АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ООО ТПК «СТИЛЬСТРОЙ»
|
ВВЕДЕНИЕ з
ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО ТПК «СТИЛЬСТРОЙ» 9
1.1. Характеристика ООО ТПК «СТИЛЬСТРОЙ» 9
1.2. Видовой состав и оформление документов 16
1.3. Организация работы с документами 37
ГЛАВА 3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ООО ТПК «СТИЛЬСТРОЙ» 51
§ 1. Переработка должностной инструкции главного бухгалтера 51
§ 2. Разработка инструкции по делопроизводству 53
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 57
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 59
Приложения должны быть в работе, но в данный момент отсутствуют
ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО ТПК «СТИЛЬСТРОЙ» 9
1.1. Характеристика ООО ТПК «СТИЛЬСТРОЙ» 9
1.2. Видовой состав и оформление документов 16
1.3. Организация работы с документами 37
ГЛАВА 3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ООО ТПК «СТИЛЬСТРОЙ» 51
§ 1. Переработка должностной инструкции главного бухгалтера 51
§ 2. Разработка инструкции по делопроизводству 53
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 57
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 59
Приложения должны быть в работе, но в данный момент отсутствуют
Актуальность темы. Организация строительного производства должна обеспечить целенаправленность всех организационных, технических и технологических решений для достижения конечного результата - своевременного ввода в эксплуатацию объекта с высоким качеством работы, с минимальными финансовыми и материальными затратами при достаточно высокой производительности труда.
Произошедшие в нашей стране в последнее десятилетия коренные изменения, привели к рыночным отношениям и появлению различных форм собственности, что повлияло в свою очередь на изменение прежних понятий об управлении, организации и планировании строительным производством. Информационно-документационное обслуживание в настоящее время выступает центральной обеспечивающей функцией управления, так как оперативность, слаженность деятельности любой организации напрямую зависит от того, как поставлена эта работа. Организация работы с документами оказывает серьезное влияние на качество работы аппарата управления коммерческой структуры, поскольку профессионализм в ведении документации определяет успех управленческой деятельности в целом.
С увеличением масштабов бизнеса вопрос об эффективности делопроизводственного обеспечения управления становится все более актуальным. Четкое, хорошо структурированное документационное обеспечение является чрезвычайно важным элементом успешной работы компании.
Грамотная организация делопроизводства в последнее время становится одними из важных вопросов в деятельности подавляющего большинства строительных организациях, в том числе, и в ООО ТПК «СтильСтрой» поскольку недочеты и изъяны в его организации могут стать причиной наложения штрафных санкций, а в отдельных случаях привести к приостановке деятельности компании.
Степень изученности темы. Оценивая степень изученности темы, от-метим, что вопросы организации делопроизводства в строительных организациях как самостоятельные в отечественной документоведческой литературе до настоящего времени не рассматривались. Лишь в статье А.А. Грабовенко предпринята попытка в первом приближении дать небольшой анализ дело-производства и его особенностей, коснувшись в том числе способов внедрения электронного делопроизводства в строительной компании.
В качестве подспорья при изучении особенностей организации дело-производства в коммерческой организации интерес представляет издание Л.В. Санкиной и Т.А. Быковой «Делопроизводство в коммерческой организации: на примере акционерного общества», рассматривающей организацию работы с документами на всех стадиях деятельности коммерческой организации с учетом особенностей организационно-правой формы.
В этом контексте необходимо отметить публикации Л.В.Санкиной и Ю.Г. Кирюхина, анализирующих специфику документооборота, недостатки организации документационного обеспечения в коммерческих организациях мелкого и среднего бизнеса.
Безусловно, важное значение для разработки темы исследования имеют работы ученых - документоведов Т.В. Кузнецовой, В.Ф. Янковой, А.В. Пшенко, Н.А. Храмцовской, Е.Н. Кожановой, в которых изложены результаты их научных исследований и изучения практического опыта.
Вопросы документирования деятельности коммерческих организаций нашли отражение на страницах журнала «Делопроизводство», «Секретарь- референт», «Справочник секретаря».
Объект исследования - документационное обеспечение управления.
Предметом исследования является организация работы с документами в строительной компании.
Целью работы является анализ документационного обеспечения управленческой деятельности ООО ТПК «СтильСтрой».
В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:
- провести анализ организации делопроизводства в ООО ТПК «Стиль-Строй»;
- наметить ключевые направления совершенствования документационного обеспечения управления в ООО ТПК «СтильСтрой».
Источниковая база. При изучении вопроса следует, прежде всего, опираться на правовые основы, определяющие порядок организации и действия коммерческих организаций в форме общества с ограниченной ответственностью. Особенности правового положения, порядка создания, реорганизации и ликвидации обществ с ограниченной ответственностью определены Гражданским Кодексом РФ и Законом об обществах с ограниченной ответственностью.
Гражданский кодекс (далее - ГК) определяет понятие «общество с ограниченной ответственностью», закрепляет его правовое положение, поря-док образования и общие начала организации управления в общества. Право-вые нормы организации деятельности общества с ограниченной ответственностью регламентируют правовые нормы его документационного обеспечения. Ряд статей кодекса устанавливают требования к составу текстов организационных документов общества (устав, учредительный договор) .
Правовые основы создания и деятельности обществ с ограниченной ответственностью получили развитие в Законе «Об обществах с ограниченной ответственностью». В соответствии с ГК РФ федеральный закон устанавливает правовой статус общества, порядок создания, реорганизации и ликвидации, права и обязанности его участников, требования к составу и содержанию документов, оформляющих определенные управленческие ситуации.
В этой группе источников необходимо отметить закон о государственной регистрации юридических лиц, регулирующий отношения, которые возникают в части государственной регистрацией юридических лиц в связи с ведением единого государственного реестра юридических лиц, а также при их учреждении, реорганизации, ликвидации, внесении изменений в их учредительные документы.
В тесной связи с перечисленными нормативными актами находятся требования федерального закона «О бухгалтерском учете», устанавливающего обязательность организации хранения бухгалтерских документов общества.
Важное значение для данной работы имеет закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27 июля 2006 года, регламентирующий правовое регулирование отношений в информационной сфере и положения федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», определяющего обязанности юридических лиц по хранению и учету архивных документов.
Вопрос организации делопроизводства в коммерческой организации невозможно рассматривать без привлечения норм федерального закона «О коммерческой тайне», Указа Президента Российской Федерации «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера», Постановления Правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну».
Методическая база исследования представлена также не теряющей до сих пор актуальность Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), регламентирующей единые требования к организации работы с документами в учреждениях, организациях и предприятия.
Развивают положения ГСДОУ методические рекомендации по ведению документооборота в строительной организации, содержащие основные правила по оформлению документов и организации документационного обеспечения в строительной организации . На их основе в строительной организации рекомендуется устанавливать единые унифицированные формы и правила компьютерного оформления документов. По утверждению составителей внедрение в практику рекомендаций будет способствовать более рациональной организации работы с документами.
Отдельные положения Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти могут быть учтены при разработке индивидуальной инструкции по документационному обеспечению организации.
К сожалению все перечисленные выше нормативно-методические документы устарели в части требований к документированию из-за введение в действие ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Касаясь отражения вопросов организации работы с документами в национальных стандартах следует упомянуть ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 «Управление документами. Общие требования», ГОСТ Р 7.0.8 - 2013 «Дело-производство и архивное дело. Термины и определения».
При разработке должностных инструкций сотрудников, занимающихся вопросами документационного обеспечения управления организации, важно учитывать тарифно-квалификационные требования, функции и состав должностных обязанностей по делопроизводственному обслуживанию, закрепленные в профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».
Раскрытию вопросов организации ведомственного хранения, порядка формирования дел и архивного хранения документов способствует привлечение Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.
Для проведения исследования использовались также локальные нормативные акты: устав, штатное расписание, должностные инструкции и др.
Методами исследования явились: изучение документов организации, метод личных наблюдений, анализ, опрос, статистический и графический метод.
Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования могут быть использованы при последующем изучении данной темы и внедрены в качестве мер совершенствования документационного обеспечения деятельности ООО ТПК «СтильСтрой».
Структура работа состоит из введения, двух разделов, заключения, библиографического списка и приложений.
Введение раскрывает актуальность темы работы, дает анализ степени изученности, определяет источниковую базу, объект, предмет, цели и задачи, а также методы исследования.
Первый раздел дает характеристику ООО ТПК «СтильСтрой», рассматривает видовой состав управленческих документов и организацию работы с ними.
Второй раздел содержит основные направления совершенствования делопроизводства, заключающиеся в разработке должностной инструкции офис-менеджера и инструкции по делопроизводству.
В заключении приводятся выводы по теме исследования.
Произошедшие в нашей стране в последнее десятилетия коренные изменения, привели к рыночным отношениям и появлению различных форм собственности, что повлияло в свою очередь на изменение прежних понятий об управлении, организации и планировании строительным производством. Информационно-документационное обслуживание в настоящее время выступает центральной обеспечивающей функцией управления, так как оперативность, слаженность деятельности любой организации напрямую зависит от того, как поставлена эта работа. Организация работы с документами оказывает серьезное влияние на качество работы аппарата управления коммерческой структуры, поскольку профессионализм в ведении документации определяет успех управленческой деятельности в целом.
С увеличением масштабов бизнеса вопрос об эффективности делопроизводственного обеспечения управления становится все более актуальным. Четкое, хорошо структурированное документационное обеспечение является чрезвычайно важным элементом успешной работы компании.
Грамотная организация делопроизводства в последнее время становится одними из важных вопросов в деятельности подавляющего большинства строительных организациях, в том числе, и в ООО ТПК «СтильСтрой» поскольку недочеты и изъяны в его организации могут стать причиной наложения штрафных санкций, а в отдельных случаях привести к приостановке деятельности компании.
Степень изученности темы. Оценивая степень изученности темы, от-метим, что вопросы организации делопроизводства в строительных организациях как самостоятельные в отечественной документоведческой литературе до настоящего времени не рассматривались. Лишь в статье А.А. Грабовенко предпринята попытка в первом приближении дать небольшой анализ дело-производства и его особенностей, коснувшись в том числе способов внедрения электронного делопроизводства в строительной компании.
В качестве подспорья при изучении особенностей организации дело-производства в коммерческой организации интерес представляет издание Л.В. Санкиной и Т.А. Быковой «Делопроизводство в коммерческой организации: на примере акционерного общества», рассматривающей организацию работы с документами на всех стадиях деятельности коммерческой организации с учетом особенностей организационно-правой формы.
В этом контексте необходимо отметить публикации Л.В.Санкиной и Ю.Г. Кирюхина, анализирующих специфику документооборота, недостатки организации документационного обеспечения в коммерческих организациях мелкого и среднего бизнеса.
Безусловно, важное значение для разработки темы исследования имеют работы ученых - документоведов Т.В. Кузнецовой, В.Ф. Янковой, А.В. Пшенко, Н.А. Храмцовской, Е.Н. Кожановой, в которых изложены результаты их научных исследований и изучения практического опыта.
Вопросы документирования деятельности коммерческих организаций нашли отражение на страницах журнала «Делопроизводство», «Секретарь- референт», «Справочник секретаря».
Объект исследования - документационное обеспечение управления.
Предметом исследования является организация работы с документами в строительной компании.
Целью работы является анализ документационного обеспечения управленческой деятельности ООО ТПК «СтильСтрой».
В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:
- провести анализ организации делопроизводства в ООО ТПК «Стиль-Строй»;
- наметить ключевые направления совершенствования документационного обеспечения управления в ООО ТПК «СтильСтрой».
Источниковая база. При изучении вопроса следует, прежде всего, опираться на правовые основы, определяющие порядок организации и действия коммерческих организаций в форме общества с ограниченной ответственностью. Особенности правового положения, порядка создания, реорганизации и ликвидации обществ с ограниченной ответственностью определены Гражданским Кодексом РФ и Законом об обществах с ограниченной ответственностью.
Гражданский кодекс (далее - ГК) определяет понятие «общество с ограниченной ответственностью», закрепляет его правовое положение, поря-док образования и общие начала организации управления в общества. Право-вые нормы организации деятельности общества с ограниченной ответственностью регламентируют правовые нормы его документационного обеспечения. Ряд статей кодекса устанавливают требования к составу текстов организационных документов общества (устав, учредительный договор) .
Правовые основы создания и деятельности обществ с ограниченной ответственностью получили развитие в Законе «Об обществах с ограниченной ответственностью». В соответствии с ГК РФ федеральный закон устанавливает правовой статус общества, порядок создания, реорганизации и ликвидации, права и обязанности его участников, требования к составу и содержанию документов, оформляющих определенные управленческие ситуации.
В этой группе источников необходимо отметить закон о государственной регистрации юридических лиц, регулирующий отношения, которые возникают в части государственной регистрацией юридических лиц в связи с ведением единого государственного реестра юридических лиц, а также при их учреждении, реорганизации, ликвидации, внесении изменений в их учредительные документы.
В тесной связи с перечисленными нормативными актами находятся требования федерального закона «О бухгалтерском учете», устанавливающего обязательность организации хранения бухгалтерских документов общества.
Важное значение для данной работы имеет закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27 июля 2006 года, регламентирующий правовое регулирование отношений в информационной сфере и положения федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», определяющего обязанности юридических лиц по хранению и учету архивных документов.
Вопрос организации делопроизводства в коммерческой организации невозможно рассматривать без привлечения норм федерального закона «О коммерческой тайне», Указа Президента Российской Федерации «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера», Постановления Правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну».
Методическая база исследования представлена также не теряющей до сих пор актуальность Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), регламентирующей единые требования к организации работы с документами в учреждениях, организациях и предприятия.
Развивают положения ГСДОУ методические рекомендации по ведению документооборота в строительной организации, содержащие основные правила по оформлению документов и организации документационного обеспечения в строительной организации . На их основе в строительной организации рекомендуется устанавливать единые унифицированные формы и правила компьютерного оформления документов. По утверждению составителей внедрение в практику рекомендаций будет способствовать более рациональной организации работы с документами.
Отдельные положения Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти могут быть учтены при разработке индивидуальной инструкции по документационному обеспечению организации.
К сожалению все перечисленные выше нормативно-методические документы устарели в части требований к документированию из-за введение в действие ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Касаясь отражения вопросов организации работы с документами в национальных стандартах следует упомянуть ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 «Управление документами. Общие требования», ГОСТ Р 7.0.8 - 2013 «Дело-производство и архивное дело. Термины и определения».
При разработке должностных инструкций сотрудников, занимающихся вопросами документационного обеспечения управления организации, важно учитывать тарифно-квалификационные требования, функции и состав должностных обязанностей по делопроизводственному обслуживанию, закрепленные в профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».
Раскрытию вопросов организации ведомственного хранения, порядка формирования дел и архивного хранения документов способствует привлечение Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.
Для проведения исследования использовались также локальные нормативные акты: устав, штатное расписание, должностные инструкции и др.
Методами исследования явились: изучение документов организации, метод личных наблюдений, анализ, опрос, статистический и графический метод.
Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования могут быть использованы при последующем изучении данной темы и внедрены в качестве мер совершенствования документационного обеспечения деятельности ООО ТПК «СтильСтрой».
Структура работа состоит из введения, двух разделов, заключения, библиографического списка и приложений.
Введение раскрывает актуальность темы работы, дает анализ степени изученности, определяет источниковую базу, объект, предмет, цели и задачи, а также методы исследования.
Первый раздел дает характеристику ООО ТПК «СтильСтрой», рассматривает видовой состав управленческих документов и организацию работы с ними.
Второй раздел содержит основные направления совершенствования делопроизводства, заключающиеся в разработке должностной инструкции офис-менеджера и инструкции по делопроизводству.
В заключении приводятся выводы по теме исследования.
В настоящее время документационное обеспечение управления рассматривается как одна из важнейших инфраструктурных составных частей в системе управления организацией, наряду с системами информационной безопасности, управления персоналом, финансирования и бухгалтерского учета.
Исследование документационного обеспечения управленческой деятельности было проведено в ООО ТПК «СтильСтрой», которое позволяет сделать ряд выводов:
1. Для строительной организации характерно наличие в системе документирования не только проектно-сметной и организационно-технологической документацией, но и организационно-распорядительной документации. Группа организационно-распорядительных документов представлена традиционными подгруппами: организационной, распорядительной и информационно-справочной документацией. Состав и объем управленческих документов минимален и продиктован потребностями организации. Преобладание в общем объеме документов договоров, актов, справок отражает коммерческий характер организации. В процессе осуществления деятельности строительная компания вступает во взаимоотношения с другими организациями. Эти взаимоотношения с внешними контрагентами осуществляется с помощью договоров, а результатами исполнения договоров являются акты и справки.
2. Специфика документооборота в ООО ТПК «СтильСтрой» проявляется в тесной привязке документопотока к бизнес-процессам: подготовка и оформление документов, согласование, подписание, организация движения документов и исполнения, хранения и использования документов. Все группы документов с этапа формирования дел проходят одни и те же операции, кроме входящих, которые не передаются на архивное хранение (за небольшим исключением).
3. Регистрация проводится для всех групп документов, но регистрационная форма для приказов не ведется. Контроль исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы.
4. Основные нарушения в документационном обеспечении управления ООО ТПК «СтильСтрой» связаны с отсутствием системы делопроизводства, проявляющейся в неопределенности организационно-правового статуса дело-производственной функции и ее недооценкой, отсутствии общих требований к документированию управленческой деятельности; единых правил ведения делопроизводства; отсутствие навыков и дисциплины в работе с документами.
5. Организация документационного обеспечения управления в ООО ТПК «СтильСтрой» требует комплексного решения, заключающиеся в:
- закрепление обязанностей по ведению делопроизводства в соответствующих должностных инструкциях;
- разработка и внедрение в практику работы локальной нормативной базы, регламентирующей делопроизводство: инструкции по делопроизводству, положений об архиве, экспертной комиссии;
- решение технических вопросов, способствующих реализации основных задач и функций архива организации;
- целесообразно направить главного бухгалтера на краткосрочные курсы по делопроизводству или обучить самостоятельно. Для качественной подготовки документов необходимо знать предъявляемые к ним требования, невыполнение которых может лишить документы практической и юридической значимости.
Исследование документационного обеспечения управленческой деятельности было проведено в ООО ТПК «СтильСтрой», которое позволяет сделать ряд выводов:
1. Для строительной организации характерно наличие в системе документирования не только проектно-сметной и организационно-технологической документацией, но и организационно-распорядительной документации. Группа организационно-распорядительных документов представлена традиционными подгруппами: организационной, распорядительной и информационно-справочной документацией. Состав и объем управленческих документов минимален и продиктован потребностями организации. Преобладание в общем объеме документов договоров, актов, справок отражает коммерческий характер организации. В процессе осуществления деятельности строительная компания вступает во взаимоотношения с другими организациями. Эти взаимоотношения с внешними контрагентами осуществляется с помощью договоров, а результатами исполнения договоров являются акты и справки.
2. Специфика документооборота в ООО ТПК «СтильСтрой» проявляется в тесной привязке документопотока к бизнес-процессам: подготовка и оформление документов, согласование, подписание, организация движения документов и исполнения, хранения и использования документов. Все группы документов с этапа формирования дел проходят одни и те же операции, кроме входящих, которые не передаются на архивное хранение (за небольшим исключением).
3. Регистрация проводится для всех групп документов, но регистрационная форма для приказов не ведется. Контроль исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы.
4. Основные нарушения в документационном обеспечении управления ООО ТПК «СтильСтрой» связаны с отсутствием системы делопроизводства, проявляющейся в неопределенности организационно-правового статуса дело-производственной функции и ее недооценкой, отсутствии общих требований к документированию управленческой деятельности; единых правил ведения делопроизводства; отсутствие навыков и дисциплины в работе с документами.
5. Организация документационного обеспечения управления в ООО ТПК «СтильСтрой» требует комплексного решения, заключающиеся в:
- закрепление обязанностей по ведению делопроизводства в соответствующих должностных инструкциях;
- разработка и внедрение в практику работы локальной нормативной базы, регламентирующей делопроизводство: инструкции по делопроизводству, положений об архиве, экспертной комиссии;
- решение технических вопросов, способствующих реализации основных задач и функций архива организации;
- целесообразно направить главного бухгалтера на краткосрочные курсы по делопроизводству или обучить самостоятельно. Для качественной подготовки документов необходимо знать предъявляемые к ним требования, невыполнение которых может лишить документы практической и юридической значимости.