Помощь студентам в учебе
Оптимизация документооборота в государственном учреждении на примере областного государственного бюджетного учреждения «Томское объединение ветеринарии
|
Аннотация 2
Введение 2
1 Теоретические основы процесса документооборота 4
1.1 Понятие и сущность документооборота 4
1.2 Принципы, этапы и показатели документооборота 12
1.3 Способы совершенствования документооборота 28
2 Совершенствование документооборота в ОГБУ
"Томское объединение ветеринарии" 31
2.1 Структура и содержание деятельности 31
2.2 Анализ документооборота
2.3 Разработка рекомендации по оптимизации документооборота в данном
учреждении 52
Заключение 56
Список использованной литературы 59
Приложения 62
Введение 2
1 Теоретические основы процесса документооборота 4
1.1 Понятие и сущность документооборота 4
1.2 Принципы, этапы и показатели документооборота 12
1.3 Способы совершенствования документооборота 28
2 Совершенствование документооборота в ОГБУ
"Томское объединение ветеринарии" 31
2.1 Структура и содержание деятельности 31
2.2 Анализ документооборота
2.3 Разработка рекомендации по оптимизации документооборота в данном
учреждении 52
Заключение 56
Список использованной литературы 59
Приложения 62
Своевременное управление организацией представляет собой непрерывную череду движения и составления документов. Документы используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Поток обрабатываемых документов, независимо от масштабов организации, достаточно велик. Документы составляют информационную среду любой организации, независимо от того как они созданы, традиционным способом или с использованием компьютерных технологий.
Актуальность данной темы обусловлена тем, что при отсутствии правильной организации документооборота у любого предприятия, учреждения или организации возникают похожие проблемы - запутанные маршруты прохождения и потери документов, отсутствие четкой номенклатуры дел, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами и в результате получить оперативный доступ к истории той или иной сделки.
Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Документооборот, который рационально организован, обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.
Примерно 85% всей информации, которая необходима учреждению, сосредоточена в документах. Вся работа коллектива, начиная от работника до руководителя связана с правильным документированием информации. Документы являются важной частью любого учреждения, так как, с помощью документов до рабочих доносятся указания от руководителей организации и происходит контроль, а также исполнение данных решений. В них указана информация по управленческой деятельности и оперативной работе учреждения. Также документы содержат полные сведения об аппарате управления предприятия и его деловой активности.
Цель данного исследования состоит в том, чтобы рассмотреть процесс прохождения документа от его создания до отправки адресату, а также сокращение пути следования документа по различным инстанциям. Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить теоретические основы формирования документооборота в учреждении;
- охарактеризовать объект исследования, организационную структуру;
- выявить основные проблемы документооборота в данном учреждении.
Объектом исследования является областное государственное бюджетное учреждение "Томское объединение ветеринарии". Предмет исследования является процесс оптимизации документооборота в данном государственном учреждении.
Теоретической базой при написании выпускной квалифицированной работы послужили нормативно-методические документы по вопросам управления
документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации; учебники по документоведению, статьи по соответствующей тематике.
К настоящему времени отечественным документоведением накоплен довольно значительный объем знаний, который отражен в учебных и методических пособиях, статьях, материалах конференций, но к сожалению, нет до сих пор никаких крупных монографических исследований.
В процессе работы над темой были использованы методы социологического исследования: наблюдение и опрос в виде интервью.
Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования могут быть использованы в практической деятельности учреждений, которые собираются подвергнуть оптимизации свой документооборот.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, приложений и списка литературы, который включает в себя 33 источника.
Актуальность данной темы обусловлена тем, что при отсутствии правильной организации документооборота у любого предприятия, учреждения или организации возникают похожие проблемы - запутанные маршруты прохождения и потери документов, отсутствие четкой номенклатуры дел, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами и в результате получить оперативный доступ к истории той или иной сделки.
Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Документооборот, который рационально организован, обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.
Примерно 85% всей информации, которая необходима учреждению, сосредоточена в документах. Вся работа коллектива, начиная от работника до руководителя связана с правильным документированием информации. Документы являются важной частью любого учреждения, так как, с помощью документов до рабочих доносятся указания от руководителей организации и происходит контроль, а также исполнение данных решений. В них указана информация по управленческой деятельности и оперативной работе учреждения. Также документы содержат полные сведения об аппарате управления предприятия и его деловой активности.
Цель данного исследования состоит в том, чтобы рассмотреть процесс прохождения документа от его создания до отправки адресату, а также сокращение пути следования документа по различным инстанциям. Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить теоретические основы формирования документооборота в учреждении;
- охарактеризовать объект исследования, организационную структуру;
- выявить основные проблемы документооборота в данном учреждении.
Объектом исследования является областное государственное бюджетное учреждение "Томское объединение ветеринарии". Предмет исследования является процесс оптимизации документооборота в данном государственном учреждении.
Теоретической базой при написании выпускной квалифицированной работы послужили нормативно-методические документы по вопросам управления
документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации; учебники по документоведению, статьи по соответствующей тематике.
К настоящему времени отечественным документоведением накоплен довольно значительный объем знаний, который отражен в учебных и методических пособиях, статьях, материалах конференций, но к сожалению, нет до сих пор никаких крупных монографических исследований.
В процессе работы над темой были использованы методы социологического исследования: наблюдение и опрос в виде интервью.
Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования могут быть использованы в практической деятельности учреждений, которые собираются подвергнуть оптимизации свой документооборот.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, приложений и списка литературы, который включает в себя 33 источника.
Принцип правильной организации документооборота для каждого учреждения, предприятия и организации состоит именно в том, чтобы рационально сформировать порядок движения, оформления и обработки документов. Информация является основой для принятия любых управленческих решений и последующих действий по их реализации, а документы уже являются легитимным носителем информации. Документы содержат в себе информацию, побуждающую к действию, а также информацию, которая обеспечивает управленческую деятельность.
Цель выпускной квалификационной работы -анализ документооборота в областном государственном бюджетном учреждении "Томское объединение ветеринарии" и разработка рекомендаций по оптимизации документооборота .
Документооборот представляет собой движение документов с момента их получения или создания до отправки адресату, завершения исполнения или сдачи на хранение. За понятием «документооборот» скрываются сложные процессы и именно от них во многом зависит эффективность управления учреждением в целом.
Способы оптимизации документооборота существуют определенных видов, та оптимизация, которая направленна на совершенствование документооборота, выделяют две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.
В данном случае используются все два вида совершенствования организации документооборота.
Главной задачей сокращения объёма документооборота имеет является сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Для исследуемого учреждения, наиболее важным является первый аспект.
Скорость получения информации зависит от того, насколько четко организован документооборот. Благодаря хорошо организованному документообороту оперативность обработки и движения документа стремительно увеличивается, соответственно руководитель сможет принять решение по какому-либо вопросу быстрее. Именно поэтому Томскому объединению ветеринарии необходимо полностью пересмотреть организацию документооборота и уделить ему большое внимание, разработать нормативно-методические документы, потому что порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними должна быть регламентирована инструкцией по делопроизводству.
Однако учреждение насчитывает 12 структурных подразделений и этот факт необходимо учитывать при организации документооборота, создавая корпоративную автоматизированную сеть, необходимо предусмотреть отлаженный механизм взаимодействия с ними.
Оперативность и надежность управления документооборота всегда связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается благодаря сокращению количества инстанций, которые проходит документ, сокращение и убыстрение операций, производимых с ним, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распредел ение функций между сотрудниками и подразделениями. Если сотрудник знает какие функции ему необходимо выполнять, то он будет больше просвещать работе с документами и не будет тратить время на понимание и распределение своих функций и обязанностей.
Также рационально организованная система документооборота подразумевает наличие высококвалифицированных специалистов, сотрудник обязан знать все нормативно-методические документы, которые связаны с той деятельностью, которой он занимается. В противном случае, как бы четко и рационально сотрудники не пытались организовать документооборот в данном учреждении, не будет выявлено никаких тенденций к улучшению.
Если говорить об использовании СЭД, то бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронного документооборота при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование — оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота.
Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего — доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости — и на других носителях информации применительно к конкретным задачам отдельного учреждения.
Также существует необходимость создания единой функционирующей автоматизированной системы. Но при внедрении подобной системы документооборота возможны следующие препятствия: консерватизм сотрудников, слабый кадровый состав.
Основными целями оптимизации документооборота в отделе, как и в любой другой организации, являются:
- повышение эффективности его деятельности;
- ускорение движения документов;
- уменьшение трудоёмкости обработки документов.
Таким образом, для результативной работы организации необходимо периодически проводить анализ текущих показателей состояния документооборота и иметь возможность прогнозировать появление «узких» мест в реализации процессов деятельности организации. Результаты работы по оптимизации документооборота должны закрепляться в нормативно-методических документах.
Цель выпускной квалификационной работы -анализ документооборота в областном государственном бюджетном учреждении "Томское объединение ветеринарии" и разработка рекомендаций по оптимизации документооборота .
Документооборот представляет собой движение документов с момента их получения или создания до отправки адресату, завершения исполнения или сдачи на хранение. За понятием «документооборот» скрываются сложные процессы и именно от них во многом зависит эффективность управления учреждением в целом.
Способы оптимизации документооборота существуют определенных видов, та оптимизация, которая направленна на совершенствование документооборота, выделяют две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.
В данном случае используются все два вида совершенствования организации документооборота.
Главной задачей сокращения объёма документооборота имеет является сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Для исследуемого учреждения, наиболее важным является первый аспект.
Скорость получения информации зависит от того, насколько четко организован документооборот. Благодаря хорошо организованному документообороту оперативность обработки и движения документа стремительно увеличивается, соответственно руководитель сможет принять решение по какому-либо вопросу быстрее. Именно поэтому Томскому объединению ветеринарии необходимо полностью пересмотреть организацию документооборота и уделить ему большое внимание, разработать нормативно-методические документы, потому что порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними должна быть регламентирована инструкцией по делопроизводству.
Однако учреждение насчитывает 12 структурных подразделений и этот факт необходимо учитывать при организации документооборота, создавая корпоративную автоматизированную сеть, необходимо предусмотреть отлаженный механизм взаимодействия с ними.
Оперативность и надежность управления документооборота всегда связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается благодаря сокращению количества инстанций, которые проходит документ, сокращение и убыстрение операций, производимых с ним, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распредел ение функций между сотрудниками и подразделениями. Если сотрудник знает какие функции ему необходимо выполнять, то он будет больше просвещать работе с документами и не будет тратить время на понимание и распределение своих функций и обязанностей.
Также рационально организованная система документооборота подразумевает наличие высококвалифицированных специалистов, сотрудник обязан знать все нормативно-методические документы, которые связаны с той деятельностью, которой он занимается. В противном случае, как бы четко и рационально сотрудники не пытались организовать документооборот в данном учреждении, не будет выявлено никаких тенденций к улучшению.
Если говорить об использовании СЭД, то бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронного документооборота при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование — оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота.
Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего — доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости — и на других носителях информации применительно к конкретным задачам отдельного учреждения.
Также существует необходимость создания единой функционирующей автоматизированной системы. Но при внедрении подобной системы документооборота возможны следующие препятствия: консерватизм сотрудников, слабый кадровый состав.
Основными целями оптимизации документооборота в отделе, как и в любой другой организации, являются:
- повышение эффективности его деятельности;
- ускорение движения документов;
- уменьшение трудоёмкости обработки документов.
Таким образом, для результативной работы организации необходимо периодически проводить анализ текущих показателей состояния документооборота и иметь возможность прогнозировать появление «узких» мест в реализации процессов деятельности организации. Результаты работы по оптимизации документооборота должны закрепляться в нормативно-методических документах.
