ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ И ИХ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ Г. НАЗАРОВО
|
АННОТАЦИЯ 4
Введение 4
1 Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления и
архивного хранения документов в органах местного самоуправления РФ 16
2 Организация работы с документами и их архивное хранение в Администрации города
Назарово: состояние и возможности совершенствования 34
2.1 Характеристика организации работы с документами в Администрации города
Назарово и возможности ее совершенствования 34
2.2 Организация хранения документов в Администрации города Назарово и
возможности его совершенствования 56
Заключение 67
Список использованных источников и литературы 71
Приложение А Письмо администрации города Назарово гражданину 80
Введение 4
1 Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления и
архивного хранения документов в органах местного самоуправления РФ 16
2 Организация работы с документами и их архивное хранение в Администрации города
Назарово: состояние и возможности совершенствования 34
2.1 Характеристика организации работы с документами в Администрации города
Назарово и возможности ее совершенствования 34
2.2 Организация хранения документов в Администрации города Назарово и
возможности его совершенствования 56
Заключение 67
Список использованных источников и литературы 71
Приложение А Письмо администрации города Назарово гражданину 80
Органы местного самоуправления играют важную роль в жизни граждан. Граждане обращаются в них по разным вопросам, например, по вопросам благоустройства, предоставления субсидий и льгот. Кроме того, каждый день органы местного самоуправления взаимодействуют с организациями и органами государственной власти.
От качества работы с документами, от скорости и точности передачи и обработки информации, зависит эффективность работы любого органа местного самоуправления и, соответственно, качество оказания услуг гражданам. Администрация города Назарово - не исключение.
Рост объемов информации в наше время требует перехода органов местного самоуправления в «цифровой» формат работы. Для повышения эффективности работы с документами в органах местного самоуправления Красноярского края с начала 2020-х годов стала внедряться система электронного документооборота «Енисей-СЭД».
Согласно российскому законодательству, органы местного самоуправления обязаны создавать архивы .
Архив в органах местного самоуправления создается с целью удовлетворения потребностей общества в информации. В архивных документах содержится информация, потерявшая свою актуальность на момент их сдачи в архив, но имеющая потенциал снова стать востребованной в случае возникновения необходимости в получении такой информации. Граждане и организации обращаются в архив органа местного самоуправления по разным вопросам, например, для подтверждения права на субсидии и льготы, установления стажа и пр.
Для современной, информационной эпохи характерен интенсивный прирост количества информации. Увеличивается количество документов,
подлежащих долгосрочному хранению. Перед органами власти встает вопрос: как эффективно организовать работу с документами и их
долговременное хранение в условиях гибридности документооборота?
Поскольку в Администрации города Назарово была внедрена и активно используется система электронного документооборота, часть документов, вышедших из оперативного использования, хранится на бумаге, а часть - в электронном виде, т. е. выстроена смешанная форма хранения документов.
Но при работе с электронными документами появляются новые вопросы, специфические проблемы и угрозы сохранности электронных документов. Среди них вопросы долговременной сохранности электронных документов - одни из самых острых как с точки зрения быстрых технологических изменений, так и с точки зрения методологии обеспечения сохранности, кадровой и ресурсной обеспеченности этого процесса.
Ведение архивного дела в архивах органов местного самоуправления регламентируется локальными нормативными актами. Если они будут отсутствовать либо не будут хорошо проработаны, то высоки риски, связанные с обеспечением сохранности документов. Эта проблема касается архива Администрации города Назарово, у специалистов нет «под рукой» локальных нормативных актов, регламентирующих архивное хранение электронных документов. Это приводит к тому, что у архивистов часто не оказывается ориентиров, которыми они могут пользоваться в профессиональной деятельности, что может негативно сказаться на качестве выполнения ими профессиональных задач.
Литературу, использованную при написании выпускной квалификационной работы, можно разделить на пять групп.
Первая группа включает в себя учебные пособия, посвященные различным аспектам документационного обеспечения управления.
В учебном пособии Т А. Быковой, Т В. Кузнецовой, Л. В. Санкиной1, С. Л. Кузнецова содержатся требования к составлению и оформлению управленческих документов, описание технологии ДОУ (правила документооборота, регистрации, контроля срока исполнения).
Объединенные во вторую группу работы посвящены нормативно-правовой базе, касающейся работы с документами.
Т. А. Быкова, Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина в своем учебном пособии охарактеризовали современную нормативно-правовую базу организации работы с документами. Правила составления и оформления документов также опираются на требования современного законодательства. Н. Г. Суровцева в своей статье фиксирует значительные изменения законодательства в сфере управления документами. В работе Т. А. Селезневой рассматривается высокоуровневый локальный нормативный документ - политика управления документами. Приводится общая характеристика политики: ее цель, содержание, структура. В. Иритикова в своей статье комментирует положения ГОСТ Р 57 551-20 1 7 , который посвящен процессам управления рисками в документных системах.
Третья группа литературы включает в себя учебные пособия, посвященные документационному обеспечению управления в органах государственной и муниципальной власти.
В учебно-методическом пособии Е. В. Зайцевой, Н. В. Гончаровой1 рассматривается документационное обеспечение управления в органах государственной и муниципальной власти. В учебном пособии В. П. Егорова, А. В. Слинькова , помимо вопросов современного состояния
документационного обеспечения управления, в одной из глав делается акцент на работе с документами в органах местного самоуправления, включая делопроизводство по обращениям граждан.
К четвертой группе можно отнести работы, в которых рассматриваются проблемы долговременного хранения электронных документов. Н. А. Храмцовская констатирует проблему подтверждения юридической силы электронных документов с истечением срока действия электронной подписи, что затрудняет обеспечение долговременной сохранности юридически значимого электронного документа. Е. Ефимова полагает, что эту проблему можно решить с помощью метки времени.
В пятую группу входят работы, в которых анализируются нормативные документы в сфере архивного дела. И. А. Суровцева подвергла критике Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», отметив его несовершенство, неактуальность его понятийного аппарата. В учебном пособии Е. М. Буровой также приводятся выдержки из некоторых актуальных по сей день законов.
Проанализировав литературу, можно сделать вывод, что тема изучена достаточно хорошо. Эти работы могут помочь в исследовании сферы делопроизводства и архивного дела в органах местного самоуправления.
Объектом исследования является документационное обеспечение управления и архивное хранение документов в организации.
Предметом - работа с документами и их архивное хранение в Администрации города Назарово.
Цель исследования - сформулировать рекомендации по совершенствованию организации работы с документами и их архивного хранения в Администрации города Назарово.
Для достижения поставленной цели исследования необходимо выполнение следующих задач:
1. Охарактеризовать действующую нормативно-правовую и методическую базу ДОУ и архивного дела;
2. Охарактеризовать работу с документами и систему хранения документов в Администрации города Назарово;
3. Выявить недостатки в постановке работы с документами и их хранения в Администрации города Назарово и возможности их устранения.
Методами исследования будут анализ (выявление нормативных документов, которые могут касаться сферы работы с документами и архивного дела в органах местного самоуправления, определение в них положений, подходящих для разработки/переработки ЛНА), формулярный анализ (проверка оформления одного из документов администрации), классификация (разделение документов на разные группы: электронные и традиционные, с персональными данными и без), наблюдение (получение эмпирическим путем информации о работе с документами, об их
оформлении), описание (описание сложившейся системы делопроизводства, архивного хранения, выявление недостатков и возможностей
совершенствования).
Источниковой базой для исследования станут четыре группы источников: федеральные законы, подзаконные акты, стандарты, локальные нормативные акты Администрации города Назарово.
К первой группе источников относятся федеральные законы, касающиеся деятельности органов местного самоуправления, работы с документами и ведения архивного дела в них.
Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»1 определяет властные полномочия, структуру органов государственной власти.
Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»
регламентируются правила работы с обращениями граждан: сроки и порядок рассмотрения обращений, порядок личного приема, требования к обращениям.
Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных
данных» -содержит основные принципы обработки персональных данных, а также обязанности оператора при сборе персональных данных.
В Федеральном законе от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» содержатся сведения о том, как правильно обеспечивать защиту информации. Закон содержит основные положения по обеспечению должного уровня защиты электронных документов, чтобы не допустить утечки информации, содержащейся на электронных документах архива организации третьим лицам.
В Федеральном законе от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»1 содержатся требования к структуре и содержанию административного регламента - документа, который регламентирует предоставление гражданам муниципальных услуг.
Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - основной закон, регламентирующий архивное дело, обязывает органы власти создавать архивы, содержит основные требования к ведению архивного дела.
Федеральный закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной
подписи» - закон закрепляет виды электронных подписей, а также условия, при которых электронный документ, подписанный электронной подписью, будет юридически равнозначен документу на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
Ко второй группе источников относятся подзаконные ведомственные акты в сфере делопроизводства и архивного дела.
В «Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления», утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 20.05.2019 № 711, Приказе Федерального Архивного агентства от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по
делопроизводству в государственных организациях» описывается порядок и правила работы с документами в органах местного самоуправления.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 определяют порядок и требования к
организации хранения как бумажных, так и электронных документов.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения - данный Перечень позволит определить сроки хранения управленческих документов.
Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденные приказом Росархива от 15.06.2020 № 691 содержат функциональные требования к СЭД и СХЭД для архивов государственных органов, они могут быть использованы для оценки функциональности устоявшейся СЭД и СХЭД Администрации, оценки их соответствия требованиям, содержащимся в этом нормативно-правовом документе.
К третьей группе источников относятся национальные стандарты, посвященные управлению документами, в том числе разработке локальных нормативных актов, стандарты, в которых регламентируется оформление документов, а также стандарты, в которых указываются процедуры по обеспечению долговременной сохранности электронных документов.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» содержит виды и состав бланков, реквизиты, правила их оформления и их месторасположение в документе, общие требования к созданию документов.
В «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» , «ГОСТ Р ИСО 22310-2009. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами»1 содержатся общие принципы управления документами в документных системах.
В ГОСТ Р ИСО 57551-2017 «Национальный стандарт Российской Федерации. Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем» содержатся рекомендации по идентификации и оценке рисков для документных систем.
В ГОСТ Р ИСО 54471-2011 «Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» содержится порядок подготовки скан-копий бумажных документов.
В ГОСТ Р 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов» перечислены
распространенные способы обеспечения долговременной сохранности электронных документов - смена формата электронного документа, т.е. конверсия и перенос электронных документов с одного аппаратного или программного средства на другое, т.е. миграция.
ГОСТ Р 54989-2012 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» содержит рекомендации по формированию стратегии долговременной сохранности электронных документов. Создатели стандарта попытались разработать продуманную концепцию для разработки единой стратегии долговременной сохранности электронных документов, чтобы решить проблему применения несовместимых способов, методов хранения электронных документов.
К четвертой группе источников относятся локальные нормативные акты Администрации города Назарово. Они должны соответствовать нормам, установленным законодательством РФ (федеральным законам, подзаконным ведомственным актам).
Устав города Назарово, утвержденный Решением Назаровского
городского Совета депутатов от 31.10.1997 № 3—101 - основной
организационно-правовой документ Администрации города Назарово, определяющий рамки ее деятельности.
Создание административных регламентов предоставления
муниципальных услуг в Администрации города Назарово регламентируется «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг» .
В «Инструкции по делопроизводству в Администрации города Назарово» зафиксированы правила оформления документов и их реквизитов, а также представлены бланки документов.
Постановлением Администрации города Назарово от 06.05.2021 № 416- п «Об утверждении Порядка ведения делопроизводства по обращениям граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, организации их рассмотрения в администрации города Назарово, отраслевых (функциональных) органах администрации города, муниципальных учреждениях, предприятиях»1 был утвержден порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан, от приема документа до оформления архивных дел.
В Администрации города Назарово принята Номенклатура дел , устанавливающая сроки хранения дел.
Администрация города Назарово может перенять опыт нормативно-методической работы у администрации города Железногорска, в котором принято Постановление от 27.06.2022 № 1247 «Об эксплуатации системы электронного документооборота Правительства Красноярского края и иных органов исполнительной власти Красноярского края «Енисей-СЭД» . В приложении № 2 к нему есть список задач в рамках работы с документами в «Енисей-СЭД», разделенных на должностные роли.
Текст выпускной квалификационной работы состоит из введения, основной части, заключения и приложений. Опора на исследовательскую литературу и другие ресурсы, применение заявленных методов и использование обозначенного круга источников позволяют успешно решить поставленные задачи и достичь цель исследования.
От качества работы с документами, от скорости и точности передачи и обработки информации, зависит эффективность работы любого органа местного самоуправления и, соответственно, качество оказания услуг гражданам. Администрация города Назарово - не исключение.
Рост объемов информации в наше время требует перехода органов местного самоуправления в «цифровой» формат работы. Для повышения эффективности работы с документами в органах местного самоуправления Красноярского края с начала 2020-х годов стала внедряться система электронного документооборота «Енисей-СЭД».
Согласно российскому законодательству, органы местного самоуправления обязаны создавать архивы .
Архив в органах местного самоуправления создается с целью удовлетворения потребностей общества в информации. В архивных документах содержится информация, потерявшая свою актуальность на момент их сдачи в архив, но имеющая потенциал снова стать востребованной в случае возникновения необходимости в получении такой информации. Граждане и организации обращаются в архив органа местного самоуправления по разным вопросам, например, для подтверждения права на субсидии и льготы, установления стажа и пр.
Для современной, информационной эпохи характерен интенсивный прирост количества информации. Увеличивается количество документов,
подлежащих долгосрочному хранению. Перед органами власти встает вопрос: как эффективно организовать работу с документами и их
долговременное хранение в условиях гибридности документооборота?
Поскольку в Администрации города Назарово была внедрена и активно используется система электронного документооборота, часть документов, вышедших из оперативного использования, хранится на бумаге, а часть - в электронном виде, т. е. выстроена смешанная форма хранения документов.
Но при работе с электронными документами появляются новые вопросы, специфические проблемы и угрозы сохранности электронных документов. Среди них вопросы долговременной сохранности электронных документов - одни из самых острых как с точки зрения быстрых технологических изменений, так и с точки зрения методологии обеспечения сохранности, кадровой и ресурсной обеспеченности этого процесса.
Ведение архивного дела в архивах органов местного самоуправления регламентируется локальными нормативными актами. Если они будут отсутствовать либо не будут хорошо проработаны, то высоки риски, связанные с обеспечением сохранности документов. Эта проблема касается архива Администрации города Назарово, у специалистов нет «под рукой» локальных нормативных актов, регламентирующих архивное хранение электронных документов. Это приводит к тому, что у архивистов часто не оказывается ориентиров, которыми они могут пользоваться в профессиональной деятельности, что может негативно сказаться на качестве выполнения ими профессиональных задач.
Литературу, использованную при написании выпускной квалификационной работы, можно разделить на пять групп.
Первая группа включает в себя учебные пособия, посвященные различным аспектам документационного обеспечения управления.
В учебном пособии Т А. Быковой, Т В. Кузнецовой, Л. В. Санкиной1, С. Л. Кузнецова содержатся требования к составлению и оформлению управленческих документов, описание технологии ДОУ (правила документооборота, регистрации, контроля срока исполнения).
Объединенные во вторую группу работы посвящены нормативно-правовой базе, касающейся работы с документами.
Т. А. Быкова, Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина в своем учебном пособии охарактеризовали современную нормативно-правовую базу организации работы с документами. Правила составления и оформления документов также опираются на требования современного законодательства. Н. Г. Суровцева в своей статье фиксирует значительные изменения законодательства в сфере управления документами. В работе Т. А. Селезневой рассматривается высокоуровневый локальный нормативный документ - политика управления документами. Приводится общая характеристика политики: ее цель, содержание, структура. В. Иритикова в своей статье комментирует положения ГОСТ Р 57 551-20 1 7 , который посвящен процессам управления рисками в документных системах.
Третья группа литературы включает в себя учебные пособия, посвященные документационному обеспечению управления в органах государственной и муниципальной власти.
В учебно-методическом пособии Е. В. Зайцевой, Н. В. Гончаровой1 рассматривается документационное обеспечение управления в органах государственной и муниципальной власти. В учебном пособии В. П. Егорова, А. В. Слинькова , помимо вопросов современного состояния
документационного обеспечения управления, в одной из глав делается акцент на работе с документами в органах местного самоуправления, включая делопроизводство по обращениям граждан.
К четвертой группе можно отнести работы, в которых рассматриваются проблемы долговременного хранения электронных документов. Н. А. Храмцовская констатирует проблему подтверждения юридической силы электронных документов с истечением срока действия электронной подписи, что затрудняет обеспечение долговременной сохранности юридически значимого электронного документа. Е. Ефимова полагает, что эту проблему можно решить с помощью метки времени.
В пятую группу входят работы, в которых анализируются нормативные документы в сфере архивного дела. И. А. Суровцева подвергла критике Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», отметив его несовершенство, неактуальность его понятийного аппарата. В учебном пособии Е. М. Буровой также приводятся выдержки из некоторых актуальных по сей день законов.
Проанализировав литературу, можно сделать вывод, что тема изучена достаточно хорошо. Эти работы могут помочь в исследовании сферы делопроизводства и архивного дела в органах местного самоуправления.
Объектом исследования является документационное обеспечение управления и архивное хранение документов в организации.
Предметом - работа с документами и их архивное хранение в Администрации города Назарово.
Цель исследования - сформулировать рекомендации по совершенствованию организации работы с документами и их архивного хранения в Администрации города Назарово.
Для достижения поставленной цели исследования необходимо выполнение следующих задач:
1. Охарактеризовать действующую нормативно-правовую и методическую базу ДОУ и архивного дела;
2. Охарактеризовать работу с документами и систему хранения документов в Администрации города Назарово;
3. Выявить недостатки в постановке работы с документами и их хранения в Администрации города Назарово и возможности их устранения.
Методами исследования будут анализ (выявление нормативных документов, которые могут касаться сферы работы с документами и архивного дела в органах местного самоуправления, определение в них положений, подходящих для разработки/переработки ЛНА), формулярный анализ (проверка оформления одного из документов администрации), классификация (разделение документов на разные группы: электронные и традиционные, с персональными данными и без), наблюдение (получение эмпирическим путем информации о работе с документами, об их
оформлении), описание (описание сложившейся системы делопроизводства, архивного хранения, выявление недостатков и возможностей
совершенствования).
Источниковой базой для исследования станут четыре группы источников: федеральные законы, подзаконные акты, стандарты, локальные нормативные акты Администрации города Назарово.
К первой группе источников относятся федеральные законы, касающиеся деятельности органов местного самоуправления, работы с документами и ведения архивного дела в них.
Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»1 определяет властные полномочия, структуру органов государственной власти.
Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»
регламентируются правила работы с обращениями граждан: сроки и порядок рассмотрения обращений, порядок личного приема, требования к обращениям.
Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных
данных» -содержит основные принципы обработки персональных данных, а также обязанности оператора при сборе персональных данных.
В Федеральном законе от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» содержатся сведения о том, как правильно обеспечивать защиту информации. Закон содержит основные положения по обеспечению должного уровня защиты электронных документов, чтобы не допустить утечки информации, содержащейся на электронных документах архива организации третьим лицам.
В Федеральном законе от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»1 содержатся требования к структуре и содержанию административного регламента - документа, который регламентирует предоставление гражданам муниципальных услуг.
Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - основной закон, регламентирующий архивное дело, обязывает органы власти создавать архивы, содержит основные требования к ведению архивного дела.
Федеральный закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной
подписи» - закон закрепляет виды электронных подписей, а также условия, при которых электронный документ, подписанный электронной подписью, будет юридически равнозначен документу на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
Ко второй группе источников относятся подзаконные ведомственные акты в сфере делопроизводства и архивного дела.
В «Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления», утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 20.05.2019 № 711, Приказе Федерального Архивного агентства от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по
делопроизводству в государственных организациях» описывается порядок и правила работы с документами в органах местного самоуправления.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 определяют порядок и требования к
организации хранения как бумажных, так и электронных документов.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения - данный Перечень позволит определить сроки хранения управленческих документов.
Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденные приказом Росархива от 15.06.2020 № 691 содержат функциональные требования к СЭД и СХЭД для архивов государственных органов, они могут быть использованы для оценки функциональности устоявшейся СЭД и СХЭД Администрации, оценки их соответствия требованиям, содержащимся в этом нормативно-правовом документе.
К третьей группе источников относятся национальные стандарты, посвященные управлению документами, в том числе разработке локальных нормативных актов, стандарты, в которых регламентируется оформление документов, а также стандарты, в которых указываются процедуры по обеспечению долговременной сохранности электронных документов.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» содержит виды и состав бланков, реквизиты, правила их оформления и их месторасположение в документе, общие требования к созданию документов.
В «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» , «ГОСТ Р ИСО 22310-2009. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами»1 содержатся общие принципы управления документами в документных системах.
В ГОСТ Р ИСО 57551-2017 «Национальный стандарт Российской Федерации. Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем» содержатся рекомендации по идентификации и оценке рисков для документных систем.
В ГОСТ Р ИСО 54471-2011 «Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» содержится порядок подготовки скан-копий бумажных документов.
В ГОСТ Р 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов» перечислены
распространенные способы обеспечения долговременной сохранности электронных документов - смена формата электронного документа, т.е. конверсия и перенос электронных документов с одного аппаратного или программного средства на другое, т.е. миграция.
ГОСТ Р 54989-2012 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» содержит рекомендации по формированию стратегии долговременной сохранности электронных документов. Создатели стандарта попытались разработать продуманную концепцию для разработки единой стратегии долговременной сохранности электронных документов, чтобы решить проблему применения несовместимых способов, методов хранения электронных документов.
К четвертой группе источников относятся локальные нормативные акты Администрации города Назарово. Они должны соответствовать нормам, установленным законодательством РФ (федеральным законам, подзаконным ведомственным актам).
Устав города Назарово, утвержденный Решением Назаровского
городского Совета депутатов от 31.10.1997 № 3—101 - основной
организационно-правовой документ Администрации города Назарово, определяющий рамки ее деятельности.
Создание административных регламентов предоставления
муниципальных услуг в Администрации города Назарово регламентируется «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг» .
В «Инструкции по делопроизводству в Администрации города Назарово» зафиксированы правила оформления документов и их реквизитов, а также представлены бланки документов.
Постановлением Администрации города Назарово от 06.05.2021 № 416- п «Об утверждении Порядка ведения делопроизводства по обращениям граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, организации их рассмотрения в администрации города Назарово, отраслевых (функциональных) органах администрации города, муниципальных учреждениях, предприятиях»1 был утвержден порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан, от приема документа до оформления архивных дел.
В Администрации города Назарово принята Номенклатура дел , устанавливающая сроки хранения дел.
Администрация города Назарово может перенять опыт нормативно-методической работы у администрации города Железногорска, в котором принято Постановление от 27.06.2022 № 1247 «Об эксплуатации системы электронного документооборота Правительства Красноярского края и иных органов исполнительной власти Красноярского края «Енисей-СЭД» . В приложении № 2 к нему есть список задач в рамках работы с документами в «Енисей-СЭД», разделенных на должностные роли.
Текст выпускной квалификационной работы состоит из введения, основной части, заключения и приложений. Опора на исследовательскую литературу и другие ресурсы, применение заявленных методов и использование обозначенного круга источников позволяют успешно решить поставленные задачи и достичь цель исследования.
Органы местного самоуправления, в том числе Администрация города Назарово, решают вопросы благоустройства территорий муниципального образования, предоставления гражданам субсидий и льгот, взаимодействуют с гражданами, организациями, государственными органами.
От того, насколько хорошо выстроена работа с документами и их хранение, зависит качество управления и своевременность оказания услуг гражданам.
Эффективность работы с документами в Администрации города Назарово зависит, в том числе, от того, насколько хорошо проработаны локальные нормативные акты.
В федеральных законах, ведомственных актах, национальных стандартах зафиксированы требования и рекомендации к работе с документами (от создания и до хранения) в различных организациях, они касаются также и органов местного самоуправления. Степень соответствия локальных нормативных актов действующему законодательству должна быть высокой, от этого зависит эффективность работы с документами, отсутствие нареканий и штрафов со стороны контролирующих органов.
В выпускной квалификационной работе была рассмотрена нормативно¬правовая и методическая база, регламентирующая организацию работы с документами в органах местного самоуправления на примере администрации г. Назарово, расположенного в Красноярском крае. Локальная нормативная база, касающаяся работы с документами на разных этапах документооборота, регулирует «традиционные» вопросы, такие как правила документирования, работы с обращениями граждан, архивного хранения документов. Но, учитывая повсеместное внедрение цифровых технологий, также рассматриваются и современные вопросы: об организации работы с электронной подписью, с СЭД.
В целом, в Администрации города Назарово есть все ключевые локальные нормативные акты для организации работы с документами. Тем не менее, не все из них достаточно хорошо проработаны.
Устав города Назарово1 и Порядок разработки административных регламентов проработаны хорошо, соответствуют требованиям закона. Однако, локальные нормативные акты, регламентирующие работу с документами в Администрации города Назарово несовершенны, нуждаются в переработке. Номенклатура дел в Администрации неактуальна, разработана на основе старой версии Правил организации хранения . Содержание Инструкции по делопроизводству не в полной мере отражает требования, зафиксированные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и «Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» от 20.05.2019 № 71 . Например, нет общих требований к оформлению документов: единые правила по размеру шрифта, абзацному отступу, межстрочному интервалу, выравниванию по ширине. Перечислены не все реквизиты, и не у всех есть примеры их оформления. И даже имеющиеся положения в части оформления документов, на практике, соблюдаются не всегда, наиболее типичны ошибки в оформлении реквизитов. Порядок работы с обращениями граждан также проработан не полностью, не учитывает работу с «Енисей-СЭД» в процессе документооборота.
В качестве мер совершенствования работы с документами были предложены приведение оформления документов в соответствии с требованиями ГОСТ Инструкции по делопроизводству, регламентация работы в СЭД и обучение взаимодействия с ней муниципальных служащих. На примере письма одного из муниципальных служащих были показаны ошибки в оформлении документа. В части включения положений о работе с СЭД, для переработки локальных нормативных актов (Порядок, Инструкция) в администрации города Назарово рекомендовано изучить опыт администрации города Железногорска, где разработан порядок работы с Енисей-СЭД.
Было выяснено, что трех специалистов в общем отделе не хватает для качественной работы с документами: с помощью формул, определена оптимальная штатная численность общего отдела - пять специалистов.
Перед тем, как внедрить в Администрации города Назарово новые правила работы с документами (более строгие правила оформления документов), с одной стороны, и расширить применение Енисей-СЭД, с другой, стоит учитывать человеческий фактор. Многие сотрудники администрации загружены работой. Поэтому, на данный момент, не все сотрудники справляются даже с существующими установками в администрации.
Архивным хранением документов занимается архивный отдел, в котором работают 3 специалиста. Все этапы, сопровождающие работы с традиционными архивными документами, от приема документа до их уничтожения, в целом, налажены хорошо, специалисты на практике обращаются к Правилам и памяткам, составленным архивным агентством Красноярского края.
Есть угроза переполнения хранилищ в ближайшем будущем, поэтому рассматриваются варианты расширения архивных площадей. Поиск нужной информации для специалистов затрудняется несовершенством научно¬справочного аппарата: описи дел Березовского сельсовета 1930-1940-х гг. составлены некорректно, они нуждаются в переработке.
Архивное хранение электронных документов, на данный момент, осуществляется в файловом хранилище, которое не соответствует в полной мере требованиям архивного хранения: нет возможности рассмотреть историю обращения к документу, нет системы учета, отсутствует удобная система поиска и др. Рекомендуется хранить архивные электронные документы в СХЭД в соответствии с Правилами и Типовыми функциональными требованиями, необходимо создание локального нормативного акта, регламентирующего хранение архивных электронных документов. Оптимальным местом хранения документов может быть облако.
От того, насколько хорошо выстроена работа с документами и их хранение, зависит качество управления и своевременность оказания услуг гражданам.
Эффективность работы с документами в Администрации города Назарово зависит, в том числе, от того, насколько хорошо проработаны локальные нормативные акты.
В федеральных законах, ведомственных актах, национальных стандартах зафиксированы требования и рекомендации к работе с документами (от создания и до хранения) в различных организациях, они касаются также и органов местного самоуправления. Степень соответствия локальных нормативных актов действующему законодательству должна быть высокой, от этого зависит эффективность работы с документами, отсутствие нареканий и штрафов со стороны контролирующих органов.
В выпускной квалификационной работе была рассмотрена нормативно¬правовая и методическая база, регламентирующая организацию работы с документами в органах местного самоуправления на примере администрации г. Назарово, расположенного в Красноярском крае. Локальная нормативная база, касающаяся работы с документами на разных этапах документооборота, регулирует «традиционные» вопросы, такие как правила документирования, работы с обращениями граждан, архивного хранения документов. Но, учитывая повсеместное внедрение цифровых технологий, также рассматриваются и современные вопросы: об организации работы с электронной подписью, с СЭД.
В целом, в Администрации города Назарово есть все ключевые локальные нормативные акты для организации работы с документами. Тем не менее, не все из них достаточно хорошо проработаны.
Устав города Назарово1 и Порядок разработки административных регламентов проработаны хорошо, соответствуют требованиям закона. Однако, локальные нормативные акты, регламентирующие работу с документами в Администрации города Назарово несовершенны, нуждаются в переработке. Номенклатура дел в Администрации неактуальна, разработана на основе старой версии Правил организации хранения . Содержание Инструкции по делопроизводству не в полной мере отражает требования, зафиксированные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и «Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» от 20.05.2019 № 71 . Например, нет общих требований к оформлению документов: единые правила по размеру шрифта, абзацному отступу, межстрочному интервалу, выравниванию по ширине. Перечислены не все реквизиты, и не у всех есть примеры их оформления. И даже имеющиеся положения в части оформления документов, на практике, соблюдаются не всегда, наиболее типичны ошибки в оформлении реквизитов. Порядок работы с обращениями граждан также проработан не полностью, не учитывает работу с «Енисей-СЭД» в процессе документооборота.
В качестве мер совершенствования работы с документами были предложены приведение оформления документов в соответствии с требованиями ГОСТ Инструкции по делопроизводству, регламентация работы в СЭД и обучение взаимодействия с ней муниципальных служащих. На примере письма одного из муниципальных служащих были показаны ошибки в оформлении документа. В части включения положений о работе с СЭД, для переработки локальных нормативных актов (Порядок, Инструкция) в администрации города Назарово рекомендовано изучить опыт администрации города Железногорска, где разработан порядок работы с Енисей-СЭД.
Было выяснено, что трех специалистов в общем отделе не хватает для качественной работы с документами: с помощью формул, определена оптимальная штатная численность общего отдела - пять специалистов.
Перед тем, как внедрить в Администрации города Назарово новые правила работы с документами (более строгие правила оформления документов), с одной стороны, и расширить применение Енисей-СЭД, с другой, стоит учитывать человеческий фактор. Многие сотрудники администрации загружены работой. Поэтому, на данный момент, не все сотрудники справляются даже с существующими установками в администрации.
Архивным хранением документов занимается архивный отдел, в котором работают 3 специалиста. Все этапы, сопровождающие работы с традиционными архивными документами, от приема документа до их уничтожения, в целом, налажены хорошо, специалисты на практике обращаются к Правилам и памяткам, составленным архивным агентством Красноярского края.
Есть угроза переполнения хранилищ в ближайшем будущем, поэтому рассматриваются варианты расширения архивных площадей. Поиск нужной информации для специалистов затрудняется несовершенством научно¬справочного аппарата: описи дел Березовского сельсовета 1930-1940-х гг. составлены некорректно, они нуждаются в переработке.
Архивное хранение электронных документов, на данный момент, осуществляется в файловом хранилище, которое не соответствует в полной мере требованиям архивного хранения: нет возможности рассмотреть историю обращения к документу, нет системы учета, отсутствует удобная система поиска и др. Рекомендуется хранить архивные электронные документы в СХЭД в соответствии с Правилами и Типовыми функциональными требованиями, необходимо создание локального нормативного акта, регламентирующего хранение архивных электронных документов. Оптимальным местом хранения документов может быть облако.
Подобные работы
- ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МБДОУ ДЕТСКИЙ САД КОМБИНИРОВАННОГО ВИДА № 47 Г. БЕЛГОРОДА
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4280 р. Год сдачи: 2018 - ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С УПРАВЛЕНЧЕСКИМИ ДОКУМЕНТАМИ В МБДОУ ДЕТСКИЙ САД ОБЩЕРАЗВИВАЮЩЕГО ВИДА № 80
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4310 р. Год сдачи: 2018 - ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МДОУ «ДЕТСКИЙ САД № 31 С. БЕССОНОВКА БЕЛГОРОДСКОГО РАЙОНА БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ»
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4265 р. Год сдачи: 2018 - РАЗРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СПЕЦИАЛИСТА ПО ОРГАНИЗАЦИОННОМУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4295 р. Год сдачи: 2019 - РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ ПО ВНУТРЕННЕМУ ВСПОМОГАТЕЛЬНОМУ УЧЕТУ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ОРГАНОВ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4265 р. Год сдачи: 2019 - ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УЧЕТА
ВИДЕОМАТЕРИАЛОВ И ДОГОВОРОВ
Дипломные работы, ВКР, прикладная информатика. Язык работы: Русский. Цена: 4750 р. Год сдачи: 2016