АННОТАЦИЯ 3
Введение 4
Глава 1 Характеристика отдела по работе с личными обращениями граждан в Администрации Томской области 9
1.1 Нормативно-методическая база отдела по работе с личными
обращениями граждан 9
1.2 Структура, состав, задачи и функции отдела по работе с личными
обращениями граждан 19
Глава 2 Технология работы с обращениями граждан в Администрации Томской области 31
2.1 Работа с письменными и электронными обращениями граждан . 31
2.2 Ведение личного приема граждан 49
Заключение 61
Список использованных источников и литературы 65
ПРИЛОЖЕНИЕ А (Информационное) Выписка из сводной номенклатуры дел Отдела по работе с личными обращениями граждан Администрации Томской области 69
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (Информационное) Образец шаблона карточки приема граждан 70
ПРИЛОЖЕНИЕ В (Информационное) Образец извещения гражданину о рассмотрении обращения 71
ПРИЛОЖЕНИЕ Г (Информационное) Образец обложки дела для хранения .... 72
ПРИЛОЖЕНИЕ Д (Информационное) Образец обращения гражданина, полученного по электронной почте 73
ПРИЛОЖЕНИЕ Е (Информационное) Образец обращения гражданина, полученного через интернет-портал Администрации Томской области 74
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж (Информационное) Образец письменного обращения гражданина 75
ПРИЛОЖЕНИЕ И (Информационное) Образец резолюции по обращению гражданина 76
ПРИЛОЖЕНИЕ К (Информационное) Образец первой страницы ежегодного отчета об обращениях, поступивших в Администрацию Томской области 77
Работа с обращениями граждан - это самостоятельный участок службы документационного обеспечения управления. В учреждениях и организациях, где обращений бывает много, для работы с ними создаются специальные подразделения, так называемые отделы или бюро. Данное утверждение относится и к органам местного самоуправления, в частности к Администрации Томской области, в которой осуществляет работу с личными обращениями граждан специализированный отдел.
Обращения традиционно играют важную роль в процессе управления, так как с их помощью осуществляется связь с населением, контроль за деятельностью аппарата государственного и местного управления, а также реализация законных прав личности на обращение. На сегодняшний день до сих пор остается проблема недоверия к власти и эффективности системы взаимодействия властных структур с населением. Для налаживания поступления информации в органы власти, появления доверия к ним, необходимы качественные изменения системы обращения, например, технологизация новых путей функционирования «обратной связи». Именно поэтому важной задачей является создание более сильных механизмов взаимодействия между органами местной власти и населением .
Анализируя литературу по данной проблеме, можно выделить, что основными работами являлись статьи таких авторов, как Е.Н. Чурилина «Особенности системы работы с обращениями граждан на муниципальном уровне» , в которой выделяются особенности работы с обращениями граждан; Т.В. Войцехович «Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан»1, исследование, которого связано с рассмотрением существующих видов обращений граждан, этапов работы с ними. При этом есть авторы, которые исследуют порядок работы с обращениями граждан и описывают свои исследования в статьях. О.В. Телегина говорит о том, что участие граждан в деятельности органов местного самоуправления способствует решению проблем и укрепляет взаимодействие с органами власти.
Л.Р. Фионова в одной из своих работ также рассматривает особое место работы с обращениями граждан в деятельности органа власти, изменение в нормативных актах, связанных с документной коммуникацией органа власти с населением и описывает новые статьи в Кодексе РФ об административных правонарушениях. В еще одной своей работе Л.Р. Фионова показывает технологию работы с обращениями граждан по административному регламенту на примере Пензенской области и использование портала правительства области для работы с обращениями, а также характеризует нормативную базу для разработки административного регламента правительства Пензенской области и статистику по тематике обращений.
В свою очередь Д. Якимова останавливается на рассмотрении и классификации обращений граждан, приеме, первичной обработке и регистрации письменных обращений, порядке организации и проведении личного приема на примере Администрации президента республики Марий Эл. С.Л. Жилкина1 в своей статье доказывает эффективность работы с обращениями граждан как с каналом обратной связи. Е.Н. Пясецкая в своем исследовании проводит оценку состояния работы с обращениями граждан в Курской области, которое дает представление о предпочтениях и степени участия населения в различных формах взаимодействия с органами власти.
Объектом исследования является обращения граждан в административные органы. Предмет - работа с личными обращениями граждан в Администрации Томской области.
Цель данной работы - рассмотреть специфику организации работы с обращениями граждан в Администрации Томской области.
Для реализации вышеуказанной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Проанализировать и охарактеризовать нормативно-методическую базу отдела по работе с личными обращениями граждан;
2. Дать характеристику отдела по работе с обращениями граждан;
3. Рассмотреть технологию и этапы работы с письменными и электронными обращениями граждан;
4. Проанализировать ведение личного приема граждан;
5. Рассмотреть основные темы обращений и проанализировать статистику по обращениям граждан за 2013-2016 гг.
В ходе написания работы автором использовались следующие методы:
1. Описательный - сбор, первичный анализ и изложение данных и сведений;
2. Структурный и функциональный анализ - характеристика этапов работы с обращениями граждан;
3. Метод классификации - выделение видов существующих обращений;
4. Аналитический - всестороннее изучение специфики работы с личными обращениями граждан.
Для раскрытия темы были использованы действующие законодательные и нормативно-методические акты. Деятельность отдела по работе с личными обращениями в Администрации Томской области регламентируется следующим законодательством. Основным законом является Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»1, который описывает понятия, реализацию правоотношений гражданина с органами власти посредством подачи обращений и регламентирует работу с ними. Значимым законодательным актом является Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» . В данном законе разъясняется, что такое персональные данные, как с ними работать и как их обрабатывать органам государственной власти.
На уровне субъекта Российской Федерации работа отдела опирается на Закон Томской области от 11.01.2007 N 5-ОЗ «Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления» . Необходимо обратить внимание на локальные нормативно-методические акты, регламентирующие деятельность отдела. Это Положение о Комитете , структурным подразделением которого является отдел по работе с личными обращениями граждан и должностные регламенты сотрудников. Данные документы позволяют проанализировать функции и задачи, стоящие перед отделом по работе с личными обращениями граждан.
Также в работе был использован «Порядок рассмотрения обращений граждан и организаций в Администрации Томской области» . В нем рассмотрено поэтапное описание всех процедур при работе с обращением граждан. Данный документ представляет собой подробную инструкцию о том, как работать с обращениями граждан. Более детально об этих документах речь пойдет во второй главе, раздел 2.1.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.
Обращения граждан являются одним из источников информации о социально-экономическом положении различных групп населения или их месте проживания (район, город, село), об их настроениях и потребностях. Механизм рассмотрения обращений граждан в органах местного самоуправления имеет важное общественное значение, так как население по - средствам обращений принимает участие в определении задач и направлений деятельности органов местного самоуправления, в выработке проектов их решений, в контроле за деятельностью органов и должностных лиц местного самоуправления1.
Отдел по работе с личными обращениями граждан в Администрации Томской области имеет свою законодательную и нормативно-методическую базу. В ходе исследования стало очевидно, что основным нормативным актом, который регламентирует деятельность отдела на федеральном уровне, является Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» . Данный закон довольно часто применяется на практике и находится в распечатанном виде у начальника отдела. На уровне субъекта Российской Федерации основными нормативно-методическими актами являются: Закон Томской области от 11.01.2007 N 5-ОЗ «Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления» и «Порядок рассмотрения обращений граждан и организаций в Администрации Томской области» , которым сотрудники отдела четко придерживаются в своей работе. Это является огромным плюсом, и сотрудники отдела работают слаженно и без нарушений сроков.
Все действия с поступившим обращением, как с письменным так и с устным, регистрируется в автоматизированной программе DIRECTUM. Проведение личного приема граждан осуществляется по заранее составленному и согласованному графику, который размещается на официальном интернет-портале Администрации Томской области, а также в местном печатном издании. Проводят личный прием, как правило, руководители департаментов, комитетов, отделов.
Проекты ответов на обращения граждан проверяются начальником отдела и консультантом на соответствие и соблюдение установленных законодательством норм, в особенности расположение и наличие необходимых реквизитов и формулировки в тексте ответа.
Специалисты отдела и исполнители не делают различий между устными, письменными и электронными обращениями в порядке и сроках их рассмотрения. Все обращения рассматриваются в одинаковых условиях и в установленные законодательством сроки.
Проанализировав данные, полученные из ежегодных отчетов, были выявлены наиболее проблемные и волнующие население сферы общественной жизни: жилищно-коммунальное хозяйство, социальная
политика, строительство и улучшение жилищных условий. На данный момент, в среднем, в отдел по работе с личными обращениями граждан ежедневно поступает около 25 - 30 обращений. В год в среднем специалисты получают около 8 000 тысяч различных видов обращений от разных социальных групп граждан. Большая часть поступает от людей, проживающих на территории города Томска.
Что касается минусов, то одним из основных недостатков является отсутствие положения об отделе по работе с личными обращениями граждан, который является основным организационно-правовым документом, регламентирующим порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения, а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами1. Также насущной остается проблема контроля за исполнением поручений, так как исполнители не всегда уведомляют граждан о продлении срока рассмотрения их обращений, или же дали неточные и неполные разъяснения по поставленным вопросам, что влечет за собой увеличение количества повторных обращений.
На основании проделанного исследования, можно внести следующие предложения по улучшению деятельности отдела по работе с личными обращениями граждан. Во-первых, необходимо создание положения об отделе, так как это фундамент организационной деятельности любого учреждения. Во-вторых, требуется переиздание утвержденного в 2009 году «Стандарта делопроизводства в Администрации Томской области», поскольку приказом Госстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст принят новый национальный стандарт по оформлению документов - ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов». Стандарт вводится в действие с 1 июля 2017 г. и заменяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов» .
Несмотря на обозначенные недостатки, осуществляемая деятельность отдела позволяет обеспечивать достаточно эффективное решение обращений
граждан, что в свою очередь способствуют созданию благоприятного микроклимата во взаимодействии населения и органов
1. «Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993) [Электронный ресурс] // КонсультантПлюс. - М., 1997 - 2017. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28399/ (дата обращения: 01.05.2017).
2. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» [Электронный ресурс] // КонсультантПлюс. - М., 1997 - 2017. URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_59999/ (дата обращения: 01.05.2017).
3. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» [Электронный ресурс] // КонсультантПлюс. - М., 1997 - 2017. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/ (дата обращения: 01.05.2017).
4. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст) [Электронный ресурс] // Гарант: информационно-правовой портал. - [Б. м.], 2003 - 2017. URL: http://base.garant.ru/185891/ (дата обращения 01.05.2017).
Нормативно-методические документы Администрации Томской области
1. Закон Томской области от 11.01.2007 N 5-ОЗ «Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления» [Электронный ресурс] // Официальный интернет-портал Администрации Томской области. - Томск, 2017. URL: https://tomsk.gov.ru/appeal/front/documents (дата обращения: 01.05.2017).
2. Положение о Комитете по общим вопросам Администрации
Томской области [Электронный ресурс] // Сайт Комитета по общим вопросам Администрации Томской области. - Томск, 2015. URL: https://kov.tomsk.gov.ru/Polnomochiya-komitvopros (дата обращения:
01.05.2017).
3. Должностной регламент государственного гражданского служащего Томской области, замещающего должность заместителя председателя Комитета по общим вопросам Администрации Томской области - начальника отдела по работе с личными обращениями граждан на
2016 г. // Текущий архив Администрации Томской области.
4. Должностной регламент государственного гражданского служащего Томской области, замещающего должность консультанта отдела по работе с личными обращениями граждан Комитета по общим вопросам Администрации Томской области на 2016 г. // Текущий архив Администрации Томской области.
5. Должностной регламент государственного гражданского служащего Томской области, замещающего должность ведущего специалиста отдела по работе с личными обращениями граждан Комитета по общим вопросам Администрации Томской области на 2016 г. // Текущий архив Администрации Томской области.
6. Выписка из сводной номенклатуры дел от 01.03.2012 № 64-р на
2017 г. // Текущий архив Администрации Томской области.
7. Порядок рассмотрения обращений граждан и организаций в Администрации Томской области. [Электронный ресурс] // Официальный интернет-портал Администрации Томской области. - Томск, 2017. URL: https://tomsk.gov.ru/appeal/front/documents (дата обращения: 01.05.2017).
8. Стандарт делопроизводства в Администрации Томской области от 07.04.2009 № 100-р // Текущий архив Администрации Томской области.
9. Распоряжение Губернатора Томской области от 07.04.2009 «Об утверждении Стандарта делопроизводства в Администрации Томской области (ред. 28.07.2015). // Текущий архив Администрации Томской
области.
Литература:
1. Секретарское дело / Кузнецова Татьяна Вячеславовна; Т. В. Кузнецова. - Изд. 5-е, испр. и доп. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002. - 342 с.
2. Войцехович Т. В. указ. соч. [Электронный ресурс] //
Информационный портал НААР. - [Б. м.], 2011. URL:
http://naar.ru/articles/deloproizvodstvo-ot-a-do-ya-rabota-s-obrascheniyami- grazhdan/ (дата обращения: 17.05.2017).
3. Жилкина, С. Л. Письменные обращения граждан как технология реализации управленческих решений // Инноватика - 2011. Т. 2: сборник материалов VII Всероссийской научно-практической конференции студентов, аспирантов и молодых ученых с элементами научной школы, 26¬28 апреля 2011 г., г. Томск, Россия Томск, 2011 Т. 2. С. 238-239.
4. Кожанова Е.Н. Положение как организационно-правовой
документ // Секретарь-референт. 2014. № 8. URL:
https://www.profiz.ru/sr/8_2014/polozhenie/ (дата обращения: 13.06.2017).
5. Лихачева Е.А. Перспективы организации работы с обращениями граждан в органах местного самоуправления // Политическое управление: научный информационно-образовательный электронный журнал. 2013. №3 (06). URL: http://www.политуправление.рф/arhiv/2013/03/MikhaylyukIN.htm (дата обращения: 13.06.2017).
6. Пясецкая Е.Н. Развитие взаимодействия власти и населения в социосистеме города // Казанская наука. - 2014. - №10. - С.333-335.
7. Телегина О.В. Функционирование механизма, обеспечивающего реализацию местных инициатив и участие населения в решении вопросов местного значения // Стратификационная модель современного общества: материалы III Орловских социологических чтений 21 октября 2011 г. / Сост. А.А. Алексеенок, Н.П. Старых. - Орел: Изд-во ОРАГС, 2011. - С. 171-173.
8. Фионова Л.Р. Актуальные вопросы документной коммуникации органов власти с населением Росси // Делопроизводство. 2013. №3. С. 34 - 38.
9. Фионова Л.Р. Современная организация работы с обращениями граждан на примере Пензенской области //Делопроизводство. 2010. № 3. С. 22 - 28.
10. Чурилина Е.Н. Особенности системы работы с обращениями граждан на муниципальном уровне // Гуманитарные научные исследования. 2015. № 10 [Электронный ресурс]. URL: http://human.snauka.ru/2015/10/12903 (дата обращения: 16.05.2017).
11. Якимова Д. Организация работы с обращениями граждан в Администрации президента республики Марий Эл // Делопроизводство. 2010. №4. С. 58 - 65.
12. Янковая В.Ф. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 // Секретарь-референт. 2017. № 3. URL: https://www.profiz.ru/sr/3_2017/novyj_GOST/ (дата обращения: 13.06.2017).
..16