Тема: Внедрение BI-системы для оптимизации отдела продаж

В современном мире даже небольшие организации не могут обойтись без информационных технологий, ведь уже наличие хотя бы одного персонального компьютера становится необходимостью. Не говоря уже о крупнейших корпорациях, в которых они напрямую связаны с бизнес- процессами, помогая решать широкий спектр задач. Объем генерируемой информации растет колоссальными темпами, за несколько дней в нынешнем мире он превышает размер, накопленный за всю историю человечества до появления ЭВМ.В таких условиях очень важно грамотно выстроить процесс работы с полученными данными, чтобы на их основе принимать эффективные, различного рода, решения, тем самым увеличивая прибыль и конкурентоспособность предприятия в целом. Стратегия к ведению деятельности организации на основе данных называется datadriven, что в переводе означает на основе данных. То есть руководитель или сотрудник будет работать не по собственной интуиции и опыту, а исключительно на детальном анализе информации, что впоследствии лучшим образом будет влиять на качество принятия решений. Применять такой подход сразу ко всей организации достаточно сложно, поскольку нововведения несут большие затраты, как временные, так и финансовые, поэтому, первоначально следует применять его к основным бизнес-процессам, которые приносят компании прибыль.
Одним из таких подразделений, обеспечивающих основные бизнес- процессы и являющийся важным звеном для любой коммерческой организации является отдел продаж. Так как именно он, зачастую, путем использования различных методов по работе с клиентами, генерирует основную прибыль компании, сбывая на рынок товары или услуги. Существует множество способов организации деятельности отдела продаж в зависимости от размера предприятия, его сферы, целей, средств и т.д. Но не всегда, несмотря на возможности предприятия, эти способы эффективны.
Сейчас, для наглядности предоставления каких-либо показателей, все чаще компании прибегают к использованию аналитических отчетов с визуальным отображением в виде различных диаграмм. Это помогает людям, которые не вовлечены в процесс детально, за короткий промежуток времени увидеть, как обстоят дела в интересующей области, а затем, на их основе, принимать решения.
Для разработки такого рода отчетности используются Businessintelligence (далее - BI) системы. BI-система - это программное обеспечение, которое, в удобном для пользователя виде, позволяет собирать данные с различных источников, хранить, преобразовывать и предоставлять результаты анализа в виде различных визуализаций. Такой подход позволяет пользователям быстро и эффективно преобразовывать нужные данные, анализировать их, и делиться результатами работы с коллегами. Тем самым оптимально решая задачи бизнес-аналитики.
Использование программного обеспечения такого вида является одним из методов оптимизации бизнес-процессов. Бизнес-процесс - это последовательность взаимосвязанных действий и операций, которые выполняются в рамках организации с целью достижения определенной цели или результата. Оптимизация бизнес-процессов - это процесс улучшения и оптимизации последовательности действий и операций, которые выполняются в рамках организации. Целью оптимизации является улучшение эффективности, повышение качества продукции или услуг, снижение затрат и ускорение процессов. Оптимизация бизнес-процессов может включать в себя анализ текущих процессов, выявление узких мест и недостатков, разработку новых стратегий и методов работы, а также автоматизацию процессов с помощью специальных программ и технологий.
Проблема: Неоптимальное использования компьютерных технологий для реализации бизнес-процессов внутри отдела.
Объектом исследования является отдел продаж ООО «ЭКСЛЮКС».
Предметом исследования является совокупность работ по анализу и внедрению BI-системы для повышения эффективности управления бизнес- процессами отдела.
Целью работы является внедрение BI-системы для оптимизации отдела продаж.
Для успешного достижения поставленной цели, необходимо выполнить следующие задачи:
- провести анализ деятельности организации;
- провести анализ существующих вариантов выполнения бизнес- процессов на рынке в сфере продаж и выбрать оптимальный;
- провести анализ текущего выполнения бизнес-процессов внутри организации (asis);
- на основе проанализированной информации выбрать оптимальное решение (tobe);
- составить метрики и ключевые показатели эффективности, которые будут выступать индикатором успешного внедрения BI-системы;
- разработать перечень необходимых работ и утвердить план, включая затраты;
- продемонстрировать преимущества выбранного решения.
BI-система позволяет:
- уменьшить временные затраты на сбор и подготовку данных;
- улучшить понимание бизнес-процессов всех заинтересованных сторон;
- обеспечить оперативное принятие решений, на основе данных;
- улучшить точность прогнозирования, основываясь на текущих тенденция на рынке;
- в перспективе - уменьшить затраты на обработку данных и их анализ;
- увеличить прибыль за счет оптимального управления бизнес-
процессами.
Методы, стандарты и технологии, примененные в ВКР:
- сравнительный анализ имеющихся на рынке инструментов ведения бизнес-процессов в отделе продаж;
- анализ и моделирование бизнес-процессов с использованием нотации BPMN;
- метод «при прочих равных» при оценке экономической эффективности
Используемый инструментарий:
Ключевые аспекты, описанные в выпускной квалификационной работе:
- организация бизнес-процесса «as-is» отдела продаж компании ООО «ЭКСЛЮКС»;
- сравнительный анализ инструментария, используемого для организации бизнес-процесса и выбор оптимального;
- организация бизнес-процесса «to-be» отдела продаж компании ООО «ЭКСЛЮКС» с целью его оптимизации;
- экономическое обоснование выбранного решения
Купить

Всего каких-то 15 лет назад в большинстве компаний, в особенности небольших, организация бизнес-процессов велась преимущественно в бумажном формате, практически не прибегая к использованию компьютеров.
Компании, которые приняли во внимание и активно изучали и внедряли новые разработки, стали занимать самые высокие позиции в своей сфере, тем самым обеспечивая себя конкурентным преимуществом на долгие годы.
Сегодня все больше организаций, независимо от их размера, отрасли и финансовых возможностей, ориентируются на данные, а не на интуицию, используя BI инструменты. Data-driven подход позволяет определить стратегию и принимать решения на основе данных, что в сочетании с грамотной работой с BI инструментами обеспечивает понимание того, куда двигаться дальше.
В первой части выпускной квалификационной работы была рассмотрена деятельность ООО «ЭКСЛЮКС», описана организационная и административно-управленческая структура, а также детально рассмотрены функциональные обязанности сотрудников отдела продаж.
Во второй части при использовании нотации моделирования BPMN2.0 был описан бизнес-процесс отдела продаж «as-is», после анализа были выявлены «узкие» места, требующие оптимизации и составлен обновленный вариант организации бизнес-процесса «to-be».
Исходя из нужд организации, были рассмотрены наиболее востребованные на рынке инструменты, которые помогают работать с бизнес-аналитикой, определены их сильные и слабые стороны и выбрано наиболее эффективное решение - YandexDataLensот отечественной компании с интеграцией с текущей СИМ системой.
Также, были учтены требования по анализу данных из других источников. В качестве решения была выбрана платформа DataPlatform, входящая в одну экосистему с DataLens.Dmo позволило воспользоваться всеми преимуществами облачной инфраструктуры, которая обеспечивает работоспособность всех ключевых этапов с данными от загрузки, преобразования и визуализации на стoрoнеYandex, тем самым закрывая потребность в найме штатных IT-специалистов.
Для внедрения BI-системы был составлен проект с использованием диаграммы Ганта, были выделены основные заинтересованные стороны и стоимость услуг интегратора и аренды облачных услуг.
Так как экономически обосновать преимущество выбранного решения из-за различных факторов достаточно сложно, был рассчитан ожидаемый коэффициент эффективности от внедрения и, на основании технико-экономических показателей за прошлые годы и смоделированной работы менеджера, была посчитана предполагаемая выручка, демонстрирующая выгоду от внедренного решения. Также был сформирован перечень метрик, которые помогут оценить эффективность системы в будущем.
Таким образом, поставленные задачи были собраны, проанализированы, был подготовлен и сформирован план-проект необходимых работ, на основе анализа выбрано наилучшее решение, были учтены затраты на привлечение услуг интегратора и использование облачной инфраструктуры, предоставлена демонстрация возможностей и преимуществ BI-системы.

Купить