также процесс плохо управляется и контролируется. Помимо этого, руководство процессом имеет амбициозные цели (при неверной оценке имеющихся возможностей и мощностей для выполнения заказа). Вследствие этого может возникать увеличение продолжительности работы с заказами или невыполнение обязательств по заказам, что сказывается на репутации фирмы и лояльности клиентов.
Для улучшения процесса следует использовать способ вертикального сжатия процессов и сокращения избыточных бизнес-процессов: делегировать часть полномочий, отказаться от неэффективных операций и пустить некоторые операции параллельно позволяет использование функций информационной системы управления предприятием PrintEffect. Для повышения надежности процесса и разгрузки исполнителей решено делегировать часть полномочий директора и менеджеров путем введения новых должностей (главного менеджера и управляющего производством) и найма работников.
План оптимизации предполагает разработку регламента оптимизированного процесса и доведение его до работников, введение новых должностей в штат, составление должностных инструкций, найм, обучение сотрудников (нового работника - работе с производством, имеющихся сотрудников - работе с информационной системой). После этого производится тестирование оптимизированного процесса на основе мониторинга и анализа показателей эффективности и, при необходимости, внесение в регламент изменений (тестирование проводится до получения оптимального результата протекания процесса). После получения положительных результатов тестирования производится окончательный переход на новое выполнение процесса.
Расчёт экономического эффекта от внедрения показал, что проект по улучшению процесса на основе функциональности ИС окупится примерно за 7 месяцев и принесет прибыль в размере 202 961 р; использование ИС в процессе позволяет существенно сократить время обработки заказа до 76%, а также сократить ежемесячные затраты на 10656,25 р.
Внедрение оптимизированного процесса позволит снизить вероятность возникновения ряда рисков (в частности - репутационный риск), а также повысить управляемость процесса на основе показателей эффективности. Дальнейшие изменения в процессе допечатной подготовки не требуют изменения или отказа от каких-либо операций и, при наличии соответствующих целей предприятия, могут быть связаны с работой с клиентами, например, соединение телефонной связи и информационной системы и т.д.