Помощь студентам в учебе
Социальные медиа как часть документной системы университета (на примере Национального исследовательского Томского государственного университета)
|
Аннотация 2
Введение 3
1 Социальные медиа и их роль в организации 13
1.1 Подходы к определению понятия «социальные медиа» 13
1.2 Использование социальных медиа в бизнес-процессах 22
2 Социальные медиа в системе управления документами НИ ТГУ 35
2.1 Организация работы с социальными медиа в корпоративной среде как с
документированной информацией 35
2.2 Работа с социальными медиа как частью документной системы в НИ ТГУ:
проблемы и способы решения 55
Заключение 65
Список источников и литературы 69
Введение 3
1 Социальные медиа и их роль в организации 13
1.1 Подходы к определению понятия «социальные медиа» 13
1.2 Использование социальных медиа в бизнес-процессах 22
2 Социальные медиа в системе управления документами НИ ТГУ 35
2.1 Организация работы с социальными медиа в корпоративной среде как с
документированной информацией 35
2.2 Работа с социальными медиа как частью документной системы в НИ ТГУ:
проблемы и способы решения 55
Заключение 65
Список источников и литературы 69
Медиаресурсы давно вошли в жизнь человека и стали неотъемлемой частью общества. Само понятие “медиа” означает средство, с помощью которого один субъект может передать информацию для другого. Другими словами, медиа — это средство коммуникации. По “Словарю медиа и коммуникаций”1 данное понятие, в широком смысле, означает любое средство передачи информации, а в более узком техническое средство или систему массовой передачи информации между субъектами.
Развитие информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) изменило традиционные представления об управлении документами Рукописные документы, которые веками были основным средством письменного общения, уступили место электронным доскам объявлений, электронной почте и социальным сетям.
Стоит отметить, что с развитием технологий и появлением глобальной сети выделяется отдельный вид медиа - социальные медиа. Социальные медиа представляют собой сервисы и платформы в сети Интернет, которые основаны на принципах участия и взаимодействия пользователей между собой . Это означает, что каждый участник подобного сервиса, сайта или платформы может непосредственно реагировать на информацию, но не влиять на неё. Наиболее распространенными видами социальных медиа являются:
- социальные сети;
- видеохостинги;
- файлообменники;
- мессенджеры;
- электронные почтовые ящики;
- веб-сайты;
- др.
В настоящее время социальные медиа включены в работу организаций различной структуры, организационной культуры, профиля деятельности и форм собственности. Они используются как коммерческими, так и некоммерческими организации.
Посредством медиа осуществляется не внутренняя и внешняя коммуникация, но и в целом документирование многих бизнес-процессов. Взаимодействие между сотрудниками, контрагентами, клиентами и другими субъектами через социальные сети документируется непосредственно, т.е. вся передаваемая информация документируется и сохраняется в той системе, в которой осуществляется коммуникация.
Документирование бизнес-процессов позволяет отследить выполнение операций в ходе работы над конкретной задачей. Достаточно часто коммуникация по поводу различных задач осуществляется с помощью социальных медиа. Это представляет интерес с точки зрения управления документами, так как в процессе такой коммуникации в социальных медиа создается и хранится документированная информация1, которая может иметь определенную ценность для организации. В настоящее время это является вызовом для организаций, так как возникает несколько вопросов, которые необходимо прорабатывать специалистам: какие социальные медиа и для каких задач использовать, как организовать работу с информацией в социальных медиа, насколько необходимо регламентировать правила работы с корпоративными социальными медиа .
Национальный исследовательский Томский государственный университет (НИ ТГУ), как и большинство современных образовательных учреждений, использует в своей работе социальные медиа. В связи со сложным организационным устройством университета и многочисленным штатом сотрудников различных должностных позиций и категорий, а также необходимостью позиционироваться во внешней среде (социальные медиа являются массовым типом коммуникации с наивысшей скоростью распространения информации) невозможно обойтись без включения социальных медиа в бизнес-процессы НИ ТГУ.
С помощью мессенджеров и социальных сетей производится не только обсуждение рабочих вопросов и информирование сотрудников, но и принятие управленческих решений. Социальные сети, сайт и электронная почта также используются для коммуникации с внешними агентами, при работе с которыми необходимо опираться не только на принятые локально¬нормативные акты университета и принципы корпоративной этики, но и на существующие федеральные законы в сфере работы с информацией и рекламы . Несоблюдение данных правил может привести к рискам для организации, в том числе потери репутации вуза или штрафам, поэтому важно, чтобы у сотрудников было четкое понимание того, как работать с социальными медиа во время выполнения должностных обязанностей.
В настоящее время использование социальных медиа практически не контролируется со стороны университета. Внимание обращается, в первую очередь, только на риски. Структурные подразделения университета при работе с социальными медиа руководствуются исключительно собственными сложившимися практиками работы с ними и действуют, исходя из ситуации.
Другими словами, в НИ ТГУ отсутствуют локальные нормативные акты, регулирующие работу с социальными медиа, нет четких правил о том, как должны быть организованы деловые коммуникации представителя университета в сети Интернет.
Большинство установок проговариваются высшим руководством только на совещаниях как рекомендация к действию, но при этом отсутствуют какие-либо документы, которые непосредственно дают указания.
Кроме того, существует вопрос необходимости закрепления правообладания аккаунтами организации в социальных медиа для обеспечения доступа к информации, которая может относиться к основной деятельности университета. Принятие управленческих решений, коммуникация с внешними физическими и юридическими лицами отражают бизнес-процессы НИ ТГУ. В связи с этим возникает необходимость в проработке вопросов сохранения данной информации внутри документной системы университета. Этот процесс затрудняется, если переписка ведется с личных аккаунтов сотрудника, а также в случае, если корпоративный аккаунт в социальных сетях привязан к личной странице одного сотрудника. Это может привести к затруднению доступа к информации или же к полной её утрате, что может быть критичным при возникновении спорных ситуаций, необходимости обратиться к прошлым обсуждениям или принятым решениям с помощью социальных медиа, а также в случае, если на аккаунте содержалась информация, которая может относиться к цифровому наследию организации.
При общении с помощью социальных медиа, каждый пользователь оставляет цифровой след в каком-либо виде. Это может происходить в виде текстового диалога, отправкой аудио-, видеофайла или фотографии, или же какая-либо реакция на сообщение, запись или блог - каждое действие документируется и имеет отражение на платформе. Поэтому важно определить, представляет ли данная документированная информация ценность для пользователя, стоит ли её сохранить или перенести в какую либо другую форму представления данных.
В современных реалиях социальные медиа неразрывно связаны с бизнес-процессами организации. Они являются средствами
документирования коммуникаций по основной деятельности, поэтому важно регламентировать работу с теми сервисами и платформами, с помощью которых происходит взаимодействие внутри бизнес-процессов.
Для управления документами является важным вопрос сохранения информации, обеспечения к ней доступа в корпоративной среде и защиты от несанкционированного доступа. Важно понимать, как необходимо организовать систему управления в организации, чтобы одновременно обеспечить эффективную деловую коммуникацию посредством социальных медиа, но при этом иметь возможность сохранить всю информацию, создаваемую с помощью социальных медиа, внутри организации.
Отсюда вытекает проблема исследования: как социальные медиа включены с документную систему организации и какую роль в ней они играют?
Социальные медиа в контексте управления документами практически не рассматриваются в научной литературе, что свидетельствует о том, что в настоящее время нет единого представления о том, как управлять данным видом документированной информацией, происходит аккумулирование и описание опыта. Существующие работы не приводят однозначных правил работы, а описывают отдельные практики.
Для определения степени изученности темы были проанализированы научные работы зарубежных авторов и российских авторов, связанные с социальными медиа и работой с ними в сфере управления документами. Важно отметить, что наибольшее количество литературы по теории социальных медиа англоязычная. Отечественные авторы, в основном, анализируют труды зарубежных коллег и формулируют выводы с опорой на собственный опыт.
Всю изученную во время подготовки магистерской диссертации литературу можно разделить на несколько смысловых блоков:
Первый блок посвящен понятию социальных медиа. В данной группе представлены теоретические материалы, в первую очередь, учебники по теории медиа и социальных медиа, которые позволяют определить их сущность и общий видовой состав.
Анализ литературы показал, что среди специалистов нет единого понимания термина «социальные медиа» , но все авторы сходятся на том, что социальные медиа - это сервис, платформа, приложение и т.д., которое позволяет массово обмениваться информацией с другими пользователями и реагировать на неё. Изучение подходов к понятию социальных медиа позволяет определить рамки исследования.
Стоит отметить, что теория социальных медиа преимущественно рассматривается с позиции деятельности журналиста. Подобный подход в данном исследовании не исключается. Кроме того, социальные медиа в работе университета используются, в том числе, как аналог СМИ. Управление информационной политики университета в своей деятельности при работе с социальными медиа, в первую очередь, обращается к федеральным законам об образовании и о рекламе, что зафиксировано в положении о структурном подразделении.
Взгляд на социальные медиа с позиции журналиста важен для данного исследования, так как дает представление о том, с помощью каких каналов коммуникации может устанавливаться взаимодействие с лицами из внешней среды организации.
Второй блок связан с принципами управления документами в цифровой среде. Социальные медиа существуют в веб-пространстве, поэтому к ним применимы принципы работы с цифровыми документами. В данном блоке поднимаются вопросы, связанные с цифровой экономикой и с управлением документами в этом контексте, а также проблемы и вызовы работы с электронными документами1.
Третий блок посвящен работе с социальными медиа в корпоративной среде. Авторы рассматривают практики работы с социальными медиа как частью корпоративной культуры. Поднимаются вопросы использования социальных медиа в организации, правил работы с ними, а также рассматриваются социальные медиа с позиции управления документами с учетом отечественного и зарубежного опыта2.
Исследование опирается на несколько групп источников, которые позволяют с опорой на литературу определить место социальных медиа в документной системе организации.
Первая группа включает в себя Федеральные законы и подзаконные акты, которые регламентируют работу с информацией в цифровой среде. Без опоры на законодательство невозможно определить границы, в которых можно использовать социальные медиа и управлять информацией, создаваемой в них как документом. К источникам второй группы относятся нормативные акты других стран, что позволяет оценить зарубежный опыт управления документами в социальных медиа. Немало важным для работы является третий блок, представленный стандартами по управлению документами. Все эти три группы можно объединить под одну общую задачу - такие источники являются необходимой базой для определения места социальных медиа в управлении документами.
Также можно выделить ещё две важные группы источников: статистические данные и отчеты, интервью с экспертами, интегрирующих функции медиа в корпоративную среду. Данные группы источников представляют интерес с точки зрения отслеживания динамики обращения к социальным медиа в организации, роста их охвата в целом, а также для анализа существующих практик организации работы с социальными медиа. Это позволяет выявить их положительные стороны и недостатки, а также определить степень необходимости использования социальных медиа в бизнес-процессах организации.
Последняя, шестая, группа источников связана с цифровыми ресурсами НИ ТГУ. Так как в работе рассматривается Национальный исследовательский Томский государственный университет, поэтому важно обратиться ко всем официальным страницам и аккаунтам университета. Это необходимо для оценки качественного и количественного разнообразия сервисов, относящихся к социальным медиа, их роль в работе НИ ТГУ, а также для дальнейшей оценки рисков и предложения путей их минимизации.
Объектом исследования является документная система.
Предмет исследования представляют социальные медиа как часть системы управления документами.
Национальный исследовательский Томский государственный университет является крупным образовательным учреждением, в котором социальные медиа занимают отдельное место в бизнес-процессах. Это позволяет на его примере проанализировать практики работы с социальными медиа и предложить рекомендации, как можно организовать работу с данным видом документированной информации в системе управления документами.
Для решения описанной выше проблемы поставлена цель предложить меры по включению социальных медиа в документную систему Национального исследовательского Томского государственного
университета (НИ ТГУ).
На основе поставленной цели выделяются следующие задачи:
1. Охарактеризовать роль социальных медиа в деятельности организации.
2. Дать оценку нормативной базы? работы с социальными медиа в НИ ТГУ.
3. Выявить проблемы и возможности, а также определить риски, связанные с отсутствием регулирования работы с социальными медиа в НИ ТГУ.
При проведении исследования использовались общетеоретические научные методы: анализ, синтез, дедукция, индукция, а также эмпирический: включенное наблюдение.
Результатом магистерской диссертации является заключение о возможности включения социальных медиа в документную систему НИ ТГУ, а также необходимости регламентации работы с данным типом документированной информации.
Прикладное значение исследования для университета связано с совершенствованием актуальной нормативной базы управления документами в ТГУ. Регламентация позволит минимизировать риски утечки информации или же её утраты. Разделение личных платформ от корпоративных позволит не только сохранить всю накопленную информацию, но и предотвратит возможные репутационные издержки, так как при официальных обращениях важно, чтобы принадлежность сотрудника отражалась в домене — это является элементом верификации пользователя в сети и повышает уровень доверия адресата.
Закрепление прав на владение корпоративными социальными сетями за организацией позволяет избежать рисков утраты аккаунтов при уходе сотрудника с занимаемой должности, так как в корпоративной культуре будет зафиксировано, что все корпоративные аккаунты принадлежат Университету и не могут быть привязаны к личным аккаунтам сотрудников. Возможная теоретическая ценность связана с характеристикой возможных способов управления документированной информацией, создаваемой с использованием социальных медиа. Это позволит определить возможности регламентации правил работы с социальными медиа .
Развитие информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) изменило традиционные представления об управлении документами Рукописные документы, которые веками были основным средством письменного общения, уступили место электронным доскам объявлений, электронной почте и социальным сетям.
Стоит отметить, что с развитием технологий и появлением глобальной сети выделяется отдельный вид медиа - социальные медиа. Социальные медиа представляют собой сервисы и платформы в сети Интернет, которые основаны на принципах участия и взаимодействия пользователей между собой . Это означает, что каждый участник подобного сервиса, сайта или платформы может непосредственно реагировать на информацию, но не влиять на неё. Наиболее распространенными видами социальных медиа являются:
- социальные сети;
- видеохостинги;
- файлообменники;
- мессенджеры;
- электронные почтовые ящики;
- веб-сайты;
- др.
В настоящее время социальные медиа включены в работу организаций различной структуры, организационной культуры, профиля деятельности и форм собственности. Они используются как коммерческими, так и некоммерческими организации.
Посредством медиа осуществляется не внутренняя и внешняя коммуникация, но и в целом документирование многих бизнес-процессов. Взаимодействие между сотрудниками, контрагентами, клиентами и другими субъектами через социальные сети документируется непосредственно, т.е. вся передаваемая информация документируется и сохраняется в той системе, в которой осуществляется коммуникация.
Документирование бизнес-процессов позволяет отследить выполнение операций в ходе работы над конкретной задачей. Достаточно часто коммуникация по поводу различных задач осуществляется с помощью социальных медиа. Это представляет интерес с точки зрения управления документами, так как в процессе такой коммуникации в социальных медиа создается и хранится документированная информация1, которая может иметь определенную ценность для организации. В настоящее время это является вызовом для организаций, так как возникает несколько вопросов, которые необходимо прорабатывать специалистам: какие социальные медиа и для каких задач использовать, как организовать работу с информацией в социальных медиа, насколько необходимо регламентировать правила работы с корпоративными социальными медиа .
Национальный исследовательский Томский государственный университет (НИ ТГУ), как и большинство современных образовательных учреждений, использует в своей работе социальные медиа. В связи со сложным организационным устройством университета и многочисленным штатом сотрудников различных должностных позиций и категорий, а также необходимостью позиционироваться во внешней среде (социальные медиа являются массовым типом коммуникации с наивысшей скоростью распространения информации) невозможно обойтись без включения социальных медиа в бизнес-процессы НИ ТГУ.
С помощью мессенджеров и социальных сетей производится не только обсуждение рабочих вопросов и информирование сотрудников, но и принятие управленческих решений. Социальные сети, сайт и электронная почта также используются для коммуникации с внешними агентами, при работе с которыми необходимо опираться не только на принятые локально¬нормативные акты университета и принципы корпоративной этики, но и на существующие федеральные законы в сфере работы с информацией и рекламы . Несоблюдение данных правил может привести к рискам для организации, в том числе потери репутации вуза или штрафам, поэтому важно, чтобы у сотрудников было четкое понимание того, как работать с социальными медиа во время выполнения должностных обязанностей.
В настоящее время использование социальных медиа практически не контролируется со стороны университета. Внимание обращается, в первую очередь, только на риски. Структурные подразделения университета при работе с социальными медиа руководствуются исключительно собственными сложившимися практиками работы с ними и действуют, исходя из ситуации.
Другими словами, в НИ ТГУ отсутствуют локальные нормативные акты, регулирующие работу с социальными медиа, нет четких правил о том, как должны быть организованы деловые коммуникации представителя университета в сети Интернет.
Большинство установок проговариваются высшим руководством только на совещаниях как рекомендация к действию, но при этом отсутствуют какие-либо документы, которые непосредственно дают указания.
Кроме того, существует вопрос необходимости закрепления правообладания аккаунтами организации в социальных медиа для обеспечения доступа к информации, которая может относиться к основной деятельности университета. Принятие управленческих решений, коммуникация с внешними физическими и юридическими лицами отражают бизнес-процессы НИ ТГУ. В связи с этим возникает необходимость в проработке вопросов сохранения данной информации внутри документной системы университета. Этот процесс затрудняется, если переписка ведется с личных аккаунтов сотрудника, а также в случае, если корпоративный аккаунт в социальных сетях привязан к личной странице одного сотрудника. Это может привести к затруднению доступа к информации или же к полной её утрате, что может быть критичным при возникновении спорных ситуаций, необходимости обратиться к прошлым обсуждениям или принятым решениям с помощью социальных медиа, а также в случае, если на аккаунте содержалась информация, которая может относиться к цифровому наследию организации.
При общении с помощью социальных медиа, каждый пользователь оставляет цифровой след в каком-либо виде. Это может происходить в виде текстового диалога, отправкой аудио-, видеофайла или фотографии, или же какая-либо реакция на сообщение, запись или блог - каждое действие документируется и имеет отражение на платформе. Поэтому важно определить, представляет ли данная документированная информация ценность для пользователя, стоит ли её сохранить или перенести в какую либо другую форму представления данных.
В современных реалиях социальные медиа неразрывно связаны с бизнес-процессами организации. Они являются средствами
документирования коммуникаций по основной деятельности, поэтому важно регламентировать работу с теми сервисами и платформами, с помощью которых происходит взаимодействие внутри бизнес-процессов.
Для управления документами является важным вопрос сохранения информации, обеспечения к ней доступа в корпоративной среде и защиты от несанкционированного доступа. Важно понимать, как необходимо организовать систему управления в организации, чтобы одновременно обеспечить эффективную деловую коммуникацию посредством социальных медиа, но при этом иметь возможность сохранить всю информацию, создаваемую с помощью социальных медиа, внутри организации.
Отсюда вытекает проблема исследования: как социальные медиа включены с документную систему организации и какую роль в ней они играют?
Социальные медиа в контексте управления документами практически не рассматриваются в научной литературе, что свидетельствует о том, что в настоящее время нет единого представления о том, как управлять данным видом документированной информацией, происходит аккумулирование и описание опыта. Существующие работы не приводят однозначных правил работы, а описывают отдельные практики.
Для определения степени изученности темы были проанализированы научные работы зарубежных авторов и российских авторов, связанные с социальными медиа и работой с ними в сфере управления документами. Важно отметить, что наибольшее количество литературы по теории социальных медиа англоязычная. Отечественные авторы, в основном, анализируют труды зарубежных коллег и формулируют выводы с опорой на собственный опыт.
Всю изученную во время подготовки магистерской диссертации литературу можно разделить на несколько смысловых блоков:
Первый блок посвящен понятию социальных медиа. В данной группе представлены теоретические материалы, в первую очередь, учебники по теории медиа и социальных медиа, которые позволяют определить их сущность и общий видовой состав.
Анализ литературы показал, что среди специалистов нет единого понимания термина «социальные медиа» , но все авторы сходятся на том, что социальные медиа - это сервис, платформа, приложение и т.д., которое позволяет массово обмениваться информацией с другими пользователями и реагировать на неё. Изучение подходов к понятию социальных медиа позволяет определить рамки исследования.
Стоит отметить, что теория социальных медиа преимущественно рассматривается с позиции деятельности журналиста. Подобный подход в данном исследовании не исключается. Кроме того, социальные медиа в работе университета используются, в том числе, как аналог СМИ. Управление информационной политики университета в своей деятельности при работе с социальными медиа, в первую очередь, обращается к федеральным законам об образовании и о рекламе, что зафиксировано в положении о структурном подразделении.
Взгляд на социальные медиа с позиции журналиста важен для данного исследования, так как дает представление о том, с помощью каких каналов коммуникации может устанавливаться взаимодействие с лицами из внешней среды организации.
Второй блок связан с принципами управления документами в цифровой среде. Социальные медиа существуют в веб-пространстве, поэтому к ним применимы принципы работы с цифровыми документами. В данном блоке поднимаются вопросы, связанные с цифровой экономикой и с управлением документами в этом контексте, а также проблемы и вызовы работы с электронными документами1.
Третий блок посвящен работе с социальными медиа в корпоративной среде. Авторы рассматривают практики работы с социальными медиа как частью корпоративной культуры. Поднимаются вопросы использования социальных медиа в организации, правил работы с ними, а также рассматриваются социальные медиа с позиции управления документами с учетом отечественного и зарубежного опыта2.
Исследование опирается на несколько групп источников, которые позволяют с опорой на литературу определить место социальных медиа в документной системе организации.
Первая группа включает в себя Федеральные законы и подзаконные акты, которые регламентируют работу с информацией в цифровой среде. Без опоры на законодательство невозможно определить границы, в которых можно использовать социальные медиа и управлять информацией, создаваемой в них как документом. К источникам второй группы относятся нормативные акты других стран, что позволяет оценить зарубежный опыт управления документами в социальных медиа. Немало важным для работы является третий блок, представленный стандартами по управлению документами. Все эти три группы можно объединить под одну общую задачу - такие источники являются необходимой базой для определения места социальных медиа в управлении документами.
Также можно выделить ещё две важные группы источников: статистические данные и отчеты, интервью с экспертами, интегрирующих функции медиа в корпоративную среду. Данные группы источников представляют интерес с точки зрения отслеживания динамики обращения к социальным медиа в организации, роста их охвата в целом, а также для анализа существующих практик организации работы с социальными медиа. Это позволяет выявить их положительные стороны и недостатки, а также определить степень необходимости использования социальных медиа в бизнес-процессах организации.
Последняя, шестая, группа источников связана с цифровыми ресурсами НИ ТГУ. Так как в работе рассматривается Национальный исследовательский Томский государственный университет, поэтому важно обратиться ко всем официальным страницам и аккаунтам университета. Это необходимо для оценки качественного и количественного разнообразия сервисов, относящихся к социальным медиа, их роль в работе НИ ТГУ, а также для дальнейшей оценки рисков и предложения путей их минимизации.
Объектом исследования является документная система.
Предмет исследования представляют социальные медиа как часть системы управления документами.
Национальный исследовательский Томский государственный университет является крупным образовательным учреждением, в котором социальные медиа занимают отдельное место в бизнес-процессах. Это позволяет на его примере проанализировать практики работы с социальными медиа и предложить рекомендации, как можно организовать работу с данным видом документированной информации в системе управления документами.
Для решения описанной выше проблемы поставлена цель предложить меры по включению социальных медиа в документную систему Национального исследовательского Томского государственного
университета (НИ ТГУ).
На основе поставленной цели выделяются следующие задачи:
1. Охарактеризовать роль социальных медиа в деятельности организации.
2. Дать оценку нормативной базы? работы с социальными медиа в НИ ТГУ.
3. Выявить проблемы и возможности, а также определить риски, связанные с отсутствием регулирования работы с социальными медиа в НИ ТГУ.
При проведении исследования использовались общетеоретические научные методы: анализ, синтез, дедукция, индукция, а также эмпирический: включенное наблюдение.
Результатом магистерской диссертации является заключение о возможности включения социальных медиа в документную систему НИ ТГУ, а также необходимости регламентации работы с данным типом документированной информации.
Прикладное значение исследования для университета связано с совершенствованием актуальной нормативной базы управления документами в ТГУ. Регламентация позволит минимизировать риски утечки информации или же её утраты. Разделение личных платформ от корпоративных позволит не только сохранить всю накопленную информацию, но и предотвратит возможные репутационные издержки, так как при официальных обращениях важно, чтобы принадлежность сотрудника отражалась в домене — это является элементом верификации пользователя в сети и повышает уровень доверия адресата.
Закрепление прав на владение корпоративными социальными сетями за организацией позволяет избежать рисков утраты аккаунтов при уходе сотрудника с занимаемой должности, так как в корпоративной культуре будет зафиксировано, что все корпоративные аккаунты принадлежат Университету и не могут быть привязаны к личным аккаунтам сотрудников. Возможная теоретическая ценность связана с характеристикой возможных способов управления документированной информацией, создаваемой с использованием социальных медиа. Это позволит определить возможности регламентации правил работы с социальными медиа .
Социальные медиа являются не только способом массовой коммуникации в повседневной жизни, но также используются в профессиональной сфере и встраиваются в бизнес-процессы организаций. Среди теоретиков до сих пор идут споры о дефиниции социальных медиа, но несмотря на это, выделяются общие характерные черты, которые и формируют основные рамки понятия. Основное отличие социальных медиа от других средств коммуникации состоит в том, что социальные медиа позволяют установить диалог в ходе передачи информации, поэтому основными преимуществами социальных медиа можно обозначить следующее:
1. Возможна как прямая коммуникация между пользователями с помощью непосредственного общения, так и возможность публикации собственного контента для аудитории. Таким образом, каждый пользователь может являться автором внутри платформы.
2. Социальные медиа позволяют индивидам объединяться в сообщества для продвижения собственных взглядов, идей или же какого- либо совместного продукта.
3. Общение может происходить как в оперативном режиме, когда выстраивается живой диалог, так и в режиме ожидания, когда получатель сообщения реагирует на него не сразу, а спустя какое-либо время.
4. Социальные медиа предполагают взаимодействие людей между собой только в веб пространстве. При этом каждый пользователь может являться транслятором или ретранслятором информации, а также иметь возможность влиять (реагировать) на информацию, в связи с чем значительно повышается скорость распространения информации среди аудитории.
Социальные медиа, как тип массовой коммуникации имеют несколько важных свойств:
1) контент в социальных медиа - документированная информация, которая имеет реквизиты даты, времени, авторство и само содержание;
2) деятельность организации в социальных медиа всегда является отражением реализации определенной стратегии: имеет цель, а также конкретные задачи, которые решаются деятельностью на конкретной веб-платформе.
В ходе исследования было установлено, что включение социальных медиа в часть организационной системы и использование данного типа коммуникации в бизнес-процессах положительно сказывается на эффективности сотрудников, так как использование привычных каналов коммуникации приводит к непроизвольной погруженности в процессы организации даже вне рабочего времени.
Таким образом, социальные медиа сегодня становятся частью бизнес- процессов организации, выступая в качестве канала коммуникации, весь процесс взаимодействия в котором документируется. При этом социальные медиа наибольшее значение имеют в вспомогательных бизнес-процессах, но также включаются в процессы по основной деятельности и в управленческие.
Наибольший интерес к социальным медиа в рамках исследования представляют образовательные учреждения высшего образования. Национальный исследовательский Томский государственный университет является типичным вузом России, в котором существует ряд проблем, связанный с формализацией организации процесса работы с социальными медиа. В университете существуют закрепившиеся практики, которые позволяют эффективно выстраивать коммуникации, но отсутствие четких инструкций, регламентов и, соответственно, определенной однозначной позиции приводит к тому, что далеко не всегда удается применить отдельные практики организации работы в цифровом пространстве, в том числе с использованием социальных медиа.
Анализ федеральных законов, а также локальных нормативных актов НИ ТГУ привел к выводу о необходимости разработки отдельного нормативного документа, который будет регулировать работу с социальными медиа внутри организации - на данный момент в НИ ТГУ не существует специальных правил работы с социальными медиа. Это является необходимым, для обеспечения как систематизации каналов коммуникации, что позволит повысить эффективность управления документами в цифровом пространстве, в том числе социальных медиа.
Исследование внутренней системы университета выявило несколько проблем, связанных с работой с социальными медиа:
- отсутствие четкой и однозначной политики в рамках использования медиа ресурсов (в первую очередь, касается использования корпоративной электронной почты, которая заводится сотрудниками по их собственному желанию, что не является верным решением со стороны руководства);
- смешение каналов коммуникации между различными сервисами социальных медиа при работе над одной задачей;
- отсутствие централизованной и регламентированной политики касаемо правообладания официальными ресурсами университета в социальных медиа;
- вопрос организации хранения информации из социальных медиа, которая представляет юридическую значимость (с её помощью возможно подтвердить конкретный факт), связана с финансами или является источником цифрового наследия университета.
Таким образом для обеспечения включения социальных медиа в документную систему университета необходимо проработать следующие шаги:
1. Закрепить использование корпоративной электронной почты для выполнения должностных обязанностей сотрудником, исключив использование личной электронной почты для решения рабочих задач.
2. Закрепить за НИ ТГУ права собственности на официальные страницы университета и его структурных подразделений.
3. Установить правила по обеспечению минимизации каналов коммуникации при выполнении задач, где взаимодействие происходит с определенной группой лиц. При взаимодействии с неопределенным количеством получателей информации, наоборот, необходимо использовать наибольшее число каналов.
4. Определить важные категории документированной информации из социальных медиа университета. Данная информация должна быть подтверждением конкретного факта, также возможна организация хранения определенного типа справочной информации (например, о статистике посещения ресурсов университета), что в дальнейшем может быть использовано при планировании управленческих решений.
5. На основе изложенных пунктов выше, а также опираясь на федеральные законы и информационную политику университета, разработать нормативный акт, регулирующий организацию работы с социальными медиа как с документированной информацией.
1. Возможна как прямая коммуникация между пользователями с помощью непосредственного общения, так и возможность публикации собственного контента для аудитории. Таким образом, каждый пользователь может являться автором внутри платформы.
2. Социальные медиа позволяют индивидам объединяться в сообщества для продвижения собственных взглядов, идей или же какого- либо совместного продукта.
3. Общение может происходить как в оперативном режиме, когда выстраивается живой диалог, так и в режиме ожидания, когда получатель сообщения реагирует на него не сразу, а спустя какое-либо время.
4. Социальные медиа предполагают взаимодействие людей между собой только в веб пространстве. При этом каждый пользователь может являться транслятором или ретранслятором информации, а также иметь возможность влиять (реагировать) на информацию, в связи с чем значительно повышается скорость распространения информации среди аудитории.
Социальные медиа, как тип массовой коммуникации имеют несколько важных свойств:
1) контент в социальных медиа - документированная информация, которая имеет реквизиты даты, времени, авторство и само содержание;
2) деятельность организации в социальных медиа всегда является отражением реализации определенной стратегии: имеет цель, а также конкретные задачи, которые решаются деятельностью на конкретной веб-платформе.
В ходе исследования было установлено, что включение социальных медиа в часть организационной системы и использование данного типа коммуникации в бизнес-процессах положительно сказывается на эффективности сотрудников, так как использование привычных каналов коммуникации приводит к непроизвольной погруженности в процессы организации даже вне рабочего времени.
Таким образом, социальные медиа сегодня становятся частью бизнес- процессов организации, выступая в качестве канала коммуникации, весь процесс взаимодействия в котором документируется. При этом социальные медиа наибольшее значение имеют в вспомогательных бизнес-процессах, но также включаются в процессы по основной деятельности и в управленческие.
Наибольший интерес к социальным медиа в рамках исследования представляют образовательные учреждения высшего образования. Национальный исследовательский Томский государственный университет является типичным вузом России, в котором существует ряд проблем, связанный с формализацией организации процесса работы с социальными медиа. В университете существуют закрепившиеся практики, которые позволяют эффективно выстраивать коммуникации, но отсутствие четких инструкций, регламентов и, соответственно, определенной однозначной позиции приводит к тому, что далеко не всегда удается применить отдельные практики организации работы в цифровом пространстве, в том числе с использованием социальных медиа.
Анализ федеральных законов, а также локальных нормативных актов НИ ТГУ привел к выводу о необходимости разработки отдельного нормативного документа, который будет регулировать работу с социальными медиа внутри организации - на данный момент в НИ ТГУ не существует специальных правил работы с социальными медиа. Это является необходимым, для обеспечения как систематизации каналов коммуникации, что позволит повысить эффективность управления документами в цифровом пространстве, в том числе социальных медиа.
Исследование внутренней системы университета выявило несколько проблем, связанных с работой с социальными медиа:
- отсутствие четкой и однозначной политики в рамках использования медиа ресурсов (в первую очередь, касается использования корпоративной электронной почты, которая заводится сотрудниками по их собственному желанию, что не является верным решением со стороны руководства);
- смешение каналов коммуникации между различными сервисами социальных медиа при работе над одной задачей;
- отсутствие централизованной и регламентированной политики касаемо правообладания официальными ресурсами университета в социальных медиа;
- вопрос организации хранения информации из социальных медиа, которая представляет юридическую значимость (с её помощью возможно подтвердить конкретный факт), связана с финансами или является источником цифрового наследия университета.
Таким образом для обеспечения включения социальных медиа в документную систему университета необходимо проработать следующие шаги:
1. Закрепить использование корпоративной электронной почты для выполнения должностных обязанностей сотрудником, исключив использование личной электронной почты для решения рабочих задач.
2. Закрепить за НИ ТГУ права собственности на официальные страницы университета и его структурных подразделений.
3. Установить правила по обеспечению минимизации каналов коммуникации при выполнении задач, где взаимодействие происходит с определенной группой лиц. При взаимодействии с неопределенным количеством получателей информации, наоборот, необходимо использовать наибольшее число каналов.
4. Определить важные категории документированной информации из социальных медиа университета. Данная информация должна быть подтверждением конкретного факта, также возможна организация хранения определенного типа справочной информации (например, о статистике посещения ресурсов университета), что в дальнейшем может быть использовано при планировании управленческих решений.
5. На основе изложенных пунктов выше, а также опираясь на федеральные законы и информационную политику университета, разработать нормативный акт, регулирующий организацию работы с социальными медиа как с документированной информацией.
Подобные работы
- КОРПОРАТИВНЫЙ САЙТ СОВРЕМЕННОГО РОССИЙСКОГО ВУЗА КАК ИНФОРМАЦИОННЫЙ РЕСУРС ПАБЛИСИТИ (НА ПРИМЕРЕ НАЦИОНАЛЬНОГО И ССЛЕДОВАТЕЛЬСКОГО ТОМСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА ИНАЦИОНАЛЬНОГО ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОГО ТОМСКОГО ПОЛИТЕХНИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТА)
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4750 р. Год сдачи: 2023 - ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ В АСПЕКТЕ ЖАНРОВО-СТИЛИСТИЧЕСКОЙ КЛАССИФИКАЦИИ (на материале текстов Сибирского федерального университета)
Магистерская диссертация, русский язык. Язык работы: Русский. Цена: 4900 р. Год сдачи: 2018