ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 6
1.1 Правовое регулирование учета архивных документов 6
1.2 Методическое обеспечение организации работы по учету
архивных документов 16
ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УЧЕТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В МУНИЦИПАЛЬНОМ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ТАНДИНСКОГО КОЖУУНА РЕСПУБЛИКИ ТЫВА 32
2.1 Организация работы по учету архивных документов в архиве 32
2.2 Разработка инструкции по организации и методике
учета документов как направление совершенствования учета
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 63
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 65
Одним из важнейших направлений деятельности архивов является осуществление учёта архивных документов. Вопросы учёта документов архива имеют огромное значение и определяют актуальность темы, поскольку учёт одновременно является средством обеспечения сохранности документов, их адресного поиска, а также создаёт возможность для разработки и использования информационных справочников, этим и обусловлен выбор темы выпускной квалификационной работы.
В XIX веке в архивах не велось централизованного учёта документов. Вот к каким печальным последствиям это привело: «Рядом с фальсификацией архивных документов развивается в нашем отечестве и другое зло: расхищение государственных архивов . В частных руках образовались драгоценные коллекции древних рукописей, составленные из документов, похищенных из архивов правительственных учреждений; одни из таких коллекций уходят за границу, другие гибнут по смерти своих владельцев; третьи возвращаются в правительственные учреждения, но уже за плату из средств государственного казначейства .
Во избежание хищнического расхищения документальных богатств законодательными и нормативными актами Российской Федерации предусмотрено обязательное ведение учёта документов, как в государственных, так и в негосударственных архивах. Так, например: ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» установил, что: «Все документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учёту. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливается Федеральной архивной службой России». Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места хранения,вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежит обязательному государственному учёту .
Учёт документов - это определение их количества и состава в установленных единицах учёта и отражении этого количества и состава в учётных документах. На основе фиксации в учётных документах принадлежности каждой единицы хранения к определенному комплексу документов учёт обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля наличия и состояния на основе единого методического обеспечения .
Современные правила учета основываются на Регламенте государственного учёта документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции России от 8 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учётных сведений в отношении учреждений системы Федеральной архивной службы и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, физических и юридических лиц хранящих документы АФ РФ . Система учёта архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учёт и проверку наличия состояния документов .
Степень изученности данной темы нашла своё отражение в теоретических исследованиях и научных статьях ученых по теории и практике архивного дела. В работах Е.В. Алексеевой, Е.М. Бурова, З.В. Крайской, И.Л. Кузиной изложены основные теоретические вопросы, характеризующие организацию архивного дела и учёта архивных документов в том числе.
Объект исследования - документы муниципального архива администрации Тандинского кожууна РТ.
Предмет исследования - организация учёта и порядка ведения основных учётных документов в муниципальном архиве администрации Тандинского кожууна РТ.
Цель исследования - изучить организацию работы по учёту архивных документов в муниципальном архиве администрации Тандинского кожууна РТ.
Данная цель позволила сформулировать следующие задачи:
1. Изучить правовое регулирование учёта архивных документов;
2. Рассмотреть методическое обеспечение организации работы по учету архивных документов;
3. Изучить организацию работы по учету архивных документов в архиве администрации Тандинского кожууна РТ;
4. Разработать инструкцию по организации и методике учета документов как направление совершенствования учёта.
Источниковая база: ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ; «Регламент государственного учета документов АФ РФ» (от 08.07.1997 № 1344); «Регламент Государственного реестра уникальных документов АФ РФ»; «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов АФ РФ в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН» (утверждены Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 194; ГОСТ Р. 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» .
Выпускная квалификационная работа состоит из содержания, введения, двух глав, разбитых на параграфы, заключения, списка использованных источников и литературы, а также приложений.
Как видно из всего вышесказанного, муниципальные архивы на основе единых научно - методических принципов обеспечивают сохранность принятых документов, осуществляют комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создают и совершенствуют научно - справочный аппарат, обеспечивают условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляют самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.
Также, в муниципальном архиве Тандинского кожууна исполняет пенсионные запросы обращающихся на законном основании юридических и физических лиц о предоставлении документной информации, выдает архивные справки, выписки, заверенные копии документов. Если запрос касается заработной платы, то необходимо отдельно указывать суммы ее начисления за каждый месяц. Данные переносят из архивных документов так, как они были отражены в подлинниках и в масштабах цен запрашиваемого периода. Если какие-либо месяцы отсутствуют начисления, то это необходимо отметить.
Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. В архиве учет документов заключается в определении их количества в установленных единицах учета и отражении этого количества в учетных документах. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).
Учету документов уделяется огромное внимание и в законодательстве, так как без учета документов невозможно предоставление их сохранности.
Даже экономический аспект работы архивной отрасли невозможен без учета. Ведь если не знать, сколько документов в архиве, то нельзя определить, сколько сотрудников нужно для их сохранения и обработки, и какой фонд заработной платы для этого необходим. Точно так же без централизованного учета невозможно рассчитать финансирования архивной отрасли в целом.
В централизованном учете должна быть следующая основная учетная документация:
- книга учета поступления документов;
- список фондов;
- листы фондов;
- описи дел (первый экземпляр);
- карточки фондов;
- паспорт архива на 01.01.;
- дела фондов;
- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.
Немалая роль принадлежит проверке наличия и состояния документов,
она устанавливает фактическое присутствие дел, числящихся по описям, и выявление дел, требующих профилактической обработки и реставрации.
К сожалению, не сохранилось документов, свидетельствующих о работе районного архива. Удалось установить, что централизованного хранения документов в архиве администрации Тандинского кожууна не было. В 1941 году, в связи с началом Великой Отечественной войны, документы, находящиеся на ведомственном хранении в колхозах, организациях и учреждениях Тандинского района, были уничтожены.
Анализ учетной работы Муниципального архива Тандинского кожууна показал, что в целом работа ведется в соответствии с требуемыми законодательством нормами.
Таким образом, что касается проблем с учетом документов, то надо указать на отсутствие инструкции по организации методике учета документов. Поэтому нами была разработана типовая инструкция.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
