Тема: РАЗРАБОТКА СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

Предприятия, исполняющие свою деятельность на территории РФ, независимо от их организационно-правовой формы, формы собственности получают, обрабатывают, используют, создают, хранят служебные документы, то есть документы, созданные юр. или физ. лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.
Официальные лица, работающие с документами, должны иметь отчетливое понятие о том, как документы поступающие в предприятие, кто и в какой последовательности их обрабатывает, что происходит с документами после того, как работа с ними окончена.
Работа с документами полагает хорошо организованный, разумный, документооборот, т. е.:
- оперативный;
- прямоточный;
- целесообразный;
- максимально единообразный.
Корректная организация документооборота благоприятствуемый оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и официальных лиц. Оказывает большое положительное влияние на управленческий штат. Прохождение документов в учреждении должно быть эффективным и оправданным.
Документооборот - это направление, которое совершает документ от момента его формирования до сдачи в архив. Документооборот в компании - это непростая система, которая требует постоянного контролирования и регулирования и оказывающая большое влияние на эффективность деятельности компании.
Осуществляется документооборот в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководство, специалисты, сотрудники) и пунктами тех. обработки (секретарь, копировально-множительная служба и т. п.).
Движение документов должно быть прямоточным, то есть не должно быть возвратных, ломанных и других маршрутов. Нужно руководствоваться таким принципом чтобы документ пребывал не более одного раза раза в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Нынешним высокоразвитым компаниям важно усовершенствовать ДОУ. Это прежде всего связано с тем, что документообеспечение управления непосредственно влияет на качество принятия управленческих решений. К сожалению, на данный момент документационное обеспечение деятельности предприятий в РФ осуществляется в основном неорганизованно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и огромный опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние 175 лет [35,стр. 110].
С ростом масштабов компании и количества сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится более важным. При этом появляются следующие основные проблемы. Руководители теряют целостную картину происходящего. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности, друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неминуемо падает качество обслуживания заказщиков и способность компании поддерживать внешние связи. Результатом этого становится ухудшение производительности труда; возникает чувство недостатка в ресурсах: персонала, технических, коммуникационных и т.д. Приходится увеличивать штат, вкладывать средства в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, переподготовка рабочих.
Для производственных компаний увеличение количества рабочих может повлечь изменение технологии в производстве, что потребует дополнительного финансирования. При необоснованном росте штата, уменьшении производительности, необходимости финансовых инвестиций в производство появляется необходимость в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и к уменьшении плановой прибыли. В итоге дальнейшее расширение компании происходит чисто за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета.
Осознав важность совершенствования ДОУ, предприятия нередко делают множество ошибок, пытаясь его автоматизировать, и главной проблемой в этой ситуации становиться проблема выбора методов автоматизации.
Наиболее распространенное решение - это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными минусами такого подхода, являются:
• отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий;
• отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных.
Одним из самых важных факторов успешного развития компании является качественное управление. И результатом этого будет неизменный рост оборота, прибыли предприятия и обеспеченность сотрудников.
Если постараться выявить основные функциональные части (компоненты) в управлении предприятиями и организациями, они будут выглядеть так. Система автоматизации делопроизводства должна включать в себя средства и правила создания документов, ведения их электронного архива, поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах организации . Для того чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед организацией. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий их прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и систему автоматизации делопроизводства.
Практически каждая компания сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы пропадают, не контролируются, не выполняются и т. д. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают большой шанс поднять качество своего управления, что является одной из главных задач современной российской экономики. Актуальность и не достаточная разработанность определили выбор темы исследования выпускной квалификационной работы, ее цель и задачи.
Целью выпускной квалификационной работы является изучение теоретических и практических аспектов документооборота предприятия и проведение анализа документооборота на примере конкретной организации.
В соответствии с поставленной целью определены задачи исследования выпускной квалификационной работы:
- изучить теоретические основы организации документооборота современного предприятия;
- определить особенности и тенденции развития организации документооборота современного предприятия;
- провести анализ деятельности и организации документооборота исследуемого предприятия;
- проанализировать систему автоматизации документооборота, особенности ее внедрения, преимущества и недостатки.
Предметом исследования является документооборот современного предприятия.
Объектом исследования была выбрана компания ООО «Масари».
Теоретической основой выполнения исследования послужили нормативно-законодательные акты, специальная литература, научные труды и практические разработки российских и зарубежных ученых и исследователей в области документационного обеспечения управления и делопроизводства.

Купить

В результате выполнения работы была создана информационная система электронного документооборота DocFlow. Система DocFlow позволяет собрать в одном месте всю документацию предприятия, а также предоставляет простой и удобный доступ для всех сотрудников компании. С помощью системы удалось добиться увеличения скорости работы с документами и снизить временные затраты на обработку одного документа. Также сотрудники получили удобный инструмент корпоративного взаимодействия. При помощи системы можно организовать коллективную работу над документом. Причём участвовать могут сотрудники, находящиеся в других городах, работающие в филиалах. После внедрения программы ситуации, когда один сотрудник послал сообщение другому, а оно потерялось по пути, просто не могут возникнуть. С помощью системы комментариев можно всегда зайти и посмотреть последние дополнения и правки к документу, а размещение системы на хостинге в интернете позволяет организовать доступ к документам в любое время суток и день недели. В настоящее время информационная система успешно внедрена и проходит эксплуатацию в компании ООО «Масари» (прил. А).
Автоматизация документооборота предприятия позволила значительно снизить расходы на документационное обеспечение управления, рационально организовать работу сотрудников, снизить количество ошибок, что в конечном итоге не могло не сказаться положительно на деятельности всей компании.
. Для oпределения какoй-либo инфoрмациoннoй системы предлагается испoльзoвать нескoлькooснoвoпoлагающих качеств:
- Функционал - набoр вoзмoжнoстей, которые предлагает система;
- Бизнес ^o^^bi, вторые данная система призвана улучшить;
- Стоимость системы;
- Сроки внедрения системы.
Это важные критерии, oпределяющие инфoрмациoнную систему. IF-DKHO знать o том, какие бизнес прoцессы пoзвoлит улучшить данная система, столько времени займет внедрение системы и какова будет конечная стoимoсть системы для компании.
По результатам внедрения системы был проведён анализ её эффективности. Десять сотрудников компании в рабочем режиме средствами пакета офисных программ создавали документ «Служебная записка», засекая время от момента создания нового документа до отправки готового документа по почте. После чего в системе DocFlow данными сотрудниками также создавался документ «Служебная записка», время засекалось программными средствами с момента начала создания нового документа до момента завершения создания документа. Также был проведён анализ количества ошибок, допущенных при заполнении документа. По результатам тестирования были получены следующие показатели:
1.время заполнения и отправки документа в среднем сократилось с 7 минут 32 секунд до 4 минут 56секунд;
2количество ошибок на 100 служебных записок сократилось с 28 до 12.
З. освобождением физического места для хранения документов;
4. снижением временных затрат на обеспечивающие бизнес-процессы;
5. уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде;
6. снижением расходов на персонал и оборудование и др.
7. улучшение контроля над исполнением непосредственных обязанностей операционных сотрудников
К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:
- значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
- повышение безопасности информации за счет того, что работа в АСУ с
незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю АСУ назначаются свои полномочия доступа к информации;
- повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
- улучшение контроля над исполнением непосредственных обязанностей операционных сотрудников Департамента Аренды.
Купить