Тема: Организация и совершенствование документационного обеспечения управления в комитете документационно-кадровой работы Департамента по управлению государственной собственностью Томской области

Сегодня государственная собственность выступает в качестве ключевого элемента экономической системы субъекта Российской Федерации. К объектам государственной собственности могут относиться различные виды имущества: недвижимость, в том числе и земельные участки, имущественные комплексы, предприятия, нежилые помещения, сооружения и здания производственного и непроизводственного назначения, различное оборудование, транспортные средства, вещи потребительского, бытового характера. В состав государственного имущества также входят: акции, вклады в банках, валютные ценности, различные памятники истории и культуры. Система управления собственностью требует свода четких законов и правил для эффективного управления. Стоит отметить, что от эффективности управления государственным имуществом, так или иначе, зависит вся экономическая система.
Между тем, что сейчас в стране почти не накоплен практический опыт, который был бы связан с применением многообразия всех возможностей при управлении государственной собственностью, включая влияние на национальную экономику. Произошло это из-за того, что действия государства в данной сфере должны соответствовать особому порядку осуществления реализации действий с имуществом.
Органы государственной власти субъекта Российской Федерации самостоятельно управляют и распоряжаются имуществом, находящимся в собственности. Осуществляют они эту функцию соответствии с Конституцией Российской Федерации , федеральными законами и издаваемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, а также в соответствии с конституцией (уставом), законами и иными нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации .
В Томской области таким субъектом является Департамент по управлению государственной собственностью Томской области (Далее - ДУГС ТО, Департамент). ДУГС ТО является исполнительным органом государственной власти Томской области, входящим в структуру Администрации Томской области и финансируемым за счет средств областного бюджета. Администрация Томской области является исполнительно-распорядительным органом Томской области и осуществляет полномочия в соответствии с Уставом Томской области .
Реализуемая им деятельность связана с обеспечением эффективного управления и распоряжения государственным имуществом региона. Структура Департамента скомплектована так, что за ведение функций и задач каждого блока имущества ответственен определенный комитет. Важно, что ни одна структура не обходится без одела в котором организована работа с документами. Необходимым структурным подразделением, способствующим реализации стоящей перед Департаментом цели, является комитет документационно-кадровой работы (далее - КДКР, Комитет), важнейшей функцией которого выступает документационное обеспечение деятельности ДУГС ТО.
В государственных учреждениях организация документационного обеспечения управления (ДОУ) в специализированных отделах является фундаментальным началом работы с документами и в зависимости от того, как изначально будет заложена основа работы с документами, так и будет протекать дальнейшая деятельность всех структурных подразделений организации. Профессиональные компетенции специалистов в области делопроизводства охватывают широкий спектр знаний и навыков: знание
законодательства и нормативов, техническая грамотность, аналитическое управление, соблюдение конфиденциальности. Они играют важную роль в обеспечении эффективного и рационального управления документами в организации, что в результате влияет на ключевые цели организации. Специалисты выполняют функцию консультирования сотрудников по правилам и процедурам в области делопроизводства. Они должны иметь способность объяснять сложные темы простым и доступным языком, что способствует соблюдению стандартов и норм в организации.
Процесс делопроизводства во всех органах власти базируется на требованиях соответствующих законодательно-правовых и нормативно-методических документов. Но из-за регулярного появления нововведений, внесения изменений и дополнений важно систематически пересматривать эти акты. Под нормативно-правовой базой делопроизводства понимается общность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые определяют порядок взаимодействия с документами в рамках текущей деятельности органа власти . Периодическая диагностика конкретных учреждений на предмет соответствия их систем документационного обеспечения управления действующим нормативно-правовым актам и лучшим практикам работы с документами является актуальной и социально-значимой.
Литературу по теме настоящей магистерской диссертации можно разделить в соответствии с предметно-вопросным принципом на 3 группы:
1) Книги и статьи по управлению государственной собственностью, поскольку это управление выступает основной сферой деятельности рассматриваемого Департамента. Одним из основных трудов, посвященных особенностям и проблемам управления государственной собственностью, следует отметить работу А.Б. Агапова , в которой рассмотрены вопросы повышения эффективности управления собственностью, организационно-правовые формы управления. Г. С. Изотова рассматривает актуальное состояние данной сферы, делает акцент на том, что от управления государственным имуществом зависит национальное экономическое развитие страны. Интересной в рамках настоящего исследования является работа Е.В. Разумовой к вопросу об определении значения государственной собственности, автор поднимает тему того, что нет четкого определения государственной собственности, что понятие является стертым, затрагивает вопрос о недостаточных разработках характеристики категорий собственности.
2) Публикации в целом по документоведению, делопроизводству ДОУ,
управлению документами в организациях, учреждениях, на предприятиях Российской Федерации. В монографиях, учебниках и учебных пособиях, а также в многочисленных статьях и материалах научно-практических конференций рассматриваются фактически все основные аспекты касательно этой сферы. Достаточно содержательными являются, в частности, книги: Ларин М.В. Управление документацией в организациях (М., 2002), Документоведение (под ред. М.В. Ларина, М., 2016), Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления (М., 2017), Доронина Л.А.
Организация и технология документационного обеспечения управления (М., 2020),
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления, Документооборот и делопроизводство (М., 2024) и многие другие. К примеру, С. Л. Кузнецов рассматривает наиболее значимые принципы организации делопроизводства в контексте применения автоматизированных технологий. Он подчёркивает, что оперативность, своевременность, точность и полнота предоставления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений. Автор изложил много новой полезной информации об организации электронного документооборота.
Из числа статей можно назвать публикации Н.А. Храмцовской, Е.Н. Кожановой, Н.Г. Суровцевой, М.В. Ларина. В частности, Н.А. Храмцовская рассматривает вопрос о том, какими необходимыми в современных условиях знаниями и навыками должны обладать специалисты в области управления документами. Отмечена общность и взаимосвязь параметров организации и ведения делопроизводства в органах государственной власти.
Е.Н. Кожанова обращает внимание на организацию работы с документами, которые отражены в типовой инструкции. На первый план она ставит необходимость соблюдения поэтапной работы в ДОУ.
Н.Г. Суровцева и М.В. Ларин в своих статьях рассматривают вопросы о том, какие именно документы должны быть отнесены к электронным, и какое определение следует дать электронному документу. По мнению авторов, теория электронного документа до настоящего времени еще не разработана в необходимом объеме.
3) в третью группу входят публикации, посвященные работе с документами непосредственно в государственных органах Российской Федерации, включая статьи о компетенциях государственных служащих, выполняющих соответствующие функции. Среди них можно выделить работу А.В. Ермолаевой , в которой автор рассматривает вопросы о важности постоянного развития профессионализма для эффективного использования знаний и умений в работе с документами.
Статья А.В. Кузьмина посвящена анализу развития делопроизводственных процессов в органах исполнительной власти. Рассмотрены ключевые нормативно-правовые акты, составляющие основу государственного регулирования в сфере ДОУ. Вопросы делопроизводства и совершенствования управления документами в органах государственной власти исследуют также Н.Б. Зиновьева , А.В. Ермолаева , Л.Р. Фионова .
Ряд статей посвящен работе с обращениями граждан в органах исполнительной власти .
Однако, количество публикаций, посвященных документационному обеспечению управления в органах государственной власти, пока еще сравнительно невелико. Недостаточно исследуются, в частности, такие вопросы, как использование системы электронного документооборота, обобщение опыта, накопленного теми или иными органами власти и др. Актуальность и недостаточная изученность функционирования структурных подразделений по работе с документами в органах исполнительной власти, предопределили выбор темы настоящей магистерской диссертации.
Объектом исследования выступает Департамент по управлению государственной собственностью Томской области.
Предметом исследования является деятельность комитета документационно-кадровой работы Департамента (КДКР).
Цель исследования магистерской диссертации — на основе комплексного исследования анализа функционирования комитета документационно-кадровой работы определить эффективность его деятельности и обосновать рекомендации по оптимизации системы документационного обеспечения управления документами в Департаменте по управлению государственной собственностью Томской области.
Данная цель реализуется в рамках следующих задач:
1) охарактеризовать структуру и нормативно-правовую базу ДУГС ТО, рассмотреть функции гражданских служащих структурных подразделений всех комитетов Департамента, определить место и роль комитета документационно-кадровой работы в общей структуре Департамента;
2) выявить и оценить нормативно-правовые акты, регулирующие функционирование системы ДОУ, в том числе с использованием электронного документооборота в текущем делопроизводстве Департамента.
Купить

Департамент по управлению государственной собственностью Томской области, будучи структурным подразделением Администрации Томской области, выступает основным органом власти по управлению государственной собственностью в регионе. Его деятельность предусматривает создание значительного объема документов для решения управленческих имущественных вопросов.
Специалисты Департамента помогают оформлять и совершать различные действия с государственным имуществом разнопланового вида на законодательном уровне. Они осуществляют также контроль за порядком и сохранением государственной собственности.
В Департаменте задействована линейно-функциональная структура, свойственная многим государственным учреждениям. Деятельность Департамента по управлению государственной собственностью Томской области регулируется большим количеством нормативно-правовых актов, косвенно или напрямую затрагивающих эту сферу. К ним относятся Конституция РФ, федеральные законы, указы президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, нормативно-правовые акты и нормативные документы федеральных органов исполнительной власти, законы и иные нормативные акты Томской области.
Система документационного обеспечения в Департаменте непосредственно связана с обеспечиваемой сферой, т.е. с управлением государственной собственностью, с реализацией целей и задач Департамента. Этим не в последнюю очередь обусловлено выделение в качестве отдельного структурного подразделения комитета документационно-кадровой работы, состоящего, из 6 штатных единиц: председатель комитета, заместитель председателя комитета, секретарь, главный специалист, специалист ДОУ, программист.
Помимо основной своей функции - документационного обеспечения деятельности Департамента, Комитет выполняет еще две важных функции - кадровую работу и системное администрирование. Соответственно сотрудники комитета выполняют достаточно разнообразный, разноплановый объем работы, которая регулируется актуальной нормативно-правовой базой.
Работа комитета строится на основании инструкции по делопроизводству, работа сотрудников регламентируется должностными инструкциями. Обязанности и функции четко разделены и исполняются. Прием корреспонденции в Департаменте ведется централизованно - в КДКР. Документооборот Департамента является смешанным, так как 59
все документы обрабатываются и хранятся как в электронном, так и в бумажном виде.
Доставка документов осуществляется почтой, курьерами, факсом, поступают по электронной почте и в СЭД, а также подаются лично гражданами.
Работой с документами занимается комитет документационно-кадровой работы, состоящий из приемной руководителя, канцелярии, кадрового блока и блока системного администрирования. Основной технологией в рамках документооборота является работа в СЭД в системе Directum. Исследование деятельности КДКР позволило выявить, что алгоритм работы в СЭД между специалистами комитета выстроен так, что не достает синхронизации действий с документами. Для этого предлагается на рассмотрение руководству Департамента введение функции группирования документов по цветовому статусу (цветовая синхронизация документов) с целью экономии времени сотрудников и повышения качества обработки документов.
Актуальной также представляется рекомендация, связанная с организацией проведения цикла обучающих семинаров по использованию функций системы Directum с привлечением специалистов из профильного комитета Администрации Томской области.
Предложенные пути решения выявленных автором проблем будут способствовать совершенствованию документационного обеспечения управления, росту эффективности деятельности сотрудников КДКР и повышению качества работы Департамента в целом.

Купить