Тема: ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ В УСЛОВИЯХ ЦИФРОВОЙ ТРАНСФОРМАЦИИ

Цифровая трансформация не могла не коснуться подхода к организации учёта трудовой деятельности человека. Трудовая книжка, как основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника, неизменно «путешествует» за работником на его трудовом пути, фиксируя наиболее важные моменты профессиональной биографии: образование, квалификацию, продвижение по служебной лестнице, отношение к труду. Соответственно все изменения, связанные с процедурой использования и хранения такого важного документа, отражаются на сотрудниках отдела кадров и самих работниках. Государство как главный субъект управления общественными процессами обязано обеспечить комфортный переход к новому формату трудовой книжки.
Актуальность исследования вызвана большой социальной значимостью трудовой книжки как документа по личному составу, а также внедрением в 2020 г. электронных трудовых книжек. Однако речь идет не только о переводе документа в электронный формат, но и создании баз данных, где будет храниться информация о трудовой деятельности работников. Законопроект о переходе на электронные трудовые книжки был одобрен в 2019 года, а с 1 января 2020 вступил в силу.
В данном исследовании рассматривается порядок работы с трудовыми книжками в традиционном бумажном виде, а также различные аспекты внедрения электронных трудовых книжек.
Литература по теме выпускной квалификационной работы также делится на две группы: работы, посвященные традиционным бумажным трудовым книжкам, и статьи, затрагивающие различные вопросы перехода к электронным трудовым книжкам.
Например, Ю.М. Демин в своей работе подробно описывает нюансы ведения трудовой книжки, в частности, процедуру исправления ошибок при заполнении трудовой книжки1. В.И. Андреева в своей статье дает комментарии по поводу изменений в законодательстве в связи с введением с 1 января 2004 г. трудовых книжек нового образца, использованием новых бланков, назначении ответственного за работу с трудовыми книжками . Санкина Л.В. дает разъяснения по вопросам прекращения трудовых правоотношений с работником и внесения соответствующих записей в трудовую книжку . Вклад экспертов-кадровиков на каждом из этапов неоценим: именно они помогали коллегам допускать меньше ошибок в ведении трудовых книжек, давая комментарии по конкретным ситуациям.
Проблемы влияния цифровой трансформации на трудовые книжки и внедрения электронных трудовых книжек отражены в статьях экспертов в кадровом делопроизводстве и других областях (трудовом праве, налогообложении, бухгалтерском учёте, архивном хранении и проч.). Поскольку предугадать все последствия данного внедрения достаточно сложно, на текущий момент существует множество мнений по этому вопросу.
Анна Устюшенко, партнер юридической фирмы «INTELLECT», в своей статье «Переход на электронные трудовые книжки» отмечает, какие произошли изменения в Трудовой кодекс РФ, как изменились обязанности работодателя в 2020 году и с какими проблемами им пришлось столкнуться. Анна акцентирует внимание на том, что глобальных изменений под угрозой больших санкций не требуется. Также автор считает, что законодатель дает работодателям достаточно времени, чтобы адаптироваться к новым условиям работы. Интересно, что сам Пенсионный Фонд РФ не знает пока ответов на многие вопросы. Законодательство будет дорабатываться в ходе его применения1.
Эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства, Елена Конюхова даёт свои рекомендации о том, как работодателям подготовиться к изменениям и избежать ответственности за нарушения. Елена также отмечает, что новая форма учета данных о трудовом стаже работников это не некий носитель в электронном виде, как это могло показаться благодаря названию проекта «Электронная трудовая книжка — 2020» .
Заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец ответил вопросы граждан о переходе на электронные трудовые книжки на горячей линии, прошедшей в редакции «Российская газета» и дал комментарии о том, как правильно оформлять работников, принятых в этом году, как в электронных формах отразить переименование должности, схеме расчёта больничных, если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки .
Профессиональные журналы также не остались в стороне. В статье под названием «Переход на электронные трудовые книжки с 2020 года: подробная инструкция», опубликованной на сайте Журнала для бухгалтеров «Главбух» рассказывается о двух этапах перехода к электронным трудовым книжкам. Важный акцент автор статьи делает на необходимости обеспечить техническую готовность организации к предоставлению отчетности в Пенсионный фонд России1. В статье «Электронная трудовая книжка 2020: переходим на новый формат», опубликованной на сайте журнала «Кадровое дело» , также отмечается, что делать работодателю, чтобы благоприятно перейти на электронные трудовые книжки, и какие плюсы и минусы ждут нас в перспективе.
Объектом ВКР выступает трудовая книжка как официальный персональный документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина. Предмет исследования - порядок работы с этим документом в условиях цифровой трансформации.
Целью ВКР является определение порядка работы с трудовыми книжками на бумажном носителе, а также обозначение перспектив внедрения электронных трудовых книжек.
Исходя из поставленной цели, определены следующие задачи:
1. Определить порядок ведения трудовых книжек на бумажном носителе в
организации.
2. Определить порядок хранения трудовых книжек на бумажном носителе в
организации.
3. Установить влияние цифровой трансформации на порядок работы с трудовыми книжками и обозначить основные перспективы внедрения электронных трудовых книжек.
Методология исследования в выпускной квалификационной работе включает в себя следующие методы:
1) сравнение — устанавливает сходства и различия, определяет общее и специфическое, выявляет изменения, тенденции и закономерности;
2) обобщение — установление сходства в некоторых сторонах, качествах и отношениях между нетождественными объектами, а также логический процесс перехода от единичного к общему, от менее общего к более общему знанию, установления общих свойств и признаков предметов;
3) анализ — материальное или умозрительно деление объекта, процесса, предмета.
Источниковая база исследования включает в себя Трудовой кодекс и Кодекс об административных правонарушениях РФ, нормативно-правовые акты Правительства РФ, а также ряд других актов, в которых освещаются специфические вопросы оформления трудовых книжек в бумажном виде и предоставления электронных сведений о трудовом стаже работника в Пенсионный фонд России.
Трудовой кодекс РФ регулирует трудовые отношения между работниками и работодателями и имеет приоритетное значение перед другими нормативными актами, связанными с трудовыми отношениями1. Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации, в свою очередь, устанавливает санкции за нарушение нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права .
Ключевыми источниками для исследования порядка работы, заполнения и хранения традиционного бумажного варианта трудовой книжки послужили Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», утверждающее «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (далее - Правила), и Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 года № 69 «Об
утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее - Инструкция). Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей . Инструкция в соответствии с пунктом 13 Правил, устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них и дубликатов трудовых книжек .
Вопросы хранения бумажных трудовых книжек в случае ликвидации организации подробно освещает Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» .
Что касается второй части исследования, посвященной влиянию цифровой трансформации на трудовые книжки и перспективам внедрения электронных трудовых книжек, то данный переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика»1. Стартом активной работы в этом направлении стал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы» . Данные источники позволяют понять причины перехода и определяют ключевые направления.
В свою очередь составить представление о том, как цифровая трансформация повлияла на подход к работе с трудовыми книжками и учет трудового стажа работников, дают следующие нормативные акты.
В рамках исполнения проекта «Цифровая экономика» был принят Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», которым были внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации и установлена возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде. Он определил основные обязанности работодателей по переходу на электронные трудовые книжки.
Федеральный закон от 01 апреля 1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном
(персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» устанавливает правовую основу и принципы организации индивидуального персонифицированного учета сведений о гражданах, на которых распространяется действие законодательства Российской Федерации об обязательном пенсионном страховании . А также наиболее актуальные сведения по этой теме мы исследуем в Федеральном законе от 16 декабря 2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым введена обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности .
Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (Зарегистрировано в Минюсте России 23.01.2020 N 57251) ввело в оборот понятие «сведения о трудовой деятельности», а также утвердила форму отчетности СЗВ-ТД1. Соответственно то, как заполнять данную форму определил Порядок заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», утв. постановлением Правления Пенсионного фонда России от 25.12.2019 № 730п .
Структура выпускной квалификационной работы соответствует поставленным целям и задачам, состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы и приложений. В первой главе проанализированы порядок ведения, заполнения и хранения традиционных бумажных трудовых книжек. Во второй главе описано влияние цифровой трансформации на трудовые книжки, охарактеризованы перспективы внедрения электронных трудовых книжек, дана оценка преимуществ и рисков данной инициативы. Приложение А «Форма трудовой книжки» включает в себя форму бумажной трудовой книжки современного образца. В Приложение Б «Форма вкладыша трудовой книжки» приведен вкладыш бумажной трудовой книжки современного образца. Приложение В «Форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» содержит новую форму отчетности «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)».

Купить

С введением в 2004 г. новых образцов трудовой книжки и ее вкладыша контроль за их изготовлением и обеспечением ими работодателей ужесточился, ответственность за соблюдение правил ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек возлагается на уполномоченное работодателем лицо. Серьезных внешних изменений не произошло. Законодательство рисует довольно подробную картину построения работы с трудовыми книжками и их заполнения в организации, однако, недостаточное внимание практикующих специалистов к положениям, содержащимся в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 и Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, отсутствие иллюстраций и развернутых комментариев создает разночтения среди кадровых специалистов и провоцирует ошибки.
Делая выводы по порядку работы с трудовыми книжками в организации, следует сказать, что выстроить эту систему в организации довольно просто. Ответственность за этот процесс целиком и полностью возлагается на работодателя. Механизм работы с трудовыми книжками описан довольно подробно, а практический опыт сотрудников кадровых служб гармонично дополняет существующие инструкции. Приступая к своей деятельности сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек должен решать следующие задачи:
1) принять по соответствующему акту трудовые книжки работников, имеющихся в наличии в кадровой службе;
2) проверить наличие и правильность ведения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
3) проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников;
4) проверить наличие необходимого количества трудовых книжек и бланков к ним.
Однако был выведен ряд причин, рождающих определенные трудности в этой области. А конкретнее: отсутствие жестких требований к квалификации и образованию сотрудника, занимающегося ведением трудовых книжек, что дает возможность руководству организации самостоятельно принимать решения о назначении ответственного сотрудника или даже заниматься их ведением самостоятельно. Очевидно, что такой подход негативно влияет на качество этого процесса. Фактически на этом этапе качество работы с трудовыми книжками зависит преимущественно от компетентности сотрудников кадровой службы.
Процесс заполнения трудовой книжки, регламентирован не достаточно подробно. В заполнении каждого из разделов у кадрового специалиста возникают трудности с определением единственно верного варианта записи. Чувствуется нехватка конкретизации процесса заполнения трудовых книжек на законодательном уровне. Инструкция по заполнению и хранению трудовых книжек только частично проиллюстрирована конкретными формулировками для внесения в трудовую книжку, поэтому теория очень отличается от кадровой практики. Специалисты кадровых служб вынуждены обращаться к практическому опыту коллег, чтобы найти ответы на возникающие вопросы. Нередким является явление заполнения трудовых книжек в организации по «традиции», что совершенно недопустимо по отношению к такой важной информации, как трудовая деятельность и стаж работника. Наряду с этим, санкции и последствия некорректного заполнения трудовых книжек вполне серьезные и ограничиваются не только материальной, но и уголовной ответственностью.
Исследование порядка хранения трудовой книжки в организации выявило, что здесь законодательство оставляет свободу действий организации в плане выбора места хранения трудовых книжек, но при условии обеспечения требований защиты от порчи и утери документов. Трудовая инспекция может проверить, как трудовые книжки хранятся в организации. Угроза уголовной ответственности в случае серьезных нарушений здесь дисциплинирует работодателя гораздо сильнее. Однако утеря невостребованных трудовых книжек в организации не такое уж редкое явление.
Что касается порядка хранения трудовых книжек в архиве в случае ликвидации организации, то здесь ситуация гораздо более оптимистичная. Архивное законодательство довольно четко определяет порядок хранения, режим доступа к данным о трудовом стаже и возможности получения сведений из невостребованных трудовых книжек, переданных организацией.
Оценивая влияние цифровой трансформации на трудовые отношения, кадровое делопроизводство и уже начавшийся переход к электронным трудовым книжкам, следует согласиться с опасениями экспертов насчет отсутствия необходимой для исполнения законодательных предписаний инфраструктуры. Среди перспектив внедрения электронных трудовых книжек есть как привлекательные возможности, так и существенные риски.
Среди ожидаемых положительные эффектов можно назвать удобство и точность учета данных о трудовом стаже работников, снижение издержек работодателей на ведение кадровой документации, возможность дистанционного оформления пенсий без дополнительного документального подтверждения, последующее уменьшение бумажной работы, частичное устранение ошибок по ведению и заполнению трудовых книжек.
Риски же эксперты связывают со следующими моментами: дорогостоящий переход и поддержка функционирования данной системы, слишком большое количество белых пятен в этой инициативе, опасность взлома, изменения или утери данных, невысокая компьютерная грамотность населения, отсутствие четких инструкций, а также вопросы по тому, как будут устраняться допущенные в этих трудовых книжках ошибки.
Говоря о влиянии цифровой трансформации на трудовые отношения и кадровое делопроизводство, следует сказать, что процесс не стал добровольным для организаций, потому как ответственность за его регулирование несёт на себе государство. А переход с бумажного аналога трудовых книжек на электронный формат — процесс в масштабах общероссийской цифровой трансформации необходимый, но, как и все новшества, требует разъяснений.
В целом, проведенное исследование показало, что на современном этапе развития трудовых книжек в условиях цифровой трансформации сделаны первые шаги к переходу к удобной и эффективной системе учета сведений о трудовой деятельности работников. В дальнейшей перспективе данная инициатива вызывает преимущественно положительные результаты. Риски по большей части связаны с трудностями, характерными для любого переходного этапа реализации законодательной инициативы. По мере дальнейшей реализации Стратегии развития информационного общества РФ на 2017—2030 годы и национального проекта «Цифровая экономика» в частности, а также появления новых нормативно-правовых и методических актов список преимуществ будет расширяться, а риски — трансформироваться или устраняться.

Купить