ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ ПРОЦЕДУР ПРИЕМА НА РАБОТУ, ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТПУСКА И УВОЛЬНЕНИЯ РАБОТНИКА
|
АННОТАЦИЯ 3
Введение 5
1 Нормативное регулирование оформления трудовых отношений
в Российской Федерации 12
1.1 Нормативная база оформления трудовых отношений федерального уровня 12
1.2 Локальные нормативные акты в сфере оформления трудовых отношений 18
1.3 Государственный контроль соблюдения законодательства при оформлении трудовых отношений 21
2 Документирование и порядок оформления основных кадровых процедур 27
2.1 Оформление приема на работу 27
2.2 Оформление предоставления отпуска 35
2.3 Оформление увольнения работника 39
3 Изменения в порядке оформления основных кадровых процедур в период пандемии covid-19 45
Заключение 57
Список использованных источников и литературы 61
Введение 5
1 Нормативное регулирование оформления трудовых отношений
в Российской Федерации 12
1.1 Нормативная база оформления трудовых отношений федерального уровня 12
1.2 Локальные нормативные акты в сфере оформления трудовых отношений 18
1.3 Государственный контроль соблюдения законодательства при оформлении трудовых отношений 21
2 Документирование и порядок оформления основных кадровых процедур 27
2.1 Оформление приема на работу 27
2.2 Оформление предоставления отпуска 35
2.3 Оформление увольнения работника 39
3 Изменения в порядке оформления основных кадровых процедур в период пандемии covid-19 45
Заключение 57
Список использованных источников и литературы 61
Важной частью деятельности любой организации являются трудовые отношения. Как у работодателя, так и у работника существует потребность в их документационном оформлении. Кроме того, это является требованием законодательства.
Актуальность данной выпускной квалификационной работы связана с тем, что документационное сопровождение трудовых отношений является важной и общей для всех организаций частью документооборота. Так как, несмотря на отличия предприятий различных форм собственности и сфер деятельности, необходимость в оформлении трудовых отношений распространяется на всех .
Руководители организаций несут персональную ответственность за надлежащее оформление трудовых отношений, они заинтересованы в том, чтобы избежать последствий нарушения норм трудового законодательства при ведении кадрового делопроизводства (предписания трудовой и налоговой инспекций, наложение штрафов, судебные разбирательства с работниками и профсоюзными организациями и т.д.).
Работникам надлежащее оформление трудовых отношений обеспечивает соблюдение их прав на социальные гарантии, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации. Например, предоставление и оплата больничного листа, ежегодного отпуска, особые условия труда для беременных и др.
Государство, в свою очередь, тоже заинтересовано в соблюдении законодательства в сфере трудовых отношений, поскольку от этого зависят налоговые сборы. Поэтому оно осуществляет свой контроль в этой сфере, в том числе и посредством проверки кадровой документации.
Отдельные требования законодательства в этой сфере периодически меняются, и методические пособия и рекомендации по оформлению кадровых процедур устаревают. Поэтому возникает необходимость в решении этой проблемы путем поиска актуальной информации, ее систематизации и обобщении в одном месте для удобства при практическом использовании.
Например, недавние изменения в трудовом законодательстве, связанные с электронными трудовыми книжками и текущей пандемией covid-19, вызывают необходимость для специалистов в сфере кадрового делопроизводства корректировать сложившиеся в организации процедуры оформления трудовых отношений, а также соответствующие локальные нормативные акты.
Для исследования порядка документационного сопровождения трудовых отношений были выбраны процедуры приема на работу, предоставления отпуска и увольнения сотрудника, так как именно они обязательно встречаются в трудовой деятельности любого человека.
Данная тема в силу своей востребованности и актуальности достаточно широко освещена в профессиональной литературе, которую можно разделить на четыре группы по предметно-вопросному принципу.
К первой группе относится литература, освещающая нормативную базу кадрового делопроизводства, а также теоретические основы документационного оформления трудовых отношений. В качестве примера можно привести учебное пособие Т. М. Савенковой , в котором представлена и охарактеризована нормативно-методическая база кадрового делопроизводства в организации. А в работе О. А Курсовой особое внимание уделяется порядку составления и оформления кадровых документов с учетом требований законодательства Российской Федерации в сфере трудовых отношений. Также к этой группе относятся учебные пособия таких авторов, как: Т. В. Кузнецова , Д. Г. Абуладзе и И. Б. Выпряжкина , И. Н. Кузнецов .
Ко второй группе были отнесены работы, в которых рассматриваются практические аспекты документирования конкретных кадровых процедур, а также порядок проверки кадровой документации государственными контролирующими органами. Например, в статьях Ю. Ю. Жижериной и А. Н. Славинской рассматривается порядок
документационного оформления таких кадровых процедур как отпуск и увольнение, а в статье И. И. Наделяевой описаны изменения в алгоритме оформления приема на работу, связанные с переходом на электронные трудовые книжки.
В рамках этой группы стоит отметить статьи С.В. Россола и А.Е Криницына , которые освещают процедуры проверки оформления трудовых отношений Государственными инспекциями труда.
К третьей группе были отнесены статьи, в которых представлены обзоры случаев судебной практики, связанных с неправомерным оформлением кадровых документов. Среди них можно выделить статьи Н. В. Пластининой и Е. В. Конюховой : приведенные в них примеры судебных решений были использованы в данной работе для наглядной иллюстрации последствий нарушений в оформлении рассмотренных кадровых процедур.
Четвертая группа включает в себя статьи, посвященные изменениям в оформлении кадровых процедур в период пандемии covid-19. Наиболее значимые нововведения в сфере кадрового делопроизводства этого периода: электронные трудовые книжки, изменения в трудовом законодательстве в части регулирования дистанционного труда, государственный эксперимент по использованию электронных кадровых документов. Информация по этим вопросам на данный момент наиболее полно раскрыта в статьях профессиональных журналов и специализированных интернет-ресурсах, которые позволяют узнать экспертное мнение практикующих специалистов об актуальных изменениях в трудовом законодательстве и текущих требованиях к оформлению кадровых документов.
Например, в статьях специалиста по кадровому делопроизводству Н.А. Гусаровой и консультанта по трудовому праву и кадровому учету И. В. Журавлевой рассмотрены вопросы оформления дистанционного труда сотрудников, актуальность которых возросла в период пандемии. В статье Е. Кулаковой , размещенной на сайте профессионального интернет-журнала «Контур» подробно описан порядок оформления и предоставления новых отчетных форм СЗВ-ТД и СТД-Р.
Объектом данного исследования выступают трудовые отношения, а предметом - их документационное оформление.
Цель исследования: установить порядок документационного оформления основных кадровых процедур: прием на работу, предоставление отпуска и увольнение работника.
Задачи исследования:
1. Охарактеризовать нормативную базу, регламентирующую порядок документационного оформления трудовых отношений в Российской Федерации и меры государственного контроля за его соблюдением.
2. Дать поэтапное описание порядка документационного сопровождения основных кадровых процедур: прием на работу, предоставление отпуска и увольнение.
3 Выделить и охарактеризовать наиболее значимые изменения в порядке оформления основных кадровых процедур, которые были введены в период пандемии covid-19.
Источниковой базой для данного исследования послужил целый комплекс нормативно-правовых актов Российской Федерации, в той или иной степени регулирующих порядок документационного сопровождения трудовых отношений в организации. В числе ключевых из них стоит упомянуть Конституцию РФ , ст.37 которой посвящена праву граждан на труд и отдых, и Трудовой кодекс РФ - основной законодательный акт, на который опирается кадровая деятельность в организации. В частности, Трудовой кодекс РФ частично определяет документы, сопровождающие процедуры приема, предоставления отпуска и увольнения.
Также к числу важных нормативных актов следует отнести Федеральный закон «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» , а также Федеральный закон «О страховых пенсиях в Российской Федерации» . Они имеют непосредственное отношение к документированию трудовых отношений, так как устанавливают основания и порядок внесения страховых взносов в Пенсионный фонд РФ.
Также необходимо отметить Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» . В связи с переходом на электронные трудовые книжки, в нем появились нормы, устанавливающие порядок и сроки передачи сведений о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд РФ.
Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации» регламентирует порядок оформления документов при поступлении на государственную гражданскую службу. Федеральный закон «О персональных данных» определяет принципы и условия обработки и хранения персональных данных, при оформлении трудовых отношений.
Отдельно стоит выделить следующие нормативные акты, устанавливающие изменения в сфере кадрового делопроизводства, вступившие в силу в период пандемии covid-19. Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» определяет порядок использования и оформления электронных трудовых книжек» .
Федеральный закон "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" регламентирует порядок проведения государственного эксперимента по переходу на электронные кадровые документы.
Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы» . Этот закон был принят в связи с необходимостью дополнить трудовое законодательство нормами о временной и комбинированной дистанционной работе, потребность в которых обострилась в период пандемии коронавируса.
Изменения, внесенные этими нормативными актами, способствуют регулированию и организации дистанционной работы и отражают общую тенденцию к цифровизации управленческих процессов. И то и другое оказалось, кстати, при необходимости обеспечения удаленного кадрового документооборота в сложившейся ситуации пандемии.
Не меньшее значение для данного исследования имеют нормативные акты Правительства и органов исполнительной власти РФ. Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках и «Постановление Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» определяют порядок ведения и хранения трудовых книжек. Постановление Правительства Российской Федерации «О применении риск- ориентированного подхода при организации отдельных видов государственного контроля (надзора) и внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации » предусматривает случаи и порядок применения риск-ориентированного подхода при проведении проверок кадровой документации на предмет соблюдения трудового законодательства.
Значительное количество инструкций по документационному оформлению трудовых отношений для работника и работодателя представлено на официальном сайте электронного сервиса «Онлайнинспекция. РФ» , который также позволяет работодателю или работнику самостоятельно, онлайн пройти предварительную самопроверку соблюдения организацией требований трудового законодательства. Информация данного сайта об условиях хранения личных документов из раздела «вопросы и ответы» была использована для данного исследования.
Методологической основой работы стали общенаучные методы:
1. Метод анализа был использован при рассмотрении нормативной базы, регулирующей трудовые отношения в РФ, для выделения из нее нормативно-правовых актов, содержащих требования к их документационному оформлению.
2. Метод описания позволил поэтапно изложить процесс документационного сопровождения основных кадровых процедур.
3. Методы сравнения и анализа профессиональной литературы и информационных ресурсов были использованы для выделения и описания наиболее значимых изменений в кадровом делопроизводстве в период пандемии.
4. Метод обобщения был использован для объединения информации по отдельным вопросам темы исследования, полученной из разных источников и литературы.
Результаты, полученные в ходе исследования, будут полезны для изучения как начинающему работнику отдела кадров (потому что вести кадровое делопроизводство - это его непосредственная работа), так и абсолютно любому работающему гражданину, чтобы понимать правомерно ли оформлены документы, сопровождающие его трудовую деятельность.
Актуальность данной выпускной квалификационной работы связана с тем, что документационное сопровождение трудовых отношений является важной и общей для всех организаций частью документооборота. Так как, несмотря на отличия предприятий различных форм собственности и сфер деятельности, необходимость в оформлении трудовых отношений распространяется на всех .
Руководители организаций несут персональную ответственность за надлежащее оформление трудовых отношений, они заинтересованы в том, чтобы избежать последствий нарушения норм трудового законодательства при ведении кадрового делопроизводства (предписания трудовой и налоговой инспекций, наложение штрафов, судебные разбирательства с работниками и профсоюзными организациями и т.д.).
Работникам надлежащее оформление трудовых отношений обеспечивает соблюдение их прав на социальные гарантии, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации. Например, предоставление и оплата больничного листа, ежегодного отпуска, особые условия труда для беременных и др.
Государство, в свою очередь, тоже заинтересовано в соблюдении законодательства в сфере трудовых отношений, поскольку от этого зависят налоговые сборы. Поэтому оно осуществляет свой контроль в этой сфере, в том числе и посредством проверки кадровой документации.
Отдельные требования законодательства в этой сфере периодически меняются, и методические пособия и рекомендации по оформлению кадровых процедур устаревают. Поэтому возникает необходимость в решении этой проблемы путем поиска актуальной информации, ее систематизации и обобщении в одном месте для удобства при практическом использовании.
Например, недавние изменения в трудовом законодательстве, связанные с электронными трудовыми книжками и текущей пандемией covid-19, вызывают необходимость для специалистов в сфере кадрового делопроизводства корректировать сложившиеся в организации процедуры оформления трудовых отношений, а также соответствующие локальные нормативные акты.
Для исследования порядка документационного сопровождения трудовых отношений были выбраны процедуры приема на работу, предоставления отпуска и увольнения сотрудника, так как именно они обязательно встречаются в трудовой деятельности любого человека.
Данная тема в силу своей востребованности и актуальности достаточно широко освещена в профессиональной литературе, которую можно разделить на четыре группы по предметно-вопросному принципу.
К первой группе относится литература, освещающая нормативную базу кадрового делопроизводства, а также теоретические основы документационного оформления трудовых отношений. В качестве примера можно привести учебное пособие Т. М. Савенковой , в котором представлена и охарактеризована нормативно-методическая база кадрового делопроизводства в организации. А в работе О. А Курсовой особое внимание уделяется порядку составления и оформления кадровых документов с учетом требований законодательства Российской Федерации в сфере трудовых отношений. Также к этой группе относятся учебные пособия таких авторов, как: Т. В. Кузнецова , Д. Г. Абуладзе и И. Б. Выпряжкина , И. Н. Кузнецов .
Ко второй группе были отнесены работы, в которых рассматриваются практические аспекты документирования конкретных кадровых процедур, а также порядок проверки кадровой документации государственными контролирующими органами. Например, в статьях Ю. Ю. Жижериной и А. Н. Славинской рассматривается порядок
документационного оформления таких кадровых процедур как отпуск и увольнение, а в статье И. И. Наделяевой описаны изменения в алгоритме оформления приема на работу, связанные с переходом на электронные трудовые книжки.
В рамках этой группы стоит отметить статьи С.В. Россола и А.Е Криницына , которые освещают процедуры проверки оформления трудовых отношений Государственными инспекциями труда.
К третьей группе были отнесены статьи, в которых представлены обзоры случаев судебной практики, связанных с неправомерным оформлением кадровых документов. Среди них можно выделить статьи Н. В. Пластининой и Е. В. Конюховой : приведенные в них примеры судебных решений были использованы в данной работе для наглядной иллюстрации последствий нарушений в оформлении рассмотренных кадровых процедур.
Четвертая группа включает в себя статьи, посвященные изменениям в оформлении кадровых процедур в период пандемии covid-19. Наиболее значимые нововведения в сфере кадрового делопроизводства этого периода: электронные трудовые книжки, изменения в трудовом законодательстве в части регулирования дистанционного труда, государственный эксперимент по использованию электронных кадровых документов. Информация по этим вопросам на данный момент наиболее полно раскрыта в статьях профессиональных журналов и специализированных интернет-ресурсах, которые позволяют узнать экспертное мнение практикующих специалистов об актуальных изменениях в трудовом законодательстве и текущих требованиях к оформлению кадровых документов.
Например, в статьях специалиста по кадровому делопроизводству Н.А. Гусаровой и консультанта по трудовому праву и кадровому учету И. В. Журавлевой рассмотрены вопросы оформления дистанционного труда сотрудников, актуальность которых возросла в период пандемии. В статье Е. Кулаковой , размещенной на сайте профессионального интернет-журнала «Контур» подробно описан порядок оформления и предоставления новых отчетных форм СЗВ-ТД и СТД-Р.
Объектом данного исследования выступают трудовые отношения, а предметом - их документационное оформление.
Цель исследования: установить порядок документационного оформления основных кадровых процедур: прием на работу, предоставление отпуска и увольнение работника.
Задачи исследования:
1. Охарактеризовать нормативную базу, регламентирующую порядок документационного оформления трудовых отношений в Российской Федерации и меры государственного контроля за его соблюдением.
2. Дать поэтапное описание порядка документационного сопровождения основных кадровых процедур: прием на работу, предоставление отпуска и увольнение.
3 Выделить и охарактеризовать наиболее значимые изменения в порядке оформления основных кадровых процедур, которые были введены в период пандемии covid-19.
Источниковой базой для данного исследования послужил целый комплекс нормативно-правовых актов Российской Федерации, в той или иной степени регулирующих порядок документационного сопровождения трудовых отношений в организации. В числе ключевых из них стоит упомянуть Конституцию РФ , ст.37 которой посвящена праву граждан на труд и отдых, и Трудовой кодекс РФ - основной законодательный акт, на который опирается кадровая деятельность в организации. В частности, Трудовой кодекс РФ частично определяет документы, сопровождающие процедуры приема, предоставления отпуска и увольнения.
Также к числу важных нормативных актов следует отнести Федеральный закон «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» , а также Федеральный закон «О страховых пенсиях в Российской Федерации» . Они имеют непосредственное отношение к документированию трудовых отношений, так как устанавливают основания и порядок внесения страховых взносов в Пенсионный фонд РФ.
Также необходимо отметить Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» . В связи с переходом на электронные трудовые книжки, в нем появились нормы, устанавливающие порядок и сроки передачи сведений о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд РФ.
Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации» регламентирует порядок оформления документов при поступлении на государственную гражданскую службу. Федеральный закон «О персональных данных» определяет принципы и условия обработки и хранения персональных данных, при оформлении трудовых отношений.
Отдельно стоит выделить следующие нормативные акты, устанавливающие изменения в сфере кадрового делопроизводства, вступившие в силу в период пандемии covid-19. Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» определяет порядок использования и оформления электронных трудовых книжек» .
Федеральный закон "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" регламентирует порядок проведения государственного эксперимента по переходу на электронные кадровые документы.
Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы» . Этот закон был принят в связи с необходимостью дополнить трудовое законодательство нормами о временной и комбинированной дистанционной работе, потребность в которых обострилась в период пандемии коронавируса.
Изменения, внесенные этими нормативными актами, способствуют регулированию и организации дистанционной работы и отражают общую тенденцию к цифровизации управленческих процессов. И то и другое оказалось, кстати, при необходимости обеспечения удаленного кадрового документооборота в сложившейся ситуации пандемии.
Не меньшее значение для данного исследования имеют нормативные акты Правительства и органов исполнительной власти РФ. Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках и «Постановление Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» определяют порядок ведения и хранения трудовых книжек. Постановление Правительства Российской Федерации «О применении риск- ориентированного подхода при организации отдельных видов государственного контроля (надзора) и внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации » предусматривает случаи и порядок применения риск-ориентированного подхода при проведении проверок кадровой документации на предмет соблюдения трудового законодательства.
Значительное количество инструкций по документационному оформлению трудовых отношений для работника и работодателя представлено на официальном сайте электронного сервиса «Онлайнинспекция. РФ» , который также позволяет работодателю или работнику самостоятельно, онлайн пройти предварительную самопроверку соблюдения организацией требований трудового законодательства. Информация данного сайта об условиях хранения личных документов из раздела «вопросы и ответы» была использована для данного исследования.
Методологической основой работы стали общенаучные методы:
1. Метод анализа был использован при рассмотрении нормативной базы, регулирующей трудовые отношения в РФ, для выделения из нее нормативно-правовых актов, содержащих требования к их документационному оформлению.
2. Метод описания позволил поэтапно изложить процесс документационного сопровождения основных кадровых процедур.
3. Методы сравнения и анализа профессиональной литературы и информационных ресурсов были использованы для выделения и описания наиболее значимых изменений в кадровом делопроизводстве в период пандемии.
4. Метод обобщения был использован для объединения информации по отдельным вопросам темы исследования, полученной из разных источников и литературы.
Результаты, полученные в ходе исследования, будут полезны для изучения как начинающему работнику отдела кадров (потому что вести кадровое делопроизводство - это его непосредственная работа), так и абсолютно любому работающему гражданину, чтобы понимать правомерно ли оформлены документы, сопровождающие его трудовую деятельность.
Документационное сопровождение трудовых отношений строго регламентировано законодательством, и соответственно нарушения в их оформлении могут повлечь за собой серьезные негативные последствия для всех участников трудовых отношений. В то же время, не существует единого источника всех нормативных требований к оформлению кадровых процедур. Они представлены множеством нормативных актов разного уровня, от Трудового кодекса и до Писем Роструда с разъяснениями отдельных вопросов оформления документов. Кроме того, нормы законодательства, регулирующего эту сферу, периодически меняются и методические пособия и справочные материалы по оформлению кадровых процедур устаревают. Поэтому изучение данной проблемы, обобщение и систематизация полученной информации в одном месте для удобства применения будет актуально всегда. В ходе исследования данной проблемы в настоящей работе были сделаны следующие выводы.
Нормативная база, регулирующая документационное оформление трудовых отношений в России на федеральном уровне, представлена законодательными актами, устанавливающими основания, принципы и порядок осуществления трудовых отношений на территории РФ. Это Конституция РФ, Трудовой кодекс, указы Президента РФ, Федеральные законы, Постановления Правительства РФ и иные акты, содержащие нормы трудового права. В том числе можно выделить группу статей Трудового кодекса, а также нормативных и нормативно-методических актов, которые непосредственно содержат требования к документационному оформлению трудовых отношений.
Для эффективного регулирования кадровых процессов на уровне конкретной организации имеет смысл применение не только обязательных локальных нормативных актов, но и рекомендуемых. Так, как качественно составленные ЛНА позволяют: оптимально распределить обязанности между сотрудниками; обосновать решение о поощрении и меры дисциплинарных взысканий, а также могут выступать доказательством правомерного оформления трудовых отношений с работниками в суде.
Среди государственных органов, уполномоченных контролировать соблюдение порядка оформления трудовых отношений в организациях, основными являются: Государственная инспекция труда и Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).
В настоящее время Государственные инспекции труда осуществляют контроль с использованием следующих методов. Во-первых, это риск-ориентированный подход, который предусматривает увеличение плановых проверок для организаций высокой и значительной категории риска и полной отмены плановых проверок для предприятий низкой категории риска. И, во-вторых, это применение проверочных листов. Кроме того, с 1 июля 2021 года появятся новые формы проведения контролирующих мероприятий такие, как: инспекционный визит, мониторинговая закупка товара или заказ услуг и др.
Тенденция последних лет к переходу на оформление кадровых процедур в электронном виде потребовала значительных корректив в законодательном регулировании этой сферы. Такое количество изменений создает риски для организаций не успеть адаптироваться под новые нормативные требования, что особенно отягощается умножением штрафа за ошибку в оформлении одного вида документа на количество сотрудников.
Так как наиболее распространенными кадровыми процедурами являются прием на работу, отпуск и увольнение сотрудника, в ходе исследования были рассмотрены этапы их документационного сопровождения.
Процедура оформления приема на работу тщательно регламентирована трудовым законодательством. В частности, в ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации перечислены документы, предъявляемые кандидатом на должность при трудоустройстве, набор таких документов имеет отличия в зависимости от сферы профессиональной деятельности. И именно на этом этапе оформляется наиболее важный для регулирования трудовых отношений документ - трудовой договор, которому посвящена вся 3 глава ТК РФ. Использование при оформлении приема на работу программного обеспечения для электронного кадрового документооборота очень важно, так как позволит в дальнейшем автоматически создавать любые отчетно-справочные документы по личному составу организации, что оптимизирует и упорядочит документационное оформление трудовых отношений в целом.
При осуществлении права сотрудника на ежегодный оплачиваемый отпуск наиболее важным документом в организации является график отпусков, так как он выполняет следующие функции: планирует отпуска, организует порядок их предоставления, отражает ситуацию задолженности по отпускам.
Порядок оформления процедуры увольнения сотрудника в первую очередь зависит от оснований расторжения трудового договора. Основания для расторжения трудового договора перечислены в главе 13 ТК РФ. В зависимости от специфики оформления выделяют такие основания: прекращение трудового договора по инициативе работодателя, по инициативе работника (по собственному желанию) и по соглашению сторон. В то же время у процедуры оформления документов в связи с увольнением есть общая для всех
оснований часть. Статья 84.1 ТК РФ регулирует общий порядок оформления прекращения трудового договора по всем видам оснований.
Примерами последствий нарушения законодательства при оформлении рассмотренных кадровых процедур служат соответствующие случаи судебных решений, приведенные в данной работе.
Появление последних значимых изменений в сфере документационного оформления трудовых отношений, совпало с периодом пандемии covid-19. К ним относятся: электронные трудовые книжки; изменения в оформлении кадровых процедур с дистанционным работником; эксперимент по электронному кадровому документообороту. Все эти нововведения так или иначе связаны с оформлением кадровых процедур в электронном формате, поэтому оказались актуальными в условиях массового перехода на дистанционный режим работы.
Среди них, на данный момент, наибольшее влияние на устоявшиеся традиции оформления кадровых процедур оказал именно переход на электронные трудовые книжки (СТД). Так как он внес изменения в порядок оформления практически всех кадровых процедур. Процедура перехода на электронные трудовые книжки потребовала от работодателей выполнения целого ряда подготовительных действий: внесения
необходимых изменений в ЛНА; разработки форм уведомлений и заявлений для сотрудника о выборе СТД или продолжения ведения бумажной; подготовки программного обеспечения и каналов передачи сведений об изменениях в трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд.
Кроме того, статистика Минтруда говорит, о том, что больше половины работающих граждан выбрали продолжить ведение бумажной трудовой, вследствие чего значительно увеличилась нагрузка на кадровых специалистов, которым теперь приходиться дублировать оформление трудовой деятельности и в традиционной книжке, и в электронной форме.
По информации Минтруда, к 15 ноября 2021 года запланировано подготовить и принять поправки в Трудовой кодекс, которые позволят вести электронный кадровый документооборот не только в рамках эксперимента. Так же будет сформирована подзаконная нормативная база и доработана технологическая платформа «Работа в России» с учетом выявленных в ходе эксперимента потребностей. Это означает, что электронный кадровый документооборот уже скоро может стать обычной практикой оформления трудовых отношений.
В тоже время анализ отзывов представителей организаций-участников эксперимента выявил ряд проблем, сопровождающих переход к электронному кадровому 59
делопроизводству: недоверие к информационным системам и степени их защиты от хакерских атак; большие временные и материальные затраты работодателя на обучение сотрудников, решение технических вопросов и разработку локальных нормативных актов, с которыми также потребуется ознакомление всех работников. В случае использования собственной информационной системы у работодателя появится новая статья расходов на получение усиленных электронных подписей.
В заключении необходимо отметить, что несмотря на то, что сфера документационного оформления кадровых процедур, достаточно долгое время оставалась стабильной относительно ее нормативного регулирования и требований к оформлению документов, в последние годы в ней произошел ряд принципиальных изменений. В первую очередь они были связаны с цифровой трансформацией, как отдельных видов кадровых документов - трудовая книжка, так и всего кадрового документооборота в целом. Так же были внесены изменения в порядок проведения проверок оформления трудовых отношений государственными органами. Не могла не повлиять на организацию кадрового делопроизводства и пандемия covid-19. Вследствие возросшей актуальности удаленной работы были восполнены пробелы в статьях ТК РФ, регламентирующих оформление дистанционного труда.
Нормативная база, регулирующая документационное оформление трудовых отношений в России на федеральном уровне, представлена законодательными актами, устанавливающими основания, принципы и порядок осуществления трудовых отношений на территории РФ. Это Конституция РФ, Трудовой кодекс, указы Президента РФ, Федеральные законы, Постановления Правительства РФ и иные акты, содержащие нормы трудового права. В том числе можно выделить группу статей Трудового кодекса, а также нормативных и нормативно-методических актов, которые непосредственно содержат требования к документационному оформлению трудовых отношений.
Для эффективного регулирования кадровых процессов на уровне конкретной организации имеет смысл применение не только обязательных локальных нормативных актов, но и рекомендуемых. Так, как качественно составленные ЛНА позволяют: оптимально распределить обязанности между сотрудниками; обосновать решение о поощрении и меры дисциплинарных взысканий, а также могут выступать доказательством правомерного оформления трудовых отношений с работниками в суде.
Среди государственных органов, уполномоченных контролировать соблюдение порядка оформления трудовых отношений в организациях, основными являются: Государственная инспекция труда и Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).
В настоящее время Государственные инспекции труда осуществляют контроль с использованием следующих методов. Во-первых, это риск-ориентированный подход, который предусматривает увеличение плановых проверок для организаций высокой и значительной категории риска и полной отмены плановых проверок для предприятий низкой категории риска. И, во-вторых, это применение проверочных листов. Кроме того, с 1 июля 2021 года появятся новые формы проведения контролирующих мероприятий такие, как: инспекционный визит, мониторинговая закупка товара или заказ услуг и др.
Тенденция последних лет к переходу на оформление кадровых процедур в электронном виде потребовала значительных корректив в законодательном регулировании этой сферы. Такое количество изменений создает риски для организаций не успеть адаптироваться под новые нормативные требования, что особенно отягощается умножением штрафа за ошибку в оформлении одного вида документа на количество сотрудников.
Так как наиболее распространенными кадровыми процедурами являются прием на работу, отпуск и увольнение сотрудника, в ходе исследования были рассмотрены этапы их документационного сопровождения.
Процедура оформления приема на работу тщательно регламентирована трудовым законодательством. В частности, в ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации перечислены документы, предъявляемые кандидатом на должность при трудоустройстве, набор таких документов имеет отличия в зависимости от сферы профессиональной деятельности. И именно на этом этапе оформляется наиболее важный для регулирования трудовых отношений документ - трудовой договор, которому посвящена вся 3 глава ТК РФ. Использование при оформлении приема на работу программного обеспечения для электронного кадрового документооборота очень важно, так как позволит в дальнейшем автоматически создавать любые отчетно-справочные документы по личному составу организации, что оптимизирует и упорядочит документационное оформление трудовых отношений в целом.
При осуществлении права сотрудника на ежегодный оплачиваемый отпуск наиболее важным документом в организации является график отпусков, так как он выполняет следующие функции: планирует отпуска, организует порядок их предоставления, отражает ситуацию задолженности по отпускам.
Порядок оформления процедуры увольнения сотрудника в первую очередь зависит от оснований расторжения трудового договора. Основания для расторжения трудового договора перечислены в главе 13 ТК РФ. В зависимости от специфики оформления выделяют такие основания: прекращение трудового договора по инициативе работодателя, по инициативе работника (по собственному желанию) и по соглашению сторон. В то же время у процедуры оформления документов в связи с увольнением есть общая для всех
оснований часть. Статья 84.1 ТК РФ регулирует общий порядок оформления прекращения трудового договора по всем видам оснований.
Примерами последствий нарушения законодательства при оформлении рассмотренных кадровых процедур служат соответствующие случаи судебных решений, приведенные в данной работе.
Появление последних значимых изменений в сфере документационного оформления трудовых отношений, совпало с периодом пандемии covid-19. К ним относятся: электронные трудовые книжки; изменения в оформлении кадровых процедур с дистанционным работником; эксперимент по электронному кадровому документообороту. Все эти нововведения так или иначе связаны с оформлением кадровых процедур в электронном формате, поэтому оказались актуальными в условиях массового перехода на дистанционный режим работы.
Среди них, на данный момент, наибольшее влияние на устоявшиеся традиции оформления кадровых процедур оказал именно переход на электронные трудовые книжки (СТД). Так как он внес изменения в порядок оформления практически всех кадровых процедур. Процедура перехода на электронные трудовые книжки потребовала от работодателей выполнения целого ряда подготовительных действий: внесения
необходимых изменений в ЛНА; разработки форм уведомлений и заявлений для сотрудника о выборе СТД или продолжения ведения бумажной; подготовки программного обеспечения и каналов передачи сведений об изменениях в трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд.
Кроме того, статистика Минтруда говорит, о том, что больше половины работающих граждан выбрали продолжить ведение бумажной трудовой, вследствие чего значительно увеличилась нагрузка на кадровых специалистов, которым теперь приходиться дублировать оформление трудовой деятельности и в традиционной книжке, и в электронной форме.
По информации Минтруда, к 15 ноября 2021 года запланировано подготовить и принять поправки в Трудовой кодекс, которые позволят вести электронный кадровый документооборот не только в рамках эксперимента. Так же будет сформирована подзаконная нормативная база и доработана технологическая платформа «Работа в России» с учетом выявленных в ходе эксперимента потребностей. Это означает, что электронный кадровый документооборот уже скоро может стать обычной практикой оформления трудовых отношений.
В тоже время анализ отзывов представителей организаций-участников эксперимента выявил ряд проблем, сопровождающих переход к электронному кадровому 59
делопроизводству: недоверие к информационным системам и степени их защиты от хакерских атак; большие временные и материальные затраты работодателя на обучение сотрудников, решение технических вопросов и разработку локальных нормативных актов, с которыми также потребуется ознакомление всех работников. В случае использования собственной информационной системы у работодателя появится новая статья расходов на получение усиленных электронных подписей.
В заключении необходимо отметить, что несмотря на то, что сфера документационного оформления кадровых процедур, достаточно долгое время оставалась стабильной относительно ее нормативного регулирования и требований к оформлению документов, в последние годы в ней произошел ряд принципиальных изменений. В первую очередь они были связаны с цифровой трансформацией, как отдельных видов кадровых документов - трудовая книжка, так и всего кадрового документооборота в целом. Так же были внесены изменения в порядок проведения проверок оформления трудовых отношений государственными органами. Не могла не повлиять на организацию кадрового делопроизводства и пандемия covid-19. Вследствие возросшей актуальности удаленной работы были восполнены пробелы в статьях ТК РФ, регламентирующих оформление дистанционного труда.
Подобные работы
- Документирование работы с персоналом в ГАСУСОССЗН ПО «Сердобский дом ветеранов
труда»
Бакалаврская работа, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4800 р. Год сдачи: 2021 - ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ: СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ И ПРОБЛЕМЫ
Магистерская диссертация, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4830 р. Год сдачи: 2020