Документационное обеспечение управленческой деятельности обособленного подразделения «Старый Оскол» ООО «Хотлайн»
|
ВВЕДЕНИЕ 3
1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОБОСОБЛЕННОМ
ПОДРАЗДЕЛЕНИИ «СТАРЫЙ ОСКОЛ» ООО «ХОТЛАЙН» 10
1.1. Характеристика организации 10
1.2. Видовой состав и оформление документации 14
1.3. Организация работы с документами 35
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОБОСОБЛЕННОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ «СТАРЫЙ ОСКОЛ» ООО «ХОТЛАЙН» 50
2.1. Разработка должностной инструкции ответственного
за делопроизводство 50
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству 52
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 56
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 58
ПРИЛОЖЕНИЯ 65
1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОБОСОБЛЕННОМ
ПОДРАЗДЕЛЕНИИ «СТАРЫЙ ОСКОЛ» ООО «ХОТЛАЙН» 10
1.1. Характеристика организации 10
1.2. Видовой состав и оформление документации 14
1.3. Организация работы с документами 35
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОБОСОБЛЕННОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ «СТАРЫЙ ОСКОЛ» ООО «ХОТЛАЙН» 50
2.1. Разработка должностной инструкции ответственного
за делопроизводство 50
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству 52
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 56
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 58
ПРИЛОЖЕНИЯ 65
Актуальность темы исследования. Документационное обеспечение управления является одним из главных направлений работы любого учреждения, так как там создаются документы, отражающие результаты производственно-хозяйственной деятельности, работу с персоналом, финансовое состояние, материально-техническое обеспечение и т.п. С помощью документов обеспечивается реализация управленческих функций, в них отражается планирование, фиксируется учет и отчетные данные и иная информация. От того как построена работа с документами, можно сказать, во многом зависит качество и оперативность принимаемых управленческих решений, эффективность их исполнения и результаты деятельности организации в целом.
Документационное обеспечение управления - важнейшая часть процесса принятия управленческих решений и управления, включающего в себя получение и переработку информации. Для достижения максимального экономического эффекта важно, прежде всего, качество информации. Если в учреждении не организована четкая работа с документами, то, как следствие, ухудшается управление, так как оно зависит от оперативности получения информации, ее достоверности и качества, четкой постановки информационно-справочной службы, эффективной организации хранения, поиска и использования документов. Первостепенное значение эти вопросы имеют в условиях рыночной, поэтому информационно-документационное обеспечение управления деятельности коммерческой организации можно рассматривать как важнейшую обслуживающую функцию управления, в том числе и в обособленном подразделении «Старый Оскол» ООО «Хотлайн».
Степень изученности темы. Вопросы документационного обеспечения деятельности коммерческих структур не нашли широкого отражения в доку- ментоведческой литературе. Среди специализированных изданий непосредственно касающихся проблем можно выделить лишь работу Л.В. Санкиной и Т.А. Быковой, где детально рассмотрены все фазы делопроизводственного цикла с учетом особенностей документирования и организации работы с документами в коммерческой организации . Издание содержит характеристику нормативно-методической основы документационного обеспечения управления коммерческих организаций. Особую ценность составляют данные в приложении образцы документов.
Общие вопросы теории и практики документационного обеспечения управления изложены в работах А.В. Пшенко , М.В. Ларина , А.Н. Белова , М.В. Кирсановой , Л.В. Санкиной, И.Н. Кузнецова , Н.И. Анодиной , В.В. Данилиной , Т.В. Кузнецовой , Н.Н. Куняева , Ю.А. Панасенко , Ю.А. Петрова , А.А. Раздорожного , М.Ю. Рогожина , Е.П. Смирнова , В.Ф. Янко- вой . Работы отражают результаты научной работы их авторов и могут служить в качестве научно - исследовательской литературы.
Вопросы организации отдельных аспектов делопроизводства находят широкое отражение в публикациях специализированных журналов «Секретарь-референт» , «Справочник секретаря» , «Секретарское дело» , «Делопроизводство» .
Объект исследования - документационное обеспечение управления.
Предметом исследования является организация работы с документами в коммерческой организации.
Целью работы является анализ документационного обеспечения управленческой деятельности обособленного подразделения «Старый Оскол» ООО «Хотлайн», и определение основных направлений его совершенствования.
В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:
- провести анализ организации делопроизводства в обособленном подразделении «Старый Оскол»;
- наметить основные направления совершенствования делопроизводства в обособленном подразделении.
Источниковая база исследования представлена следующими группами нормативно - правовых документов:
- законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела;
- национальные стандарты и технические регламенты в области документационного обеспечения управления;
- нормативно-методические документы, регулирующие вопросы документационного обеспечения управления.
Правовое положение отечественных обществ с ограниченной ответственностью закреплено нормами Гражданского Кодекса Российской Федерации, Налогового Кодекса и Закона об обществах с ограниченной ответственностью. Гражданский кодекс РФ определяет понятие «общество с ограниченной ответственностью», порядок образования, правовое положение и организацию управления в обществах, а также нормы ее документирования .
Эта норма тесно переплетается с положениями федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» , устанавливающего порядок создания архивов и обязанности юридических лиц по хранению и учету архивных документов .
Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» регламентирует в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации правовые нормы создания, реорганизации, ликвидации обществ .
Кроме того, устанавливает обязанности обществ по упорядочению и хранению документов.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» зафиксировал, что обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является ее документирование .
Вопросы защиты документированной информации затронуты в Федеральном законе «О коммерческой тайне» , Указе Президента Российской Федерации «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» , Постановлении Правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» .
При подготовке конкретной инструкции по делопроизводству организации могут быть использованы Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти . Несмотря на то, что изложенные в них требования обязательны только для государственных органов и органов местного самоуправления, структуру и отдельные общие положения можно использовать при разработке инструкции по делопроизводству в организациях любой формы собственности.
При составлении инструкции по делопроизводству конкретной организации необходимо использовать и разделы ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 «Управление документами. Общие требования» , ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» , ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» .
Не теряет своей актуальности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), регламентирующая вопросы делопроизводства. ГСДОУ устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях .
Для раскрытия темы исследования были привлечены локальные нормативно - правовые акты ООО «Хотлайн»: устав общества , положение об обособленном подразделении , правила внутреннего трудового распорядка , положение об отделах , должностные инструкции и др.
Методами исследования явились: изучение документов организации, опрос, наблюдение, статистический и графический метод, анализ.
Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования могут быть использованы при дальнейшей разработке данной темы, а также применены в качестве направлений совершенствования организации делопроизводства в обособленном подразделении «Старый Оскол» ООО «Хотлайн»
Структура работы состоит из введения, двух разделов, заключения, библиографического списка и приложений.
Первый раздел рассматривает историю создания, задачи и основные направления деятельности обособленного подразделения «Старый Оскол» ООО «Хотлайн», его организационную структуру, анализируется видовой состав управленческих документов и организация работы с ними. Второй раздел намечает основные направления совершенствования документационного обеспечения в обособленном подразделении «Старый Оскол» ООО «Хотлайн», которые состоят в разработке должностной инструкции ответственного за делопроизводство и инструкции по делопроизводству.
Документационное обеспечение управления - важнейшая часть процесса принятия управленческих решений и управления, включающего в себя получение и переработку информации. Для достижения максимального экономического эффекта важно, прежде всего, качество информации. Если в учреждении не организована четкая работа с документами, то, как следствие, ухудшается управление, так как оно зависит от оперативности получения информации, ее достоверности и качества, четкой постановки информационно-справочной службы, эффективной организации хранения, поиска и использования документов. Первостепенное значение эти вопросы имеют в условиях рыночной, поэтому информационно-документационное обеспечение управления деятельности коммерческой организации можно рассматривать как важнейшую обслуживающую функцию управления, в том числе и в обособленном подразделении «Старый Оскол» ООО «Хотлайн».
Степень изученности темы. Вопросы документационного обеспечения деятельности коммерческих структур не нашли широкого отражения в доку- ментоведческой литературе. Среди специализированных изданий непосредственно касающихся проблем можно выделить лишь работу Л.В. Санкиной и Т.А. Быковой, где детально рассмотрены все фазы делопроизводственного цикла с учетом особенностей документирования и организации работы с документами в коммерческой организации . Издание содержит характеристику нормативно-методической основы документационного обеспечения управления коммерческих организаций. Особую ценность составляют данные в приложении образцы документов.
Общие вопросы теории и практики документационного обеспечения управления изложены в работах А.В. Пшенко , М.В. Ларина , А.Н. Белова , М.В. Кирсановой , Л.В. Санкиной, И.Н. Кузнецова , Н.И. Анодиной , В.В. Данилиной , Т.В. Кузнецовой , Н.Н. Куняева , Ю.А. Панасенко , Ю.А. Петрова , А.А. Раздорожного , М.Ю. Рогожина , Е.П. Смирнова , В.Ф. Янко- вой . Работы отражают результаты научной работы их авторов и могут служить в качестве научно - исследовательской литературы.
Вопросы организации отдельных аспектов делопроизводства находят широкое отражение в публикациях специализированных журналов «Секретарь-референт» , «Справочник секретаря» , «Секретарское дело» , «Делопроизводство» .
Объект исследования - документационное обеспечение управления.
Предметом исследования является организация работы с документами в коммерческой организации.
Целью работы является анализ документационного обеспечения управленческой деятельности обособленного подразделения «Старый Оскол» ООО «Хотлайн», и определение основных направлений его совершенствования.
В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:
- провести анализ организации делопроизводства в обособленном подразделении «Старый Оскол»;
- наметить основные направления совершенствования делопроизводства в обособленном подразделении.
Источниковая база исследования представлена следующими группами нормативно - правовых документов:
- законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела;
- национальные стандарты и технические регламенты в области документационного обеспечения управления;
- нормативно-методические документы, регулирующие вопросы документационного обеспечения управления.
Правовое положение отечественных обществ с ограниченной ответственностью закреплено нормами Гражданского Кодекса Российской Федерации, Налогового Кодекса и Закона об обществах с ограниченной ответственностью. Гражданский кодекс РФ определяет понятие «общество с ограниченной ответственностью», порядок образования, правовое положение и организацию управления в обществах, а также нормы ее документирования .
Эта норма тесно переплетается с положениями федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» , устанавливающего порядок создания архивов и обязанности юридических лиц по хранению и учету архивных документов .
Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» регламентирует в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации правовые нормы создания, реорганизации, ликвидации обществ .
Кроме того, устанавливает обязанности обществ по упорядочению и хранению документов.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» зафиксировал, что обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является ее документирование .
Вопросы защиты документированной информации затронуты в Федеральном законе «О коммерческой тайне» , Указе Президента Российской Федерации «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» , Постановлении Правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» .
При подготовке конкретной инструкции по делопроизводству организации могут быть использованы Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти . Несмотря на то, что изложенные в них требования обязательны только для государственных органов и органов местного самоуправления, структуру и отдельные общие положения можно использовать при разработке инструкции по делопроизводству в организациях любой формы собственности.
При составлении инструкции по делопроизводству конкретной организации необходимо использовать и разделы ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 «Управление документами. Общие требования» , ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» , ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» .
Не теряет своей актуальности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), регламентирующая вопросы делопроизводства. ГСДОУ устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях .
Для раскрытия темы исследования были привлечены локальные нормативно - правовые акты ООО «Хотлайн»: устав общества , положение об обособленном подразделении , правила внутреннего трудового распорядка , положение об отделах , должностные инструкции и др.
Методами исследования явились: изучение документов организации, опрос, наблюдение, статистический и графический метод, анализ.
Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования могут быть использованы при дальнейшей разработке данной темы, а также применены в качестве направлений совершенствования организации делопроизводства в обособленном подразделении «Старый Оскол» ООО «Хотлайн»
Структура работы состоит из введения, двух разделов, заключения, библиографического списка и приложений.
Первый раздел рассматривает историю создания, задачи и основные направления деятельности обособленного подразделения «Старый Оскол» ООО «Хотлайн», его организационную структуру, анализируется видовой состав управленческих документов и организация работы с ними. Второй раздел намечает основные направления совершенствования документационного обеспечения в обособленном подразделении «Старый Оскол» ООО «Хотлайн», которые состоят в разработке должностной инструкции ответственного за делопроизводство и инструкции по делопроизводству.
Документационное обеспечение управления является специфическим направлением деятельности, которое обеспечивает составление, оформление, обработку и хранение информации, создаваемой в процессе управления. Современное делопроизводство многогранно и в общих чертах включает документирование, организацию работы с документами в процессе осуществления управления, организацию и систематизацию архива документов. Организация делопроизводства в коммерческой организации имеет определенные особенности в силу специфики организационной формы, бизнес-процессов, целей и задач. Особой формой структурного подразделения коммерческой организации является обособленное подразделение.
Изучение организации делопроизводства в обособленном подразделении коммерческой организации проводили на примере обособленного подразделения «Старый Оскол» общества с ограниченной ответственностью «Хотлайн». Проведенное исследование позволяет сделать ряд выводов:
1. Обособленное подразделение организации - это территориально обособленное от основной компании подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места.
2. Специальное структурное подразделения или штатная единица, занимающееся вопросами документационного обеспечения подразделения отсутствует, ведение делопроизводства возложено на специалиста, для которого данная функция является не основной, а дополнительной, наряду с теми, которые он выполняет, будучи специалистом по кадрам.
3. Система делопроизводства в этом случае строится как децентрализованная, при которой все делопроизводственные операции выполняются в структурном подразделении специально назначенными сотрудниками. Круг задач, решаемых в процессе делопроизводства обособленного структурного подразделения, остается традиционным и охватывает весь жизненный цикл документа с момента создания до поступления в архив.
4. Состав и объем документов, создаваемых в управленческой деятельности, минимален и продиктован потребностями подразделения. Централизация управления в основной организации создает ситуацию, при которой среди распорядительных документов подразделения отсутствуют приказы по основной деятельности, коммерческие договоры; организационные документы разрабатываются, утверждаются и хранятся в основной организации ООО «Хотлайн». Удаленность подразделения детерминирует интенсивное использование электронного письма как оперативного способа поступления и обмена деловой информацией.
5. Особенность организации документооборота подразделения состоит в его децентрализации, при котором он распределен между обособленным подразделением «Старый Оскол» и основной организацией ООО «Хотлайн». Подобная система имеет свои преимущества в случае территориальной удаленности подразделения, но не лишена недостатков.
6. Важной составляющей делопроизводственной деятельности обособленного подразделения «Старый Оскол» является установление единых правил работы с документами в соответствии с конкретными особенностями и потребностями компании, что должно найти отражение в локальных нормативных актах, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления. Работа в этом направлении существенно облегчается за счет разработки и внедрения в практику корпоративной инструкции по делопроизводству, а также четкой регламентации деятельности специалиста, отвечающего за делопроизводство.
Изучение организации делопроизводства в обособленном подразделении коммерческой организации проводили на примере обособленного подразделения «Старый Оскол» общества с ограниченной ответственностью «Хотлайн». Проведенное исследование позволяет сделать ряд выводов:
1. Обособленное подразделение организации - это территориально обособленное от основной компании подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места.
2. Специальное структурное подразделения или штатная единица, занимающееся вопросами документационного обеспечения подразделения отсутствует, ведение делопроизводства возложено на специалиста, для которого данная функция является не основной, а дополнительной, наряду с теми, которые он выполняет, будучи специалистом по кадрам.
3. Система делопроизводства в этом случае строится как децентрализованная, при которой все делопроизводственные операции выполняются в структурном подразделении специально назначенными сотрудниками. Круг задач, решаемых в процессе делопроизводства обособленного структурного подразделения, остается традиционным и охватывает весь жизненный цикл документа с момента создания до поступления в архив.
4. Состав и объем документов, создаваемых в управленческой деятельности, минимален и продиктован потребностями подразделения. Централизация управления в основной организации создает ситуацию, при которой среди распорядительных документов подразделения отсутствуют приказы по основной деятельности, коммерческие договоры; организационные документы разрабатываются, утверждаются и хранятся в основной организации ООО «Хотлайн». Удаленность подразделения детерминирует интенсивное использование электронного письма как оперативного способа поступления и обмена деловой информацией.
5. Особенность организации документооборота подразделения состоит в его децентрализации, при котором он распределен между обособленным подразделением «Старый Оскол» и основной организацией ООО «Хотлайн». Подобная система имеет свои преимущества в случае территориальной удаленности подразделения, но не лишена недостатков.
6. Важной составляющей делопроизводственной деятельности обособленного подразделения «Старый Оскол» является установление единых правил работы с документами в соответствии с конкретными особенностями и потребностями компании, что должно найти отражение в локальных нормативных актах, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления. Работа в этом направлении существенно облегчается за счет разработки и внедрения в практику корпоративной инструкции по делопроизводству, а также четкой регламентации деятельности специалиста, отвечающего за делопроизводство.