СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ (НА ПРИМЕРЕ ОРГАНИЗАЦИОННОГО
ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ ПАРАБЕЛЬСКОГО РАЙОНА)
АННОТАЦИЯ 4
Введение 3
1 Стандартизированные формы документов 5
1.1 Значение унификации и стандартизации в делопроизводстве -
1.2 История унификации и стандартизации 22
1.3 Принципы и методы унификации 24
1.4 Табель и альбом унифицированных форм документов 29
2 Организация использования унифицированных форм документов в
делопроизводстве организационного отдела Администрации Парабельского района 41
2.1 Общая характеристика организационного отдела Администрации
Парабельского района -
2.2 Анализ использования унифицированных форм документов в организационном
отделе Администрации Парабельского района 45
2.3 Разработка рекомендаций по совершенствованию использования
унифицированных форм документов в работе организационного отдела 49
Заключение 57
Список использованной литературы 59
Приложения
Процесс управления в организации характерен повторяемостью и разнообразием рабочих ситуаций и совершаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Важно рационально и ответственно подходить к организации работы с документами, так как они являются неотъемлемыми элементами процессов управления и принятия управленческих решений, которые влияют на своевременность и качество управления.
Документация непосредственно связана со всеми формами управленческой деятельности, она используется аппаратом управления как средство и способ реализации возложенных на него функций.
Если в организации отсутствует четкая, упорядоченная работа с документами, в результате возникают документы низкого качества, которые могут спровоцировать увеличение срока принятия решений или числа неверных решений.
Справедливо говорить, что документы отражают профессионализм, репутацию организации, а также квалификацию специалистов.
По причине отсутствия единого подхода к оформлению документированной информации, а также несоблюдения требований нормативно-методической документации ухудшается эффективность управления.
Актуальность исследования обусловлена тем, что при создании документов работники организаций в повседневной деятельности часть документов оформляют с использованием унифицированных форм, а часть - в произвольной форме. Встречаются и такие документы, которые просто скачаны из Интернета.
Очевидно, что чем меньше у работника в наличии образцов и примеров, тем большее количество документов он будет составлять в произвольном порядке.
В итоге при обследовании организации выясняется, что одна и та же управленческая ситуация в разных подразделениях оформляется по-разному. Самый простой пример связан с использованием записок (служебных, объяснительных) или указаний и распоряжений.
Нередко можно столкнуться с тем, что в организации могут отсутствовать важные документы, необходимые для эффективной деятельности организации.
Целью выпускной квалификационной работы является анализ использования унифицированных форм организационного отдела Администрации Парабельского района (далее - Администрация) для разработки рекомендаций по совершенствованию унифицированных форм документов.
Для реализации данной цели необходимо решить следующие задачи:
2
- рассмотреть значение стандартизации и унификации документов;
- выявить назначение табеля и альбома унифицированных форм документов;
- провести анализ использования унифицированных форм документов в организационном отделе Администрации;
- разработать предложения по совершенствованию унифицированных форм документов организационного отдела.
Объект исследования - унифицированные формы организационного отдела Администрации.
Предмет исследования - процесс работы с унифицированными формами документов в данном отделе.
В ходе работы над выпускной квалификационной работой использовались практические и теоретические методы исследования: на этапе сбора информации были использованы методы наблюдения, опроса; для обработки данных - аналитический метод и метод синтеза.
При написании работы были использованы федеральные законы, стандарты, учебная и научная литература, а также документация организационного отдела Администрации Парабельского района.
Цели и задачи выпускной квалификационной работы определили ее структуру. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы и приложений.
Основанием для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа являются документы, содержащие необходимую для этого информацию.
Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами, с совершенствованием документационных процессов. Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация.
В результате прохождения преддипломной практики в организационном отделе Администрации Парабельского района автором были выявлены недостатки в работе с унифицированными формами документов. Данная выпускная работа основана на материалах практики, поэтому целью работы является анализ использования унифицированных форм организационного отдела Администрации Парабельского района (далее - Администрация) для разработки рекомендаций по совершенствованию унифицированных форм документов.
В результате для реализации данной цели были решены следующие задачи:
- раскрыто значение унификации и стандартизации, рассмотрена история их развития;
- изучены унифицированные системы документации, принципы и методы унификации и стандартизации, унифицированные формы документов и их категории, рассмотрена разработка и ведение общероссийских унифицированных форм, выделены основные виды классификаторов;
- раскрыто значение и рассмотрены этапы подготовки табеля и альбома унифицированных форм документов;
- проанализированы унифицированные формы документов организационного отдела Администрации и работа с ними сотрудников отдела.
- проведена работа по разработке табеля унифицированных форм, также дана рекомендация для дальнейшей разработки альбома унифицированных форм.
На основании проведенного анализа форм документов разработаны рекомендации по доработке использующихся унифицированных форм в организационном отделе.
Таким образом, деятельность организационного отдела должна быть направлена на разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию использования унифицированных форм документов в Администрации, в ее структурных подразделениях, Необходимо регулярно работать с унифицированными формами документов. что значительно облегчит переход с использованию информационных технологий в делопроизводстве.
Каждое структурное подразделение Администрации должно иметь экземпляр табеля. В обобщенном виде табель создается для того, чтобы систематически изложить определенную информацию, которая при утверждении носит нормативный характер.
Предполагается, что проведенная работа повысит эффективность делопроизводства и компенсирует недостаток знаний у работников отдела в области работы с документами, в частности, в деле использования унифицированных форм документов, а также сэкономит их время, освободив его для основной деятельности.
