Введение 3
1. Теоретические основы формализации процессов в организации
1.1 Понятие формализации 6
1.2 Делопроизводство как механизм формализации 16
1.3 Критерии эффективной формализации 25
2. Разработка рекомендаций по формализации процессов в магазине «Romeo&Juliet»
2.1 Общая характеристика организации 30
2.2 Анализ формализации процессов в организации 42
2.3 Рекомендации по формализации организационных процессов 45
Заключение 51
Список использованных источников и литературы 53
Приложения 59
В современном мире существуют миллионы организаций, в каждой из которых работает персонал самого разного уровня. Согласно статистике, порядка 90% организаций распадается в первый год своего существования, и зависит это не столько от прибыльности предприятия, сколько от организации ведения дел. Учредитель фирмы, планирующий, как будет функционировать его организация, должен распланировать работу так, чтобы не только прибыль предприятия была максимально высокой, но и остальные показатели эффективности были на должном уровне. Достичь приличных показателей достаточно трудно без составления бизнес-плана, покупки качественного оборудования, налаживания отношений с партнёрами, найма квалифицированных сотрудников, организации эффективной корпоративной культуры и ещё нескольких десятков других обязательных пунктов.
Также качественное ведение бизнеса в наше время практически невозможно без хороших отношений с государством. Чтобы у организации не было каких-либо проблем с законом, работодатель обязан платить налоги, передавать информацию о сотрудниках в различные органы и безошибочно вести внутреннюю документацию, включающую приказы и иные организационно-распорядительные документы.
В нашей стране есть ряд обязательных для рабочих отношений документов, например, трудовой договор, трудовая книжка или в отдельных случаях санитарная книжка. Эти и иные сопутствующие трудовой деятельности элементы защищают и работодателя, и сотрудников, помогают им налаживать отношения и в коллективе, и с государством.
Также российское законодательство предлагает организациям и необязательные для ведения документы. К таким документам можно отнести должностные инструкции, служебные записки и т.д.
В итоге этих документов становится так много, что возникает вопрос: действительно ли всё это необходимо? Ведь если понаблюдать за внутренним устройством организаций, то не во всех из них необходимо столько бумаг, особенно в малых компаниях. Многие распоряжения в таких случаях могут передаваться устно либо в письменной/электронной форме, но без официального оформления, печати и визирования. В связи с этим нам предстоит выяснить, что такое формализация, и найти баланс в количестве необходимых документов на конкретном примере.
Актуальность данной темы заключается в том, что на данный момент существует более десятка обязательных для ведения видов документов, а также документы, ведение которых ложится на усмотрение руководителя организации. Ведение документации - не основная деятельность организаций, так как главная деятельность большинства из них - получение прибыли. Такой большой блок, как формализация процессов, может мешать организациям заниматься своей основной деятельностью.
Объект исследования: организационные процессы.
Предмет исследования: формализация как способ стандартизации организационных процессов.
Цель работы: разработать рекомендации по формализации процессов в организациях на примере магазина.
Задачи:
1) рассмотреть теоретические основы формализации процессов в малом бизнесе;
2) провести организационную диагностику магазина «Romeo&Juliet»;
3) проанализировать систему ведения документации в магазине «Romeo&Juliet»;
4) представить рекомендации по формализации процессов в организации.
Теоретическое значение работы определено тем, что она представляет собой комплексное исследование развития, современного состояния, проблем и направлений совершенствования формализации процессов в организации.
Практическое значение работы определено тем, что внесенные в работу теоретические положения, практические исследования и выводы по их результатам вносят вклад в развитие института по вопросам изучения формализации процессов в различных организациях.
В целях решения поставленных в работе задач применялись следующие методы исследования: теоретический анализ литературы по теме исследования, наблюдение, интервьюирование, «метафора», «крестовина», тестирование.
В ходе исследования выявлено, что построение системы формализации является естественным продуктом современной организации, стремящейся к развитию. Также формализация является командной работой. Команда должна включать представителей всех основных функциональных подразделений, поскольку только таким образом можно достичь правильного понимания значения формализации всеми сотрудниками и решить актуальные управленческие задачи.
Установлено, чтобы формализация эффективна, когда она не насаждается сверху, а естественным образом стала делом всех и каждого. А для того чтобы у сотрудников возникло желание участвовать в построении данной системы, в первую очередь необходимо донести до их понимания, какие блага и перспективы несут преобразования лично им. И конечно же, важным фактором успеха является поддержка работы команды со стороны руководства компании.
Так как мир постоянно меняется, и предприятия вынуждены меняться вместе с ним, становится очевидным, что процесс формализации никогда не будет завершён окончательно, его необходимо подстраивать под изменяющиеся бизнес-процессы.
Показано, что формализация поможет закрепить описанные бизнес- процессы, она также необходима для выработки единого чёткого понимания законов жизнедеятельности компании её сотрудниками и руководством и использования единой терминологии.
Выявлено, что формализация позволяет:
• сделать управленческий учёт более прозрачным;
• прийти к общим стандартам управления внутри организации;
• упростить взаимодействие сотрудников и подразделений внутри организации;
• координировать поведение членов организации;
• корректно оценивать действия сотрудников.
Но в то же время чрезмерная формализация препятствует:
• развитию организации;
• достижению целей в долгосрочной перспективе;
• комфортному самоощущению сотрудников, они чувствуют себя
легкозаменяемыми элементами системы.
Согласно современным взглядам на менеджмент, главный элемент организации - это человек. Чтобы не отставать от последних мировых тенденций в области управления, организациям следует отказываться от излишне формализованной организационной культуры и ценить сотрудников, а не систему.
Найти баланс при формализации организации - сложный процесс, однако при решении этой задачи перед руководителем, сотрудниками и компанией может открыться множество возможностей для развития.
В работе были установлены критерии эффективной формализации: адресность, заинтересованность субъектов, комплексность, взаимодействие с внешней средой, гибкость, последовательность, сбалансированность. Также были определены недочёты функционирования организаций при отсутствии необходимой документации на примере магазина одежды «Romeo&Juliet». С этой позиции была проанализирована сама компания, её методы работы, внутренние и внешние коммуникации. На основе этого были разработаны рекомендации по формализации процессов в магазине «Romeo&Juliet», включающие в себя конкретные меры, предполагаемый результат и релевантные критерии эффективности.
Поставленная в начале работы цель была достигнута.
